社内の情報共有がうまくいかないと、情報を探す・確認する手間が積み重なります。社内の情報共有の事例では、「ツール導入で業務効率向上」という成功談が見つかる一方、課題の原因は企業ごとに異なるため、自社と似た状況の事例から学ぶことが近道です。
実際に、「必要な資料がどこにあるのか分からない」「同じ質問が何度も社内で飛び交っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内の情報共有で成果を上げた企業の成功事例10選を、課題・具体的な解決策・効果の順に紹介します。
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この記事でわかること
- 社内の情報共有で成果を上げた企業の成功事例を幅広く解説します。「何が課題だったか」を押さえることで、自社と似た状況の事例を発見できます。
- 情報共有の手段として、ビジネスチャット・タスク管理ツール・情報共有ツールの3つがあります。自社の業務の中で何が適しているか検討しましょう。
- ツールを導入するときは、導入後の管理負担も考慮したうえで、一部の部署から試験運用を始め、効果を確認しながら全社に広げることが大切です。
成功事例10選！社内の情報共有の課題を解決した企業
以下では、課題・解決策・効果の3段構成で、社内の情報共有の課題を解決した企業事例10選をご紹介します。業種・業界幅広く対応しています。
（1）メディカルローグ株式会社
メディカルローグ株式会社は、医療現場のコミュニケーション環境の改善のために、医学研究・医療関連アプリやWEBサイトの開発・制作、医療のITコンサルティングをする企業です。
＜課題＞メディカルローグ株式会社ではチャットツールを活用して業務を進めていましたが、チャットツールの特性上、必要な情報がすべて流れ、後から振り返るのが難しい事態に陥っていました。
＜解決策＞社内の情報が蓄積できるように既存のチャットツールを辞め、情報共有ツール「Stock」を導入しました。
＜効果＞Stockの「ノート」に打ち合わせなどの内容を書き「フォルダ」を軸に情報を整理する構造が整ったことで、社内の情報共有がスムーズになりました。また、すべての社内情報がツール内に一元化されるので、情報を探す時間が削減されて業務効率も向上しています。
参考：医療関連サービス企業の導入事例：「驚くほどシンプルで、これ以上なく使い易いツールです」-Stock
（2）株式会社ヒョーシン
株式会社ヒョーシンは、アクリル什器の製造や加工、またアクリル板やプラスチック板などの販売に携わる企業です。
＜課題＞株式会社ヒョーシンでは、社外から自社サーバーへアクセスしづらく、社内情報の検索・確認に手間がかかる課題がありました。また、社員によって資料のフォーマットが異なり、社内全体で情報共有・連携できていない課題がありました。
＜解決策＞社外からも円滑に社内情報を検索・確認するために、社内Wikiツール「NotePM」を導入しました。
＜効果＞社外から簡単に情報を検索・確認できるようになり、資料確認の時間が短縮されました。また、チェックリストの活用によって、全員の作業基準が統一され、共通認識を持って連携しながら作業を進められるようになりました。
参考：導入事例：製造業におけるタイムリーな情報共有を実現！作業工程の明確化や社内業務の統一化を達成 – 株式会社ヒョーシン- NotePM
（3）株式会社守平建設
株式会社守平建設は、熊本県を拠点に、注文住宅の新築やリフォームに携わる企業です。
＜課題＞株式会社守平建設では、電話やプライベートチャットで連絡していましたが、電話だと「現場の状況を円滑に把握できない」「担当者不在時に取り次ぎが煩雑になる」、プライベートチャットだと「誤送信が生じる」「既読者が把握できない」課題がありました。
＜解決策＞迅速かつ確実に情報共有するために、ビジネスチャット「elgana」を導入しました。
＜効果＞担当者が不在のときでも、電話内容をテキストで共有して、取り次ぎに関するトラブルを防止できるようになりました。また、写真を使った情報共有によって、現場の状況を確認する手間が削減されました。
（4）東京地下鉄株式会社
東京地下鉄株式会社は、東京都区部やその周辺地域で、旅客鉄道事業や不動産事業などの関連事業に携わる企業です。
＜課題＞事務だけでなく現場の管理や専門職の社員がいるので、不在時でもスピーディーにコミュニケーションがとれる環境を必要としていました。
＜解決策＞離れた拠点でも電話やメールだけではなく、あらゆる手段でコミュニケーションをとれる環境を作るために「Skype for Business（現在はサービス終了しMicrosoft Teamsへ移行）」を導入しました。
＜効果＞簡単な確認事項はインスタントメッセージ、議論が必要な場合はWeb会議を活用するなど、用途ごとに機能の使い分けが可能になりました。また、各社員の在席状況などが確認できるようになったので、電話の掛け直しや伝達漏れがなくなったのです。
