従来まで、ビジネスで得た情報はWordやExcelを使い、ファイル化して管理をしていました。しかし、今日ではメモツールを導入して効率的に管理するチームも多いです。
そして、有名なメモツールのひとつに「Evernote」が挙げられますが、なかには「Evernoteが重いので、無駄な待ち時間が発生する」ことに悩んだ経験がある方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Evernoteが重い・遅いときの原因と対処法を中心に解説します。
- Evernoteの動作が重くなるたびにストレスを感じている
- Evernoteよりもサクサク使えるメモツールがあれば乗り換えたい
- Evernoteが遅く、簡単に情報を振り返れなかった経験が頻繁にある
という方は本記事を参考にすると、Evernoteが重い・遅くなる原因ごとのアプローチができ、スムーズに情報共有ができるメモツールもわかります。
目次
Evernoteが重い・遅い3つの原因とは
以下では、Evernoteが重い・遅くなる代表的な原因を3つご紹介します。重かったり遅くなったりする問題を解決するには、まずは原因ごとを把握する必要があります。
（1）ノートの数が多い
最初に「ノートの数が多い」ことが挙げられます。
実際、Evernoteにはプランごとで「ノート数」「ノートのサイズ」に、以下のような制限があります。
| Free | Personal | Professional | Teams | |
|---|---|---|---|---|
| ノートの数 |
100,000 |
100,000 |
100,000 |
500,000 |
| ノートのサイズ |
25MB |
200MB |
200MB |
200MB |
そのため、上記のノート数を超えてノートを保存しようとすると、ノート数の制限を超えてしまうので、重くなってしまうのです。とくに、個人や小規模チームで重くなる可能性は低いものの、大企業や大きなプロジェクトが続くチームは注意が必要です。
（2）ノートに残した情報量が多い
ノートに残した情報量が多い場合、サイズ制限を超えるので重くなってしまいます。
そのため、1ノートに数GBあるような動画ファイルやデザインデータが複数あると、ノートのサイズをオーバーし、ファイルはもちろんノートもなかなか立ち上がらなくなる可能性もあるのです。
スマホの写真サイズは「平均3MB」ほどなので、大量に貼りつけなければ重くなる心配はありません。しかし、Freeプランではノートのサイズ制限が「25MB」となっているので、とくに画像の情報共有をメインとするチームは注意が必要です。
（3）端末アクセスが集中している
Evernoteにアクセスする端末が集中してしまっていることも、要因のひとつです。
Freeプランでは、同期できる端末が2つまでである一方、Personal以上のプランでは無制限に端末アクセスが可能です。そのため、個人向けプランであっても「1つのEvernoteをチームメンバー全員で使う」使い方をしているチームに発生しやすい現象です。
「大きいファイルを貼り付けたノートが多い」問題と併発する可能性があるので、端末アクセスは定期的に見直す必要があるのです。
Evernoteが重い・遅いときの対処法とは
以下では、Evernoteが重い・遅いときに取るべき対策4つを紹介します。以下の対策を取りつつも、Evernoteでの運用を改めて見直してみることをおすすめします。
（1）ノートを分割する
まずは、情報量の多いノートを分割する方法です。
情報量の多いノートを細分化すると、細分化した分容量が分散されることから、結果として1ノートにかかる読み込み時間が短縮できるのです。
また、目次のように「親ノートに紐づく子ノートを内部リンク（クリックすると該当ノートに飛べるURL）」にする対策も取れます。
1.最初に「飛び先のノート」を開き「・・・」から「ノートのURL」をコピーします。
2.次に、目次にしたいノートの目次の文字列をドラッグしたまま、
3.「リンクを挿入」をクリックして「1.でコピーしたノートURL」をペーストした後に「適用」をクリックします。
4.ドラッグした文字列が青くなり、リンクとして機能します。
（2）Googleドライブと連携する
すべての情報をノートに残すのではなく、Googleドライブのデータをノートに貼り付ける方法も、以下二種類あります。
- Googleドライブの「ファイル」を、Evernoteのノートに貼り付ける
- Googleドライブの「共有リンク」を、Evernoteのノートに貼り付ける
とくに、2.の「Googleドライブのデータのリンク取得」は、Googleドライブを開き、右クリックで「リンクの取得」をクリックするだけです。
リンクのコピー後は、Evernoteに内部リンクをつなげる方法と同じく、ノート上にリンクを挿入すれば掲載できます。
（3）端末設定を更新する
「アクセスできる端末」の設定を見直して、更新することも有効です。
1.（Web版）Evernoteトップ画面の左下にあるアイコンをクリックし「設定」を選びます。
