仕事のメールチェックは重要な業務ですが、人間だれしもミスは起こり得るので、不注意でメールを見落としてしまうこともあります。
たとえば、取引先からいつごろ対応が可能か催促するメールを受信していても、初めて受信メールの存在に気がついて対応が遅れた経験のある方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事のメールを見落とす原因と対処法について解説します。
- メールを見落としたことに気が付き困っている
- メールを見落としたお詫びをしたいが方法が分からない
- 部下やチームメンバーがメールを見落とさないように対策を立てたい
という方は今回の記事を参考にすると、仕事のメール見落としを予防する方法がわかり、確認ミスを起こさない対応方法を実践できます。
目次
メールを見落としてしまったときにすぐにやるべきこと
まず、メールを見落としてしまった際には、相手に即連絡を入れることが最も重要です。返信が遅れたことで相手方は回答を待たされて、すくなからず不満を抱いています。そこで謝罪が遅れてしまえば、ますます不信感が募ってしまい、今後の信用問題に大きくかかわります。
ここでは、メールと電話を使ったお詫びの方法を紹介します。
お詫びメールの返信をする
受信したメールに対し、まずは見落としていたことを詫びるメッセージを返信します。
内容が複雑で回答を文章化するのに時間がかかってしまうときは、一度メールを返信し本日の何時までには回答が可能であるかを伝えましょう。ただし、事前にメールで「〇日の〇時までに回答がほしい」と記載されており残された時間が少ないときには、返信のメールでお詫びと回答を同時に送る必要があります。
そのため、相手の状況に合わせて迅速に、かつ丁寧に返信しましょう。以下はお詫びをする際のメールの例文です。
参考：謝罪時の例文
ケース1.【取り急ぎお詫びを伝える】
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社▲▲の××です。
この度はご連絡をお待たせし大変申し訳ございません。
○月○日にお送りいただいたメールを私の不手際により見落としておりました。
いただいた内容につきまして、至急確認し、遅くとも本日〇日の〇時までには回答させていただきます。
大変恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますでしょうか。ご迷惑をお掛けし大変申し訳ございません。
今後はこのようなご迷惑をお掛けすることがないように、一層確認に努めてまいります。
以上でございます。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
＜署名＞
ケース2.【お詫びとともにメール内容に返信する】
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社▲▲の××です。
この度はご連絡をお待たせし大変申し訳ございません。
○月○日にお送りいただいたメールを私の不手際により見落としておりました。
今後はご迷惑をお掛けすることがないように、一層確認に努めてまいります。
いただいたメールについての内容でございますが、(回答内容)～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～となります。
その他ご不明な点などございましたら、いつでもご連絡くださいませ。
以上でございます。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
＜署名＞
電話で第一報を入れる
次に、相手に直通または相手の会社につながる電話番号を把握しているのであれば、電話でお詫びの連絡を入れることもひとつの手段です。
重要な内容を見逃してしまい、すぐに相手に謝罪が必要な場面も想定されるなか、電話であれば見落としに気が付いてすぐお詫びの連絡をしているという状況が伝わります。
そのため、下記の点にもとづいてお詫びの意思を伝えましょう。また、状況に応じて電話口でメールの内容についても回答できると最適です。
電話で伝えるべきポイント
- 不手際によりメールを見落としてしまった旨の謝罪 ※言い訳と捉えられる内容はつたえず、真摯に謝罪する
- 回答が何時までに回答可能かorこのあとこのまま電話口で内容を回答して問題ないか
- 今後は見落としによる迷惑をかけることがないように、一層努める旨のお詫び
なお、電話口で質問内容に回答したら、通話後にあらためてメールで回答内容を返信するか、会話内容のメモを社内メンバーに共有しておきましょう。回答済みであることの証跡が残り、あらたなトラブルの防止になります。
会話内容のメモを残す際には、「Stock」のような情報共有ツールを活用すると、社内メンバーへの情報共有がスムーズです。
メールの見落としが発生する原因とは
メールの見落としは不注意により発生するものですが、不注意を引き起こしてしまう状況そのものにも原因は潜んでいます。
そこで、以下のメールの見落とし原因を知ることで、根本的な要因を理解し対策が立てられます。
対応の時間がない
メールチェックの時間が十分にとれていなければ、メールの受信に気が付かず見落としてしまう可能性が高くなります。
とくに、CCに含まれているメンバーも含め、意識してメールチェックするようにしなければ、対応する時間を捻出できません。また、元々のタスク量が多すぎる場合も対応の時間はなくなりがちです。
