情報共有の効率化には「情報資産の蓄積」「生産性の向上」「コストの削減」などのメリットがあります。ただ、多くの企業では社内の情報共有が上手くいかず、さまざまな問題を抱えているのが現状です。
一方、社内で情報共有の効率化を成功させ、業務改善を実現している企業もあります。そして、情報共有の改善に「成功した企業」と「失敗している企業」には明確な違いがあるのです。
そこで今回は、情報共有の効率化に成功した企業事例と自社で再現するためのポイントをご紹介します。
- 社内の情報共有がなかなか上手くいかない現状に悩んでいる
- 他社の成功事例を参考に自社も情報共有を活発化させたい
- 成功事例の取り組みが自社にマッチすればすぐにでも実践したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、自社と他社の情報共有の違いが明確になるだけでなく、情報共有をすぐに活性化できる方法を見つけられます。
【企業成功事例8選】社内の情報共有を効率化した企業
以下では、課題・解決策・効果の3段構成で、効率的な情報共有を実現した企業事例8選をご紹介します。それぞれ業界や業種は異なりますが、いずれの企業も自社に最適なツールを導入した点で、失敗している企業との違いがあります。
（1）メディカルローグ株式会社
メディカルローグ株式会社は、医療現場のコミュニケーション環境の改善のために、医学研究・医療関連アプリやWEBサイトの開発・制作、医療のITコンサルティングをする企業です。
＜課題＞
メディカルローグ株式会社ではチャットツールを活用して業務を進めていましたが、チャットツールの特性上、必要な情報がすべて流れ、後から振り返るのが難しい事態に陥っていました。
＜解決策＞
社内の情報が蓄積できるように既存のチャットツールを辞め、情報共有ツール「Stock」を導入しました。
＜効果＞
Stockの導入で「ノート」「フォルダ」を起点とした情報の整理ができるようになり、社内の情報共有がスムーズになりました。また、すべての社内情報がツール内に一元化されるので、情報を探す時間が削減されて業務効率も向上しています。
（2）東京地下鉄株式会社
東京地下鉄株式会社は、東京都区部やその周辺地域で旅客鉄道事業や不動産事業などの関連事業に携わる企業です。
＜課題＞
事務だけでなく現場の管理や専門職の社員がいるので、不在時でもスピーディーにコミュニケーションがとれる環境を必要としていました。
＜解決策＞
離れた拠点でも電話やメールだけではなく、あらゆる手段でコミュニケーションをとれる環境を作るために「Skype for Business（現在はサービス終了しMicrosoft Teamsへ移行）」を導入しました。
＜効果＞
簡単な確認事項はインスタントメッセージ、議論が必要な場合はWeb会議を活用するなど、用途ごとに機能の使い分けが可能になりました。また、各社員の在席状況などが確認できるようになったので、電話の掛け直しや伝達漏れがなくなったのです。
（3）シチズン時計株式会社
シチズン時計株式会社は、時計や部分品などの精密・電子機器を製造、販売している企業です。
＜課題＞
シチズン時計株式会社では、社内の連絡やデータ、議事録などをすべて電子メールで共有していたため、「メールを読む時間」や「仕分ける時間」が必要になり、業務が非効率になっていました。
＜解決策＞
社内での情報共有と技術伝承を目的に、社内SNSツール「SKIP」を導入しました。
＜効果＞
SKIPの導入により確認すべきメールが約7割減少し、情報を探す時間が削減されました。また、動画にも対応しているので、技術ノウハウの伝承にも的確に作用しています。
（4）株式会社ネクシィーズグループ
株式会社ネクシィーズグループは、省エネ設備を初期投資ゼロで導入できるサービスや電力事業を主軸とする事業持株会社です。
＜課題＞
株式会社ネクシィーズグループでは情報交換のスピードが遅れ、業務効率が低下していました。また、プライベート用のチャットツールを利用していましたが、重要な情報が漏えいするリスクに危機感を感じていました。
＜解決策＞
経営者の考えを組織に浸透させ、円滑なコミュケーションを図るために「Talknote」を導入しました。
＜効果＞
社内カルチャーの構築に特化したTalknoteの導入により、新入社員がすぐに社風や業務内容を把握できるようになりました。また、ツールの一本化によりセキュリティも強化されたうえ、メッセージ機能が向上し、コミュニケーションの課題も解決しました。
（5）株式会社エース
株式会社エースは、塗装や防水などの外装リフォーム全般に加え防菌抗菌などのメンテナンスサービスを提供している企業です。
＜課題＞
