業務をスムーズに進めるためには、個人やチーム単位でやるべきこと（ToDo）を把握し実行しなければなりません。ToDo管理にはITツールの利用が効果的ですが、使い慣れたExcelで管理する企業も多いです。
一方で、「より効率的に管理したいが、自社に適したToDo管理ツールがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、脱Excelに適したToDo管理ツールをチーム別・個人別の計6つをご紹介します。
- チームの進捗が遅いので、チームメンバーのToDoを正確に把握したい
- Excelを使ったToDo管理は共有や記入が大変なので、効率的に管理したい
- デジタルに詳しくないメンバーが多いが、スムーズにToDo管理ツールを浸透させたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なToDo管理の方法が分かり、ミスマッチの無いツールが選べるようになります。
目次
- 1 Excelを使ったToDoリストの運用におけるデメリット
- 2 脱ExcelをするためにToDo管理ツールに必要な3つの機能
- 3 ToDo管理ツールの3つの選定ポイント
- 4 ＜チーム向け＞おすすめのToDo管理ツール3選
- 5 チーム向けToDo管理ツール3選の比較表
- 6 ＜個人向け＞おすすめのToDo管理ツール3選
- 7 個人向けタスク管理ツール3選の比較表
- 8 脱ExcelができるおすすめToDo管理ツール6選まとめ
Excelを使ったToDoリストの運用におけるデメリット
以下では、Excelを使ったToDoリストの運用におけるデメリットを紹介します。Excelでは、以下のデメリットが発生するなかでToDo管理をしなければならないことからも、改善を検討する必要があります。
情報共有がしにくい
まず、ExcelでToDo管理をすると情報共有が難しくなります。
Excelは同時編集に対応しておらず、誰かが編集中の場合、ほかのメンバーは読取専用でしか開けなくなります。そのため、ToDoを完了した際に書き込みたくても、ほかのメンバーが記入完了するまで待たなければならず、完了報告が遅れやすくなってしまうのです。
したがって、Excelでは全員の進捗状況をリアルタイムで把握することが困難になります。このように、ToDo管理をエクセルで実施すると、各メンバーの進捗状況が不透明となり、プロジェクト全体の遅延が発生するリスクも伴います。
スマホでの操作がしにくい
次にExcelは、スマホでの操作性が悪いと言えます。
Excelは、PC向けの表計算ツールとして利用される前提で設計されています。そのため、スマホでの操作に適しておらず、操作性が悪いと言えます。
ToDo管理は、出張先や外回り時でもこまめに入力することで、正確な進捗状況を共有できます。しかし、スマホでの操作性が悪いとメンバーが入力する際に手間取り、効率的なToDo管理が実現しません。
そこで、時間や場所を選ばずToDo管理を実践するには「Stock」のように、対応デバイスやOS（オペレーティングシステム)に制限が無い管理ツールを使うと、ストレスなくToDo管理ができます。
ファイルでの管理が煩雑
Excelはとくに、ファイル管理が煩雑になりやすいと言えます。
案件ごとにメンバーのToDo管理をするには、Excelを複数のファイルに分ける必要があります。そこで、多くの案件を抱えるメンバーのToDoを確かめるには、複数のファイルを開かなければ確認できず、必要な情報へスムーズにアクセスできません。
そもそも、Excelには共有機能がないので、ほかのツールを併用する必要が生じます。したがって、作業工程が増え、確認漏れや共有ミスなどが起こりやすくなる点にも注意しましょう。
脱ExcelをするためにToDo管理ツールに必要な3つの機能
以下では、脱ExcelをするうえでToDo管理ツールに必要な3つの機能をご紹介します。以下の条件に当てはまるツールを選定し、煩雑なExcel管理から脱却しましょう。
（1）ToDoの絞り込み検索
一つ目は、ToDoを条件やキーワードで絞り込む機能です。
絞り込み機能では、設定されたToDoのうち特定のキーワードが含んだものや、期限やステータス（完了/対応中など）を指定して探せます。たとえば、「今日中にやるべきことをチェックしたい」という場面で役立つのです。
このように、ToDoの絞り込み機能があれば、情報を探す手間が省け”大量のToDo”や”ジャンルの違う仕事”を抱えていても、見直したいToDoへ素早くアクセスできます。
（2）ToDoの依頼
二つ目は、ToDoを依頼する機能です。
ToDoの「依頼者」が「担当者」を指定したうえで、締め切りや進捗度などの具体的なToDo内容を設定できます。依頼機能はプロジェクトのメンバーへ仕事を割り振ったり、部下から上司へ資料確認を依頼したり、業務担当者を明確化するときに役立つのです。
メールや口頭で仕事を伝えると、担当者が業務を忘れたり、メールが埋もれ読み逃したりしてしまいます。したがって、「依頼機能」はToDo管理ツールに必須の機能だと言えます。
（3）ToDoのリマインド
三つ目の機能は、ToDoの期限をリマインドする機能です。
「期限が近づいたら思い出させるように通知すること」をリマインドと言います。とくに、常に持ち歩く「スマホの通知」を介して、リマインドする機能があれば、ToDoを消化し忘れるリスクを減らせるのです。
