今日では多様な情報管理ツールが存在しますが、なかでも、業務効率化を目的に、複数の機能を集約した「Notion（ノーション）」を導入する企業が増えています。
とはいえ、Notionの導入を検討しているものの「自社にマッチするツールなのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Notionの使い方や機能、口コミを網羅的にご紹介します。
- Notionの導入を検討しているが、自社での利用イメージが掴めない
- メンバー全員がNotionを使いこなせるか不安がある
- Notionは有名だが、実際にどのような使い方ができるのか知りたい
という方はこの記事を参考にすると、Notionの概要や使い方が分かり、自社にマッチしているかが判断できるようになります。
目次
Notionとは
引用（以下含む）：https://www.notion.so/ja-jp
Notionはアメリカ・サンフランシスコ発の多機能なクラウドツールです。ドキュメント作成や社内Wiki、タスク管理などのさまざまな機能を備えており、規模や業界を問わず幅広い企業で導入されています。
また、Notionはマルチデバイス対応なのでスマホやタブレット、PCからも情報を閲覧できます。アプリとブラウザの違いもなく、同じ操作感で使えるツールとなっています。
元々英語のみの対応であったものの、2021年10月には日本語のベータ版（正式版リリース前のテスト版）が発表、2022年11月には日本語の正式版が発表されました。
Notionの主な特徴
Notionの主な特徴は以下の通りです。
- wiki・ドキュメント作成で、あとから必要な情報を振り返れる
- プロジェクト・タスクの整理がしやすい
- 多様な機能が備わっている
必要な情報へすぐに振り返るためのwikiやドキュメントが作成できるので、ノウハウの蓄積ができます。また、「Webクリッパー機能」を使えば、あとから参照したいWebページを保存できます。
プロジェクトに関しては、各メンバーのタスクはもちろん、稼働スケジュールもガントチャートのように管理できます。また、タスクを優先度に応じて並び替えたり、カテゴリごとに振り分けたりも可能です。
数種類のツールの機能がひとつに集約されているので、チームの規模や業界を問わず幅広い用途で活用できます。
上記の特徴により、タスクの抜け漏れをはじめとした業務上のトラブルを防ぎつつ、使いこなせれば業務効率化が実現できるのです。
Notionの代表的な活用事例
以下では、Notionが活用される5つの事例をご紹介します。「自社で運用する前に、どのようにNotionが使われているのか知りたい」方は必見です。
ドキュメント作成
Notionを利用すれば仕事のドキュメントを作成できます。
テキストだけでなく画像やファイルなども保存されるため、簡単なメモだけでなくマニュアルや議事録など、あらゆる情報管理に役立ちます。また、ドキュメントはNotion独自のページリンクで紐づけたり、タグを使ったりして整理されるのです。
さらに、ドキュメントは社内だけではなくインターネット上に公開可能なことからも、Webサイトとしても運用できます。
社内wiki
社内情報を一か所にまとめる「社内wiki」もNotionで作成できます。
一般的な社内wikiはフォルダで階層（親フォルダの中に複数の子フォルダがある構造）を作りますが、Notionではページ内にページを埋め込んで管理します。
たとえば、「社内マニュアル一覧」というページに「電話対応マニュアル」「操作マニュアル」と業務ごとのページを作るイメージです。ただし、ページが増え過ぎると目的のページが見つけづらくなる恐れもあるので注意しましょう。
一方、あらゆる情報を「ノート」に残せて、ノートを「フォルダ」でカテゴリごとに分けられる「Stock」であれば、マニュアルが増えた場合でも情報が入り乱れず、スムーズに探し出せます。
タスク管理（ToDo管理）
Notionの「ビュー機能」を使えばタスク管理（ToDo管理）にも役立ちます。
ビュー機能とは「情報の”見え方”を変えて、閲覧しやすくする機能」です。Notionにはボードやカレンダー、ギャラリーなど計6種類のビューが用意されています。
たとえば、ボードビューでは「タスクが記載されたカード」をドラッグ＆ドロップできます。そのため、進捗を表す「未着手」「対応中」「完了」の間を、タスクを移動させて管理することもできるのです。
Notion AI
Notionは、2022年11月に「Notion AI」のアルファ版をリリース、2023年2月には正式版のリリースを発表しました。
Notion AIを使うと「あるトピックに関する多くのメモから要約を作成する」「文章の校正を自動化」「やることリストの作成を自動化」などができるようになります。
