タスク管理に付箋を利用するケースは少なくありません。付箋は身近で簡単に購入できる文具であるうえ、手軽に書き込めて貼り剥がしもしやすいため、タスク管理における一般的な方法のひとつとなっています。
しかし、付箋を使った効果的なタスク管理の方法が分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、付箋でタスク管理する方法やメリット・デメリットを中心に紹介します。
- 付箋でタスク管理する方法を知り、実際に利用したい
- 付箋でタスク管理するメリットやデメリットを知り、利用するか判断したい
- 手軽かつ効果的な方法でタスク管理を実現したい
という方はこの記事を参考にすると、付箋でタスク管理する方法やメリット・デメリットを把握して、自社に適切なタスク管理の方法を見つけられます。
目次
付箋でタスク管理する方法とは
ここでは、付箋を使ってタスク管理する方法を3つの手順に分けて紹介します。それぞれの手順ごとの要点も説明しているので、実際に付箋を使う場合は以下を参考にしましょう。
手順1｜タスクを細分化する
はじめに、タスクを細分化しましょう。
タスクを細分化すると、やるべきことが見える化して、作業の抜け漏れを防げます。また、タスクの優先度や所要時間も把握できるため、タスク全体の流れの確認やスケジューリングも簡単になるのです。
一方、タスクを細分化せずに付箋に書き込んでしまうと、細かな作業の抜け漏れが発生しやすくなります。さらに、ひとつのタスクの達成に時間がかかるため、作業中にモチベーションも下がりやすくなります。
したがって、タスクが割り振られたら、まずは作業単位でタスクを細分化しましょう。
手順2｜タスクを付箋に書き込む
タスクを細分化したら、付箋に書き込みましょう。
ポイントは、「付箋一枚につきひとつずつ細分化した作業を書き込む」ことです。なお、付箋は重要度に応じて、以下のように分類すると整理しやすくなります。
- 重要度が高いタスク：赤
- 重要度が中程度のタスク：黄色
- 重要度が低いタスク：青
このように、付箋の色でタスクを分けると一目でタスクの重要度が見える化します。そのため、優先度の高いタスクから効率よくこなせるのです。
なお、利用する付箋を選ぶ際には、粘着力や耐久性も重視しましょう。安価な付箋は破れたり剥がれたりしやすく、タスクの抜け漏れを起こしやすいため注意が必要です。
手順3｜付箋を貼る
タスクを書き込んだら、付箋を貼って実際にタスクを管理しましょう。
付箋は、タスクの重要度が高い順や着手する順番に応じて並べましょう。そして、タスクが完了したら付箋を剥がし、進捗を見える化します。
付箋を貼る場所としては、手帳やホワイトボードが挙げられます。日ごとにタスクを確認したい場合は手帳、チーム内でタスクを共有したい場合はホワイトボードと、用途に合った方法で付箋を管理しましょう。
付箋でタスク管理するメリット
ここでは、付箋でタスク管理するメリットを2つ紹介します。実際に付箋を使ってタスク管理をする場合は、以下のメリットを把握して活かせるように意識しましょう。
タスクを見える化する
付箋を使うと、簡単にタスクを見える化できます。
付箋にタスクを書き込めば、視覚的にやるべきことが分かるので整理しやすくなります。また、着手する順番や優先度に合わせて並べれば、個々のタスクだけでなく、現在の仕事量も見える化するのです。
さらに、付箋の種類によってタスクを分類できる点も大きなメリットです。付箋の色や大きさを使い分けることで、タスクの重要度や工数も視覚的に判断可能になります。
このように、タスク管理において不可欠な「タスクの見える化」を簡単に実現する点は、付箋の大きなメリットと言えます。
タスクの追加・移動・削除が手軽にできる
タスクの追加や移動、削除を簡単にできる点も付箋のメリットのひとつです。
仕事をするうえで、最初に定められたスケジュールが変更されるケースは少なくありません。紙に直接タスクを書き込むと、後からの編集や更新が困難ですが、付箋を使えば簡単に変更可能です。
付箋は貼り剝がしができるため、優先度に応じて簡単にタスクを付け足したり削除したりできます。また、完了したタスクから剥がせば、達成感を持ちながら作業できるため、モチベーションや作業効率の向上も期待できるのです。