参考：東京メトロがユニファイドコミュニケーションを導入-株式会社日立システムズ
（5）シチズン時計株式会社
シチズン時計株式会社は、時計や部品などの精密・電子機器を製造、販売している企業です。
＜課題＞シチズン時計株式会社では、社内の連絡やデータ、議事録などをすべて電子メールで共有していたため、「メールを読む時間」や「仕分ける時間」が必要になり、業務が非効率になっていました。
＜解決策＞社内での情報共有と技術伝承を目的に、社内SNSツール「SKIP」を導入しました。
＜効果＞SKIPの導入により確認すべきメールが約7割減少し、情報を探す時間が削減されました。また、動画にも対応しているので、技術ノウハウの伝承にも的確に作用しています。
（6）株式会社ネクシィーズグループ
株式会社ネクシィーズグループは、省エネ設備を初期投資ゼロで導入できるサービスや電力事業を主軸とする事業持株会社です。
＜課題＞株式会社ネクシィーズグループでは情報交換のスピードが遅れ、業務効率が低下していました。また、プライベート用のチャットツールを利用していましたが、重要な情報が漏えいするリスクに危機感を感じていました。
＜解決策＞経営者の考えを組織に浸透させ、円滑なコミュニケーションを図るために「Talknote」を導入しました。
＜効果＞社内カルチャーの構築に特化したTalknoteの導入により、新入社員がすぐに社風や業務内容を把握できるようになりました。また、ツールの一本化によりセキュリティも強化されたうえ、メッセージ機能が向上し、コミュニケーションの課題も解決しました。
参考：導入事例：距離を越えて、全社員に経営者の思いが浸透-Talknote
（7）株式会社エース
株式会社エースは、塗装や防水などの外装リフォーム全般に加え防菌抗菌などのメンテナンスサービスを提供している企業です。
＜課題＞株式会社エースでは顧客管理システムを導入していましたが、社内に浸透せず業務効率化を進められませんでした。また、プライベート用のチャットツールを業務で利用していましたが、案件の管理が困難な状況でした。
＜解決策＞シンプルなコミュニケーションや情報管理ができる「SONR」を導入しました。
＜効果＞SONRでは案件ごとに、受付からのフローをすべて一元管理できるため、顧客管理の課題が解決されました。また、社員全員がツールを利用することでコミュニケーションの活性化にもつながりました。
（8）橋本総業株式会社
橋本総業株式会社は、管工機材・住宅設備機器の販売や情報処理、情報サービスを提供している企業です。
＜課題＞橋本総業株式会社ではアシスタント制によって営業と事務がペアで仕事をしていますが、両者間で情報を伝達するのが遅いという課題を抱えていました。一方、メールでは気軽な提案やコミュニケーションが取りにくく、スピード感が失われていました。
＜解決策＞社内の情報共有をスムーズにするためにビジネスチャットツール「Chatwork」を導入しました。
＜効果＞Chatworkの導入により、営業と事務のメンバーが情報を報告し合うためだけに時間を合わせる必要がなくなり、情報共有の時間が短縮されました。また、メールとは異なりメッセージも気軽に送れるので、雑談が増えるなど社内コミュニケーションも深まりました。
参考：導入事例：問い合わせ対応や社内の情報共有がスムーズになり、働き方が変わりました- Chatwork
（9）株式会社ぐぃっと
株式会社ぐぃっとは、WEB制作やグラフィックデザイン、各種メディアの制作をしている企業です。
＜課題＞株式会社ぐぃっとではチャットツールを利用していましたが、共有した情報が流れてしまう課題がありました。また、社内のサーバーでは必要な情報を探すのが難しく、更新履歴も残らないので情報管理ができていませんでした。
＜解決策＞あとから必要な情報を見返せる社内Wikiツール「NotePM」を導入しました。
＜効果＞NotePMの導入により必要な情報を社員一人ひとりに説明するコストや、情報の抜け漏れのリスクが低減しました。さらに、「ここを見れば分かる」場所ができたため情報の管理も容易になったのです。
参考：導入事例：教育にかける時間を短縮。「ここを見ればわかるという場所」ができた – 株式会社ぐいっと-NotePM
（10）株式会社NEW
株式会社NEWは、オンライン中心の英会話スクールを運営している企業です。
＜課題＞株式会社NEWでは、ネイティブ講師と交換日記ができる『外国人と交換日記』という講座を開講しており、当初はEvernoteを使用していました。しかし、ある時から不具合が多くなり、業務時間の半分が不具合の対応になってしまったり、Evernoteでのアカウント登録自体の難しさから、受講を諦めてしまう方もいたりと課題がありました。
