英語の請求書テンプレート4選！書き方とそのまま使えるメール例文も解説

企業の海外進出や取引のグローバル化に伴い、海外クライアントと英語でやり取りする機会が増加しています。それに伴い、国内向けとは記載ルールが異なる「英語の請求書」の作成を求められる場面も少なくありません。

しかし、英語の請求書は日本の様式と書き方が異なるため、「どの項目をどう英語で書けばいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、実務でそのまま使える無料テンプレートとともに、英語の請求書の正しい書き方や送信用メールの例文、効率的な管理方法まで分かりやすく解説します。

この記事でわかること

用途に合わせてすぐに使える4種類の無料Excel英語請求書テンプレート（シンプル・横向き・日英併記・海外向け）をダウンロードできます。
英語請求書に必須となる8項目（発行者・取引先情報、請求明細、SWIFTコード等の海外送金用口座情報など）の正しい書き方がわかります。
送信用メールの英文例文や添付時のマナーに加え、作成の属人化を防ぎチームで請求書を共有・電子管理する4つのメリットを理解できます。

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これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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【無料ダウンロード】英語の請求書テンプレート4選

用途や取引先に応じて使い分けられるよう、使い勝手の良い4つのフォーマットをご用意しました。自社の運用に合わせて最適なダウンロード用ファイルを選択してください。

【汎用・初心者向け】シンプルな基本の英文請求書

最も汎用性が高く、標準的な取引に適したシンプルな英語テンプレートです。

項目が整理されており、英語での請求書作成に慣れていない方でも迷わず記載できます。単発の業務委託やサービス提供など、幅広いシーンでスムーズに利用できるレイアウトです。

「ビズ研」の英文表記のシンプルなテンプレートはこちら

【国内の外国企業向け】日本語・英語併記の請求書

日本語と英語の表記が併記された、二言語対応の請求書テンプレートです。

社内での確認作業や承認ルートを日本語で行い、提出先は海外取引先というケースで威力を発揮します。社内チェックのミスを減らし、確認コストを削減できます。

「DayOneTax」の日本語・英語対応の請求書テンプレートはこちら

【海外取引・輸出向け】通貨や税率が変更できる海外専用請求書

国際貿易や海外送金を前提とした、専用の項目があらかじめ組み込まれたテンプレートです。

通常の請求内容に加え、SWIFTコードや中継銀行情報など、海外送金（Wire Transfer）のトラブルを防ぐための必須項目を標準装備しています。

「Microsoftテンプレート」の海外向け請求書テンプレートはこちら

会社にそのまま提出できる！英語請求書の正しい書き方と必須8項目

英語請求書を作成するときは、必要項目が不足していると、取引先での経理処理が滞り、入金遅延の原因となります。

会社への提出や取引先への送付で差し戻しにならないよう、押さえておくべき主要項目を分かりやすく整理しました。

1. 発行者情報・取引先情報

請求書の最上部（ヘッダー部分）には、自社（発行者）と取引先（送付先）の会社情報・連絡先を明確に記載します。

発行者情報（Your Information）: 自社名、会社所在地、担当者名、連絡先（電話番号・メールアドレス） Stripe
取引先情報（Billed To / Client Information）: 相手方の会社名、所在地、担当者名 Refrens他 1 件

英語表記では「建物名・部屋番号、番地、町名、市区町村、都道府県、郵便番号、国名」の順で並べるため、日本国内の住所表記とは逆になる点へ注意してください。

2. 請求書番号・発行日・支払期日

請求書を特定し、いつまでに支払うべきかを提示するため、管理情報を正確に明記します。

項目名	英語表記	記載例
請求書番号	Invoice No.	INV-20231001
発行日	Date of Issue / Invoice Date	October 20, 2023
支払期日	Due Date	November 20, 2023

日付の表記（月・日・年の順番）は、アメリカ式（Oct 20, 2023）やイギリス式（20 Oct 2023）など国によって異なります。誤解を防ぐため、月名称は数字ではなく英字（OctoberやOct）で記載するのが安心です。

3. 請求明細

提供した商品やサービスの具体的な内容と金額を、行ごとに明記します。

「Description（内容・品目）」「Quantity（数量）」「Unit Price（単価）」「Amount（金額）」の列を設け、最後に「Subtotal（小計）」と「Total Amount Due（請求総額）」を提示します。

このように、何に対する請求なのかを明確にすることで、支払いのスムーズな確認につながります。

4. 海外送金用の銀行口座情報

海外からの送金を受ける場合、口座番号だけでなく国際送金用の識別コードを記載しなければ振込が実行されません。

Bank Name: 銀行名
Branch Name: 支店名 Stripe
Account Name: 口座名義（アルファベット表記）
Account Number: 口座番号
SWIFT Code (BIC Code): 国際送金用銀行コード

これらを請求書下部の振込先欄（Payment Details）へ漏れなく記載しておくことで、振込エラーや照会にかかる手間を未然に防げます。

失敗しない！英語で請求書を送る際のビジネスメール例文

請求書をPDF形式などで添付して送る際は、要件がひと目で伝わる簡潔で丁寧なメール本文を添えることがマナーです。

【基本】海外の取引先に請求書を添えて送るメール文面

そのまま使える標準的な送信用文面です。必要に応じて括弧内の情報を書き換えて使用してください。

件名： Invoice for 【プロジェクト名・案件名】 – 【貴社名/お名前】

本文： Dear 【相手のお名前（例: Mr. Smith）】,

I hope this email finds you well.

