タスク管理にツールを活用すれば、簡単に業務を整理したり期限を設定したりでき、抜け漏れの防止に役立ちます。しかし、デバイスによって最適なタスク管理ツールは異なるので、慎重に選定しなければなりません。
また、Windowsにはタスク管理アプリとして「Microsoft To Do（マイクロソフトトゥドゥ）」が標準搭載されています。しかし、「Microsoft To Doが、自社のタスク管理に最適な方法なのかわからない」と導入に踏み込めない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Windowsでタスク管理ができる「Microsoft To Do」の使い方を中心にご紹介します。
-
この記事でわかること
- Windowsでのタスク管理はPC（デスクトップ）を用いて実施することができ、手軽に利用できます。一方で実際にどのアプリを利用すればいいのか、どのように利用すればよいのかわからないといった課題があります。
- Windowsを使用してチームでタスク管理をするときは、タスクリストを共有でき、あらゆるデバイスから利用可能なMicrosoft To Doがおすすめです。この記事では、初心者に向けた使い方なども紹介します。
- 最終的には、Microsoft To Doを使った基本操作はもちろん、コミュニケーションのすれ違いを防ぎ、チーム全員で簡単にタスクを共有できる最新の管理手法まで徹底解説します。
Windows11でのタスク管理の方法とは
Windows11でタスク管理する方法は、以下の3種類があります。タスク管理の方法に迷っている方は必見です。
- メモ機能を使う
メモ機能を使って、メモにタスクをすべて書き起こしてタスク管理をする方法があります。Windowsのメモ機能には、「メモ帳」というシンプルなアプリと、付箋のように情報を貼り付けられる「Sticky Notes」があります。
ただ、メモ機能は使いやすく誰でも利用できる反面、タスクの期限や詳細、優先度などを見やすく書き起こすことは難しいというデメリットもあるので注意が必要です。 - 標準搭載のタスク管理アプリを使う
Windowsに標準搭載されているアプリを利用してタスク管理する方法もあります。Windowsに標準搭載されているタスク管理アプリ「Microsoft To Do」は、ToDoリストの作成に特化しているため、タスク管理するのに便利です。 - 外部のタスク管理ツールを使う
外部のタスク管理ツールを使ってタスク管理することも可能です。タスク管理ツールはさまざまな種類があり、「料金」「機能」「使いやすさ」などが異なるため、自社にあったツールを選ぶ必要があります。
以上のように、さまざまなタスク管理方法がありますが、自社の状況にあった管理方法を導入しましょう。
Windowsでタスク管理に使えるアプリ
ここでは、Windowsでタスク管理に使えるアプリの具体例を特徴とデメリットに分けて紹介します。
Microsoft Excel
- 特徴：フォーマットや関数を自由に作れる
- デメリット：手動入力の手間が多くルールが崩れやすい／スマホで操作しづらい／リアルタイム通知がない
Microsoft OneNote
- 特徴：自由なレイアウトでメモや画像をまとめられ、テキストをチェックボックス化できる
- デメリット：期限設定やリマインド機能が弱い／タスクの一覧表示や進捗率の集計が難しい
Notion
- 特徴：メモ・タスク・データベースを自在にカスタマイズし、表示形式も自由に切り替えられる
- デメリット：多機能すぎて初期構築やルール作りが難しく、ITが苦手な人が挫折しやすい
Microsoft Planner
- 特徴：カンバン形式で、Teams内でも共同管理しやすい
- デメリット：Microsoft 365の契約が必要／機能がシンプルで高度な分析・管理には向かない
Todoist
- 特徴：日付の自然言語入力（「明日15時」等）に対応／個人・小規模のタスク管理に特化し動作が軽快
- デメリット：無料版では。リマインダーなどの機能制限がある／ドキュメントの保存には向かない
Windowsに標準搭載のタスク管理アプリ「Microsoft To Do」
Microsoft To Doは、Microsoftが提供する無料のタスク管理アプリです。以下で特徴や具体例などについて紹介します。
＜Microsoft To Doの特徴＞
- タスクリストを共有できる
共有リストを活用すれば複数人でタスクを共有できるので、個人だけでなくチームのタスク管理にも役立ちます。 - あらゆるデバイスから利用できる
Windowsだけでなく、スマホやタブレットにも対応しています。そのため、移動中や外出先からもタスクを手軽に確認できます。
＜Microsoft To Doの使用感＞
- “今日の予定”を管理できる
登録したタスクから、当日に作業するタスクのみをピックアップできます。そのため、期限内に確実にタスクを完了させるのに役立ちます。 - 完了済みタスクが表示される
完了したタスクは「完了済み」欄に表示されるため、完了・未完了の区別がつきやすく、すでに完了したタスクを後から見返すことができます。
＜Microsoft To Doの評判＞
- 同期・連携ができる
ユーザーの口コミでは「スマホとPCで同期できる」という声や「Outlookとの連携が便利」という声も寄せられています。（参考：ITreview） - タスクに細かい優先順位をつけられない