一方、Notion AIは無料の場合、ワークスペースのメンバー1人につき「20回までの利用制限」がかかります。そのため、無制限で使うには「メンバー1人あたり月額10$（月払い）」が必要になるので注意しましょう。
Notionプロジェクト
2023年6月に実装された「Notionプロジェクト」を使うと、主に以下の機能を使いながら、効率的にプロジェクト管理ができるようになります。
- AI自動入力
- ユニークID
- Notionスプリント
- Asanaインポーター
- Githubとのコラボレーション
「Notion AI」によって、プロジェクトに関わる情報を自動で「要約・抽出・入力」してくれるようになります。そのため、ドキュメント作成時などに「AIを活用してプロジェクトの要点を自動でまとめた後、メンバーに共有する」使い方もできます。
Notion内に格納された情報に対して、自動で採番する機能が追加されています。採番には連番前の固定文字（プレフィックス）も指定できるので、複雑なタスクも番号で管理が簡単になります。（GitHubとの連携も可能）
任意のタスクの期間設定が可能になります。たとえば、1週間でのタスクをスプリントとして設定できるので、ひとつのタスクを複数生成する必要がなくなります。
プロジェクト管理ツールの「Asana」から、現在進行形で管理しているプロジェクトをインポートできるようになりました。
Github（全世界で展開するコード・データ管理サービス）との連携が可能になりました。そのため、GithubとNotion間でのタスクの同期などができるようになります。
以上のように、現在でも機能改善・追加がされているNotionを使えば、さらに効率的にプロジェクト管理ができるようになります。しかし、多機能かつ複雑な設定も多くなるので、ITに不慣れな人が多いチームは「Stock」のように、シンプルなプロジェクト管理ツールを使うことも多いのです。
Notionのプラン比較表
以下は、Notionのプラン比較表です。プランごとに利用できる機能や容量、セキュリティなどが異なるので、実際に導入する前に入念に確かめましょう。
| フリー | プラス | ビジネス | エンタープライズ | |
|---|---|---|---|---|
| 料金（月払い） |
無料 |
$10（約1,360円）/ユーザー/月 |
$18（約2,448円）/ユーザー/月 |
要問い合わせ |
| ゲスト数 |
10人まで |
100人まで |
250人まで |
無制限 |
| アップロード上限 |
5MB |
無制限 |
無制限 |
無制限 |
| ページ履歴 |
7日間 |
30日間 |
90日間 |
無制限 |
| 同時編集の可否 |
○ |
○ |
○ |
○ |
| 権限グループ |
○ |
○ |
○ |
○ |
| シングルサインオン |
× |
× |
○ |
○ |
| PDF一括出力 |
× |
× |
○ |
○ |
| 各種サポート |
なし |
優先サポートのみ |
優先サポートのみ |
専任のサクセスマネージャー |
参照：Notionの料金
上記のうち、とくにセキュリティ対策が十分にとれるプランであれば、ビジネス利用における情報漏洩のリスクを軽減できます。また、無料利用の場合は機能制限はあるものの、期間制限はありません。
Notionの基本構成とは
Notionの基本画面は以下の通りです。
- ＜Notionの基本画面（全体）＞
- サイドバー
- ページ
- ＜Notionの基本画面（詳細）＞
- チームスペース
- プライベート
- ブロック
ページを切り替えたり、目的のページを探したりできます。内容に関わらない設定は基本的にサイドバーから実行します。
画面の右側は実際に情報を書き込む「ページ」です。また、ページの右上から共有をしたり、コメントを残したりもできます。
チームごとにページをまとめられる機能です。3つのアクセス権限があります。
プライベートに作成したページは、ほかの社員は閲覧することができません。
ブロックはコンテンツのまとまりのことです。たとえば、ひとつの画像やファイルが1ブロックとして数えられます。
8ステップで完了！Notionの使い方
以下では、Notionの使い方を8ステップでご紹介します。とくにNotionをはじめて使う方は必見です。
使い方1｜アカウントを作成する
はじめに、こちらのサインアップページからNotionのアカウントを作成しましょう。
勤務先のメールアドレスで作成する場合には上側から枠から、GoogleアカウントもしくはAppleアカウントで作成する場合には下側の枠から設定を進めます。
使い方2｜ログインする
すでにアカウントを持っている場合は、こちらのログインページからNotionのアカウントにログインしましょう。