Please find attached the invoice (No. 【請求書番号】) for 【プロジェクト名・案件名】, completed on 【完了日/納品日（例: October 15, 2026）】. The total amount due is 【請求金額（例: $1,000）】, and the payment due date is 【支払期日（例: November 15, 2026）】.

Please review the attached document. If you have any questions or require further information, feel free to contact me.

Thank you for your prompt cooperation.

Best regards, 【差出人の名前】【差出人の会社名】

メール送信時に注意すべき3つのマナー

請求書添付メールを送るとき、相手にストレスを与えないための重要ポイントです。

件名で用件と会社名を一目で明記する
毎日大量のメールを受け取る海外担当者が即座に優先度を判断できるよう、「Invoice – 件名 – 自社名」の形式で分かりやすく記載します。
請求書ファイルはPDF形式に変換して添付する
Excelデータのまま送るとレイアウト崩れや改ざんのリスクが生じるため、必ずPDF化して送付します。ファイル名も「Invoice_[番号]_[自社名].pdf」のように識別しやすい名称にします。
メール本文にも「請求金額」と「支払期限」を明記しておく
添付ファイルを開かなくても概要が掴めるよう、本文内にも請求総額と支払期日（Due Date）を記載しておきます。

請求書管理を電子化・チーム共有する4つのメリット

請求書の共有・管理体制を電子化することには、作業効率化だけでなくリスク回避の観点からも大きな利点があります。

① 請求書作成・探す手間などの処理作業を大幅短縮

請求書にまつわる日々の事務処理時間は、電子化とチーム共有によって大幅に短縮できます。

定型フォーマットや作成ルールを社内で一元化することで、作成や検索にかかる無駄な時間と確認作業を排除できるからです。紙の請求書を探すためにファイルをひっくり返す必要もなくなります。

たとえばクラウド上で過去のデータを参照できれば、必要な項目を打ち替えるだけで数分で作成が完了します。過去の請求書を探す際も、取引先名で検索するだけで即座に画面上に呼び出せます。

無駄な作業時間を劇的に減らせるため、本来注力すべきコア業務に集中できるようになります。

② 過去のやり取りや発行履歴が一目でわかり属人化を防止

発行履歴や取引先とのやり取りをチーム全体で共有することは、業務の属人化防止に非常に効果的です。

情報がシステム上に一元管理されていれば、「担当者しか状況がわからない」というブラックボックス化を防げます。「誰が・いつ・どの内容で発行したか」を全員が確認できる状態が整うためです。

担当者が急病で休んだり退職したりした場合でも、履歴を見れば進行状況がひと目でわかり、他のメンバーがスムーズに引き継げます。取引先からの問い合わせにも即座に対応可能です。

チーム全体で履歴を共有する仕組みを作れば、個人の管理に頼らない強固な体制を構築できます。

③ 印刷・郵送などの発行コスト削減

請求書の管理や発行手順の電子化は、会社全体の経費削減に直結します。

紙の請求書発行で発生していた物理的な費用や、それに伴う作業時間をまとめてカットできるからです。ペーパーレス化を進めることで、毎月発生する固定費を確実に削れます。

具体的には、用紙代・インク代・封筒代・切手代といった直接コストがほぼゼロになります。さらに、書類を封入して投函する手作業の人件費や、保管場所の維持費もかかりません。

目に見える費用と作業コストを同時に削減できるため、コストパフォーマンスの向上に大きく貢献します。

④ 電子化による紛失リスク防止と管理の効率化

書類の紛失や誤廃棄を防ぎ、管理体制を強化する面でも電子化は極めて有効です。

紙で保管すると誤廃棄や紛失のリスクが伴いますが、デジタルデータであれば物理的な消失リスクを限りなくゼロに抑えられます。

たとえば過去の請求書を確認する際、紙の保管箱を探すには大きな労力がかかります。一方、電子化されていれば日付や取引先名で検索するだけで、目的の書類を数秒で見つけ出せます。

紛失リスクを無くし、必要な時にすぐ書類を引き出せる環境を作ることが、効率的な管理につながります。

【必見】請求書作成の「属人化」を防ぎチームで共有・管理する方法

英語請求書の作成は個人任せになりやすく、担当者のPCやメールだけにノウハウが溜まる「業務の属人化」が起きがちです。

属人化を放置すると、担当者の不在・退職時に「過去のデータが分からない」「毎回一から調べ直す」といった無駄なトラブルが発生します。

共有ドライブやチャットでは、ITツールに不慣れなメンバーが使いこなせないという限界があります。

解決に必要なのは、ファイルを置くだけでなく「誰でも迷わずアクセスでき、作成手順や履歴も残せるシンプルな仕組み」です。

そこでおすすめなのが、チームの情報共有ツール「Stock」です。 ITツールに不慣れな方でも直感的に使えるシンプルな設計で、英語請求書のテンプレートやマニュアルをまとめるだけで、チームの属人化を簡単に防げます。

請求書の発行履歴やルールをチームで簡単に共有できるツール「Stock」

/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /

チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」
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特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」
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元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。