また、業務を始めたい時間にリマインドを設定するとToDoの優先順位が分かり、仕事を効率的に進められます。したがって、長期的にToDo管理ツールを運用するためには、リマインダー機能が不可欠です。
ToDo管理ツールの3つの選定ポイント
ToDo管理ツールは数多くあるので、選定には多くの時間と労力を費やします。そこで以下では、ミスマッチ無くToDo管理ツールを選べるポイントをご紹介します。
（1）必要な機能に過不足がないか
はじめに、必要な情報に過不足がないかを確認しましょう。
チームでToDoを共有したいのに「共有機能」がなかったり、コミュニケーションをとりたいのに「メッセージ機能」がなかったりするのは本末転倒です。そのため、ToDo管理ツールの導入目的から必要な機能を洗い出しましょう。
逆に、多機能なToDo管理ツールを導入してしまうと、デジタルが苦手な従業員は使いこなせません。社内へ浸透するには、必要な機能が過不足なく備えられたシンプルなツールが必要なのです。
（2）低コストで長期運用できるか
次に、ToDo管理ツールを低コストで運用できるかを確認しましょう。
ToDo管理ツールには無料から使えるものもありますが、ビジネスシーンでは機能不足なことが多いです。したがって、有料プランを選択しましょう。
低コストなToDo管理ツールは、ToDo管理に必要な機能を過不足なく搭載するツールであることも多く、結果として運用もシンプルになります。ただし、自社で使わない機能を有するツールでは、費用対効果が低下しやすいため注意が必要です。
（3）シンプルで使い勝手が良いか
最後に、シンプルで使い勝手が良いToDo管理ツールかを確認しましょう。
ToDo管理にあたっては、「ToDoの作成、管理、共有、修正、依頼、報告」と必要な工数が多いので、簡単に使いこなせるツールでなければなりません。そのため、デジタルが苦手な人を基準にして、誰でも直感的に操作できるToDo管理ツールを導入しましょう。
また、ToDo管理ツールがシンプルな仕様であれば、新入社員や中途社員への教育コストを減らせるメリットもあります。
＜チーム向け＞おすすめのToDo管理ツール3選
以下では、ToDo管理の苦手を克服するおすすめツール3選をご紹介します。重要な3つの選定ポイントは以下の通りです。
- 必要な機能に過不足がないか
- 低コストで運用できるか
- シンプルで使い勝手が良いか
とくに、「シンプルで使い勝手が良いか」はデジタルに詳しくない従業員が多い企業にとって、最も重要な指標になります。複雑なツールを導入するとメンバーが使いこなせず、高い運用コストによって費用対効果が大きく低下するのです。
したがって、非IT企業の65歳以上の方でも、簡単に使えるToDo管理ツールの「Stock」が必須です。
Stockは「ノート」を起点に情報を残しつつ、直感的に使える「タスク」で、テーマが混ざらずにToDo依頼やリマインドも簡単になります。また、「絞り込み検索」を使うと、特定のToDoやノートに残した情報へもスピーディにアクセスできます。
【Stock】業種を問わず簡単にToDo管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Jooto】カンバン方式のToDo管理ツール
Jootoの特徴
- タスクのステータスを即座に把握できる
- プロジェクト横断管理機能がある
未着手・進行中・完了など、タスクのステータス（進行状況）を把握できます。
複数のプロジェクトを横断してタスクを確かめられるように、プロジェクト横断管理機能が搭載されています。
Jootoの注意点
- 無料プランの制限が厳しい
無料プランは4人までしか使えないほか、データ上限も100MB/組織という制限があり、ビジネスで継続的に利用するのが難しいといえます。
Jootoの料金体系
- 無料プラン：0円
- スタンダードプラン：500円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズプラン：1,300円/ユーザー/月（月払い）
- コンサルティングプラン：要問い合わせ
【Wrike】部署の垣根を超えてToDo管理が可能なツール
Wrikeの特徴
- ガントチャート機能がある
- カンバン方式のタスク管理ができる
有料プランでは、ToDoごとのつながりや期限を把握できる「ガントチャート機能」を使えます。そのため、ToDoだけでなくプロジェクトの全体像も把握できるのです。
タスクをドラッグ＆ドロップで動かすことによって進行状況がひとめで分かる「カンバン方式」のタスク管理が可能です。
Wrikeの注意点
- 使いこなすのが難しい
ガントチャートやカスタムワークフローなどの、高度な機能を使い分けられるITリテラシーが必要です。したがって、非IT企業やデジタル人材が少ない企業では、使いこなせない可能性があります。
Wrikeの料金体系
- Free：$0
- Team：$9.80/ユーザー/月
- Business：$24.80/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
- Pinnacle：要問い合わせ
チーム向けToDo管理ツール3選の比較表
