対顧客折衝で交換した名刺は個人情報であることはもちろん、顧客リストにも活用できるので、適切に管理しなければなりません。そこで、顧客の名刺をチームで一元管理するために、Excelで管理表を自作したりテンプレートを活用したりする企業も多いです。
しかし、Excelを使った名刺管理を効率化できず、社内に顧客情報が散在していることに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelを活用した名刺管理の方法や役立つテンプレート4選を中心にご紹介します。
- 膨大な量の名刺をチームで一元管理したい
- 効率的な名刺管理に使えるExcelテンプレートを導入したい
- 名刺を管理して顧客対応の進捗状況を円滑に共有したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、Excelを活用した効率的な名刺管理の方法を実践できます。
目次
Excelを使って名刺管理する2つの方法
まずは、名刺管理にExcelを活用する2つの方法をご紹介します。キーマンズネットの調査によると98.6%の企業がExcelを活用していることからも、以下の方法は業界業種問わず実践できます。
(1)名刺管理用のExcelを自作する
1つ目は、名刺管理に特化した表をExcelで自作する方法です。名刺管理表を作成する際は、以下の3つのポイントに注意が必要です。
- 項目を過不足なく設定すること
- 入力の効率化をしておくこと
- 共有設定をすること
名刺に記載されている「会社名」「メールアドレス」などの情報を漏れなく記載します。ただし、名刺管理の負担増加やExcelの処理速度低下を避けるため、記入事項が多すぎないようにしましょう。
Excelにはデータ入力を効率化する機能が搭載されています。「フォーム」や「データの入力規則」などの機能を使ったり、住所から都道府県の情報を抽出したりして表へ入力する時間を短縮できるようにするのがポイントです。
Excelを活用する際はチームで管理することを想定し、あらかじめ設定を変更しておく必要があります。セルに制限をかけて誤操作によるセルの削除や書式の崩れを防いだり、パスワードを設定してセキュリティ対策したりするのが大切です。
以上の3つのポイントに注意しながら名刺管理表を作成すると、自社の環境に適した名刺管理が可能になります。
(2)テンプレートを利用する
2つ目は、Excel用の名刺管理テンプレートをダウンロードして活用する方法です。
名刺管理表のテンプレートにはシンプルなものから項目が多いものまでさまざまな種類があり、自社の環境に合ったテンプレートを導入できます。また、無料で使えるテンプレートも多いので、コストのかからない名刺管理が可能です。
しかし、使い始めたテンプレートの記入事項やセキュリティ対策に不備があり、ほかの表に移行する場合は、入力データを一つずつ移す必要があります。したがって、テンプレートを導入する際はデータの移行や編集の労力が大きいことに注意しなければなりません。
【無料】名刺管理におすすめのテンプレート4選
ここでは、名刺管理の効率化におすすめのExcel用テンプレート4選をご紹介します。いずれのテンプレートも記載リンクから無料でダウンロードできるので、自社の環境に適したものを導入しましょう。
【楽しもうOffice】Microsoftが提供するテンプレート
Microsoft社が提供するこちらのテンプレートは、名刺情報の検索性に優れています。
各項目にフィルタ機能があるので、必要な情報を簡単に検索できます。また、ファイルをダウンロードすると使用方法が書かれたシートがあるので、Excelを使い慣れないメンバーによる活用も容易です。
【業務用テンプレート】所属ごとに管理できるテンプレート
こちらはExcelで使える無料テンプレートを集めた「業務用テンプレート」による名刺管理表です。
名刺管理に必要な項目が過不足なく揃っており、デザインがシンプルなのでわかりやすいです。また、「会社名」が先頭にあるため、名刺を所属ごとに管理できます。
【[文書]テンプレート】顧客情報を細かく管理できるテンプレート
こちらは、名刺に紐づく顧客情報を細かく管理できるテンプレートです。
「氏名フリガナ」や「会社名フリガナ」など入力する項目が多い代わりに、フィルタ機能を用いた並び替えや検索が簡単にできます。
【Excel Form】入力フォームから登録できるテンプレート
こちらは、入力フォームから簡単に登録できるテンプレートです。
入力した「顧客名」や「郵便番号」から自動でフリガナや住所を割り出すため、データ入力にかかる時間を短縮できます。また、各項目ごとに並び替えて出力する機能があり、必要な情報をすぐに取り出せます。
名刺管理にExcelを活用する際の注意点
