Slack（スラック）は、ビジネス向けのコミュニケーションツールとして世界中で利用されています。そんななか、2023年4月25日からSlackが提供を開始した「canvas（キャンバス）」に注目が集まっているのです。
一方で、「Slack canvasで何ができるのか分からない」と使い方に悩む方も多いのではないでしょうか。実際、「どんな情報でもCanvasに書けばいい」というわけではなく、メッセージとの使い分けを誤ると、かえって情報が散らばる原因にもなりかねません。
そこで今回は、Slack canvasの特徴や使い方、活用例、注意点を網羅的に解説します。
この記事を参考にすると、Slackの機能であるcanvasの特徴や使い方が分かるだけでなく、情報共有に最適な代替手段も見つけられます。
この記事でわかること
- Slack Canvasは、Slack上で議事録やプロジェクト情報、チーム内の共有事項などを作成・共有できる機能です。メッセージで流れやすい情報をまとめておけるため、チーム内で頻繁に確認する情報の管理に役立ちます。
- 一方で、情報の置き場所を決めずにCanvasを増やすと、メッセージや複数のCanvasに情報が分散します。そのため、業務で活用する際は「何をCanvasに残すのか」という管理ルールを決めることが重要です。
- Slack Canvasは、チームやチャンネルに関連する情報、進行中のプロジェクト情報などに向いています。一方、業務マニュアルや引き継ぎ情報など、長期間蓄積する情報は、専用の情報共有ツールで管理する方法も適しています。
目次
Slack canvas（キャンバス）の概要
引用（以下の内容含む）：Slackサイトページ
「canvas（キャンバス）」とは、Slackで展開されている新しいコラボレーション機能（情報共有をサポートする仕組み）です。
従来のSlackはチャット機能やファイル管理がメインでしたが、canvasが追加されたことによって、Slack上でドキュメントを作成できるようになりました。
そのため、Slackで文書をまとめたい場合にcanvas機能が役立つのです。
canvasの機能
１．メンション機能
チャンネル名をメンションする場合は「#」、メンバーであれば「@」を入力します。メンションを付けると相手に通知されるので、放置されることは少なくなります。
2．カスタム絵文字
canvasの使用中、絵文字ピッカーに自社オリジナルの絵文字を表示できます。絵文字を使えば、メンバー同士のやりとりに親近感が生まれます。
3．インラインオブジェクト
画像やファイル、リンクのプレビューをcanvas内に直接残せます。情報を確認するのに、都度新しいタブを開く手間が省けるので便利です。
4．ワークフローの設置
Slackで作成したワークフローのURLを貼り付けるだけで、ワークフローに飛ぶためのボタンを追加できます。出張や会議室予約などの申請フローを、分かりやすく共有可能です。
5．モバイルアクセス
モバイルデバイスからも直接、canvasの表示・編集ができます。ただし、モバイル端末からはcanvasの削除や編集権限のリクエストができないので注意が必要です。
canvasのメリット
１．重要な情報を見返しやすい
Slack上での過去のチャットは流れてしまうことが多いですが、canvasはメッセージのタブとは異なるタブとして保存することができるため、見返しやすいです。
2．共同編集が可能
複数のメンバーが同時にcanvasを編集することができます。そのため、会議中にリアルタイムで情報を更新することも、プロジェクトの進捗をすぐに反映することも可能です。
3．情報を安全に管理できる
閲覧権限と編集権限を個別に設定することができ、共有範囲を変更することも可能です。そのため、機密性の高い情報でも安全に管理することができます。
canvasの利用方法
- ワークスペースの会話で使えるcanvas
canvasは、すべてのチャンネル・DM（ダイレクトメッセージ）に組み込まれています。そのため、「チャンネルの概要や運用ルール」、「重要なメッセージやファイル」などをcanvasに記載して固定可能です。
- ワークスペースから独立したcanvas
会議メモやチェックリストのように、会話に関連しない内容もcanvasに残せます。さらに、作成したcanvasは任意のメンバーに共有することも可能です。ただし、有料プランでのみ利用できます。
「ポスト」と「canvas」の関係性
Slackでは、2024年3月25日以降ポスト機能が廃止され、canvasに変換されています。
