タスク管理アプリを使えば、全体のタスクを見える化できるので、プロジェクトを円滑に進められます。しかし、アプリによっては対応するOS（オペレーティングシステム）が限定されているケースもあるので、導入するときは慎重に検討すべきです。
Windowsでタスクを管理したいが「どのアプリが自社に最適なのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Windowsで使えるおすすめの無料タスク管理アプリ5選・選定ポイントを中心にご紹介します。
タスク管理アプリを選ぶうえでの必須項目は、「ITに詳しくない社員でも直感的に操作できるか」です。自分のタスクを整理するだけなら既存の方法でも対応できますが、他の社員に依頼した仕事の期限や進捗まで一緒に管理するのが難しい方は必見です。
目次
Excel・付箋によるタスク管理の限界
Excel・付箋によるタスク管理の限界は、以下の4つに整理できます。
- 担当者ごとにExcelや付箋で管理しており、全体のタスク状況が見えない
兼任業務が多い現場では、各担当者がそれぞれのExcelや付箋でタスクを管理しているケースがあります。その結果、管理職はチーム全体で「誰が何を担当し、どこまで進んでいるのか」を把握できません。
- 急な休みや退職で、未完了のタスクが分からなくなる
タスクの情報を個人のExcelや付箋だけで管理していると、担当者が急に休んだり退職したりした際に、ほかのメンバーが業務状況を確認できません。その結果、未完了のタスクが放置されるおそれがあります。
- 口頭・メール・Excel・付箋に情報が分散している
「とりあえず口頭で伝える」「Excelにも書いておく」「急ぎだから付箋を貼る」といった運用が混在し、どれが正式な情報か分からなくなります。
- 更新が後回しになり、Excelが実際の状況と合わなくなる
現場業務を優先すると、タスクが完了しても「後でExcelを更新しよう」となりがちです。その結果、Excelを見ても実際の進捗状況が反映されておらず、正確な状況を把握できなくなります。
このように、Excelや付箋によるタスク管理では、タスクの情報が担当者ごとに分散し、チーム全体の進捗を把握しにくくなります。とくに、複数の業務を並行して進める中小企業では、チームでリアルタイムにタスクを共有・管理できる仕組みが必要です。
中小企業必見｜タスク管理アプリの選定軸
以下では、タスク管理アプリの選定軸を解説します。「Windows対応」という条件だけでなく、中小企業のバックオフィス業務で本当に使い続けられるタスク管理アプリの選び方を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
自分だけでなくチームのタスクを管理できるか
1つ目は、「自分だけでなくチームのタスクを管理できるか」です。
中小企業では、複数の業務を少人数で分担しているため、担当者本人しか進捗を把握していない状態になると、「この作業は誰が担当しているのか」「期限までに終わるのか」をその都度確認しなければなりません。
したがって、個人用のToDo管理にとどまらず、誰が・いつまでに・何をするのかをチームで共有できるアプリを選びましょう。
タスクに関連する情報も一緒に管理できるか
2つ目は、「タスクに関する情報も一緒に管理できるか」です。
実際の業務では、「資料を作成する」「顧客に連絡する」といったタスクだけを見ても、すぐに作業できるとは限りません。過去のやりとりや参考資料、作業手順などを確認する必要があるためです。
そのため、タスクと関連する資料・業務の経緯を紐づけて管理できるアプリを選びましょう。資料を探すムダな時間を大幅に削減できます。
Windows以外の環境でも利用できるか
3つ目は、「Windows以外の環境でも利用できるか」です。
社内でWindows PCを使用していても、外出先にスマートフォンでタスクを確認したり、現場でタブレットから業務をする場面は多くあります。特定端末でしか使えないアプリでは、利用シーンが制限されかねません。
したがって、場所や端末に左右されずにタスクを管理するために、スマートフォンやタブレットなど複数の環境から利用できるアプリを選びましょう。
ITに詳しくない社員でも直感的に操作できるか
4つ目は、「ITに詳しくない社員でも直感で気に操作できるか」です。
多機能なアプリであっても、タスク設定の操作方法が複雑・面倒であれば、タスク管理が社内に定着しません。とくに、専任のIT担当者がいない企業では、導入後の質問や設定作業が特定の担当者に集中しやすくなります。
そのため、導入する際は機能の多さだけで判断せず、初めて使う社員でも迷わず操作でき、社内で同じ使い方を続けられるアプリを選びましょう。
【無料】WindowsのPC(デスクトップ)で使える！タスク管理アプリ5選
以下では、WindowsのPCで使えるおすすめのタスク管理アプリ5選を紹介します。
