プロジェクト管理で活用できるツールに「Googleスプレッドシート」があります。Googleスプレッドシートは無料で使えるうえ、共同作業も簡単にできるため導入している企業も多いツールです。
また、プロジェクト管理の手法のひとつに「ガントチャート」があり、Googleスプレッドシートのテンプレートを使えばすぐに運用できます。しかし、テンプレートの使い方が分からず、ガントチャートを活用できていない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Googleスプレッドシートのガントチャートでプロジェクト管理する方法を中心にご紹介します。
- なるべく労力をかけずにプロジェクトを管理したい
- ガントチャートでプロジェクトの進捗を一目で分かるようにしたい
- スプレッドシートのURLやファイルが散乱してしまい、どこにあるか分からなくなる
という方はこの記事を参考にすると、Googleスプレッドシートでガントチャートを作成できるほか、プロジェクト管理の負担を解消する方法も分かります。
目次
Googleスプレッドシートがプロジェクト管理に適する3つの理由
Googleスプレッドシートは、Excelのように表形式で情報管理できる無料のツールです。以下では、Googleスプレッドシートが多くの企業で使われている理由を解説します。
簡単に共有できる
1つ目に、Googleスプレッドシートがプロジェクト管理に適している理由として、誰でも簡単に共有できることが挙げられます。
Googleスプレッドシートは、数クリックでURLを発行して、ほかのメンバーに送付するだけで共有できます。また、入力した情報が自動で更新されるため、常に新しい情報を共有できるのです。
つまり、部下の進捗をわざわざ聞いて、管理表に打ち込むという面倒な工程を解消できます。また、Googleスプレッドシートはクラウドサービスなので、インターネットに接続されていれば場所や時間を問わずに使えるのも利点です。
無料で使える
2つ目に、Googleスプレッドシートがプロジェクト管理に適しているのは、無料で使えるからです。
スプレッドシートは、Googleアカウントを持っていれば誰でも使えます。また、Googleアカウントも無料で作成できるため、基本的に費用は発生しません。
さらに、Googleスプレッドシートはプロジェクト管理だけでなく、タスク管理やカレンダー風のスケジュール管理表など、さまざまな用途に合わせて使用できます。
このように、Googleスプレッドシートは汎用性の高い無料ツールであり、それが多くの企業に支持される要因となっているのです。
アレンジの幅が広い
最後に、Googleスプレッドシートは、さまざまなアレンジができる点でプロジェクト管理に向いています。
たとえば、「データの入力規則」を使えば、該当のセルには日付などの決められた内容しか入力できないようになります。つまり、誤った情報が入力されることを防げるのです。
このように、Googleスプレッドシートでさまざまなアレンジを加えることで、より使いやすいプロジェクト管理シートを作成できます。
Googleスプレッドシートでプロジェクト管理をする注意点
以下では、Googleスプレッドシートでプロジェクト管理する注意点を紹介します。以下のポイントを押さえて、業務の効率化を図りましょう。
（1）更新の手間がかかる
Googleスプレッドシートでプロジェクト管理する注意点として、更新の手間がかかることが挙げられます。
たとえば、ある作業が遅れた場合、未完了のタスクをほかのメンバーに振り分けなければなりません。そのとき、タスクの開始日や終了日、期限などを新しい担当者に変更する必要があるのです。
ただでさえ作業が遅れているにも関わらず、スプレッドシートの調整に時間を割かなければならず作業が滞ります。そのため、プロジェクト管理の負担を解消したい方は、簡単に使えるプロジェクト管理ツールを導入しましょう。
（2）情報漏えいの恐れがある
Googleスプレッドシートには情報漏えいのリスクがあるので、共有の設定には注意が必要です。
スプレッドシートで社外秘の情報を扱う場合、閲覧権限をメンバーにむやみに与えれば情報漏えいのリスクが高まってしまいます。そのため、閲覧や編集の権限を細かく設定することが重要です。
とくに、機密情報が記載されているスプレッドシートは「保護機能」を使って、一部のメンバーのみ確認できる状態にしなければなりません。このように、Googleスプレッドシートで情報管理する場合は、セキュリティリスクまで考慮しましょう。
（3）スマホでは見づらい
Googleスプレッドシートは、スマホでは操作しづらいという欠点があります。
Googleスプレッドシート専用のアプリもありますが、PCに最適化されているのでスマホでは見づらいです。したがって、スマホでガントチャートを更新するといった使い方は手間がかかり、作業が滞ってしまいます。
そのため、スマホでもプロジェクト管理したい方は、PCだけでなくスマホにも最適化されており、時間や場所を問わず使える「Stock」などを導入して、プロジェクト管理のストレスを解消しましょう。
（4）タスク漏れに気づけない場合がある
Googleスプレッドシートでのプロジェクト管理では、タスク漏れに気づけない恐れがあります。
Googleスプレッドシートには、タスクの期日に通知が送られる機能がありません。そのため、ガントチャートの確認を怠った場合、タスク漏れに気づけず、プロジェクトに悪影響を与えてしまう恐れがあるのです。
WBSでタスクを洗い出しても、忘れてしまっては意味がないため、期日に通知が飛ぶプロジェクト管理ツールを導入しましょう。
（5）円滑なコミュニケーションが取りにくい
最後に、Googleスプレッドシートでは、円滑なコミュニケーションが取れないのです。
Googleスプレッドシートにはメッセージ機能が付いていないので、コミュニケーションをとる手段がありません。そのため、メンバーと情報をやりとりするときは、メールなどの別のツールと併用しなければならず手間がかかるのです。
したがって、円滑なコミュニケーションをとりながらプロジェクト管理をしたい場合は、メッセージ機能が付いたプロジェクト管理ツールを導入しましょう。
【必見】Googleスプレッドシートのデメリットをすべて解消するツール
以下では、Googleスプレッドシートのデメリットを解消するツールをご紹介します。