従来はポスト機能を使って、チャンネル内に複数のまとまった文章を記録できました。具体的には、下図のように議事録のメモに活用されるケースが多かったのです。
しかし、ポスト機能が廃止されたため、過去に作成したポストはすべてcanvasに変換されています。さらに、無料プランのワークスペースでは、“変換後のポストは読み取り専用になり、新規作成もできなくなる”のです。
そのため、これまでポスト機能を使って社内情報を管理していた方は、有料プランの契約が必要です。また、今後もスムーズに社内情報を管理するには、「情報の管理体制そのもの」を見直すことが求められます。
「ワークスペース」と「canvas」の関係性
「ワークスペース」と「canvas」には以下の違いがあります。
| 特徴 | |
|---|---|
| ワークスペース | 主に会社単位で作成する、専用の作業スペースです。部署やプロジェクトごとにチャンネルを作成して、話題ごとにチャットのやりとりができます。 |
| canvas | ワークスペースにおいて、チャットで流れやすい情報を整理しておく役割を果たします。canvasを使うと、チャンネル内でよく確認する情報にすばやくアクセスできるようになります。 |
以上のように、ワークスペースとcanvasが連携することで、従来よりも情報共有の効率化が期待できます。
＜使ってみた＞Slack canvas（キャンバス）の使い方
ここでは、Slack canvas（キャンバス）の使い方を画像付きで紹介します。具体的な操作方法を知りたい方は必見です。
使い方1｜canvasを作成する
Slack canvasは、チャンネルの画面中央上に表示される[＋]アイコンをクリックすると利用できます。具体的な操作方法は以下の通りです。
テンプレートを使わない場合は、[canvas]＞[新規canvasを作成する]を選択します。テンプレートを使う場合は、[チャンネルにテンプレートを追加する]を選択し、任意のテンプレートを選択します。
作成したcanvasの一覧は、メニューバーにある「その他」の[canvas]から確認できます。
以上の操作で、canvasの作成は完了です。
使い方2｜canvasにコメントを挿入する
canvasには、コメントの挿入ができます。
コメントを挿入したい箇所をクリックすると、右端に[吹き出しマーク]が表れます。吹き出しマークをクリックすると、コメントを入力することができます。
コメントを挿入した箇所には吹き出しマークがつくため、クリックすれば内容を確認できます。コメントは、情報を補足したい場合や、canvasの内容について質問のやりとりをする場合に便利な機能です。
使い方3｜canvasにチェックリストを作ってタスク管理する
canvasでは、チェックリストを作り、タスク管理することができます。
canvasの下側に表示されているバーからチェックボックスのアイコンを選んでテキストを入力、またはテキストを入力した後にチェックボックスのアイコンを選択すると、チェックボックスが反映されます。
以上の手順でcanvasにToDoリストを作成することで、チャンネルごとのメンバーでタスク管理が可能になるのです。
使い方4｜canvasに表を作成する
canvasの下側に表示されているバーから表のアイコンを選ぶと、表を作成できます。
上の画像のように分かりやすく情報をまとめることができます。また、表にプロジェクトの各担当者のアカウント名を記入すれば、タップするだけで担当者に個別連絡できます。そのため、連絡先を都度調べたり、DMを開いたりする手間を省けるのです。
使い方5｜canvasをメンバーに共有する
ワークスペース内のチャンネルに作成したcanvasは、該当チャンネルの参加メンバーに自動的に共有されます。また、DMに作成したcanvasは、DMの相手に共有されます。
一方で、有料プランで使える、「ワークスペースから独立したCanva」は共有範囲を選べます。ワークスペースから独立したcanvasは、左端の[＋]をクリックし、[canvas]を選択すると作成可能です。
以下で、ワークスペースから独立したcanvasの共有方法を紹介します。
まず、右上の[共有ボタン]をクリックします。
共有先の情報を入力すれば完了です。
リンクでの共有は、共有されたメンバーの権限を選ぶことができます。また、ワークスペースから独立したcanvasは、共有しない限り自分だけしか見られないため、設定の確認が不可欠です。
使い方6｜canvasを削除する
チャンネルやDMに作成したワークスペース内のcanvasは削除できません。ただし、canvasに記載したすべてのコンテンツを削除することで初期状態に戻せます。
また、ワークスペースから独立したcanvasは、以下の手順で削除できます。
