全社を対象とした社内アンケートを実施する場合や上司・同僚・部下に業務の協力依頼や書類提出を要請する際は依頼状を書きます。依頼状の書き方として、依頼者は相手に何かを依頼する立場であるため、丁重な文章で仕上げなくてはなりません。
しかし、一から依頼状の体裁を作成するのは時間がかかるので、テンプレートを活用するのがおすすめです。一方、どのようなテンプレートを使えば、作成の手間を少なくしつつ、相手に正しく依頼できるのかと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料で使える依頼状のテンプレートを５選をご紹介します。
- 依頼状の基本構成を押さえて適切な文書を作成したい
- 無料で使えるテンプレートを活用して依頼状を作成する手間を減らしたい
- 依頼状の共有や管理を効率化させる方法があれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、依頼内容に沿った適切なテンプレートを入手できるうえ、社内で依頼状の共有・管理を効率化する方法もわかります。
目次
依頼状の基本構成
以下の依頼状の基本構成を把握すれば、依頼状をスピーディーに作成できるうえ、依頼相手に理解されやすい文章構成のテンプレートを選択できます。
(依頼状の構成一例)
- 件名（依頼内容が一目でわかるタイトル）
- 前文（定型的な挨拶）
- 主文（依頼内容の説明や依頼理由）
- 末文（依頼相手へのお礼）
- 必要な伝達事項（期限や提出先）
この基本構成は、ビジネス文書の基本的な書き方です。しかし、依頼状でも上記の基本構成にしたがって書けば、過不足なく簡潔な文章が書けるため、依頼相手が内容を正確に理解しやすくなるのです。
【おすすめ】依頼状テンプレート5選
ここでは、無料で使えるテンプレートを５選ご紹介します。
実際に入手できるテンプレートの見本も紹介しているので、テンプレートのサイトを比較してダウンロードの有無を判断したい方は必見です。
「文書」テンプレートの無料ダウンロード
こちらは、空欄箇所に名前や日付、文章を書き換えればすぐに依頼状が作れるテンプレートです。
基本構成の前文にあたる挨拶や依頼内容を随時変えれば、文言そのものを使いまわしができます。依頼状を作成する機会が部署やチームに役立ちます。
ビジネス文書clip
こちらは、依頼内容を分かりやすく伝えるための工夫として、図やカラー文字などが使われています。
また、このサイトでは、他にも多数の依頼状のテンプレートが掲載されています。依頼内容に沿ったものを選べば依頼状を作成する手間が減るのでおすすめです。
Cube
こちらは、書き出しの挨拶文や接続詞が記載されているテンプレートです。接続詞に続ける文章は、基本構成の段落ごとに入力すればシンプルな依頼状が作れます。
サイト内には、依頼状の基本文例が3つ紹介されており、さまざまな場面で使用可能です。基本構成に従って簡潔な文章を書きたい方にはおすすめです。
テンプレートBANK
こちらは、依頼状で必要な文言の大半が書かれているテンプレートです。
アンケート協力の依頼以外にも、新規取引の依頼や資料送付依頼のテンプレートがあります。文章の作成を最小限に抑えたい方におすすめです。
テンプレート・フリーBiz
こちらは、顧客向けにアンケートを募る依頼状のテンプレートです。社内用で使用するには、所々文章を書き換える必要があります。
依頼状を社内だけでなく顧客向けにも書く機会のある方は、テンプレート・フリーBizのテンプレートをダウンロードして、依頼状を作成する手間を減らしましょう。
【非IT企業向け】情報共有・管理を最も簡単に効率化できるツール
以下では、依頼状の共有や管理を最も簡単に効率化できるツールをご紹介します。
依頼状は、Wordのテンプレートを活用すれば作成時間が減りますが、共有や管理までは効率化させられません。また、依頼状が増えるとファイルでの管理が難しくなるうえ、多数のファイルから見たい依頼状を探すのに手間がかかります。
そこで、依頼状の作成から共有・管理までを「情報共有ツール」で一元化させましょう。そして、依頼状は、個人宛てだけでなく全社に依頼するケースがあるため、全社の誰もが簡単に使いこなせるツールを選ばなくてはなりません。
操作性の悪いツールを用いると、依頼状の共有・管理に工数がかかり、社員にストレスを与えてしまうのです。結論として、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、即日で使いこなせる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で依頼状をはじめとする社内情報が簡単に残せます。また、依頼状の分類ごとに「フォルダ」を作成すれば、情報へのアクセス性が向上し、ファイルやノートが増えても強力な検索機能で探せるので、依頼状に関わる作業が効率化できる点も大きな特徴です。
非IT企業でも確実かつシンプルに情報共有・管理ができる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
依頼状のおすすめテンプレートまとめ
これまで、依頼状の基本構成や依頼状のテンプレート、情報共有・管理を効率化させるツールを中心にご紹介しました。
依頼状を作成するには、テンプレートを用いるのが一般的ですが、テンプレートの使用だけでは依頼状の共有・管理は非効率のままです。一方、依頼状の作成・共有・管理を一元化させるには情報共有ツールを使いますが、操作性の悪いツールはかえって手間がかかります。
また、依頼状は全社で共有・管理をする場合も多いことからも、社員の誰もがストレスなく簡単に使えるツールを利用しなくてはなりません。
そこで、依頼状の作成からすべて一元化でき、依頼状はもちろん社内のあらゆる情報を共有・管理可能、かつ誰もが即日で使える情報共有ツール「Stock」の利用一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、依頼状の作成や共有・管理を効率化させましょう。