「○○さんに確認する」「○○日までに営業へ連絡する」といった細かなタスクを口頭・手帳・Excelなどで管理していると、依頼したタスクを忘れたり、進捗が分からなくなり、業務が停滞します。
一方で、「頼んだつもりだった」「確認するのを忘れていた」といった抜け漏れを防ぐために高機能なタスク管理ツールを導入しても、操作が複雑なアプリでは、タスク設定自体が面倒になりかねません。
そのため、ITに詳しくない社員でも無理なく使え、タスクの依頼から進捗確認までをチームで共有できる仕組みに見直す必要があります。こうした条件に最も当てはまるのが、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使いこなせる「シンプルなタスク管理アプリ」「Stock」です。
Stockでは、タスクを設定すると担当者に通知が届くため、「言った・言わない」を防ぎながら確実に作業を依頼できます。また、タスクが完了すると通知を受け取れるので、管理者が一人ひとりに確認しなくても進捗を把握可能です。そのため、「何を・誰が・いつまでに対応するのか」を誰でも分かりやすく管理できるのです。
【Stock】社内のタスク管理を最も簡単にするアプリ
https://www.stock-app-stg.info/
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockでのタスク管理の例＞
Stockでは、画像のように「ノート」に紐づけてタスクを作成できます。備考欄にタスク担当者へのメッセージを記入できるため、チーム全体のタスク管理にも役立ちます。
また、作成したタスクは[タスク一覧]から確認できます。一覧表示に加えてキーワード検索や絞り込み検索も可能なため、確認したいタスクをすぐに見つけられる点が特徴です。
【Google ToDoリスト】無料で使えるGoogleタスク管理ツール
Google ToDoリストの特徴・使い方
・Googleのアプリと連携できる
GmailやGoogleカレンダーと連携できるため、メールをタスクとして登録したり、カレンダー上で予定とあわせてタスクを確認したりできます。普段利用しているGoogleサービスと連携して、やるべきことを一元的に把握したい場合に便利です。
・複数の端末から利用できる
スマートフォンやタブレット、パソコンなど、複数の端末からタスクを確認・編集できます。そのため、外出中やリモートワーク中でも、場所を問わずToDoを管理できます。
Google ToDoリストがおすすめな企業
・Google Workspaceを利用している企業
GmailやGoogleカレンダーなどと連携できるため、すでにGoogle Workspaceを業務で利用している企業であれば、既存の業務環境に取り入れやすいです。
・個人のタスクをシンプルに管理したい企業
基本的なタスク管理機能に絞られているため、複雑な設定をせずに、自分が担当するToDoを整理したい場合に適しています。
Google ToDoリストの注意点
・チームでのタスク共有には不向き
Google ToDoリストは個人利用が中心のツールであり、チームメンバーとタスクを共有して進捗を管理する用途には向いていません。複数人でタスクを管理したい場合は、別途チャットやタスク管理ツールを併用する必要があります。
・リストが見にくいという声がある
利用しているユーザーからは「リスト名が上段に横並びで、左右にスワイプしないと他のリストが埋もれていくのが、パッと見えてないと忘れるタイプのわたしに合わなかったです。」という声があります。（参考：Google Play）
Google ToDoリストの料金体系
Googleアカウントを持っていれば、無料で利用できます。
【Microsoft To Do】デスクトップ表示できるWindows標準アプリ
Microsoft To Doの特徴・使い方
・Microsoft製品と連携できる
OutlookなどのMicrosoft製品と連携することで、登録したタスクや予定をまとめて確認できます。普段からMicrosoft製品を業務で利用している場合は、既存の環境に取り入れやすい点が特徴です。
・リマインダーでタスクを通知できる
タスクごとに期限やリマインド日時を設定すると、指定したタイミングで通知を受け取れます。そのため、対応期限がある業務や忘れやすい作業の抜け漏れを防ぎやすくなります。
Microsoft To Doがおすすめな企業
・Microsoft製品を利用している企業
OutlookなどのMicrosoft製品と連携できるため、すでにMicrosoftのサービスを業務で利用している企業におすすめです。普段の業務環境に合わせてタスクを管理できます。
・Windowsで個人のタスクを管理したい企業
Windowsのパソコンで手軽にタスクを確認したい場合に適しています。デスクトップからすぐにアクセスできるため、日々の業務で発生するToDoを整理しやすいです。
Microsoft To Doの注意点