株式会社エースでは顧客管理システムを導入していましたが、社内に浸透せず業務効率化を進められませんでした。また、プライベート用のチャットツールを業務で利用していましたが、案件の管理が困難な状況でした。
＜解決策＞
シンプルなコミュニケーションや情報管理ができる「SONR」を導入しました。
＜効果＞
SONRでは案件ごとに、受付からのフローをすべて一元管理できるため、顧客管理の課題が解決されました。また、社員全員がツールを利用することでコミュニケーションの活性化にもつながりました。
（6）橋本総業株式会社
橋本総業株式会社は、管工機材・住宅設備機器の販売や情報処理、情報サービスを提供している企業です。
＜課題＞
橋本総業株式会社ではアシスタント制によって営業と事務がペアで仕事をしていますが、互いの情報共有が遅い課題を抱えていました。一方、メールでは気軽な提案やコミュニケーションが取りにくく、スピード感が失われていました。
＜解決策＞
社内の情報共有をスムーズにするためにビジネスチャットツール「Chatwork」を導入しました。
＜効果＞
Chatworkの導入により、営業と事務のメンバーが情報共有のためだけに時間を合わせる必要がなくなり、情報共有の時間が短縮されました。また、メールとは異なりメッセージも気軽に送れるので、雑談が増えるなど社内コミュニケーションも深まりました。
（7）株式会社ぐぃっと
株式会社ぐぃっとは、WEB制作やグラフィックデザイン、各種メディアの制作をしている企業です。
＜課題＞
株式会社ぐぃっとではチャットツールを利用していましたが、共有した情報が流れてしまう課題がありました。また、社内のサーバーでは必要な情報を探すのが難しく、更新履歴も残らないので情報管理ができていませんでした。
＜解決策＞
あとから必要な情報を見返せる社内Wikiツール「NotePM」を導入しました。
＜効果＞
NotePMの導入により必要な情報を社員一人ひとりに説明するコストや、情報の抜け漏れのリスクが低減しました。さらに、「ここを見れば分かる」場所ができたため情報の管理も容易になったのです。
（8）株式会社フューチャーゲート
株式会社フューチャーゲートは、「NOCOR（ノコア）」というブランドで、妊娠線や肉割れなど肌にできてしまったダメージのアフターケア専門商品の企画・製造・販売をしている企業です。
＜課題＞
株式会社フューチャーゲートでは、運営するECサイトの「施策内容」と「結果」が蓄積されない課題を抱えていました。施策内容をファイルにまとめてメールで共有する手法でしたが、あとから見返しづらく施策の改善がなかなか進まない状況にあったのです。
＜解決策＞
社内に必要な情報を簡単に蓄積できる情報共有ツール「Stock」を導入しました。
＜効果＞
Stockの導入により施策内容と結果を簡単に蓄積し、それ以外にも社内ミーティングや打ち合わせ等の情報も正確に分類して残せるようになりました。また、圧倒的な情報へのアクセス性の高さから、必要な情報をすぐに確認できるようになりました。
社内の情報共有を効率化する5つのポイント
情報共有の効率化に成功した企業には、失敗した企業と比較すると、以下5つのポイントを確実に押さえているといった違いもあります。そこで、情報共有を改善した成功企業の共通点を中心にポイントをご紹介します。
（1）情報の伝え方を工夫する
情報共有の効率化を成功させるには、情報の伝え方の工夫が大切です。
伝え方を意識せずに情報共有をすると、相手が情報を理解するのに時間がかかったり、誤った解釈をしたりする可能性が高くなります。そのため、普段の情報共有から、以下の5W1Hを意識するように周知しましょう。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（何が目的で）
- How（どのように）
上記の5W1Hを意識すれば、自然と相手に伝わる情報共有ができるようになります。ほかにも、インデントや箇条書きを上手く活用するなどのテクニックはさまざまですが、まずは「相手が読みやすい情報とは何か」を考えるようにしましょう。
（2）情報共有の考え方を統一する
社内における情報共有の考え方を統一させると、メンバー間の認識齟齬を防止できます。
情報共有が上手くいかない原因のひとつに挙げられるのが、各メンバーによって情報共有の考え方が異なることです。資料や進捗共有、報連相のタイミングなどに各メンバー間で認識の差があると、共有する情報の線引きが難しくなります。
情報共有がされないことも問題である一方、周知の情報や関係のない情報まで共有されるのもストレスになります。すなわち、「過不足のない情報共有」のためには、情報共有に対する考え方やルールを統一する必要があるのです。
そこで、「どの情報は共有するのか」「タイミングはいつか」などの基準を策定しましょう。明確なタイミングが決まっていれば、メンバーも規則に従って考え方を統一させつつ、情報共有する仕組みが生まれるので、スムーズな意思疎通が可能になります。
