接客業において、顧客に対し確実に対応できるようにするには、予約表の作成が欠かせません。予約を希望する顧客のスケジュールを記録しつつ、従業員同士で共有を徹底し、予定のバッティングを防ぎましょう。
しかし、使いやすい予約表の作り方がわからず、顧客管理が煩雑になっていることに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、予約表の作成におすすめの無料テンプレート4選を中心にご紹介します。
- 自社に合った予約表テンプレートが欲しい
- 紙の予約表を使って管理が煩雑になる現状を改善したい
- 顧客管理をストレスなく行えるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に合った予約表テンプレートが見つかり、予約表を簡単に作成できるようになります。
【必見】予約表の作成におすすめの無料テンプレート4選
ここでは、予約表の作成におすすめの無料テンプレート4選をご紹介します。自社での運用方法に適したテンプレートを選定しましょう。
【PDF】予約表に使えるシンプルなテンプレート
こちらは、A4縦型のシンプルな予約表テンプレートです。
どのような場面でも使える汎用性の高い予約表となっています。ただし、印刷して紙での使用が想定されています。
【Excel】時間を記載できる予約表テンプレート
こちらは、時間を記載できる予約表テンプレートです。
一週間分の予約について時間ごとに予約者を記入できます。また、自社の営業時間に合わせ、時間を変更して使用可能です。
【Excel】担当者ごとに管理できる予約表テンプレート
こちらは、担当者ごとに管理できる予約表テンプレートです。
従業員が担当する席への日ごとの予約者を管理できます。また、A4縦型なので、編集し、印刷しての使用も可能です。
【Excel】会議室用予約表
![[文書]のテンプレート画像](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2023/04/会議室テンプレ.jpg)
こちらは、会議室用の予約表テンプレートです。
各会議室を1時間ごとに予約できます。また、30分ごとの予約制にしたり、週末を含めたり編集しての使用も可能です。
予約表を紙で管理するデメリットとは
ここでは、予約表を紙で管理する2つのデメリットを解説します。スムーズな顧客管理に成功している企業は、以下の理由からITツールを活用しています。
人為ミスが起きやすい
予約表を紙で管理すると、人為ミスが頻発する原因になります。
紙の予約表を使用した場合、予約が入る度に手作業で書き込む必要があります。しかし、業務に追われると書き込む作業が疎かになり、書き間違いや読み間違いが起きる可能性もあります。
さらに、記録した紙がかさばると保管スペースが増えるだけでなく、過去の情報はさかのぼらなければ確認できないため、古い予約が埋もれてしまいます。そのため、顧客の対応漏れや二重対応などのミスが生まれるリスクも大きいのです。
予約情報の共有が困難
紙の予約表は、従業員同士で共有しづらいデメリットもあります。
新たに予約を受けたり、変更やキャンセルを受けたりする場合は都度予約表に書き込む手間がかかります。とはいえ、常に予約表にアクセスできるようにするには、紙の予約表を持ち歩きが必要になります。
ほかの従業員が必要に応じて予約表を閲覧できるようにするには、紙の予約表を事務所に置いておくしかありません。したがって、事務所以外では予約を管理できないのです。
予約表の作成・管理に役立つITツール
以下では、予約表の作成・管理に役立つITツールをご紹介します。
紙の予約表は直感的に活用できますが、扱いづらさから管理が煩雑になり、予約の見落としや二重対応などの業務ミスを引き起こしかねません。そのため、ITツールを活用し、チームで確実に顧客管理できるように情報共有することが重要です。
ただし、顧客の分析機能に優れた高性能のツールでは、ITリテラシーの低いメンバーが使いこなせず放置してしまいます。したがって、チームで予約表を管理するには「予約管理に過不足のない機能を備えた情報共有ツール」を活用すべきです。
結論として、非IT企業における65歳以上のメンバーでも簡単に予約に関わる情報を管理できる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に予約表や顧客情報を残しつつ、任意のメンバーとの共有も容易です。また、ノートに紐づく「タスク」を活用すると、顧客ごとに進捗管理が可能なので、話題が混ざりません。
あらゆる情報を管理・共有できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
予約表の作成におすすめの無料テンプレートまとめ
これまで、予約表の作成におすすめの無料テンプレート4選を中心にご紹介しました。
予約表テンプレートを使うと自社に合った予約表をすぐに見つけられますが、紙の予約表は管理ミスを引き起こすリスクが高く、管理も煩雑になる可能性が高いです。そのため、ITツールを活用してチームで効率的に顧客管理しましょう。
一方で、多機能な顧客管理ツールを使いこなすには高いITリテラシーが求められ、かえって管理が難しくなります。したがって、「シンプルに予約情報を管理できる情報共有ツール」を活用すべきです。
結論として、「ノート」「メッセージ」「タスク」のシンプルな機能を搭載した情報共有ツール：Stockが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、チームでの効率的な予約管理を実現しましょう。
