職場では内的要因・外的要因合わせてさまざまな課題が発生します。そして、企業利益を上げるためには、発生した課題を的確かつスピーディーに解決していく必要があります。
しかし、社内で発生する課題の種別はさまざまなので、「具体的な解決策を打ち出せないまま、放置してしまっている」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、職場で発生しがちな課題の具体例やその解決策、課題を放置するリスクを中心に解説していきます。
- 職場で発生した課題を放置している現状を改善したい
- 職場で発生しやすい課題に先手を打ちたい
- 職場の課題を解決して、快適な環境をつくりたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、職場で発生しやすい課題と解決策を踏まえて、自社の業務改善に効率的に取り組めます。
目次
職場でよくある「課題」や「問題点」の具体例3選
ここでは、職場でありがちな「課題」や「問題点」を3つご紹介します。原因を正確に理解し、改善策を見極めましょう。
（1）オフィス環境の不備
職場における1つ目の課題は、オフィス環境の不備です。
たとえば、パソコンを使うためのインターネット環境や、空調設備をはじめとした物理的な環境は社員の業務効率に直結する要素です。そのため、オフィス環境の課題を解決すれば、社員のストレスが軽減するだけでなく、パフォーマンス向上も期待できます。
また、社内の業務を適切にIT化して、業務にかかる手順や時間を短縮する仕組み作りも、オフィス環境改善に有効な手段の一つです。
オフィス環境における課題は、社員の業務効率を左右するため、迅速な対処を心がけましょう。
（2）スキルの属人化
職場における2つ目の課題は、スキルの属人化です。
スキルの属人化は、あらゆる企業で起こり得る課題であり、業務経験が豊富なベテランが蓄積してきた「スキル」や「ノウハウ」を共有する仕組みがないことが原因です。そもそも、職場全体で円滑に情報共有できる環境がない企業も少なくありません。
加えて、中小企業の場合は一人あたりの業務範囲が広く、なかなか教育コストを割けられない状況も、属人化を加速させてしまう要因です。
このように、スキルの属人化の背景には、実績のある社員のスキルやノウハウを共有・教育できる環境が整っていない現状があります。
（3）社員同士の連携不足
職場における3つ目の課題は、社員同士の連携不足です。
社員が連携できていない原因には、利用している連絡ツールが挙げられます。例えば、社内でいくつもツールを使い分けると、「どこで、何のやり取りをしたのか覚えていない」「ツールを行き来するのが面倒」となり、こまめに連絡するのが億劫になるのです。
そして、連絡が手間になると、次第にコミュニケーションも減ってきてきます。最終的には、「業務がどれほど進んでいるのか」などの進捗報告が少なくなったり、トラブルやミスが発生したときにカバーが遅れたりといった事態を招いてしまうのです。
そのため、社内情報を残せる「ノート」だけでなく、メンバーとやりとりできる「メッセージ」を備えている「Stock」のようなツールが最適です。複数のツールを使い分ける必要がないうえに、運用コストもその分だけカットできます。
企業ができる職場における課題の3つの解決策
ここでは、企業ができる職場環境の改善策をご紹介します。自社が抱える課題の原因を踏まえて改善策を打ち出し、職場における課題の根本を解決しましょう。
（1）社員の意見を取り入れた職場環境を整える
職場環境を改善するためには、実際に職場で働く社員の意見を取り入れることが有効です。
例えば、社員から、「アナログな情報共有が多く、顔色やタイミングを見なければ情報共有ができない」といった意見があった場合は、情報共有にITツールを使えば、タイミングを気にせず状況を報告でき、通知設定でタスク漏れも防ぐことが可能です。
社員から意見を聞くポイントとしては、「職場の課題は何か」という抽象的な質問をせず、「〇〇の作業をしているときに、困っていることはないか」など、具体的に聞くことを心がけましょう。
このように、社員のリアルな声を反映する仕組みがあれば、過ごしやすい職場環境をつくることができ、結果的に社員のパフォーマンスも改善させられるのです。
（2）業務マニュアルを作成する
スキルの属人化を防ぐためには、業務マニュアルの作成が効果的です。
業務マニュアルがあれば、作業で分からないことはマニュアルですぐに確認できます。また、業務マニュアルがあることで仕事の手順が統一されるため、教育コストと時間的コストを一気に減らせるのです。