＜解決策＞社内に必要な情報を簡単に蓄積できる情報共有ツール「Stock」を導入しました。
＜効果＞Stockの導入により不具合がなくなったため、これまで不具合対応をしていた時間を他の業務に充てることができるようになりました。さらに、Stockはアカウント登録も簡単なので、登録段階で諦めてしまう方がほぼゼロになりました。
参考：英会話スクールの導入事例：Stockとは『運命共同体』だと思うくらいに、Stockを起点にすべての業務を行っています-Stock
自社に合った情報共有の方法を選び方
以下では、自社に合った情報共有の方法の選び方を紹介します。
ビジネスチャット｜リアルタイムの連絡を重視
リアルタイムの連絡を重視する場合は、ビジネスチャットが適しています。
ビジネスチャットは、メールのような宛名や挨拶文が不要で、短文を送り合うだけでやりとりできます。グループ単位で会話できるため、複数人への連絡も1回で済みます。ただ、会話が時系列で流れるため、過去の決定事項を後から探す用途には向きません。
そのため、緊急連絡や日常的な相談が多い部署は、ビジネスチャットを選びましょう。
タスク管理ツール｜タスクの進捗管理を重視
タスクの進捗管理を重視する場合は、タスク管理ツールが適しています。
複数人で進めるプロジェクトで「資料作成：Aさん、〇月〇日まで」とタスクを登録しておけば、進捗がひと目で分かります。「あの件はどうなりましたか」という確認の連絡も不要になりますが、マニュアルや議事録を蓄積する用途には向きません。
タスク管理ツールでは、担当者や期限の設定漏れを防げるため、メンバーごとの作業状況を把握しやすくなります。したがって、複数人が分担して案件を進める部署は、タスク管理ツールを選びましょう。
情報共有ツール｜情報の蓄積・検索を重視
情報の蓄積・検索を重視する場合は、情報共有ツールが適しています。
情報共有ツールは、議事録やマニュアルなどの情報簡単に整理して残せるため、必要になったときにキーワード検索ですぐに見つけられます。情報が流れてしまうことがないので、担当者が異動や退職をしても、業務の引き継ぎがスムーズに進みます。
たとえば、取引先ごとの対応履歴や業務マニュアルをノート形式で蓄積できる「Stock」のようなツールを導入すれば、入社直後の新入社員でも先輩に質問せずに必要な情報を確認できます。同じ質問が何度も社内で飛び交うことがありません。
【非IT企業向け】最も使いやすい社内情報共有ツール
以下では、非IT企業向けの最も使いやすい社内情報共有ツールをご紹介します。
社内の情報共有の基盤が整っていない場合、必要な情報を探す時間や社員同士の確認作業が増え、本来の業務が圧迫されます。また、ベテラン社員の退職や異動によってノウハウが失われ、業務の引き継ぎや新人教育にも支障が出るのです。
そして、日々、多くの情報を取り扱う企業にとって、情報はスピーディーかつ正確に共有されなければなりません。チャットツールやタスク管理ツールの導入は、日々のやり取りに埋もれてしまい、後から参照する情報として蓄積しにくい問題があります。
そのため、マニュアルや議事録、過去の対応履歴を蓄積できる「情報共有ツール」の導入が欠かせません。こうした条件に当てはまるのが、『ノート』『フォルダ』『メッセージ』をシンプルな操作性で使いこなせる「Stock」です。
Stockの「ノート」にストックした情報は、任意のメンバーにまとめて発信できるほか、テーマごとに「フォルダ」を分けて管理すれば、情報が入り乱れる煩わしさがありません。また、ノートに紐づく「メッセージ」で話題ごとにやりとりできる点も、ほかのツールにない大きな特徴です。
社内の情報を最も簡単に管理・共有できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
自社に合った情報共有を取り入れる手順
自社に合った情報共有を取り入れる手順は、以下の3ステップです。
- STEP1：自社の情報共有における課題を洗い出す
「過去の議事録が見つからない」「同じ質問が何度も飛び交う」など、現場で起きている困りごとを部署ごとにヒアリングして書き出します。 - STEP2：課題に合った改善策やツールを選ぶ
連絡の遅れにはビジネスチャット、進捗の把握漏れにはタスク管理ツール、情報の属人化には情報共有ツールのように、課題に対応するものを選びます。 - STEP3：一部の部署で試し、効果を確認する
全社に展開する前に、課題が大きい1部署で1〜2か月ほど試験運用し、「情報を探す時間」や「確認の連絡の回数」が減ったかを比較します。
情報共有ツールは、自社の課題に必要な機能を備え、現場の社員が無理なく使い続けられるものを選びましょう。導入後の管理負担も考慮したうえで、一部の部署から試験運用を始め、効果を確認しながら全社に広げることが大切です。
社内の情報共有を成功させる5つのコツ