メニューバーにある[その他]＞[canvas]をクリックし、canvasの一覧を表示します。
削除したいcanvasの[3点ドットのアイコン]から、[canvasを削除する]を選択します。
以上の手順で、ワークスペースから独立したcanvasを削除できます。
Slack canvasの活用例・用途
以下では、Slack canvasの活用例を紹介します。
会議の議事録を作成・共有する
1つ目の活用例は、会議の議事録を作成・共有することです。
通常のメッセージで議事録を共有すると、時間の経過とともに他の会話に埋もれてしまい、「あの会議で何が決まったんだっけ」と後から探す手間が発生します。しかし、Canvasなら固定ドキュメントとして常に参照できます。
また、議事録のテンプレートも用意されているため、体裁の整った議事録を素早くまとめられます。
掲示板として社内イベントを発信する
2つ目の活用例は、掲示板として社内イベントを発信することです。
イベント情報をメッセージで流すだけだと、詳細を確認したいときに過去の投稿を探し直す手間が発生したり、通知が埋もれて見落とされたりする可能性が否めません。Canvasにまとめておけば、いつでも同じ場所を見るだけで最新情報を確認できます。
また、編集をロックすることも可能で、あとから勝手に編集される事態を防げます。
チャンネルごとにタスクを整理する
3つ目の活用例は、チャンネルごとにタスクを整理することです。
メンバーへの依頼事項や確認事項がメッセージで飛び交うと、「対応済みかどうか」「誰が担当しているか」が分かりにくく、抜け漏れの原因になりかねません。一方、Canvasにチェックリスト形式でまとめておけば、進捗状況を一覧で管理できます。
ワークフローを追加する
4つ目は、ワークフローを追加することです。
日報の提出や休暇申請、経費精算依頼といった定型業務を都度メッセージで行うと、フォーマットが人によってバラバラになったり、対応漏れが発生したりしがちです。Canvasにワークフローを組み込んでおけば、決まった手順をボタン一つで起動でき、対応の抜け漏れや形式のばらつきを防げます。
Slack canvasを情報管理に使うときの注意点
ここでは、Slack canvasを情報管理に活用する際に押さえておきたい注意点を紹介します。導入後に「情報がかえって探しにくくなった」という状態を避けたい方は必見です。
情報が分散しやすい
1つ目は、情報が分散しやすいことです。
運用ルールがない場合、「重要な決定事項はcanvasに書く人」と「メッセージ内で共有しただけで終わる人」が混在します。その結果、「この案件の対応方針はCanvasに書いてあるのか、それとも過去のメッセージを遡る必要があるのか」が分かりません。
したがって、canvasを作成すること自体を目的にするのではなく、情報の種類ごとに置き場所を明確に決めておきましょう。
canvasは複製ができない
2つ目の注意点はcanvasを複製することができない点です。以下で図式化して詳しく解説します。
ワークスペース内の場合
作成したcanvasは、下図のようにワークスペース内で複製できません。
そのため、同じ内容のcanvasを作りたい場合は、本文をコピーしてcanvasを新規作成して対応するしかありません。
別のワークスペースをまたぐ場合
canvasのデータはエクスポート（データ出力）できますが、別のワークスペースへのデータインポート（読み込み）はできません。
また、ワークスペースをまたいでの共有・複製もできないため注意が必要です。
ITが苦手な人には不向きである
3つ目は、ITが苦手な人には不向きである点です。
canvas機能の追加により、Slackの従来の課題であった「情報が流れて埋もれやすい」という課題の改善が期待できます。しかし、そもそもSlackはIT企業向けのツールであるため、ITに不慣れな方にとっては操作が難しく感じられるケースも少なくありません。
たとえ便利な機能が豊富に備わっていても、使いこなせなければ形骸化してしまう恐れがあります。したがって、誰でも簡単に操作できる「Stock」のように、シンプルな情報共有ツールを使いましょう。
Slack canvasが向いている企業・向いていない企業
Slack canvasが向いている企業・向いていない企業を、表に整理しました。
| 比較項目 | Slack canvasが向いている企業 | Slack canvasが向いていない企業 |
|---|---|---|
| Slackの使い方 | 日常的な連絡や情報共有の多くをSlackで行っている | Slack以外にも複数のツールを使い、情報がさまざまな場所に分散している |