2.「アカウント＞端末」を選択し、すでに使われていない端末の「アクセスを取り消す」を選びます。
以上で設定は完了です。Web版で本作業をすると、デスクトップアプリではログアウトされた状態になるので、再度ログインすることで解決します。
（4）Windows編｜データベースを最適化する
Windowsでは、Evernoteのデータベースを最適化することでも重い・遅い状態を解消できます。
- Evernoteを開き「Ctrlを押しながら」メニューバーの「ヘルプ」をクリック
- 「データベース最適化」をクリック
上記2ステップで簡単に最適化が完了します。データが不安な方は、念のためにバックアップを事前に取っておくとさらに安心です。
Evernoteよりもサクサク簡単に使える情報共有ツール
以下では、Evernoteよりもサクサクかつ簡単に使える、おすすめのツールを紹介します。
Evernoteはノート数や容量、同期している端末の数によって重くなることがあります。一方で、Teamsプラン以外は「個人向け」のメモツールになるので、チームでストレスなく使うには「2,100円/ユーザー/月」のTeamsプランに加入しなければなりません。
また、Evernoteは機能が豊富なので、メンバーのITリテラシーによっては使えない人も出てきてしまうのです。そのため、Evernoteを使った情報管理ではなく「シンプルかつ情報管理機能に過不足のないツール」へ乗り換えましょう。
結論として、Evernoteの代替には非IT企業に勤める65歳以上のメンバーでも、即日で使える情報管理ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」を使えば、Evernoteよりも簡単に情報を残せるうえ、直感的な「フォルダ」で情報が見つからないストレスが発生しません。また、ノートに「メッセージ」が紐づけられるので、話題が混ざることがないうえに、一人当たり396円〜で使えます。
チームの情報を最も簡単に共有・管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
StockにEvernoteのデータをインポートする方法
Stockは「Evernoteからのインポート機能」を実装しているので、Evernoteで作成したあらゆるデータをStockへインポートできます。具体的な方法は以下の通りです。
1. 画面右上の［設定］＞［ユーザー名］をクリックします。
2. 左側メニューの［Evernoteインポート］を選択し、［Evernoteにログイン］をクリックします。
3. Evernoteの画面に遷移したら［承認する］ボタンをクリックします。Evernoteにログインされていない場合には、一度ログイン画面に遷移します。
4. Evernoteのノートブックの一覧が表示されたら、Stockにインポートしたいノートブックを選択します。ただし、連携者が作成したノートブック以外のノートブックは、インポート対象外となるので注意が必要です。
5. ［インポート］ボタンをクリックします。
その後、通知メールが届けばインストールは完了です。
一方、インポートにより利用プランの上限を超えると失敗してしまう点に注意です。その場合は通知メールが届くので、メールの指示通りに再度インポートを実行しましょう。
インポートにおける3つの注意点
EvernoteのデータをStockへインポートするときは以下の3点に注意しましょう。
- Evernote連携機能は、パソコンのブラウザ版（Google Chromeなど）でのみ利用できます。
- フォントや文字のサイズなど、Evernoteに特有の機能はStockへ正しくインポートできない場合があります。
- ノートや画像、ファイルの数が多いとインポートに時間がかかる場合もあります。
上記の点に注意しつつ、インポート機能を使って情報の種類ごとにEvernoteとStockを分けるのも効果的です。たとえば、「Stock」には Evernoteにはない「メッセージ機能」も備わっているので、スムーズな情報共有が実現します。
Evernoteが重い・遅いときの原因と対処法まとめ
ここまで、Evernoteが重い・遅いときの原因と対処法をそれぞれ紹介しました。
Evernoteはノートの数や容量、同期している端末のアクセスが多いほど重くなってしまいます。そのため、定期的に「ノートの分割」「アクセス端末の見直し」をしなければなりません。
しかし、日々の業務で忙しいなか、ノート容量やアクセス数を見直さなければならないのは非効率です。したがって、ノート数やアクセス数を気にすることなく「簡単に情報管理できるツール」を活用すれば、ツールが重い・遅いストレスも発生しません。
そこで、Evernoteからの乗り換え実績も豊富であり、誰もが即日で使えるほど操作性の良い「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心に240,000社以上の企業が、情報管理の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用し、Evernoteよりもシンプルに情報管理できる環境を構築しましょう。