以下では、社内の情報共有を成功させる5つのコツを解説します。情報共有を改善した成功企業の共通点を中心としたコツを知りたい方は必見です。
（1）情報の伝え方を工夫する
情報共有の効率化を成功させるには、情報の伝え方の工夫が大切です。
伝え方を意識せずに情報を共有をすると、相手が情報を理解するのに時間がかかったり、誤った解釈をしたりする可能性が高くなります。そのため、日常の報連相から、以下の5W1Hを意識するように周知しましょう。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（何が目的で）
- How（どのように）
上記の5W1Hを意識すれば、自然と相手に伝わる情報共有ができるようになります。ほかにも、インデントや箇条書きを上手く活用するなどのテクニックはさまざまですが、まずは「相手が読みやすい情報とは何か」を考えるようにしましょう。
（2）情報共有の考え方を統一する
社内における情報共有の考え方を統一させると、メンバー間の認識齟齬を防止できます。
情報共有が上手くいかない原因のひとつに挙げられるのが、各メンバーによって情報共有の考え方が異なることです。資料や進捗共有、報連相する手段などに各メンバー間で認識の差があると、共有する情報の線引きが難しくなります。
全く情報を知らされないことも問題である一方、周知の情報や関係のない情報まで共有されるのもストレスになります。すなわち、「全員が過不足なく情報を把握する」ためには、情報共有に対する考え方やルールを統一する必要があるのです。
そこで、「どの情報を共有すべきか」「何を使って共有するのか」などの基準を策定しましょう。情報共有のルールが明確になれば、メンバーは規則に従うだけなので、スムーズな意思疎通が可能になります。
（3）情報を整理する
社内の情報共有を効率化するには、活用しやすいように情報を整理するのも大切です。
仮に、チャットツールのように共有された情報（フロー情報）が次々に流れてしまう仕組みでは、あとから探し出すのが難しく、共有した情報を上手く活用できません。そこで、何度も振り返る情報は「ストック情報」として蓄積・整理しましょう。
たとえば、情報をカテゴリーごとに「フォルダ」で分類したり、目的の情報を「検索機能」によってピンポイントで探し出せたりする「Stock」のようなツールの活用が、ストック情報の管理に最適です。
（4）情報共有しやすい環境を整備する
情報共有の円滑化には「情報を共有するハードル」を取り払う必要があります。
なかには「何を、どのように共有したら良いのか分からない」「間違った情報を共有しそうで不安だ」という社員もいます。そこで、情報を共有するハードルを下げるには「情報共有のルールやフォーマットの整備」と「心理的安全性の構築」が必要なのです。
以上のように、手順やルール、共有先が定まっていれば「何を、どのように共有したらよいのか分からない」状況が発生しません。また、報連相がしやすい雰囲気はメンバーの心理的ハードルを下げられます。
そのため、メンバーが情報共有を前向きにできるように、情報が滞る原因を特定し環境を整備しましょう。
（5）情報共有ツールを導入する
社内の情報を円滑に共有するのに、もっとも効果的なのが「情報共有ツール」の導入・活用です。
情報共有ツールとは、社内の情報共有・コミュニケーションをスムーズにし、業務効率化に貢献するツールです。初期費用がほとんどかからない場合が多いので費用対効果が高く、ツールによっては無料で使えるものもあります。
一方、情報共有ツールは多種多様ですが、選定するときは「ITに詳しくなくても使えるか」をとくに重視しましょう。多機能なツールは魅力的ですが、すべての機能を使いこなすのは難しいうえ、社内に定着しづらくなります。
そのため、非IT企業で導入を検討する場合には、必要な機能に過不足がないシンプルな情報共有ツールが最適です。
社内の情報共有を効率化した企業事例まとめ
ここまで、社内の情報共有の課題を解決した企業10選を中心にご紹介しました。
情報共有を効率化した企業は、「自社の課題解決に正しくつながるツール」を活用しています。そして、ツール導入のときには全社に展開する前に、課題が大きい1部署試験運用し、情報を探す時間や確認の連絡の回数が減ったかを比較することも欠かせません。
一方、チャットツールやタスク管理ツールの導入は、日々のやり取りに埋もれてしまい、後から参照する情報として蓄積しにくい問題があります。そのため、情報の蓄積・検索に特化した情報共有ツールの利用が求められているのです。
なかでも、社内の情報共有に最適なのは、非IT企業の65歳以上でも使えるほどシンプルな操作性で情報を共有・蓄積できる「Stock」です。実際に非IT企業を中心に250,000社以上が、情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内の情報共有を活性化させましょう。