ユーザーの口コミでは「チームで共有しているリストでは、誰がどの項目を更新したかを直感的に把握できれば、よりスムーズに運用できる」という声も挙がっています。（引用：ITreview）
＜Microsoft To Doの注意点＞
- メッセージ機能がない
タスク管理に必須のメッセージ機能がありません。そのため、タスクに関する連絡や質問をするには別のツールを併用する必要があります。 - 通知設定が必要
タスクを登録するだけでは通知されないので、別途で通知設定が必要です。
＜Microsoft To Doの料金体系＞
Microsoftアカウントを所有していれば追加料金なしで利用できます。
【無料】Microsoft To Doの使い方7選
ここでは、Microsoft To Doの使い方を解説します。Windowsに標準搭載されているため、以下の内容を確認すれば、無料ですぐに使い始められるのです。
（1）タスクを追加・完了する方法
タスクを追加・完了するには、MicrosoftアカウントにログインしてMicrosoft To Doへアクセスします。
タスクを作成する手順は、以下になります。
- 画面左側の項目から[タスク]を選択する
- 画面上側に表示される欄に任意のタスクを入力する
- タスクの右側にある[追加]をクリックする
さらに、タスクの左にある[○]をクリックすれば、チェックマークと斜線が入り［完了済み］に移動します。作業の進捗状況を可視化するために、完了したタスクにはチェックマークを付けて管理しましょう。
以上の操作でタスクを追加・完了できます。
（2）”今日の予定”に分類する方法
Microsoft To Doでは、タスクの乱立を防ぐために”今日の予定”に期限が迫っているタスクのみを分類できます。具体的には以下の2ステップを踏みます。
- 任意のタスクをクリックする
- オプションが表示されるので[“今日の予定”に追加]を選択する
このように、”今日の予定”へ指定したタスクを移動させれば、期限の近いタスクから優先して取り組めるようになります。
（3）アプリをすぐに開く方法
Microsoft To Doのアプリをすぐに開く方法には、「スタートアップで自動的に開始する」「タスクバーにピン留めする」の2つがあります。いずれの場合も、下図のように画面左上のアイコンをクリックして、[設定]を選択しましょう。
＜スタートアップで自動開始する＞
スタートアップ（Windows起動時に、自動でアプリが立ち上がる仕組み）を設定する場合、下図のように[Windows スタートアップで To Doを自動開始する]をオンにしましょう。
＜タスクバーにピン留めする＞
タスクバーにピン留めする場合は、下図のように[タスクバーにピン留めする]をタップしましょう。
上記の手順で、アプリをスムーズに開いてタスクを確かめられます。
（4）デスクトップに常に表示する方法
ここでは、Microsoft To Doのやることリストを、デスクトップに常に表示する方法を解説します。
Microsoft To Doをデスクトップに表示する方法としては「ショートカットキー“Alt＋Up”を使う」「画面上側に表示されるアイコン（常に手前に表示）をクリックする」の2つがあります。
このように、Microsoft To Doをデスクトップに表示すれば、簡単にタスクを確認しながら作業を進められるのです。
ただし、画面が切り替わっても、常にMicrosoft To Doが手前に表示されるので、人によってはストレスとなります。たとえば、タスクを設定した期日にあわせて通知が届く「Stock」なら、常にタスクを表示していなくても対応漏れの心配がありません。
（5）通知（リマインダー）や期限を設定する方法
タスクの抜け漏れを防ぐために、通知機能や期限設定をしましょう。
- 任意のタスクを選択する
- 通知の日時は[通知する]から、タスクの期限は[期限日の追加]から選択する
以上の操作で、通知の日時とタスクの期限設定は完了です。
（6）サブタスク・重要度の設定方法
以下では、Microsoft To Doでのタスク管理がさらに便利になる、サブタスクと重要度の設定方法をご紹介します。
＜サブタスクを設定する方法＞
Microsoft To Doでは、大きなタスクのなかに小さなタスクを登録できる「サブタスク機能」があります。サブタスクは以下の2ステップで設定しましょう。
- 任意のタスクを選択する
- 画面右側に表示されるオプションの[ステップの追加]にタスクを入力する
このように、サブタスクを設定すれば完了済みのタスク数も反映されるので、タスクの抜け漏れも防ぎやすくなります。
＜重要度を設定する方法＞
タスクごとの重要度は以下の2ステップで設定します。
- 画面左側の[タスク]を選択する
- 各タスクに表示されている任意の[星マーク]をクリックする
以上で、タスクの重要度設定は完了です。上図のように”重要”に星マークを付けたタスクが分類されます。
（7）他アプリと連携してタスク管理する方法
Microsoft To Doは、Outlook for Windowsと連携してタスク管理する使い方も可能です。具体的には、Outlook for Windowsにサインインして以下の2ステップを踏みます。
- 画面左側の[To Do アイコン]を選択する
- Microsoft To Doが開かれるので、画面上側に表示される欄の中に任意のタスクを入力する
