プロジェクト全体のスケジュールや計画を見える化するには、ロードマップが欠かせません。また、ロードマップに案件の目的や期限、マイルストーンなどを記載すれば、メンバー全員が効率よくタスクを進められます。
一方、ロードマップとマイルストーンの違いが分からず、書き方が曖昧なまま運用してしまい悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ロードマップとマイルストーンの違いや書き方、作成の注意点を中心に解説します。
- ロードマップとマイルストーンの違いを把握したい
- ロードマップの正しい作成方法を知り、プロジェクトを円滑に進めたい
- ロードマップをチームで管理する方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、ロードマップの正しい書き方が分かるだけでなく、効果的に活用できるようになります。
目次
ロードマップとは
ロードマップとは、プロジェクトや案件の計画を時系列でまとめた図を指します。
全体の計画やスケジュールをロードマップで見える化すると、タスクの期限設定がスムーズになったり、部署間の連携を促進したりします。そのため、プロダクトの開発計画や、複数の部署が連携した新規商品開発など、幅広い場面で用いられるのです。
また、ロードマップがあれば、プロジェクトの開始日から期日までの流れが一目で分かるので、完了日を踏まえて作業に取り組めます。
ロードマップとマイルストーンの違い
ロードマップとマイルストーンの違いは、プロジェクトの全体を指すか、中間目標を指すかにあります。
マイルストーンはプロジェクトの通過点を意味し、計画通りに作業が進んでいるか定期的に確認するために設定します。マイルストーンを設置すれば計画と実績の差分を検知しやすくなるので、トラブルにも迅速に対処できるのです。
一方、ロードマップはプロジェクト全体の計画やスケジュールを見える化したもので、細かな情報は記載しません。また、ロードマップにマイルストーンを組み込むと、プロジェクト全体に対する進捗を正確に把握できるようになります。
以上のように、マイルストーンはロードマップの一部であり、プロジェクトが計画通りに進んでいるかをチェックするための指標になるのです。
ロードマップは意味ない？作成の目的とは
ここでは、ロードマップを作成する目的を解説します。以下を参考にして、担当しているプロジェクトにロードマップが必要なのか判断しましょう。
プロジェクトのスケジュールを見える化する
ロードマップを作成する目的のひとつに、スケジュールの見える化が挙げられます。
スケジュール計画が曖昧なままプロジェクトを進めてしまうと、期限の遅れや作業の抜け漏れにつながります。そこで、ロードマップでスケジュールを見える化すれば「いつまでに何をすべきか」が分かり、効率的かつ着実に作業をこなせるのです。
したがって、プロジェクト全体のスケジュールを俯瞰できるようにするために、ロードマップは必要です。
プロジェクトの計画をメンバーに共有する
ロードマップには、プロジェクトの計画をメンバーに共有する目的もあります。
「担当業務は理解していても、メンバーのタスクまでは把握していない」というケースは少なくありません。ほかのメンバーがどのようなタスクを持っているかが分からなければ、メンバー同士の連携が上手くいかず作業負担の偏りを招いてしまいます。
そこで、ロードマップにタスクの概要を記載しておけば、ほかのメンバーが何をしているのかを簡単に把握できるようになるのです。
5ステップ｜見やすいロードマップの書き方
ここでは、ロードマップの書き方を5ステップでご紹介します。以下の記載方法を社内で統一し、様式がばらつくのを防ぎましょう。
（1）目的と期限を定める
はじめに、プロジェクトの目的と期限を定めます。
あらかじめ目的や目標を設定して、プロジェクトの方向性を定めましょう。また、プロジェクトに適した期限を設けて「いつまでに何をすべきか」を明らかにします。
このように、目的や期限を明確にすれば、タスクの期日やマイルストーンを逆算できるので効率よく作業を進められるのです。
（2）マイルストーンを設置する
次に、中間目標であるマイルストーンを設置します。
目的を定めただけでは、プロジェクトが順調に進んでいるか判断できません。したがって、納期に間に合わない事態を防ぐためにも、マイルストーンを設定して計画通りにタスクが消化されているかチェックしましょう。
このように、マイルストーンは進捗を定期的に確認できると同時に、進捗遅れのトラブルにいち早く気が付けるメリットがあるのです。
（3）現状の課題を把握する
次に、現状の課題を把握しましょう。
プロジェクト管理においては、課題を洗い出して目的を達成するために必要な対策を議論することが大切です。たとえば、一人あたりのタスクが多いために期限内に終わらないようであれば、メンバーの追加を検討したり、タスクの振り分け方を変えたりといった対応が求められます。
このように、事前に課題をピックアップしておけば、仮に問題が起こった場合でもスムーズに対応でき、進捗への悪影響を最小限に抑えられるようになるのです。
（4）時系列で工程計画を作成する
次に、時系列で工程計画を作成し、ロードマップ化します。
