チームでプロジェクトを進める場合に重要なのが適切な進捗管理です。各メンバーの作業状況を適切に把握しておけば、遅れやトラブルが発生してもすぐに計画を練り直せるので、プロジェクトの期日に及ぼす影響を最小限に抑えられます。
一方で、テレワークにより従来のような対面での会議や進捗報告をするのが難しいため、メンバーの作業状況を適切に把握できていない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、進捗管理のコツである「見える化」の方法を中心に紹介します。
- 進捗管理がメンバー個人に属人化しており社内で統一できていない
- メンバーの作業状況がチーム全体で共有されずどこまで進んでいるのか分からない
- テレワークでも円滑にプロジェクトを進行する仕組みを整えたい
という担当者の方は、この記事を読むとチーム全体で進捗管理を見える化する方法が分かり、プロジェクトを効率的に進めるのに役立ちます。
目次
進捗管理を「見える化」する方法
進捗管理を見える化する方法には、各個人の作業状況を数値やガントチャート（進捗を管理するための表）で明らかにし、チーム全体で共有することが挙げられます。
数値や表に示すことでタスクの作業時間や工程が明らかになり、プロジェクトの期日を見据えて行動できるのです。さらに、従来のように口頭で何度も進捗状況を確認する手間が省けるため、余計なコミュニケーションコストもかかりません。
また、共有手段のなかでも「リアルタイムで更新が反映されるツール」を選べば、プロジェクトの管理者は作業の遅れをすぐに察知できます。以上のように、進捗管理は数値や図表を使って分かりやすく示すことが大切です。
進捗管理を「見える化」する3つのメリット
以下では、進捗管理を「見える化」するメリットを紹介します。見える化のメリットを把握し、メンバーの作業状況を適切に管理しましょう。
（1）必要なステップや所要時間が明らかになる
作業の進捗が見える化すると、目標達成までの工数や所要時間が明らかになります。
逆に、進捗が可視化されていないと「いつまでに何をしなければならないか」が一目で分かりません。その結果、取りかかるのが遅くなったり、無駄な作業に時間を費やしたりする可能性があるのです。
ただし、余裕を持たせすぎたスケジュールでは作業のスピード感が失われます。したがって「各タスクに1hの余裕を持たせる」といった社内ルールを定めましょう。
（2）タスク量や能力に応じて業務を割り振れる
進捗状況を可視化しておけば、タスク量や能力に応じて業務の割り当てが可能です。
タスクのステータスが「対応中」「完了」のように分かりやすく分類されていると、メンバーの作業状況をより正確に把握できます。そして、追加のタスクが発生したときには、タスクが少ないメンバーに割り振って業務量の偏りを防ぐのです。
したがって、進捗管理が見える化されていない状態に比べ、追加のタスクを割り振る前の「部下に進捗状況を聞く」という工程を省けます。
（3）問題点の早期発見・対処ができる
進捗状況の計画と実績を比較すれば、計画通りに進んでいるかをすぐに確認できるので、問題点の早期発見・対処が可能です。
進捗状況を全体に共有しておけば、責任者が進捗状況の遅れに気づき「タスクをほかのメンバーに割り振る」という対応がとれます。個人作業の遅れはプロジェクト全体の遅れにつながるため、問題の早期発見・対処はプロジェクト管理において重要な視点です。
このように、チームで進捗管理をすればトラブルの発見が早くなり、適切な解決策の実行によってプロジェクトを円滑に進めるのに役立つのです。
進捗管理を成功させるコツ3選
以下では、進捗管理を成功させるコツについて「見える化」以外の観点から紹介します。社内で取り入れるべきコツがあればすぐに導入し、進捗管理を成功させましょう。
（1）進捗会議を定例化する
進捗管理を成功させるには、進捗会議を定期的に開くことが重要です。
定期的な進捗会議を開けば、早い段階で課題を見つけ出したり、タスクを棚卸して分散したりする機会になります。加えて、文面だけでは難しいニュアンスで物事を正しく伝えられるため、メンバーとの認識の齟齬を避けられるのです。
また、プロジェクトの進行には「当初の予定とは違う条件が追加される」というイレギュラーがつきものです。そのため、会議によって進行計画の変更点を共有しましょう。
（2）テンプレートを用意する
メンバーごとに報告内容が異なるとあとからまとめ直す手間がかかるので、あらかじめ記載内容のテンプレートを用意します。
テンプレートには、業務の進捗状況を評価するために「タスクの内容」「着手時間」「結果」といった項目を作りましょう。共通のテンプレートを活用して報告すれば、報告の粒度にムラが出るのを防げるのでまとめ直す手間もかかりません。
