チームのプロジェクトを円滑に進めるためには、それぞれのメンバーが担うタスクの内容や進捗を適切に管理し、共有する必要があります。そこで頻繁に用いられるのが、プロジェクト管理ツールである「カンバンボード」です。
トヨタ自動車を皮切りに多くの企業がカンバンボードを導入していますが、具体的な作り方や用途が分からず、導入に踏み込めない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、カンバンボードの作り方やメリット、デメリットを中心にご紹介します。
- カンバンボードのメリットやデメリットを知り、導入の可否を判断したい
- カンバンボードを実際に作成して、プロジェクトを円滑に進めたい
- 簡単かつ効率的な方法で、タスク管理や共有をしたい
という方はこの記事を参考にすると、カンバンボードの導入を判断できるだけでなく、非IT企業でも簡単にタスクの管理や共有をする方法が見つかります。
目次
カンバンボードとは
カンバンボードとは、トヨタ自動車が開発した「プロジェクト管理の手法」です。
縦に分けられた列にタスクを配置して、進捗が変わったものから動かしていく仕組みになっています。タスク全体の進捗を一目で把握できるため、プロジェクトに関わるスケジュール管理がしやすいです。
また、「どのメンバーが、どのタスクをしているか」を簡潔に示せるため、メンバーごとの業務のばらつきや、タスク重複を防ぐのにも効果的です。
カンバンボードは、従来は製造業における生産工程の管理に使われていましたが、現在では幅広い業種で活躍しています。
カンバンボードの作り方とは
カンバンボードは、「物理的なボード」もしくは「デジタルのボード」を使う方法がありますが、基本的な作成手順は変わりません。
以下では、カンバンボードの作り方を3つの手順に分けて解説します。
手順1｜進捗ごとに列を作る
まず、タスクを進捗ごとに分けて、それぞれに応じた列を作りましょう。
タスクの進捗は、プロジェクトによって分類の方法が異なりますが、基本的には以下の3つの項目を使います。
- 開始前（ToDo）
- 作業中（Doing）
- 終了（Done）
以上のように、進捗ごとに分けた列を、タスクがスムーズに移動できるように作業手順に合わせて並べましょう。
手順2｜タスクを作成する
次に、タスクを作成して仕事を見える化しましょう。
タスクを書き出すときには、抽象的にならないように注意しなければなりません。たとえば、「プロジェクトを回す」というタスクは具体的ではないので、実際に何をすれば良いのかイメージができないのです。
仕事を見える化するためにタスクの洗い出しが重要ですが、すぐに動き出せるくらいの粒度まで分解するようにしましょう。
手順3｜タスクを列に配置する
最後に、進捗ごとに分けた列にタスクを配置すれば、すぐに使い始められます。
ただし、何もルールを決めないまま運用すると、次第に放置されて使われなくなるケースが多くなるのです。そのため、「それぞれの列（進捗）に設置できるタスクの数を制限する」というルールがあれば、仕事を放置し続けることもなくなります。
以上のように、カンバンボードの使い方にルールを決めることで、適切に運用できるようになるのです。
カンバンボードの2つのメリット
ここではカンバンボードがもたらす2つのメリットを紹介します。カンバンボードを導入する場合には、メリットを把握して正しく運用しなくてはなりません。
（1）タスクを見える化して一元管理できる
はじめに、「タスクを見える化して一元に管理できること」は、カンバンボードの大きなメリットです。
カンバンボードはタスクの内容だけでなく、進捗も見える化できます。そのため、プロジェクトの進捗を随時把握でき、適切なスケジュール管理もこなせるのです。
また、メンバー全員のタスクを一元管理することができるので、いつでも「誰が、何の仕事でつまずいているのか」も分かります。
（2）タスクの進捗をメンバーに共有できる
カンバンボードのメリットの二つ目に、タスクの進捗をスムーズに共有できることが挙げられます。
カンバンボードを一目見れば、わざわざメンバーに確認しなくても「タスクをスムーズに進められているメンバー」と「遅れているメンバー」を把握できるのです。そのため、メンバー同士でサポートしやすくなります。
チーム全体でプロジェクト遂行するためには、メンバー全員が足並みをそろえてタスクをこなす必要があります。そのため、メンバーの状況が分かるカンバンボードは役に立つのです。
カンバンボードの2つのデメリット
プロジェクトの適切な管理に貢献するカンバンボードですが、以下の2つのデメリットも挙げられます。
企業はメリットとデメリットを照らし合わせたうえで、カンバンボードの導入可否を判断しなくてはなりません。
（1）タスクの重要度や負担が分かりにくい
カンバンボードのデメリットに、一つひとつのタスクの重要度や負担が分かりにくい点が挙げられます。
カンバンボードはプロジェクト全体の把握には便利ですが、タスクごとの詳細の管理には適していません。そのため、タスクに優先順位が付けづらく、簡単なタスクばかりに注力して、業務効率を下げてしまうケースも考えられます。
また、カンバンボードはタスクごとのかかる工数が分からないため、メンバーにどの程度の負担がかかっているかは把握できないのです。
（2）管理に手間がかかる
最後に、カンバンボードの管理には手間がかかります。
たとえば、手書きでカンバンボードを作成する場合、付箋にタスクを書いて使うケースが多いですが、剝がれたり破れたりして紛失してしまう恐れがあります。
また、デジタルのアプリの場合は、使いこなすために一定以上の知識が必要です。そのため、「カンバンボードなどの高機能が、本当に必要なのか」は改めて検討すべきだと言えます。
【非IT企業でも使える】タスク管理・共有に最もおすすめのツール
以下では、非IT企業でも使える、タスクの管理や共有に最もおすすめのツールをご紹介します。
カンバンボードはタスクを見える化できるため、進捗の確認や共有に便利です。しかし、タスクごとに「必要な資料」や「メッセージでのやりとり」を紐付けることはできないので、あくまでも進捗を確認するだけの手法だと言えます。
そのため、カンバンボードのような複雑なものではなく、タスクを簡単に管理できるツールを使いましょう。ただし、多機能なツールは教育コストがかかるだけでなく、最終的に使われなくなるケースも少なくありません。
したがって、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも簡単にタスク管理・共有ができる「Stock」一択です。
Stockではわずかな操作で「タスク」を設定でき、メンバーが抱えるタスクも一覧で確かめられます。また、Stockにはあらゆる情報を保存できる「ノート」があり、ノートには「タスク」だけでなく「メッセージ」も紐づいているので、チャットツールは不要です。
ITに詳しくない65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
カンバンボードの作り方やメリット・デメリットまとめ
これまで、カンバンボードの作り方やメリット、デメリットを中心に紹介しました。
タスクの見える化や進捗の共有に便利なカンバンボードは、三つの手順を追うだけで簡単に作成できます。しかし、カンバンボードではタスクに重要度をつけにくいうえ、管理にも手間がかかり、結果としてプロジェクトの運営に支障をきたしてしまうのです。
そのため、ITツールで「タスクの見える化」や「進捗の共有」をするのがおすすめですが、多機能なツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせません。
したがって、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でもタスクを管理・共有できる「Stock」一択です。実際に非IT企業を中心に240,000社以上に導入されています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、タスクを適切に管理・共有し、プロジェクトを円滑に進めましょう。
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