Notionは、多くの機能を集約しており、業界や職種を問わずさまざまな企業に利用されています。しかし、実際に使用しているユーザーのなかには「多機能すぎて使いにくい」という声も挙がっているのです。
そのため、「メモを簡単に残したいけれど、Notionを自社で使いこなせるのか不安である」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Notionが「使いにくい」と言われる理由と対策を中心にご紹介します。
- Notionの活用イメージを掴みたい
- 誰でも簡単に残せるメモツールを探している
- Notionを使いこなせるか不安がある
という方はこの記事を参考にすると、Notionが使いづらい理由が分かるので、自社へ導入すべきかの判断につながります。
目次
Notionの機能とは
Notionの機能は、具体的に以下のシーンで活用されています。
- 社内wiki
- プロジェクト管理
- ドキュメント管理
Notion特有の※ファルダ階層に、社内に分散する情報を一か所にまとめることで、社内wikiとして活用できます。ただし、フォルダ階層は、情報の整理整頓に役立つ一方、階層が深くなるとアクセス性が悪くなってしまう点に注意が必要です。
※フォルダ階層：親フォルダのなかに複数の子フォルダを作成していく構造のこと。
Notionには、プロジェクト管理に役立つ「ビュー機能」が6つ搭載されています。たとえば、テーブルビューを使うと、タスクを担当者や優先順位別に表示できるのです。
また、ボードビューでは、タスクのステータスを「対応中」「次に対応」「完了」ごとに分類して、ボード上で一目で把握できるようになります。
Notionでは、テキストはもちろん、画像やファイルなども保存できます。加えて、保存したデータは、ページリンクで紐づけたりタグを使って整理したりすることも可能なので、社内マニュアルや議事録の整理にも役立ちます。
Notionには、以上の機能が備わっており、メモ・ドキュメント管理ツールとして重宝されるのです。
Notionのノートが「使いにくい」と話題な3つの理由
ここでは、Notionのノートやメモが「使いにくい」と言われる理由を3つ解説します。
（1）ノートの管理が面倒である
1つ目の理由は、ノートの管理が面倒であることが挙げられます。
Notionは、ひとつのデーターベースに複数の「ノート」をフォルダ階層で残せるので、膨大な量の情報を集約できます。しかし、作成した「ノート」の行方が分からなくならないように、タイトルを決めたり、タブを貼り付けたりして管理する必要があるのです。
とくに、チームでNotionを使う場合には、むやみやたらにノートを作成すると管理が行き届かない事態になりかねません。そのため、チームでルールを設けたうえで、ノートを管理しましょう。
（2）スマホに不向きである
2つ目の理由は、スマホに不向きであるということです。
Notionでは、テキスト以外にMarkdownを使った記載が可能です。しかし、スマホの場合、入力文字をいちいち切り替えなければならず、かえって時間がかかってしまいます。
また、ひとつの画面上で利用できる機能や選択肢が多く、都度細かい操作が必要になるので、画面の小さいスマホ方では「使いづらく」なってしまうのです。
（3）多機能で使いこなせない
3つ目の理由は、多機能で使いこなせないことが挙げられます。
Notionは、オールインワンアプリと言われるほど機能が豊富に揃っており、多くのユーザーから重宝されています。一方、「機能が多すぎて使いこなせない」「アプリに慣れるまでに時間がかかった」という声も挙がっています。
以上のように、多機能なアプリは操作が難しく、ITに不慣れな方が多い現場には馴染まない恐れがあるのです。そのため、シンプルで分かりやすいツールが欲しいという方には、あらゆる情報を直感的に「ノート」残せる「Stock」のようなツールがおすすめです。
Notionのユーザーから寄せられた口コミとは
Nottionは、良い評判がある一方、以下のように「多機能すぎて使いこなせない」「気軽にメモを残せない」という声もあるのです。とくに、ITに不慣れな方が多い現場では、これらの理由は導入後にトラブルを招きかねないので、注意が必要です。
※こちらで紹介する口コミ・評判はIT reviw（アイティーレビュー）とSaaS LOG（サースログ）より引用しております。
ユーザー名：匿名投稿日：2023年6月7日欲しい機能・分かりづらい点・改行を含む文字列のペースト時に別の項目扱いで転記されてしまうのが不便・どの形式でペーストするか選択したい・パッと簡潔に書きたい時に、サジェスト機能が邪魔になってしまうことがある・何の装飾もないテキストページを追加できると嬉しい引用：IT reviw
ユーザー名：匿名投稿日：2023年3月24日欲しい機能・分かりづらい点・機能が豊富に揃いすぎていて、色々なことが実現できるはずなのに、それを実行するためのガイドやダイレクションが用意されておらず、使いこなせないことがある意味ストレスになる。引用：IT reviw