付箋でタスク管理するデメリット
以下では、付箋でタスク管理するデメリットを2つ紹介します。付箋を使ったタスク管理を検討している方は、メリットだけでなくデメリットも考慮しなくてはなりません。
共有に手間がかかる
付箋を使うデメリットのひとつは、共有に手間がかかる点です。
チームでプロジェクトを進めるためには、チームでタスクを共有して進捗を把握する必要があります。しかし、付箋では共有に手間がかかり、スムーズな情報共有ができません。
ホワイトボードを使えば簡単に共有可能ですが、外出先や在宅で作業をするメンバーとの共有は困難です。とくに、リモートワークが定着している企業では、共有に場所の制約を受け、手間がかかる点は大きなデメリットと言えるのです。
一方、デジタルでタスク管理していれば、場所を問わずスムーズに共有できます。今日では、リアルタイムで共有可能な「Stock」をはじめとしたツールによるタスク管理が、トレンドとなっているのです。
紛失する恐れがある
紛失する恐れがある点も、付箋の大きなデメリットです。
付箋が剥がれたり破れたりすると、タスクの抜け漏れにつながります。とくに、個人情報や内部情報を付箋に書いている場合、付箋の紛失が機密情報の漏えいにつながり、企業規模の重大な損失をもたらす可能性もあるのです。
また、付箋の貼り剥がしを繰り返したり長期間使用したりすると粘着力も弱まるため、過去のタスクを保存し続けるのが困難です。
一方、ITツールを利用すれば紛失の恐れもなく、多くの情報を長期間保存し続けられます。ただし、「第三者から情報を盗み見られない仕様になっているか」などのセキュリティも重視して選びましょう。
【非IT企業でも使える】チーム単位でタスクを共有できるおすすめのツール
以下では、非IT企業でも使える、チーム単位でタスクを共有できるおすすめのツールを紹介します。
タスクの見える化を手軽に実現し、簡単にタスクを追加・移動・削除できる付箋は、タスク管理に便利です。しかし、共有に手間がかかるため、チーム全体でのタスクは見える化しづらく、スムーズにプロジェクトを進められません。
さらに、付箋は破れたり剥がれたりする可能性を伴うので、タスクの抜け漏れや機密情報の漏えいをもたらすケースも考えられます。そのため、タスク管理には、チーム単位での共有が簡単で、紛失の恐れもないデジタルツールがおすすめです。
ただし、多機能なツールは操作が複雑で、付箋のように簡単なタスク管理は実現できません。したがって、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも簡単にタスク管理・共有ができる「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に残した情報は任意のメンバーにリアルタイムで共有可能なうえ、国際的なセキュリティ基準も満たしているので情報を安全に保護します。また、ノートには「タスク」を紐づけられるので、仕事のメモとタスクを確認しやすく、メンバーが持っているタスクも一覧化できます。
ITリテラシ―がなくても直感的にタスク管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
付箋によるタスク管理まとめ
これまで、付箋を使ったタスク管理の方法やメリット・デメリットを中心に紹介しました。
付箋は書いて貼るだけでタスクの見える化を実現するうえ、タスクの移動や追加・削除しやすい付箋は、タスク管理に便利なツールのひとつです。
しかし、チーム単位でのスムーズな共有が困難なうえ、付箋が剥がれたり破れたりすると重大なミスや損失にもつながります。そのため、場所の制約を受けないスムーズな共有や、情報の長期保存が可能なデジタルツールを使ったタスク管理がおすすめです。
ただし、多機能なツールは利用が難しいため、メモのような手軽なタスク管理は実現できません。したがって、タスクの管理・共有には、非IT企業でも簡単に利用できるほどシンプルな情報共有ツールの「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、タスクの管理・共有を簡単に実現しましょう。