（3）情報を整理する
社内の情報共有を効率化するには、活用しやすいように情報を整理するのも大切です。
仮に、チャットツールのように共有された情報（フロー情報）が次々に流れてしまう仕組みでは、あとから探し出すのが難しく、共有した情報を上手く活用できません。そこで、何度も振り返る情報は「ストック情報」として蓄積・整理すべきです。
たとえば、情報をカテゴリーごとに「フォルダ」で分類したり、目的の情報をピンポイントで探し出せる「検索機能」を搭載した仕組みが求められます。
すなわち、目的のどこに保存されているのか簡単に分かり、かつ必要なときにすぐアクセスできることが、情報活用の第一歩なのです。
（4）情報共有しやすい環境を整備する
情報共有の円滑化には、情報共有のハードルを取り払う必要があります。
情報共有のハードルとは「何を、どのように共有したら良いのか分からない」「間違った情報を共有してしまうことの不安」の2点です。そこで、情報共有のハードルを下げるには「情報共有のルールやフォーマットの整備」と「心理的安全性の構築」が必須です。
情報共有の手順やルール、共有先が定まっていれば「何を、どのように共有したらよいのか分からない」状況が発生しません。また、情報共有しやすい雰囲気はメンバーの心理的ハードルを下げられます。
そのため、メンバーが情報共有を前向きにできるように、情報共有が滞る原因を特定し環境を整備しましょう。
（5）情報共有ツールを導入する
社内の情報共有を円滑にするために、もっとも効果的なのが「情報共有ツール」の導入・活用です。
情報共有ツールとは、社内の情報共有・コミュニケーションをスムーズにし、業務効率化に貢献するツールです。初期費用がほとんどかからない場合が多いので費用対効果が高く、ツールによっては無料で使えるものもあります。
一方、情報共有ツールは多種多様ですが、選定するときは「ITに詳しくなくても使えるか」をとくに重視しましょう。多機能な情報共有ツールは魅力的ですが、すべての機能を使いこなすのは難しいうえ、社内に定着しづらくなります。
そのため、非IT企業で導入を検討する場合には、必要な機能に過不足がない「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールが最適です。
【非IT企業向け】情報共有におすすめのツール
以下では、非IT企業向けにおすすめの情報共有ツールをご紹介します。
情報共有ツールには、面倒な設定が求められる場合もあるので、導入前に確認する必要があります。そこで、たとえば「毎回共有設定をしなくても任意のメンバーに共有される」ツールを選ぶと、ストレスなく情報が共有できるのです。
また、情報を共有するだけでなく、共有後に情報を確実に蓄積し活用できることも重要です。そのため、チャットツールのように大切な情報が流れてしまうものではなく、社内へ情報を確実にストックするツールを選定しましょう。
結論、導入すべき情報共有ツールは、非IT企業の65歳以上でも即日で使いこなせるほど簡単で、情報共有・管理に過不足のない機能を持つ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報は任意のメンバーにまとめて発信できるうえ、直感的な「フォルダ」で簡単にアクセス可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」で話題ごとにコミュニケーションがとれる点もほかのツールにない大きな特徴です。
チームの情報を最も簡単に共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内の情報共有を効率化した企業事例まとめ
ここまで、情報共有の効率化に成功した企業事例とポイントについて解説しました。
情報共有を効率化した企業は、「自社の課題解決に正しくつながるツール」を活用している点が共通しています。また、情報共有ツールはもっとも効果的かつ簡単な方法なので、アナログな企業もまずはツールの選定からはじめるのがおすすめです。
一方で、選定するときにありがちな「有名だから」「多機能で便利そうだから」といった定性的な理由での導入は危険です。とくに、非IT企業では、ITリテラシーの高くない社員に強烈な抵抗感を発生させ、ツールが使われなくなってしまいます。
そのため、非IT企業が導入する情報共有ツールは、非IT企業の65歳以上でも使えるほどシンプルな機能の「Stock」一択です。実際に非IT企業を中心に240,000社以上が、情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内の情報共有を活性化させましょう。