Googleスプレッドシートは共同編集ができる一方で、スマホでは利用しづらいなどの懸念もあります。したがって、ストレスなくプロジェクト管理を進めるには、Googleスプレッドシートではない別のツールが求められます。
選定基準としては「使いやすさ」を重視すべきです。多機能で複雑なツールではメンバーが使いこなせない可能性があるため、必要な機能に過不足のないプロジェクト管理ツールを選びましょう。
結論、導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも説明なしで操作できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報は瞬時に共有されるので、メールやチャットでファイルを送る手間はかかりません。また、スマホでも簡単に使えるほか、タスクに期限を設定すれば通知が飛ぶため、作業漏れの心配もありません。
最も簡単にプロジェクトを管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ガントチャートの無料テンプレートの使い方
Googleスプレッドシートには、Google社が提供するガントチャートのテンプレートが存在します。ここでは、ガントチャートテンプレートの使い方を解説するので、以下を参考に効率的にガントチャートを活用しましょう。
テンプレートの選択方法
ここでは、ガントチャートテンプレートの選択方法を解説します。
はじめに、Googleスプレッドシートを開きます。右上の[テンプレートギャラリー]をクリックすると、スプレッドシート内にある標準のテンプレート一覧が表示されます。
続いて、プロジェクト管理の項目にある[ガントチャート]をクリックします。
上図のようにガントチャートテンプレートが表示され、すぐに運用ができます。また、アドオンなどの拡張機能を加えてカスタマイズすることも可能です。
そのため、効率的にガントチャートを作成したい方は、上記の手順でテンプレートを利用しましょう。
テンプレートの作り方
ここでは、ガントチャートテンプレートの使い方を解説します。
上図の（1）には、プロジェクト名やマネージャーの名前を記入します。記入欄をクリックすると入力をはじめられます。
上図の（2）では、プロジェクトを進めるために必要なタスクを記入します。また、タスクの担当者や開始日、終了日、期限も入力して「誰がいつまでに完了させるタスクなのか」を明確にしましょう。
上図の（3）は、タスクの進捗を視覚的に把握できるようになっています。適宜セルの色を変更しましょう。
テンプレートの共有方法
ここでは、Googleスプレッドシートの共有方法を説明します。
はじめに、画面右上の[共有]をクリックしましょう。
上図の[ユーザーやグループを追加]の欄にメンバーのメールアドレスを打ち込むと、メンバーにメールが送られてスプレッドシートへアクセスできるようになります。
また、[リンクをコピー]をクリックするとURLが発行され、それをメールに添付して共有することもできます。
ガントチャートのおすすめアレンジ2選
既存のガントチャートテンプレートはそのままでも使えますが、アレンジをするとさらに使いやすくなります。そこで以下では、ガントチャートのおすすめアレンジ2選を紹介します。
日付を簡単に入力する
Googleスプレッドシートには、カレンダーをクリックするだけで日付が自動で入力される「データの入力規則」があります。
はじめに、メニューにある[データ]をクリックしましょう。下図のように[データの入力規則」を選択すると入力画面が現れます。
そして、入力規則を適応したい範囲を選択して、条件に[日付]を選択します。最後に、[保存]をクリックすることで、指定したセルに入力規則が適用されている状態になるのです。
日付の入力規則が適用されたセルをクリックすると、下図のようにカレンダーが表示されます。この機能を使えば、カレンダーから選択するだけで、セルに日付が入力されます。
そのため、管理工数を少なくしたい場合は、ワンクリックで入力できるデータの入力規則を活用しましょう。
セルの色を変更する
Googleスプレッドシートには、セルの色を変更できる機能があります。
基本のテンプレートでは、色は緑色に指定されています。しかし、「条件付き書式」を使えば、項目に応じて好みの色を設定できるのです。
まずは、下図のように、メニューバーにある[表示形式]をクリックして、プルダウンメニューから[条件付き書式]を選択します。
続いて、下図のように[カラースケール]から表示する色を選択しましょう。
以上の操作で、ガントチャートのセルの色が変更できます。
このように、ガントチャートの機能でアレンジをして、効率的にプロジェクト管理を実施しましょう。
【新機能】スプレッドシートの「タイムラインビュー」の使い方
Googleスプレッドシートでガントチャートを自動作成できる「タイムライン」が2022年にリリースされました。以下では、タイムラインの使い方を解説します。
実際に利用する前に、タスクの名称と開始日、終了日を入力した表を用意しましょう。
- 画面左上の[挿入]をクリックして、一覧から[タイムライン]を選択する
- タイムラインを適用する範囲をカーソルで選択して、[OK]をクリックする
- タイムライン形式のガントチャートが作成される
以上の3ステップでガントチャートを自動作成できます。従来のように、一からつくる必要がなくなり便利になりました。
スプレッドシートを使ったプロジェクト管理まとめ
これまで、Googleスプレッドシートを使ったプロジェクト管理の方法や注意点を中心にご紹介しました。
Googleスプレッドシートのテンプレートを使えば、すぐにガントチャートを作成できます。しかし、運用を続けると更新に手間がかかったり、スマホでは扱いづらかったりとデメリットを感じるようになるのです。
したがって、プロジェクト管理にはGoogleスプレッドシートではなく「プロジェクト管理ツール」を使うべきです。とくに、”使いやすいプロジェクト管理ツール”であれば、誰でも簡単に活用できます。
結論、プロジェクトを管理したい企業が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳の方でも説明なしで使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、プロジェクト管理のストレスを解消しましょう。