GoogleアカウントもしくはAppleアカウントで作成する場合には上側の枠から、勤務先のメールアドレスで作成する場合には、下側の枠からログインします。ログインが完了すると、Notionの基本画面が表示されます。
使い方3｜日本語表記に変更する
はじめに、Notionが英語表記になっている場合には、日本語表記にしましょう。まずは、画面左上の[Settings ＆ Members]をクリックします。
次に、以下の3ステップで設定を進めます。
- ［Language ＆ region］をクリックする
- 言語選択のタブをクリックする
- ［日本語（Japanese）］をクリックする
最後に、画面に表示される［Update］をクリックすれば、日本語に変更されます。Notion独自の用語もあるので、普段から使う言語に設定しましょう。
使い方4｜新しいページを作成する
次に、Notionに新しいページを作成しましょう。
新しいページは、チームスペース（もしくはプライベート）に表示されている［+］をクリックすると表示されます。
以上の操作で新規ページが表示されます。
使い方5｜アイコンやカバーを設定する
次に、何のページかを瞬時に見分けるためにアイコンやカバーを設定しましょう。
アイコンは編集画面上部の［アイコンを追加］から、カバーは［カバー画像を追加］から設定します。
設定が完了すると上図のようなページとなり、どのような情報が書かれているかが瞬時に分かります。
使い方6｜ページを編集する
次に、実際にページを編集しましょう。
たとえば、今回は議事録のページを例にしているので、会議に必要な情報を以下のように記載しました。
使い方7｜テキストを装飾する
次に、記載したテキストを装飾して見やすいページにします。
はじめに、編集したいブロックに表示される［⋮⋮］をクリックし、メニューを開きます。
そして、［ブロックタイプの変換］をクリックすると、装飾の選択肢が表示されます。今回は、大きな見出しを作成したいので「見出し1」を選択します。
以上で、上記のように＜会議議事録＞が大きな見出しとして装飾されます。見出しのほかにも箇条書きリストや番号付きリスト、引用などさまざまな装飾ができます。
使い方8｜ページリンクを挿入する
最後に、ページ内にページリンクを挿入する方法をご紹介します。まずは、新しいブロックを選択した際に表示される［+］をクリックします。
次に、上図のように［ページ］が表示されるので選択します。
すると、新しいページの作成画面が表示されるので埋め込むページを作成しましょう。今回は「議事録の詳細」ページを作成しました。
その結果、上図のように「会議議事録」のページに「議事録の詳細」ページが埋め込まれて、クリックするだけで移動できるようになります。
Notionの口コミ・評判
以下では、Notionの「良い口コミ・評判」と「悪い口コミ・評判」をご紹介します。実際にNotionを利用したことがあるユーザーが回答しているので、導入の参考になります。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はすべてITreview＞Notionより引用しています。
Notionの良い口コミ・評判
以下では、Notionの良い口コミと評判をご紹介します。情報がさまざまな形式で管理され、あらゆる業務に対応できる点を評価しているユーザーが多いです。
非公開ユーザー（投稿日：2023年06月07日）・議事録、単語帳、TODOリストなど、様々な用途に合わせて容易にカスタマイズできる・見出しのアイコンを設定できるので、好きな画像にしたら作業のモチベーションアップにも繋がる
松本 昌記（投稿日：2023年05月12日）この手の情報管理系ソフトは多くありますが、チャット系AIと連携し、それがそのままNotionに記録できるところが素晴らしいです。今後もAIは発展していくと思われるので、Notionの多様なフォーマットに対応する事を期待できます。特に良いのは、下層にぺージを簡単に作れる事です。リンクページを持つ形になりますが、ちょっと情報量が多かったり、画像を多用するとページが長くなりますが、スッキリとしたページ構成になります。特に今後はＡＩでページを作成して、ドラフトとしてページ化すると思います。その際にページの管理がしやすいです。
非公開ユーザー（投稿日：2023年05月08日）マニュアルが1番大きな使い方ですが、議事録等に使用したり、タスクの管理などにも使用しています。全社で使用しているので、部署単位でも何やっているか可視化されていて便利です。スプシやドキュメントだとフォルダ管理がうまくできてなく、どこいった、、、など探す手間や時間、紛失が発生しますが、その点Notionは1つのドメイン内にあるので、めちゃ便利です。