・社外のメンバーとの共有には手間がかかる
Microsoftアカウントを利用しているユーザー同士であればリストを共有できますが、Microsoft製品を利用していない相手と共有する場合は、別のツールを使う必要があります。そのため、社外の関係者を含めてタスクを共有する用途には不向きです。
・タスクの振り返りは難しい
利用しているユーザーからは「完了したタスクの検索や振り返り機能をもう少し強化してほしい」といった声があります。（参考：ITreview）
Microsoft To Doの料金体系
Microsoftアカウントを持っていれば、無料で利用できます。
【Jooto】個人・チームのタスクを管理できるToDoアプリ
Jootoの特徴・使い方
・カンバン方式でタスクを管理できる
「未着手」「進行中」「完了」などのリストを作成し、タスクをカード形式で管理できます。タスクの進捗状況を視覚的に把握しやすく、チームメンバーの対応状況も確認しやすい点が特徴です。
・複数のプロジェクトをまとめて管理できる
複数のプロジェクトを担当している場合でも、プロジェクトを横断してタスクを確認できます。締め切り日や緊急度をもとに優先順位を整理したい場合に便利です。
Jootoがおすすめな企業
・複数人でプロジェクトの進捗を管理したい企業
タスクごとに進捗状況を設定できるため、誰がどの作業を進めているのかを把握しながらプロジェクトを管理したい企業におすすめです。
・複数のプロジェクトを並行して進めている企業
複数のプロジェクトを横断してタスクを確認できるため、複数の業務を同時に進めている場合でも、対応すべきタスクを整理できます。
Jootoの注意点
・2027年7月31日にサービスが終了する。
Jootoは、2027年7月31日をもって一般提供を終了する予定です。サービス終了後は利用できなくなるため、長期的にタスク管理ツールを利用したい場合は、データの移行や代替ツールへの切り替えを検討する必要があります。
・タスクが大量に増えると探しにくい
利用しているユーザーからは、「プロジェクトが大きくなりタスクの数が大量に増えると、画面が少しごちゃついて探しにくくなることがあります。」という声があります。（参考：ITreview）
Jootoの料金体系
・無料プラン：0円
・スタンダードプラン：500円/ユーザー/月（月払い）
・ビジネスプラン：1,300円/ユーザー/月（月払い）
・タスクDXプラン：要問い合わせ
【Trello】タスクやプロジェクトを一括管理できるアプリ
Trelloの特徴・使い方
・ボードとカードでタスクを管理できる
ボード上にカードを配置し、「未着手」「進行中」「完了」などのリストに移動させながらタスクを管理できます。カードを付箋のように扱えるため、プロジェクト全体の進捗を視覚的に把握したい場合に便利です。
・タスクにさまざまな情報を追加できる
カードごとに期限や担当者を設定できるほか、タグや色分けなどの情報も追加できます。そのため、タスクの優先度や担当者、対応状況を整理しながら管理できます。
Trelloがおすすめな企業
・視覚的にプロジェクトを管理したい企業
タスクをカードとして並べ、進捗に応じて移動できるため、文章や表だけではプロジェクトの状況を把握しにくい企業におすすめです。
・複数のプロジェクトを横断して管理したい企業
複数のボードをまとめて管理でき、ワークスペースカレンダーではチームやプロジェクトを横断してタスクを確認できます。そのため、複数の業務を並行して進めている企業にも適しています。
Trelloの注意点
・情報管理には別のツールが必要になる場合がある
Trelloはプロジェクトやタスクの管理を中心としたツールです。そのため、業務に関する情報を体系的に蓄積したり、タスクとは別にメンバーと継続的なやりとりをしたりする場合には、ほかのツールとの併用が必要になることがあります。
・UIが分かりにくい
利用しているユーザーからは「スクロール地獄になるので、リストの折りたたみ機能がもっと柔軟に使えたら嬉しい。」という声があります。（参考：ITreview）
Trelloの料金体系
・FREE：0ドル
・STANDARD：6ドル/ユーザー/月
・PREMIUM：12.50ドル/ユーザー/月
・ENTERPRISE：約17.50ドル/ユーザー/月
＜比較表＞Windowsで使えるおすすめTo Do管理ツール・ソフト5選
以下は、Windowsで使えるTo Do管理ツール・ソフト5選の比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に最適なツールを判断しましょう。