一方、マニュアルの作成は、はじめに作成担当者やリーダーに負担がかかります。ただし、長期的に見ると、仕事の質やスピードを向上させる重要な役割を果たします。
（3）職場のコミュニケーションを活発にする
円滑に情報共有ができるようにするためには、社内コミュニケーションの活性化が必要です。
コミュニケーションを活発にする方法には、企業文化やルールを変えるなど、いくつか方法があります。しかし、まずは物理的なアプローチとして、誰でもストレスなく情報共有できるツールを導入することがおすすめです。
なぜなら、社員同士で連絡や報告をするツールの使い勝手が悪く、「情報共有は面倒」という感情が芽生えてしまうと、それだけでコミュニケーションのハードルが上がってしまうからです。
そのため、まずは誰もがストレスなく情報共有できることを目標に、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを導入することが適切です。
【これで安心】職場の課題を解決できるおすすめのツール
以下では、職場の課題を解決できるおすすめのツールをご紹介します。
多くの職場で起こりやすい課題である「スキルの属人化」を防ぐには、マニュアルの作成が有効です。また、「社員の連携不足によるトラブル」の防止には、コミュニケーションを活発化して、情報共有がすぐにできる状況を作ることも重要になります。
この「マニュアル作成」や「コミュニケーションの活発化」には、ITツールの導入が適しています。ただし、いきなりツールを導入しても、社員が使いこなせなかったり、定着に時間がかかったりするので、必ず「操作性がシンプルなツール」を選びましょう。
そのため、職場の課題改善に適したツールは、非IT企業の65歳以上の社員でも、簡単にマニュアル作成や情報共有ができるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、業務ノウハウを含めたマニュアルを簡単に蓄積でき、必要な情報へのアクセスも簡単です。また、ノートに「メッセージ」を紐づけられるので、話題が混じることなく、気軽に社員間の意思疎通ができます。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
職場の課題を放置するリスク
どこの職場でも、「仕事の属人化」や「連携不足によるミス」などの課題が山積みです。そして、それらの仕事の課題を放置すると、以下のリスクが発生してしまいます。
- 仕事の属人化が進み、ノウハウが社内に蓄積されない
- パフォーマンスが低下したり、社員の定着率が悪化したりする
- 意思疎通が取れず業務ミスにつながる
ベテラン社員の専門的なノウハウやスキルは、社内へ蓄積すべき貴重な情報資源です。しかし、ノウハウを教育・共有できる環境がなければ属人化が進み、担当者が不在のときに業務効率が低下するなどの問題が発生します。
社員が過ごす職場環境が悪ければ、業務以外で過剰なストレスを感じることになります。結果として、社員のパフォーマンス低下や離職、休職にもつながってしまうのです。
情報共有が正しくできていなければ、ミスやトラブルにつながる可能性が高くなります。ビジネスでは軽微なミスが大きな損害を招くこともあるので、周知すべき情報は適切に共有しなければなりません。
以上のように、職場には様々なリスクが潜んでいるので、顕在化する前に解決策を打ち出す必要があります。
職場でよくある課題の具体例と改善策まとめ
ここまで、職場でよくある課題の具体例と改善策、課題を放置するリスクを中心に解説してきました。
職場で発生した課題をそのまま放置しておくと、社員のパフォーマンスの低下や、全社に関わる重篤なミスへと繋がりかねません。そこで、課題解決には、「社内情報のデジタル化」や「情報共有の円滑化」を迅速に進めることが重要です。
ただし、社員が「使いにくい」と感じる多機能なツールは、情報共有自体が億劫になるので避けましょう。そのため、ツールを選定するときには、「誰もが直感的に使えるほどシンプルか」を重視しましょう。
そして、実際に職場の課題を解決しているチームは、Stockのように、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツールを導入しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、職場の課題を引き起こしている原因を根本から解消しましょう。