そのため、一日のうち「この時間帯にメールを確認する」というスケジューリングをしたり、メンバーのタスク量を見直したりする作業が必要になります。
メールの優先順位付けができていない
メールの優先順位を決めず場当たり的に対応していることも、見落としが発生します。
受信メールが来るたびに対応していては、何から対応すればいいか不明確になるため、重要なメールがあることを見落としてしまいます。とくに、優先順位付けで迷う場合は「緊急度」と「重要度」を軸にして優先度を判断するのがおすすめです。
そのため、来たメールの内容はもちろん、件名や受信日時からも順序を決めましょう。
メールの振り分けができていない
メールの振り分けができておらず、どのメールを対応したかがわかりにくくなってしまうことも原因のひとつです。
メールを「デフォルトの受信ボックスひとつ」ですべてのメールを管理している場合、顧客からの必要なメールと不要な営業メールが混ざってしまいます。とくに、取引先が多いほど、振り分けがされていなければ対応漏れが発生します。
そこで、メールを見落とさないためには受信したメールを「フォルダごとに」適切に振り分け、一目見てわかるような状態にすることが重要です。たとえば、「顧客先名」や「案件名」でフォルダに名前をつけたり、番号を採番したりするとわかりやすくなります。
【すぐできる】メールの見落としを防ぐ対処法とは
ここでは、メールの見落としを予防する対処法を紹介します。すぐにできる方法となるので、メール管理が煩雑でトラブルになりかけている場合は即実践しましょう。
メールを適切に整理して管理する
まずは、メールの「情報が見やすく管理されている」状態を作りましょう。メールが適切に整理できていれば、見落とすリスクがなくなります。
具体的に、受信時に自動でメールを分類化できるフォルダ分けや、重要なメールを目立たせるための目印づけがおすすめです。このように、自動振り分けや目印づけ活用したうえで、来ているメールの件名や受信日時を確認し、対応順を決めると順序だててメールが確認可能になります。
メールの受信ボックスを整理して対応が必要なものだけに分類できれば、対応の優先順位を間違えることなくメール返信に専念できるのです。
メールの見落としのない仕組みづくりをする
メールの管理方法そのものを、見落としが生まれない仕組みに変えてしまえば、メール対応が漏れることはありません。
たとえば、「来たメールに対して内容を確認後、必ずタスクとして管理する」などが代表例です。ただし、メールを個人で管理するだけでは個人によって対策に差が出るため、全社的な仕組み化にはつながりません。
そこで、個人ではなく複数人のチーム体制でもチェックできる仕組みをルールとして社内に浸透させていくことが重要です。とくに、メールの抜け漏れが発生しないチームは、メールの内容を「Stock」のようなツールでIT化し「仕組み化」に成功しています。
メールの情報を簡単にチームへ共有できるツール
以下では、メールの情報を簡単に管理するのに最適なツールをご紹介します。
メールの見落としがなくなれば、対応漏れが発生せず業務を円滑に進められます。とはいえ、既存のメールシステムでは個人レベルで設定を変える対策しか実施できないため、見落としのない仕組みを作り出すことは困難です。
そこで、メール情報を管理してチーム内で即時共有できる「ITツール」を活用すると、複数人で見落としの有無や未返信メールを確認できるのです。しかし、理解の難しい複雑なツールではメンバーが使わずに既存の方法で管理し続けるので、仕組みは定着しません。
そのため、「Stock」のように、非IT企業の65歳以上のメンバーでもストレスなく利用でき、メール対応をシンプルに効率化させる情報共有ツールが必須です。
Stockの「ノート」へメール内容を自動で簡単にストックでき、「フォルダ」で分類すると見やすく整理した状態で情報を管理できます。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」や「タスク」を使うと、コミュニケーション不足はもちろん二重対応も発生しません。
最も簡単に情報管理・共有ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
メールの見落としの原因と対処法まとめ
ここまで、仕事のメールを見落とす原因と対処法について解説してきました。
メールを見落としてしまったときには、迅速にお詫びの意思を相手方に伝える必要があります。相手方を待たせてしまっているため、すぐに謝罪しなければ信用を損ねる結果となりかねません。
また、メールの見落としには対応の時間がないうえに、メールの整理ができていない点に原因がありました。見落としを防ぐためには、届いたメールの整理や複数人のチェックはもちろん「ITツール」で仕組み化を図り、あらかじめ予防策を立てましょう。
そこで、今回ご紹介した、メールの管理に過不足のない機能を持つStockであれば、非IT企業でも簡単に「メールの抜け漏れ・二重対応の防止」が実現できます。。実際に、非IT企業を中心に250,000社以上が情報共有の側面から業務効率化を実現しています。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報を整理し、メールの見落としをなくしましょう。