ここでは、名刺管理にExcelを活用する際の3つの注意点を解説します。以下のポイントを押さえなければ、運用のスピード感が落ちるのであらかじめ対策が必要です。
動作が重くなる
名刺管理にExcelを利用すると、該当ファイルの処理速度が低下します。
使用デバイスのスペックが高くなければ、名刺の枚数が増え大量のデータが入力されると、動作が重くなってしまいます。新たにデータを入力・更新する際に時間がかかり、ストレスから運用が頓挫する恐れもあるのです。
Excelの処理速度低下を防ぐには、日付や用途ごとにファイルを用意してデータ量を分散させたり、高スペックのPCを用意したりする必要がありますが、いずれも労力やコストがかかります。そのため、月ごとでファイルを分け、ひとつのシートに情報を詰め込みすぎない工夫が必要です。
情報漏えいのリスクがある
Excelを用いた名刺管理は情報漏えいのリスクもあります。
Excelを使うと外出先での名刺管理もできる一方、管理表を盗撮されたり、フリーWi-Fiを経由してハッキングされたりするリスクが生まれます。また、近年では設定されたパスワードを解析するソフトが簡単に手に入るので、個人情報も容易に解読されてしまいます。
名刺の情報は取引先の個人情報が詰まっているので、慎重に取り扱わなければなりません。しかし、外出先でのExcelの閲覧・管理を禁止してリスクを減らしても、代わりに利便性が失われてしまうので、セキュリティと情報へのアクセス性が高い「ITツール」を活用して名刺管理する企業も多いのです。
共有が難しい
また、Excelでデータを共有するのは容易ではありません。
名刺管理で取り扱う顧客情報はビジネスの機会を失わないためにも、常に最新の情報に更新されているべきです。しかし、Excelはデータを変更してもほかのユーザーに通知されないので、データが更新されても気づきにくいのです。
したがって、データを更新した際はその旨をチームに連絡する必要があります。
また、Excelは共有時にファイル化しなければならず、データの数だけ共有回数とファイル数が増えるので、今日では「Stock」のような情報共有ツールを活用してExcelでの名刺管理で発生するストレスを解消することがトレンドです。
名刺管理の効率化におすすめのITツール
以下では、名刺管理の効率化におすすめのITツールをご紹介します。
名刺に紐づく顧客情報を一元管理しなければ、顧客の対応プロセスを残せず、二重対応や対応漏れが起きてしまいます。しかし、紙やExcelを用いたアナログな管理方法では最新情報をチームで円滑に共有できないので、情報管理が可能なITツールが必須です。
とはいえ、高性能なツールを導入してもITリテラシーの高くないメンバーが使いこなせず浸透しません。そこで、「名刺管理に過不足のない機能を備えたシンプルな情報共有ツール」を導入すると、簡単に名刺管理の効率化が実現するのです。
結論として、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、容易に名刺情報を管理できる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に名刺や関連情報、ファイルもまとめて残しつつ、リアルタイムで任意のメンバーへの共有も容易です。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を活用すると、顧客別に進捗管理やテーマの混ざらないやりとりが可能です。
誰でも簡単にあらゆる情報を管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Excelを活用した名刺管理の方法まとめ
これまで、Excelを活用した名刺管理の方法やテンプレート4選を中心にご紹介しました。
名刺管理にExcelを活用するには、必要な項目や共有を効率化する設定を盛り込んだ管理ひょうを自作するか、テンプレートをダウンロードする必要があります。しかし、いずれのケースでもExcelを使うと情報漏えいやデータの改ざんリスク、ファイル共有の面倒さが発生するので、チームでの共有も困難です。
したがって、名刺管理が可能なITツールを導入し、Excelで管理している名刺管理を効率化させるべきです。ただし、機能が複雑なツールを使いこなすには相応のITリテラシーが求められるので、「誰でも簡単に情報を管理できる情報共有ツール」を活用しなければ、チームでの一元的な名刺管理が実現しません。
そこで、「ノート」「タスク」「メッセージ」の名刺管理に過不足のない機能を備え、シンプルに使いこなせる「Stock」の活用が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、名刺管理をシンプルに一元化させましょう。
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