プロジェクトの開始日から期日までにやるべきことを並べて、プロジェクト全体の流れが一目で分かるようにしておきましょう。たとえば、フローチャートやグラフを使うと視覚的に分かりやすい計画表になります。
このように、やるべきタスクを時系列で整理すれば、計画と実績が乖離していないかも一目で分かるロードマップが作れるのです。
（5）メンバーに共有する
最後に、メンバーがいつでもロードマップを確認できるように共有します。
ロードマップを共有すると、プロジェクトの全体像をメンバー全員が把握して、チームワークを持って作業を進められます。したがって、場所を問わずスムーズに共有できるよう、紙ではなくデジタルでロードマップを作成しましょう。
ただし、ExcelやWordの場合、共有に別のツールを使ったり、更新のたびにバージョン管理したりする手間がかかります。そのため、チャット機能を搭載しており、更新内容がリアルタイムで共有される「Stock」のようなツールが最適です。
ロードマップを作成するときの3つの注意点
以下では、ロードマップを作成するときの3つの注意点を解説します。誰もが理解しやすいロードマップをつくるためにも必ず押さえましょう。
（1）タスクを細かくしすぎない
はじめに、タスクを細かく書きすぎないように注意しましょう。
ロードマップに詳細なタスクまで書き込むと、プロジェクト全体の流れが掴みにくくなります。そのため、プロジェクト全体が俯瞰できるように、メインのタスクだけを書くなどの工夫が求められるのです。
また、タスクの期限や担当者が一目で分かるように、ガントチャートを追加することもあります。
（2）目標は定量化する
次に、目標は定量化して設定しなければなりません。
「今期の売り上げを前期より増やす」のように目標が定性的では、プロジェクトが計画通りに進んでいるかを客観的に判断できません。また、認識にズレが生じやすく、重大なミスにつながる可能性もあるのです。
したがって、目標は定量的に表現して、チーム内での認識を統一しましょう。たとえば、「売上を前期比で200万円増やす」などの具体的な数値を設定すると、マイルストーンも立てやすくなります。
（3）テンプレートを活用する
最後に、テンプレートを活用してロードマップを作成しましょう。
テンプレートがあれば一からロードマップを設置する必要がなく、効率よく作成できます。また、これまでロードマップをつくったことがない場合でも、すぐに運用を始められるのがメリットです。
ただし、ExcelやWordでテンプレートを管理すると、使うたびに目的のファイルを探してコピーする手間がかかります。そこで、フォルダで情報を見やすく管理する「Stock」のようなツールを導入して、効率よく作成しましょう。
【おすすめ】最も簡単にロードマップを管理できるツール
以下では、最も簡単にロードマップを管理できるツールをご紹介します。
ロードマップ通りに計画を進めるためには、いつでも簡単に振り返られるように管理しなければなりません。しかし、ロードマップをExcelやWordで管理すると、開くのが面倒で放置されたり、共有したメールが埋もれてしまったりとデメリットが絶えません。
また、ロードマップに沿ってプロジェクトを進めるためにはタスク管理も重要ですが、ExcelやWordで一元管理するのは困難です。そのため、全体計画に紐づけてタスク管理ができるツールを導入しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」に「タスク」と「メッセージ」が紐づいた情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストだけでなく、ロードマップを作成したファイルや画像も簡単に添付できます。また、「タスク」と「メッセージ」はノートに紐づいているため、情報が入り乱れずマイルストーンの状況も確認しやすいのです。
非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
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＜Stockの口コミ・評判＞
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松山ヤクルト販売株式会社 |
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ロードマップとマイルストーンの違いまとめ
これまで、ロードマップとマイルストーンの違いや書き方、作成時の注意点を中心に紹介しました。
ロードマップはプロジェクト全体の計画を表したもので、マイルストーンは中間目標としてを設置します。また、ロードマップには情報を詰め込みすぎず、全体像が一目で分かるようにするのがポイントです。
加えて、ロードマップは何度も振り返られるように管理するため、パソコンだけでなくスマホからも使えるツールを導入しましょう。ただし、多機能なツールではメンバーが使いこなせない恐れがあるため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが必須です。
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