顧客情報や商談履歴など、不動産業で管理する情報は多岐に渡ります。そこで、「情報管理システム」を使うと、業務負担が大幅に軽減されるため、今日では不動産業界でもシステムを導入する企業が増えています。
一方、「アナログな方法に慣れているうえ、どの情報管理システムが良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、不動産業の情報管理におすすめのシステム3選や選定ポイントを中心にご紹介します。
- アナログな情報管理をしているが、非効率なのでシステムに乗り換えたい
- 情報管理システムを使うと、具体的にどのような効果があるのか知りたい
- 情報管理システムを選ぶにあたり、ITが苦手でも使いやすいものを探している
という方はこの記事を参考にすると、不動産業で情報管理システムを使うメリットが分かるほか、自社に最適なシステムも見つけられます。
目次
なぜ不動産業では情報管理が重要なのか
不動産業での情報管理が重要なのは、多くの個人情報を取り扱うためです。
一般的な企業の場合、経済産業省のガイドラインでは「取り扱う個人情報が5,000件未満の場合、保護義務の対象外になる」とされています。しかし、不動産業では「成約データなどを含むすべての物件情報も個人情報である」とされているのです。
つまり、ほかの業界よりも多くのデータが個人情報保護法の対象となっているので、不動産業では情報管理に細心の注意を払わなければなりません。
無料あり｜不動産業での情報管理におすすめのシステム3選
以下では、不動産業での情報管理におすすめのシステム3選をご紹介します。
不動産業では、顧客との商談履歴や個人情報、物件情報など大量のデータを扱います。しかし、紙で管理していては記載やファイリングに多大な手間がかかるうえ、紛失による情報漏洩のリスクもあるのです。
そこで、あらゆるデータが一元化される「情報管理システム」であれば、高度なセキュリティを保ちつつ書類の作成・管理を効率化できます。ただし、多機能なシステムは操作が難しいケースが多いので「誰でも説明なしで使えるほどシンプルか」を確かめましょう。
つまり、選定すべきシステムは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも直感的に情報管理できる「Stock」一択になります。
Stockは「ノート」に直接記載するだけで顧客情報や問い合わせ履歴を残せるうえ、各ノートには「タスク」が紐づくため情報が入り乱れません。また、ノートをカテゴリ別に「フォルダ」で振り分ければ、目的の資料へもすぐにたどり着けます。
【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるシステム
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【賃貸革命10】賃貸業務の効率化に貢献するシステム
＜賃貸革命10の特徴＞
- 物件情報の入力工数を省ける
- 目的の情報をすぐに探し出せる
物件情報を一度登録すれば、ポータルサイトやチラシへ自動で反映されるので、入力工数を大きく省けます。
キーワードを入力するだけで目的の情報を探し出せるので、物件やメンバーの数が増えた場合でも安心です。
＜賃貸革命10の注意点＞
- 会計機能にはオプション料金がかかる
会計機能はオプションなので、利用するには別途料金がかかります。
＜賃貸革命10の料金体系＞
- 管理戸数によって料金は変動するので、詳細な金額は問い合わせが必要です。
【みらいえ】不動産専用ホームページを作成できるシステム
＜みらいえの特徴＞
- ホームページを簡単に作れる
- 追客業務を効率化できる
テンプレートを利用すれば、自社のホームページを簡単に作れます。
顧客のニーズに合わせた物件提案や追客メールを、AIによって自動化できます。
＜みらいえの注意点＞
- 使いこなすまでに時間がかかる
多機能ゆえに、ITが苦手な場合は使いこなすのが難しい恐れもあります。
＜みらいえの料金体系＞
- HPテンプレート版：12,000円/月/店舗（月払い）
- 賃貸システム利用：20,000円/月/店舗（月払い）
- 顧客システム利用：30,000円/月/店舗（月払い）
- 売買システム利用：40,000円/月/店舗（月払い）
上記プランのいずれにも、初期費用50,000円がかかります。
不動産業で情報管理システムを導入する3つのメリット
ここでは、不動産業で情報管理システムを導入するメリットを3つ解説します。情報管理システムを導入すれば、アナログな手法よりも以下の点で効率化ができます。
（1）目的の情報へすぐにたどり着ける
まずは、情報管理システムの導入メリットとして、目的の情報へすぐにたどり着けることが挙げられます。