| 管理したい情報 | チャンネルやプロジェクトに関連する情報を中心に管理したい | 業務マニュアルや社内ルールなど、チャンネルに紐づかない情報もまとめて管理したい |
| 情報を参照する期間 | 進行中のプロジェクト情報や会議メモなど、その時々で確認する情報が多い | 担当者が変わった後も参照するマニュアルや過去の事例など、長期間残す情報が多い |
| 情報管理で重視すること | Slack上のコミュニケーションと関連付けながら情報を共有したい | 日々のコミュニケーションとは切り離して、情報を整理・蓄積したい |
Slackを中心に業務を進めている企業には、Slack canvasが向いています。一方、業務マニュアルや引き継ぎ情報、過去の事例などを長期間蓄積し、必要なときにすぐ確認できる状態にしたい企業は、「Stock」のような専用の情報共有ツールを検討しましょう。
【必見】Slack canvasよりも簡単に情報を共有・管理する方法
以下では、 Slack canvasよりも簡単に情報を共有・管理できるツールをご紹介します。
Slackには、チャット機能だけでなく、「canvas」でドキュメントを共有することもできます。しかし、「チャットでやり取りする情報」と「canvasに整理する情報」の識別しなければなりません。
また、Slackは多機能ゆえに操作が難しく、ITに不慣れな方は使いこなせない可能性があります。多機能なツールは、「あの情報はSlackのメッセージだったか、canvasだったか」を探す時間を減らすことができません。
そのため、社内の業務情報・連絡を1ツールで完結させることが重要なのです。こうした条件に当てはまるのが、シンプルな操作性のもと、あらゆるデータを管理・共有できる情報共有ツール「Stock」です。
Stockでは、要件別に「ノート」を分けて情報を残しつつ、プロジェクトごとに「フォルダ」を整理することで、情報の煩雑化を防げます。また、「タスク」や「メッセージ」をノートと紐づけて管理できるため、情報が流れたり錯綜したりする心配もありません。
情報が見つからないストレスを解消するツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
比較表｜Slack canvasとStockの違い
Slack canvasとStockでは、情報を管理する目的や適した情報が異なります。以下を参考に、管理したい情報に合わせて使い分けましょう。
| 比較項目 | Slack canvas | Stock |
|---|---|---|
| 向いている情報 | チームやチャンネルに関連する情報進行中のプロジェクト情報一時的な議事録メンバー間で共同編集する情報 | 業務マニュアル引き継ぎ情報社内ルール過去の事例長期間にわたって参照するナレッジ |
| 情報をまとめる単位 | チャンネルやDMなど、Slack上のコミュニケーションに関連付けて情報を管理する | 「案件」「業務」「顧客」など、仕事のテーマごとに必要な情報をまとめて管理する |
| やり取りの扱い | Canvasとは別に、日々の相談や質問がメッセージ・スレッドに残る | ノートに紐づけてメッセージを残せるため、情報と関連するやり取りをまとめて確認できる |
| 長期的な情報管理 | 進行中の業務や、その時点でチーム内で共有したい情報の管理に向いている | 情報を蓄積し、担当者が変わった後も必要な情報を探して活用する管理に向いている |
Slack canvasは「チーム内で進めている業務に関連する情報を、その場で共有・編集する」ことに向いています。一方、Stockは「業務に関する情報や経緯を蓄積し、必要なときに誰でも探して確認できる状態をつくる」ことに最適なのです。
Slack canvasに関するよくある質問
ここでは、「Slack canvasに関するよくある質問」と「その回答」を紹介します。canvasを運用する前に、疑問点を解消しましょう。
質問1｜無料版と有料版では何が違う？
Slack canvasは、無料版（フリープラン）と有料版で作成できる数が異なります。
フリープランでは、canvasは1つのチャンネルに1つまでしか作成できません。また、「ワークスペース内のcanvas」は無料で使えますが、「ワークスペースから独立したcanvas」は有料プランでしか利用できません。したがって、プロジェクトの規模に応じて、有料プランの契約を検討する必要があります。
Slackの有料プランの詳細は以下の通りです。
| 項目 | プロ | ビジネスプラス | Enterprise＋ |