ただし、テンプレートとしてエクセルを利用する場合は「ファイルをメールやチャットツールで送信する」「一人ひとりのファイルを開いて確認する」という手間がかかることに注意が必要です。
（3）リアルタイムで情報共有できる環境をつくる
進捗管理には、メンバー同士がリアルタイムで情報共有できる環境が求められます。
エクセルなどのファイル共有ツールで進捗管理をすると、更新するたびに毎回保存する作業が必要です。さらに、ファイルを開かなければ更新されている内容がチェックできず、確認漏れのリスクが発生します。
したがって、リアルタイムで最新情報を共有できる体制を整えるのが重要です。たとえば、いつでもメンバーの進捗状況を「タスク」から確認でき、業務の詳細をファイルではなく「ノート」に蓄積する「Stock」のようなツールが求められます。
進捗管理にありがちな3つの失敗例
以下では、進捗管理にありがちな失敗例を3つ紹介します。事前に失敗例を押さえておけば、適切に対処できるので把握しておきましょう。
（1）作業の優先順位が整理できていない
進捗管理の失敗例として、作業の優先順位が整理できていないことが挙げられます。
タスクには「この作業が完了しないと次の作業を開始できない」といった依存関係にあるものが多いです。
そのため、優先順位を定めなければ、何から手を付けて良いか分からなくなり、タスクが溜まってプロジェクト全体の進捗に影響します。したがって、まずはタスクの依存関係や期日を整理しましょう。
（2）メンバー同士の共有ができていない
メンバー同士で進捗を確認できていなければ「誰が何をしているのか分からない」という状況になり、同一のタスクを複数人で対応してしまう事態になりかねません。
一方、メンバー同士が互いの状況を把握しておけば、連携が上手く取れるので効率的に作業できます。そのため、メンバーの進捗状況が誰でも閲覧できる環境を整えましょう。
また、作業状況の可視化が進めば、メンバーに等しく情報が行き渡り、作業の協力やフォローもしやすくなります。
（3）更新漏れが起こり状況把握が遅れる
タスクの更新漏れが起こり、状況把握が遅れることも失敗例の1つです。
進捗を報告する仕組みが複雑では、メンバーからの進捗共有が後回しにされてしまいます。また、チャットやメールのように「やりとりが増えるたびに情報が流れてしまう」という状況では、報告が埋もれて気づかない可能性があります。
こうした更新漏れや確認漏れが重なると「部下の作業がどこまで終わったかが分からない」という状況に陥ります。したがって、簡単に進捗状況を更新できるので後回しにならず、必要な情報が流れない「Stock」のようなツールでの進捗管理が求められます。
進捗管理の「見える化」を実現するツール
以下では、進捗管理の見える化を実現するツールを紹介します。
従来のようなエクセルでの進捗管理では、メールやチャットでファイルを共有します。そのため、相手がファイルを開いたかが分からず、進捗を見える化しても確実に伝わっているかを確認できないのです。
また、そもそもファイルをわざわざ開いて、進捗を確認するのは面倒だと言えます。このように、エクセルでの進捗管理には手間がかかるため「リアルタイムで進捗を共有し、簡単に確認できるツール」を導入しましょう。
結論、進捗管理の見える化を実現するツールは、簡単に進捗を共有、確認できるうえ、非IT企業の65歳の社員でも即日使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockは「ノート」へテキストを書き込みながら、案件に関するファイルや画像をまとめられます。さらに、ノートに紐づくメッセージで進捗を共有したり、タスクでメンバーが抱えている仕事を見える化したりできるのです。
非IT企業の65歳でも使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
進捗管理を「見える化」する方法まとめ
これまで、進捗管理を「見える化」するメリットやコツを中心に紹介しました。
進捗状況を見える化するには「簡単に情報を書き残し、共有やタスク管理の手間がかからないツール」が必須です。ただし、誰でも使いこなせるツールでなければ、結局誰でも使わないという事態になりかねません。
仮に、多機能なツールを導入すると、タスク管理自体がタスクとなることもあります。このようなケースでは、かえって進捗管理をするのが面倒になり、これまでのように仕事が属人化してしまうのです。
結論、自社の進捗管理に最適なツールは、必要な機能に過不足がなく、ITに慣れていないメンバーでも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了します。ぜひ、「Stock」で進捗管理を見える化して、プロジェクトを円滑に進めましょう。