青田 彩季（投稿日：2023年04月06日）1年以上有料課金して使用しています。Googleドキュメントがより洗練されたUIになったノート作成アプリがNotioという感じです。作ったノートをWebサイトとしてそのまま公開できたり、シートを共有して共同作業することもできます。データベースも対応していて、どんどん下層ページを作ることもできるので、無限にアイデアが広がります。PCとスマホアプリとの連携もシームレスなので、もうこれなしでは仕事できない！というくらいおすすめです。
非公開ユーザー（投稿日：2023年03月29日）Notionは、ノートやプロジェクト管理、スケジュール管理など、あらゆる情報を自由自在に整理できる万能ツールです。ブロックエディターで、自分好みのレイアウトを作成できるため、使い方は無限大です。また、テンプレートやアドオンを使って様々な機能を追加できるため、必要な機能を自分好みにカスタマイズすることができます。また、マルチデバイスに対応しているので、いつでもどこでも情報を閲覧・編集可能です。
Notionの悪い口コミ・評判
以下では、Notionの悪い口コミと評判をご紹介します。多くのユーザーに共通したのが「情報が探しづらく、閲覧しにくい」「機能が多すぎて使いこなすのが難しい」といった点です。
松本 昌記（投稿日：2023年05月12日）相変わらずツリー形式での情報管理に弱いです。マインドマップ的なツリー構造を持って構造が可視化されると非常に便利になると思います。 また、機能が多いのですが、どのような機能があるのかを把握するのが難しいです。導入用のチュートリアル的なものが欲しいです。
非公開ユーザー（投稿日：2023年05月08日）ちょっと書き方が難しいので、慣れるまでが大変です。また、できることも多いので、Notionマスターが部署に一人いると強いです。時々調べたり、NotionマスターのSNS投稿内容とか見て勉強したり、できる機能さがしてますが、ここら辺が他のツールと違って不便なところかもです。（Kintoneみたいにコミュニティがあると便利なんですかね）
非公開ユーザー（投稿日：2023年03月27日）ただ、難点はアプリ版、スマホで使うには使いにくいと感じました。どうしても画面が小さいのは仕方ないですが、選択するタブなどが画面を見にくくしています。ipadなど、ペンがあればまだいいですが、指でも操作は使いにくいので、どうしてもPCでの作業になってしまいます。
非公開ユーザー（投稿日：2023年03月25日）タスク管理しようとテンプレートを使っていますが、少し使いづらいです。進捗状況をバーでグラフィカルに表示させるものとかがうまく表示されずにバグか仕様かわからないため諦めたことがあります。カスタマイズ性が高いため仕方のない部分がありますが、テンプレートを利用するにはネットで事前に使用方法を調べておく必要があります。少し、直感的な操作がしづらいかなと言う感じです。
非公開ユーザー（投稿日：2023年3月24日）欲しい機能・分かりづらい点・機能が豊富に揃いすぎていて、色々なことが実現できるはずなのに、それを実行するためのガイドやダイレクションが用意されておらず、使いこなせないことがある意味ストレスになる。
【シンプルに使える】Notionの代替に最適なツール
以下では、Notionよりも簡単に使いこなせる代替ツールをご紹介します。
Notionにはドキュメントや社内Wiki、タスク管理といったさまざまな機能が備わっています。しかし、「多機能ゆえに使いこなすのが難しい」というユーザーの声も多いのです。
つまり、Notionなどの多機能ツールは、高いITリテラシーが求められるため、とくに非IT企業では導入後に使われなくなります。誰も使いこなせないツールを導入すると、業務の邪魔になるだけでなく、コストも無駄にかかってしまうので避けましょう。
結論、ドキュメント作成や社内wiki、タスク管理まで対応できる代替ツールは、非IT企業の65歳の方でもすぐに使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockは「ノート」へ簡単に情報を残せるので、別途WordやExcelファイルを管理する必要がありません。また、Notionの共有リンクは不特定多数に漏れる危険がありますが、Stockはノートそのものにアクセス権限を設けられるので安心です。
非IT企業の65歳の方でも簡単に情報管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Notionの主な機能・できること
以下では、Notionの主な機能・できることを10項目ご紹介します。自社に必要な機能を把握し、業務をスムーズに進めましょう。
（1）テーブル
Notion上の情報をテーブルビューに変更すれば、上記のように表示されます。
テーブルビューは行と列で情報をまとめる形式で、使用感がExcelに近いのが特徴です。また、チームの全体像を一目で把握できるメリットもあります。