以上の操作で、Outlook for Windowsでタスク管理できます。
【注意】社内利用に不向き!?Microsoft To Doのデメリット3選
ここからは、Microsoft To Doが社内のタスク管理に不向きな3つの理由をご紹介します。Microsoft To Doは無料で利用できる一方、以下の点に注意が必要です。
（1）メッセージ機能がない
Microsoft To Doが社内のタスク管理に不向きな理由として、メッセージ機能がない点が挙げられます。
タスク・ToDoリストの共有機能はありますが、共有するためには招待リンクを取得して、メールやチャットツールで送信しなければなりません。他ツールでメッセージのやり取りを行うのは非効率で、スムーズに情報を共有することが難しいです。
社内でのタスク・ToDoリスト管理ツールにはメッセージ機能が欠かせないため、Microsoft To Doを利用する場合には、不便な面が多くなってしまうのです。
（2）IT初心者にとっては挫折しやすい
Microsoft To Doではリストを活用してタスクを分類しますが、管理が複雑になって使いこなせなくなってしまう恐れがあります。
デジタルツールに不慣れであれば、タスクをうまく整理したり、適切なリストに振り分けたりするのに時間がかかってしまいます。また、使い方をメンバーに教えるのにも時間がかかってしまう恐れがあるのです。
しかし、ITに詳しくない65歳以上の従業員でも説明なしで使える「Stock」のようにシンプルな操作性のツールであれば、社内の全員がストレスなく簡単にタスクを設定・共有できます。
（3）チーム全体の進捗が見えない
Microsoft To Doでは、メンバー全員のタスクを一覧で確認できません。
個人単位でのタスク管理になると、チーム全体での業務進捗が可視化されずマネジメントがうまく進みません。つまり、タスクが遅れるトラブルが起きてもすぐに対応できない事態となってしまうのです。
このように、Microsoft To Doは複数人での作業やタスク・スケジュールの管理には向いていないため、注意が必要です。
社内利用不向きな企業の特徴
Microsoft To Doでのタスク管理をおすすめしないのは、チーム内に連絡・議論用の共通ツールがなかったり、業務の関連情報まで一元化したいと考えている企業です。
タスク単体しか管理できず、メッセージ機能や詳細な情報保存機能が備わっていないためです。例えば、タスクに関するやり取りがメールや別チャットに分散して「言った言わない」という問題が発生したり、マニュアルや関連ファイルが別の場所に散らばって業務の全体像が追えなくなるケースが多発します。
このように「やり取りの分散」や「情報の乱雑化」に悩む企業であれば、タスクと関連情報を「ノート」形式でシンプルに管理でき、簡単に社内利用できるタスク管理ツールに切り替えるのが最適です。
社内で利用できて使いやすいタスク管理ツールを紹介！
ここからは、Microsoft To Doよりも簡単に社内のタスク管理・共有できるツールをご紹介します。
Windows11でMicrosoft To Doをつかうと手軽にタスク管理ができる反面、「メッセージ機能がなくて意思疎通が不便」「チーム全体での管理が難しい」などの課題があります。その課題を放置すると、指示漏れによる作業ミスが多発するなど、企業として大きな低迷につながる恐れもあるのです。
対策として、チャットツールやExcelなどを併用しても、ファイルを開く手間がかかったりメッセージに情報が埋もれてしまったりと、運用の手間が増えて負担となり結局定着しません。個人の注意や運用ルールだけで、複雑なチームタスクを管理し続けるのには限界があります。
そこで、タスクとそれに紐づく指示・経緯をひとつの場所で誰でも簡単に確認・追記できる仕組みを整える必要があります。また、操作性もシンプルであれば、チーム全員が気軽にタスクを管理でき、共有漏れや認識違いを防げるのです。
こうした条件に最も当てはまるのが、タスクと関連情報を「ノート」形式でシンプルに管理できるツール「Stock」です。Stockは、ノートごとにタスクやメッセージが紐づいているため、やり取りや他の情報に埋もれずにタスクを管理できます。
個人・社内のタスク管理におすすめのツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Windows11でのタスク管理の方法まとめ
ここまで、Windowsでのタスク管理の方法や、Microsoft To Doの使い方を中心にご紹介しました。
Microsoft To Doは無料で使える一方、共有に手間がかかったりメンバーのタスクを一覧表示できなかったりするデメリットがあります。そのため、Microsoft To Doは社内のタスク管理には不向きなのです。
したがって、WindowsをはじめとしたOSを問わずに使えるのはもちろん、「社内のタスク管理に必要な機能が過不足なく備わったツール」を選定しなければなりません。また、全従業員が適切にタスクを管理するには「直感的に使えるシンプルさ」も必須条件です。
つまり、社内のタスク管理には、Windows11やスマホに対応し、ITに不慣れな従業員でも導入即日で使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」をWindowsにインストールして、全メンバーのタスクを効率よく管理しましょう。