| Stock【おすすめ】 | Google ToDoリスト | Microsoft To Do | Jooto | Trello | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | 社内のタスク管理を最も簡単にするアプリ | 無料で使えるGoogleタスク管理ツール | デスクトップ表示できるWindows標準アプリ | 個人・チームのタスクを管理できるToDoアプリ | タスクやプロジェクトを一括管理できるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 | シンプルで簡単（中小規模の企業向け） | シンプルで簡単 | シンプルで簡単 | 多機能 | 多機能 |
| 自分だけでなくチームのタスクを管理できるか | 【〇】 | 【×】 | 【〇】 | 【〇】 | 【〇】 |
| タスクに関連する情報も一緒に管理できるか | 【〇】 | 【×】 | 【△】 | 【△】 | 【△】 |
| Windows以外の環境でも利用できるか | 【〇】 | 【〇】 | 【〇】 | 【〇】 | 【〇】 |
| 注意点 | 5名以上での利用が前提 | チームでのタスク共有には不向き | 社外のメンバーとの共有には手間がかかる | 2027年にサービス終了予定 | 情報管理には別のツールが必要になる場合がある |
| 料金 | ・無料・有料プランでも1人あたり650円/月～ | ・無料 | ・無料 | ・無料プランあり・有料プランは500円/ユーザー/月～ | ・無料プランあり・有料プランは6ドル/ユーザー/月～ |
| 公式サイト | 「Stock」の詳細はこちら |
以上のように、タスク管理アプリは「チームで共有できるか」「タスクに関連する情報も管理できるか」などによって使いやすさが異なります。とくに、中小企業で社内のタスクや関連情報をまとめて管理したい場合は、シンプルに使える「Stock」がおすすめです。
Stockを用いたタスク管理の方法
ここでは、Stockでの「タスク機能」の使い方を解説します。Stockのタスク管理は、ノートに紐づけて管理できる点が特徴です。
1．任意のノートの右上にある［タスク］をタップします。
2．タスク内容を入力したら、［保存］をタップして完了です。繰り返し設定をすれば、自動でルーティンタスクを生成することも可能です。
Stockを用いたタスク管理の成功事例
以下では、Stockを用いたタスク管理の成功事例を2つ紹介します。
弁護士法人千里みなみ法律事務所
弁護士法人千里みなみ法律事務所では、ナレッジ蓄積や新人教育、顧客管理のほか、案件ごとのタスク管理に「Stock」を活用しています。
同所では、1つの案件に複数の弁護士や事務員が関わるため、案件情報と対応すべき業務をメンバー間で共有する必要がありました。従来の手書きメモではリアルタイムな情報共有が難しく、案件ごとの対応漏れがあったのです。
そこで、シンプルな操作性で使いやすい「Stock」を導入しました。案件情報をノートにまとめ、そこに関連するタスクを紐づけて管理する運用にしています。
その結果、案件ごとに必要な「書類作成」などのタスクを案件情報と紐づけて管理できるようになり、対応漏れを防げるようになりました。また、案件情報を複数メンバーでリアルタイムに共有できるため、弁護士と事務員が連携して案件を進められています。
アクセスオオホリ株式会社
アクセスオオホリ株式会社では、スタッフへの業務依頼やタスク管理に「Stock」を活用しています。
同社では、スタッフ同士が近い距離で働いているため、業務上の依頼を口頭で済ませることも多くありました。しかし、口頭でのやり取りだけでは依頼を忘れたり、「言った・言わない」の問題が発生したりするため、業務の抜け漏れが課題となっていました。
そこで、社内の情報管理を一つのツールに集約するために「Stock」を導入しました。タスク機能を活用し、「在庫が店頭にない商品の発注依頼」など、口頭で依頼していた業務をタスクとして管理しています。
その結果、口頭での依頼だけでは抜け漏れが発生しやすかった業務も、タスクとして記録して管理できるようになりました。また、スタッフ自身のスマートフォンから簡単に操作できるため、現場にもスムーズに定着しています。
WindowsのPC(デスクトップ)でタスク管理できる無料アプリまとめ
これまで、タスク管理アプリの選定軸、Windows対応のタスク管理アプリ7選を中心にご紹介しました。
Excel・付箋によるタスク管理は、チーム全体のタスク進捗を把握しにくいというデメリットがあります。そのため、「チームのタスクを管理できるか」・「タスクに関連する情報も一緒に管理できるか」という選定軸が重要です。
しかし、高機能なタスク管理ツールは操作が難しく、ツールの運用が形骸化します。とくに、兼任業務が多く、各々の業務の進捗状況が分かりにくい中小企業では、全従業員が簡単に使いこなせるシンプルな操作性が欠かせません。
なかでも、Windowsでのタスク管理に最適なアプリは、シンプルな操作性のもと、「何を・誰が・いつまでに対応するのか」が一目でわかるタスク管理アプリ「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、誰でもチームのタスク状況が一目でわかる業務環境を構築しましょう。