（2）ボード
Notion上の情報をボードビューに変更すれば、上記のように表示されます。
ボードビューはドラッグ＆ドロップでカード（ブロック）を移動できるのが特徴です。カンバン方式でタスク管理をするのに重宝します。
（3）タイムライン
Notion上の情報をタイムラインビューに変更すれば、上記のように表示されます。
タイムラインビューがあれば、プロジェクトの進捗管理で利用される「ガントチャート」を作成できます。また、タイムラインビュー自体にも1日単位や週単位、月単位などさまざまな表示形式があります。
（4）カレンダー
Notion上の情報をカレンダービューに変更すれば、上記のように表示されます。
期日を設定することでカレンダーに予定が追加されます。また、デザインもシンプルなので、カレンダーの日付から直感的に予定を作成できます。
（5）リスト
Notion上の情報をリストビューに変更すれば、上記のように表示されます。
リストビューには必要最低限の情報のみが表示されるので、情報をシンプルにまとめたい場合に有効です。それぞれのリストをクリックすれば詳細情報を確認できます。
（6）ギャラリー
Notion上の情報をギャラリービューに変更すれば、上記のように表示されます。
ギャラリービューは画像ファイルを強調して表示できるので、情報を視覚的に分かりやすくまとめられます。新しいページを追加したい場合には［+ 新規］をクリックして、必要な情報を入力するだけです。
（7）テンプレート
Notionにはテンプレートが登録されています。
テンプレートを利用すればゼロからページを作成する必要がないため、面倒な作業が一気に解消されるのです。たとえば、デザインやエンジニアリング、マーケティングといった職種別にテンプレートが用意されています。
（8）スラッシュコマンド
Nitionではスラッシュ（/）のコマンドを活用して、ブロックの種類を瞬時に指定することができます。以下は、Notionのなかでも代表的なスラッシュコマンドの一覧表です。
| スラッシュコマンド | 効果 |
|---|---|
|
/text |
新しいテキスト用のブロックが作成できる |
|
/page |
新しいページが作成できる |
|
/bullet |
箇条書きが作成できる |
|
/todo |
ToDoリストが作成できる |
|
/h1（/#） |
大きな見出しを作成できる |
|
/h2（/##） |
中程度の見出しを作成できる |
|
/h3（/###） |
小さな見出しを作成できる |
|
/link |
ほかページに飛ぶリンクを作成できる |
|
/emoji |
絵文字を選択する画面が表示される |
|
/imag |
画像をアップロードしたり、埋め込みをしたりする |
上記のスラッシュコマンドを活用すれば、作業をスピーディに進められます。しかし、ITに詳しくない人には使うのが難しい可能性もあるので注意です。
（9）インポート
インポート機能では、外部にツールで管理している情報をNotionにまとめられます。
インポートできる外部ツールとしてはAsanaやEvernote、Trello、Wordなどが挙げられます。社内情報が至る場所へ分散している場合に重宝します。
（10）外部共有
Notionで作成したページは社員だけでなく、外部にも共有できます。
Notionはインターネット上でページを公開する「公開リンク」を作れます。公開リンクを知っている人であれば誰でもアクセスできるほか、設定によっては編集やコメント、複製も可能です。
ただし、権限設定を誤ってしまうと情報漏えいの事故に繋がりかねないので、必ず共有前にチェックをしましょう。
Notionの使い方・機能・口コミまとめ
ここまでNotionの機能や使い方、口コミまで網羅的にご紹介しました。
Notionはドキュメントの作成やカレンダー、タスク管理といった豊富な機能が備わっているので、幅広い用途で活用できます。一方、「多機能ゆえに使うのが難しい」という口コミも多いため「便利そうだから」などの理由だけで選定するのは危険です。
とくに、非IT企業であれば、複雑な機能からNotionを正しく操作できず、情報の管理・共有がかえって滞ってしまう恐れもあります。したがって、「自社に必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に使えるツール」がNotionの代替に最適なのです。
結論、Notionの課題を解決するには、非IT企業の65歳の社員でも、即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択になります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、Notionよりも簡単に情報を一元管理し、ビジネスを加速させましょう。
