プロジェクト立ち上げのときに作成する企画書は、誰が読んでも概要を把握できるようにわかりやすく書かなければなりません。とくに、記載項目や書き方が統一されていないと、複数の企画書がある場合に比較しづらくなってしまいます。
しかし、「企画書の書式が社内で統一されておらず、読むのに手間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、わかりやすいプロジェクト企画書の書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
- テンプレートを使って企画書の様式を統一したい
- 企画書のデータをすぐに見つけられる仕組みをつくりたい
- 作成した企画書を簡単に共有する方法を探している
という方は本記事を参考にすると、わかりやすい企画書の書き方だけでなく、簡単かつ効果的に管理・共有できる方法も見つけられます。
目次
企画書とは
企画書とは、新規プロジェクトの立ち上げ時に作成される、プロジェクトの概要や予算、スケジュールなどがまとめられた文書です。
企画書と混同される言葉として提案書が挙げられますが、両者には以下のような違いがあります。
- 企画書
- 提案書
おもに社内向けで、社員にプロジェクトの内容を理解してもらうことが目的です。
おもに顧客向けで、課題解決の方向性を大まかに説明することが目的です。
多くの場合は先に提案書を作成し、顧客との打ち合わせで問題解決の方向性を提起します。そして、顧客と方針をすり合わせてプロジェクトの立ち上げが決まったら、企画書を作成して内容を具体化するのです。
このように、プロジェクトを始動するうえでは、企画書を通して概要を社内で共有し、賛同を得る必要があります。さらに、企画書をたたき台にして議論を深めていけば、課題解決により有効なアイデアが生まれる可能性もあるのです。
プロジェクト企画書に必要な基本項目
ここでは、プロジェクト企画書に記載すべき基本項目をご紹介します。以下を参考にして、情報に過不足のない企画書を作成しましょう。
現状の問題点
はじめに、現状の問題点を明記します。
プロジェクトの方向性を定めるために、自社の現状を分析して問題点を明らかにしましょう。問題点を一通り洗い出したあとは社内リソースや外部環境と照らし合わせて、プロジェクトによって解決する課題を決定します。
取り組む課題が定まったら、プロジェクト企画書に明記して「本プロジェクトが解決する課題」が一目で分かるようにしましょう。
企画の目的
次に、必須事項である企画の目的を記載します。
洗い出した課題を踏まえて「本プロジェクトにおいて課題点をどのように改善するか」を定める必要があります。また、「最終的にどのような状態を目指すのか」という企画におけるゴールの可視化も重要です。
このように、企画の目的を記載して社内に共有することでメンバー全員が方向性を理解しながら議論を積み重ねられます。
具体的な施策
企画の目的が明確に定まったら、具体的な施策を記載します。
ここでは「目的を達成するためにどのような取り組みを行うか」を明確にする必要があります。また、企画のターゲットを記載して「誰に対するプロジェクトなのか」も明らかにしましょう。
たとえば「大衆が目にしやすいテレビ広告を出す」「効果測定のしやすいインターネットに広告を打つ」など、解像度を持って具体的な取り組みまで検討する必要があります。このように、施策は手段なども具体化したうえで記載するようにしましょう。
また、考案した施策によって効果がどの程度見込めるかも定量的に分析しておくと、説得力のある企画書となります。
全体のスケジュール
続いて、プロジェクトを計画的に進めるために、全体のスケジュールを記載します。
企画立案から実行までの期間を、納期から逆算してスケジューリングしましょう。とくに、社内状況の変化やトラブル発生により想定通りに進まない可能性を考慮して、適度な余裕を持たせたスケジュールの策定が重要です。
また、計画全体の節目となるマイルストーンをいくつか設定しておくと、定期的に進捗を振り替えられるようになります。このように、プロジェクトを納期までに着実に進められるように、企画書には全体のスケジュールを記載しましょう。
収支計画
最後に、プロジェクトを実行したときの明確な収支計画を提示します。
施策の内容を踏まえて「どれくらい投資する必要があるのか、結果としてどれくらい回収できるのか」を明らかにしましょう。また、項目ごとに分けて詳細に記載しておけば、想定外のコストが発生して予算不足になるリスクを抑えられます。
たとえば、支出の項目としては原材料費や人件費、支払手数料など多く挙げられます。このように、収支計画はプロジェクト実施の可否を左右する判断材料にもなるので、詳細に記載して企画に説得力を持たせましょう。
【ポイント5つ】わかりやすい企画書の書き方
ここでは、企画書の作成時におけるポイントを5つ紹介します。以下のポイントを意識すると、読み手の理解につながるわかりやすい企画書を作成できます。
（1）6W2Hに沿って記載
企画書を作成する際は、6W2Hに沿って記載する必要があります。下記がプロジェクトの企画書に必要な項目を6W2Hに落とし込んだ例です。
- When：いつ実施するのか
- Where：どこで実施するのか
- Who：誰が提案したのか
- What：何をするプロジェクトなのか
- Why：何のために実施するのか
- Whom：誰に向けたプロジェクトなのか
- How：どのような方法で実行するのか
- How much：どのくらい費用が掛かるのか
上記の項目に沿って企画書を記載すると、情報が整理されて読みやすく、内容も充実した企画書ができあがるのです。
（2）3C分析を使う
3C分析を使うと現状分析がしやすくなり、課題発見につなげられます。