ユーザー名：匿名投稿日：2023年3月27日PCで運用する場合は本当に効率もよく、使えるソフトです。 ただ、難点はアプリ版、スマホで使うには使いにくいと感じました。どうしても画面が小さいのは仕方ないですが、選択するタブなどが画面を見にくくしています。ipadなど、ペンがあればまだいいですが、指でも操作は使いにくいので、どうしてもPCでの作業になってしまいます。引用：IT reviw
ユーザー名：匿名投稿日：2021年9月24日こちらを使用することで、社内のタスクが形式化されました。開発の優先順位づけ、お客様の声、入力、業界の知識などが全て一元管理できています。使いこなすのが難しいです。直感的に操作できるのですが、様々な機能や使い方があるため、導入してから数ヶ月経っているにもかかわらず、それらをマスターしきれていません。引用：SaaS LOG
【これで解決】Notionより簡単にノートやメモを残せる情報共有ツール
以下では、Notionより簡単にノートやメモを残せる情報共有ツールを紹介します。
Notionは、オールインワンアプリと言われるほど機能が充実しており、多くのユーザーの業務効率化に貢献します。しかし、「機能が多すぎて、使いこなせない」という意見もあるのです。
たとえITに不慣れでなくても、直感的に操作できないツールは、作業を進めるうえでストレスになりかねません。そのため、「必要な機能が過不足なく備わっており、シンプルに使いこなせるツール」を使いましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を「ノート」に残すことができ、非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるツール「Stock」一択です。
Stockのノートは「フォルダ」に分けて見やすく管理・共有できるので、情報が見つからないストレスがありません。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使えば、タスク管理やメンバーとのやりとりもひとつのツールで実現できるのです。
ITが苦手な方でもすぐに誰でも簡単に情報共有・管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Notionに代わるツールを選定するときの3つのポイントとは
最後に、Notionに代わるツールを選定するときのポイントを3つ紹介します。業務の効率化を図るうえで欠かせない事項と言えるので、確実に押さえておきましょう。
（1）情報を素早く共有できるか
1つ目のポイントは、情報を素早く共有できるかという点です。
チームで円滑に業務を進めるには、スピーディーな情報共有が求められます。たとえ、細かくメモを残していたとしても自身の手元にあるだけでは、ノウハウは属人化してしまい、チーム全体に活かすことができません。
一方、ノウハウや業務に関わる情報をチームで共有すれば、全体のクオリティが高まるだけでなく、何度も繰り返し質問する面倒を省けるのです。
（2）情報にすぐアクセスできるか
2つ目のポイントとして、情報にすぐにアクセスできるかは重要です。
マニュアルや議事録は、作成して終わりではなく、必要に応じて振り返る必要があります。そこで、カテゴリー別にフォルダ管理できるツールであれば「どこに、どの情報があるのか分からない」という事態を回避できるのです。
とはいえ、フォルダはつくりすぎると階層が深くなり、かえって情報へのアクセス性が悪くなってしまいます。そのため、フォルダを2階層で管理しつつ、検索機能を兼ね備えた「Stock」のようなツールであれば、欲しい情報がすぐに見つかるのです。
（3）簡単に使えるか
3つ目のポイントは、簡単に使えるかという点です。
たとえば、多機能なツールでは、使いこなせるまでに時間がかかるだけでなく、選択肢が増えるので操作画面が見づらくなる可能性が挙げられます。その結果として、ツールを導入したものの、現場に馴染まなかったり、メンバーのストレスとなったりするのです。
そのため、「多機能で便利そうだから」「有名だから」という理由でツールを選定するのではなく、必要な機能が過不足なく揃ったシンプルな操作性のツールを使いましょう。
Notionが使いにくいと言われる理由と解決策まとめ
ここまで、Notionが使いにくいと言われる理由と解決策を中心に紹介しました。
Notionは、メモアプリとしてだけでなく、タスクやドキュメント管理などあらゆる用途で活用できます。とはいえ、「多機能で便利そうだから」という理由で導入すると、結果として「使いこなせない」という事態になりかねません。
とくに、ITに不慣れな方が多い現場や、スマホからでも簡単に情報を残したいという方には「使いづらい」可能性があるので注意が必要です。したがって、「Notionより簡単にノートやメモを残せる情報共有ツール」を使いましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能が過不足なく備わっており、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、情報管理のストレスをなくしましょう。