不動産業では、顧客の個人情報や物件情報、契約書など大量の資料を扱います。このような書類をわざわざ手作業で作成したりファイリングしたりしていれば、多大な手間がかかるうえに情報も入り乱れやすいです。
しかし、テキスト入力によって資料を作成できる情報管理システムを使えば、書類の振り分けにも時間がかかりません。さらに、多くのシステムには“検索機能”が備わっているため、キーワードを入れるだけで必要な情報を見つけられるのです。
（2）顧客満足度の向上につながる
次に、情報管理システムを導入すれば、顧客満足度の向上にもつながります。
紙やWord、Excelで情報管理をしていると、商談履歴や問い合わせ内容が属人化して、メンバーごとに異なるアプローチをしてしまう恐れがあります。しかし、システムを使えばすべての情報を一か所にまとめられるため、顧客対応のノウハウも統一されるのです。
その結果、担当者が変わった場合でも顧客に応じて最適なアプローチができ、顧客満足度の向上につなげられます。
（3）情報漏洩を防ぎやすくなる
最後に、情報漏洩を防ぎやすくなるメリットもあります。
情報管理を紙でしていると、保管場所を決めておかなければ外部の人に見られるリスクがあります。また、万が一情報漏洩が起こってしまった場合は、物件の契約が破棄されたり、多額の損害賠償を請求されたりする可能性が高いです。
そこで、多くの情報管理システムに備わる「アクセス権限機能」を使えば、特定のメンバーだけで情報を確認・共有できます。その結果、不正なアクセスや情報漏洩のリスクも大幅に軽減されるのです。
不動産業向け情報管理システムの選定ポイント4選
ここでは、不動産業向けの情報管理システムにおける選定ポイントを4つ解説します。システムの導入後に「想定よりも使いづらかった」とならないために、以下の内容を確実に押さえましょう。
（1）自社に適した機能があるか
まずは、自社に適した機能があるかがポイントです。
情報管理システムといっても、管理できる内容や機能は異なります。そのため、やみくもにシステムを選定してしまうと、欲しい機能がなかったり、使わない機能が多かったりする恐れがあるのです。
したがって、事前に自社の課題を明確にしたうえで、必要な機能に過不足がないシステムと選びましょう。
（2）直感的に使えるか
次に、システムを選ぶときには、直感的に使えることも大切です。
たとえば、「便利そうだから」と多機能なシステムを導入してしまうと、ITに詳しくない従業員は使いこなせない恐れがあります。また、不動産業はただでさえ顧客対応や資料作成など大量の業務があるため、使い方のレクチャーに無駄な時間はかけられません。
したがって、システムを選ぶときは「チーム全員が直感的に操作できるか」が大前提になるのです。そこで、非IT企業の65歳の方でも説明なしで使えるほど簡単な「Stock」であれば、情報の蓄積から管理がスムーズに完結します。
（3）強固なセキュリティがあるか
次に、強固なセキュリティがあることも必ず確認すべきです。
不動産業では顧客の個人情報を扱うので、信頼関係を築くうえでも情報漏洩は避けなければなりません。そのためには、パスワードの2段階機能やデータの暗号化機能など、強固なセキュリティを備えたシステムが必須なのです。
なかでも、国際水準のセキュリティである「ISMS」を取得しているシステムであれば、大量の個人情報を管理する場合でも安心です。
（4）サポート体制は十分か
最後に、情報管理システムのサポート体制が十分かも重要です。
システムを運用するうえでは、使い方が分からなかったり不具合が起きたりするケースもあります。そこで、このような場合に迅速なサポートを受けられれば、進捗が遅れる心配もありません。
具体的には、「1営業日以内にサポートが受けられる」など、サポートにスピード感のあるシステムを選ぶのがベストです。
不動産業での情報管理におすすめのシステムまとめ
ここまで、不動産業での情報管理におすすめのシステム3選から、選定ポイントまでを中心にご紹介しました。
ほかの業界に比べて多くの個人情報を扱う不動産業では、徹底した情報管理をしなければなりません。しかし、従来のように紙で管理していると、記載や修正に手間がかかるうえに紛失のリスクもあるのです。
そこで、情報の作成から管理を効率化する”情報管理システム”であれば、高度なセキュリティによって重要データを守れます。加えて、システムをチームに浸透させるには「迅速なサポートを受けられるか」や「誰でも直感的に使えるか」を必ずチェックすべきです。
とくに、多機能なシステムではメンバーが使えない恐れもあるため、ITが苦手な65歳の方でも、即日で操作できるほどシンプルな「Stock」が最適だと言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で自社の情報管理を効率化しましょう。