3C分析とは、自社（Company）、顧客（Customer）、競合（Competitor）を要素分解し、各要素の関連性を明確にするためのフレームワークです。
3C分析を使えば外部環境（競合・顧客）と内部環境（自社）を踏まえて、抜け漏れのない現状分析ができるようになります。
（3）SWOT分析を使う
3C分析に加えて、SWOT分析を使うとより具体的な企画案へと落とし込めます。
SWOT分析とは、内部環境と外部環境それぞれのプラス要因とマイナス要因を把握するために使われるフレームワークです。SWOT分析を使うと、強み（Strengths）、弱み（Weaknesses）、機会（Opportunities）、脅威（Threats）が明確になり、効果的な施策を見いだせます。
ただし、企画の目的によって強み・弱みに挙げるべき箇所が異なる点に注意が必要です。そのため、事前に目的の大枠を設定したうえで、SWOT分析を進めていきましょう。
（4）図やグラフを活用する
企画書を作るときは、図やグラフを活用して視覚的にわかりやすくすることが重要です。
テキストばかりの企画書では読むのに時間がかかると同時に、内容も正しく伝わりません。そこで、図や画像を用いると読み手が視覚的に情報を理解しやすくなるのです。
また、データに基づいたグラフであれば定量的に根拠が述べられるので、企画の説得力が増します。そのため、読者に納得感をもたらすためにも、テキストとのバランスを考慮しながら図表を活用しましょう。
（5）シンプルにする
企画書作成時には、内容をシンプルにまとめるようにしましょう。
企画書は、プロジェクトの賛同を得ることを目的として作成します。しかし、情報が多すぎるとプロジェクトの要点や利点が伝わりにくくなり、優れた施策であるにもかかわらず社内の支持を得られない恐れがあるのです。
そのため、企画書に軽く目を通しただけでプロジェクトの利点が伝わるように、文面はシンプルに仕上げましょう。そこで、テンプレートを簡単に自作できる「Stock」のようなツールを使えば、自社に合ったシンプルな企画書をスムーズに作成できます。
プロジェクトの企画書テンプレート3選
ここでは、プロジェクトの企画書テンプレート3選をご紹介します。以下で紹介するサンプルを活用して、社内における企画書の様式を統一しましょう。
ビズ研の企画書テンプレート
こちらは「ビズ研」が提供するシンプルな企画書テンプレートです。
企画書に必要な基本項目を一枚でまとめられる汎用性の高いテンプレートで、さまざまなプロジェクトに活用できます。ただし、文章での記載が前提となるため図や表を使って詳細に記したい場合には不向きです。
Microsoftの企画書テンプレート
こちらは「Microsoft」が提供するスライド形式の企画書テンプレートです。
PowerPointのテンプレートなので、図や表を使って詳細にプロジェクトの概要を説明できます。ただし、項目が指定されていないためカスタマイズ性が高い反面、作成には比較的工数がかかります。
フリーテンプレートの企画書テンプレート
こちらは「フリーテンプレート」が提供する2枚形式の企画書テンプレートです。
5W2Hで企画の概要を説明するシンプルな形式となっています。なお、ターゲットを詳細に説明したい場合は「Whom（誰に）」も追加しましょう。
ただし、WordやPowerPointでテンプレートを管理すると、使うたびにファイルを開いてコピーする手間がかかります。したがって、数クリックでテンプレートを呼び起こせる「Stock」のようなツールを導入して、企画書を効率よく作成しましょう。
企画書の作成から管理までを一元化するおすすめのツール
以下では、企画書の作成から管理までを一元化するITツールをご紹介します。
テンプレートを活用すると企画書をスムーズに作成できますが、作成した企画書がプロジェクトチームや社内へ共有できなければ、企画は円滑に進行しません。とくに、企画書の作成と共有を別々のツールに分けると情報が分散し、管理も煩雑になりがちです。
そこで、「企画書の作成・共有・管理を一元化するITツール」を使うと、効率的にプロジェクトを進められます。ただし、操作が複雑で難しいツールは使いこなせるメンバーが限られるので、企画書の作成作業が属人化するリスクが高まります。
したがって、自社で導入すべきツールは非IT企業の65歳以上の方でも簡単に企画書を作成・共有・管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に作成した企画書は自動で保存され、任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。また、「メッセージ」がノートに紐づいているので、企画書ごとにメンバーとやりとりでき、話題が入り乱れる心配もありません。
最も簡単に企画書を作成・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
わかりやすいプロジェクト企画書の書き方やテンプレートまとめ
これまで、わかりやすいプロジェクト企画書の書き方やテンプレートを中心にご紹介してきました。
プロジェクト企画書は、読み手が納得しやすいようにわかりやすくシンプルにまとめる必要があります。そこで、テンプレートを使えば社内の企画書をシンプルな書式で統一できるうえ、スピード感をもって企画書をつくれるのです。
ただし、WordやPowerPointの場合メールやチャットを使って共有しなければならないほか、データファイルが増えると管理が煩雑になりがちです。そこで、「企画書の作成・共有・管理を効果的に一元化するツール」を導入しましょう。
結論、テンプレートで作成した企画書がリアルタイムで共有される情報管理ツール「Stock」が最適です。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、企画書の作成から管理までを効率的に実施しましょう。