以下は、チーム向けタスク管理ツール3選をまとめた比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | Jooto | Wrike | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
業種を問わず簡単にToDo管理できるツール
|
カンバン方式のToDo管理ツール
|
部門の枠を超えたToDo管理が可能なツール
|
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人当たり月500円〜
|
・無料プラン：0円
・スタンダードプラン：500円/ユーザー/月（月払い）
・エンタープライズプラン：1,300円/ユーザー/月（月払い）
・コンサルティングプラン：要問い合わせ
|
・Free：$0
・Team：$9.80/ユーザー/月
・Business：$24.80/ユーザー/月
・Enterprise：要問い合わせ
|
＜個人向け＞おすすめのToDo管理ツール3選
以下でご紹介するのは、個人向けにおすすめのToDo管理ツール3選です。
【Todoist】日々の細かなタスクを整理できるツール
Todoistの特徴
- タスク画面を変えられる
- 進捗状況が可視化される
ボード、ラベル、フィルター、テーマといった複数のタスク表示画面から、自身のワークフローや使いやすさに応じて変えられるのが特徴です。
設定したタスクのうち”いくつ達成しているか”が可視化されるので、生産性向上につながります。
Todoistの注意点
- リマインダーは有料のみ
Todoistの無料プランには、リマインダー機能が搭載されていません。そのため、タスクの抜け漏れが発生しかねないことに注意が必要です。
Todoistの料金体系
- 無料：0円
- プロ：588円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：888円/ユーザー/月（月払い）
【Google ToDo リスト】連携してタスク管理するツール
Google ToDo リストの特徴
- さまざまなデバイスから利用できる
- Googleサービスと連携できる
GoogleアカウントがあればWindowsやMac、iPhone、Android、iPadなどのさまざまなデバイスから使えます。
Gmailの受信メールをタスク化や、GoogleカレンダーにToDoを表示が可能など、ほかのGoogleサービスとの連携が可能です。
Google ToDo リストの注意点
- すべてのToDoを一覧表示できない
Google ToDo リストにはToDoを分類する「リスト」がありますが、リストを横断してToDoを一覧表示させる手段がありません。
Google ToDo リストの料金体系
- Googleアカウントを持っていれば無料で使えます。
【Microsoft To Do】今日やることに集中できるツール
Microsoft To Doの特徴
- 時間や場所を問わずアクセスできる
- チームでリストを共有できる
PC版だけでなくスマホ版もリリースされているため、移動中や社用PCがない場所からもToDoを確かめられます。
ToDoが分類されたリストにメンバーを招待することで、ToDoの共有が可能です。
Microsoft To Doの注意点
- 直感的に把握しづらい
タスクの期限が近づいても、赤文字で表示されるような分かりやすい仕様ではないので、タスクの抜け漏れが起こりかねません。
Microsoft To Doの料金体系
- Microsoftアカウントを持っていれば無料で使えます
個人向けタスク管理ツール3選の比較表
以下は、個人向けタスク管理ツール3選をまとめた比較表です。
| Todoist | Google ToDo リスト | Microsoft To Do | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
日々の細かなタスクを整理できるツール
|
連携してタスク管理するツール
|
今日やることに集中できるツール
|
| 料金 |
・無料：0円
・プロ：588円/ユーザー/月（月払い）
・ビジネス：888円/ユーザー/月（月払い）
|
・Googleアカウントを持っていれば無料
|
・Microsoftアカウントを持っていれば無料
|
脱ExcelができるおすすめToDo管理ツール6選まとめ
ここまで、ToDo管理のメリットや苦手を克服するコツ、脱Excelが進められるおすすめツール6選を中心にご紹介しました。以下は、本記事のまとめです。
- ExcelはPC向け表計算ツールであり、ToDo管理には向いていない
- ToDo管理に必要な機能を過不足なく備え、低コストなツールが長期運用に適している
- ToDo管理ツールは、簡単に使えるシンプルなものを選ぶべき
とくに、ToDo管理が苦手な従業員が多いチームや非IT企業では、3番目の「誰でも簡単に使いこなせるシンプルなツール」は大前提です。多機能なツールでは、現場の従業員が使えずに最終的には放置されてしまうのです。
そこで、Stockのように、非IT企業に勤める65歳の方でも、説明なしで操作できるほどシンプルなToDo管理ツールの導入一択です。実際に、非IT企業を中心に250,000社以上が、ToDo管理のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、業務を抜け漏れなく進めましょう。