|---|---|---|---|
| 料金（月払い） | 1,050円/ユーザー/月 | 2,160円/ユーザー/月 | 要問い合わせ |
| Canvasの利用 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| 履歴確認 | 〇 | 〇 | 〇 |
| ワークフロー作成 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 向いている企業 | 中小規模の事業者 | 成長中の企業 | 大規模企業 |
| プランの特徴 | 履歴確認やワークフロー作成を無制限で利用できる | プロプランの機能に加え、データ出力や管理機能を強化している | すべての機能を、高度なセキュリティ環境で利用できる |
このように、Slackは上位のプランになるほど機能が豊富になります。しかし、これらの機能はITに不慣れだと使いこなせず、無駄なコストとなってしまうのです。そのため、非IT企業の方は、「Stock」のような誰でも説明なしで使えるツールを選びましょう。
参考：Slack｜料金プラン
質問2｜Slack canvasはいつ消える？
保存期間を設定すると、作成から一定期間を過ぎたcanvasが自動削除されてしまいます。
また、フリープランの場合、90日以上経過したデータにはアクセスできなくなり、1年以上経過したデータはワークスペースから完全に削除されるため注意が必要です。
保存期間の設定は、ワークスペース名をクリックすると表示される[ツールと設定]＞[ワークスペースの設定]＞[canvas の履歴]から確認できます。
質問3｜Slack canvasを自分だけ見られるようにできる？
“チャンネルから独立したcanvas”は、共有設定をしない限り自分だけが閲覧可能です。
自分のみが所属する「プライベートのチャンネル」を作れば、”チャンネルに紐づくcanvas”であっても、内容は他人に共有されません。チャンネルは作成するときにプライベートか公開するかを選べます。
また、最初に選択したチャンネルの設定はあとから変更できますが、社内通知に使われる「generalチャンネル」をプライベートチャンネルに変換することはできないため注意が必要です。
参考：チャンネルをプライベートチャンネルまたはパブリックチャンネルに変換する
質問4｜Slack canvasは複数作成できる？
canvasは、フリープランの場合、「1つのチャンネル内に1つまで」しか作成できません。ただし、有料プランであれば、1つのチャンネル内にいくつでも作成することができます。
以上のように、canvasは無料プランか有料プランかで作成数や編集・閲覧権限に制限がかかり、ツールに慣れていない人は扱うのに時間がかかる可能性があります。
したがって、社内の情報を円滑に共有するためには、「Stock」のような、UIや仕組みがシンプルなアプリを導入することをおすすめします。
質問5｜Slack canvasを編集できない場合の対処法は？
canvasの編集ができないときは、編集者権限を確認する必要があります。
ワークスペースの会話で使えるcanvasの場合は、そのチャンネル・DMのメンバーでないと編集はできません。そのうえで、チャンネルマネージャーが編集権限を「チャンネルに投稿できるメンバーなら誰でも」にするか、任意のメンバーに付与する必要があります。
独立したcanvasの場合は、編集者権限をリクエストしなければいけません。Camvasの画面右上の[閲覧のみ]をクリックし、[編集権限の付与をリクエストする]を選びます。オーナーからリクエストが承認されれば編集が可能になります。
参考：canvasを編集する
Slack canvasの特徴や注意点まとめ
ここまで、Slackの機能である「canvas」の特徴や注意点を中心に紹介しました。
canvasは、ワークスペースのチャンネル内だけでなく単独でも利用でき、Slackの課題である「メッセージが流れてしまう問題」の改善が見込めます。しかし、canvasだけでも非常に多くの機能があるため、「運用ルールの整備」や「使い方の周知」が面倒です。
加えて、Slackは多機能ゆえに、ITに不慣れな方にとっては操作が難しく、定着するのが難しい可能性があります。そのため、「有名だから」という理由だけで導入するのは避けるべきです。
なかでも、社内の情報共有に最適なのは、シンプルな操作性でありながら、あらゆる情報を適切に管理・共有できるツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有の仕組みを整えましょう。
