前任者から後任者へ業務内容を引き継ぐ「申し送り」は、主に介護や看護の現場で運用されています。申し送りの内容は、紙のノートを用いてやりとりされるのが一般的です。
しかし、申し送りを手書きでまとめるのは時間がかかるうえ、担当者によって書き方が異なるために、情報共有が上手くいっておらず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、申し送りノートの作り方やテンプレート、注意点を中心にご紹介します。
- 担当者によって申し送りの書き方にばらつきがある状況を改善したい
- 申し送りノートの作成に時間をとられ、ほかの業務に支障が出ている
- 申し送りの業務負担を解消する方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、申し送りノートの効率的な作り方が分かるほか、業務負担を解消する方法も見つかります。
目次
【引き継ぎに必須】申し送りノートを作成する3つのポイント
ここでは、申し送りノートを作成する3つのポイントを紹介します。以下を参考に、後任者にとって分かりやすい申し送りノートを作成しましょう。
時系列で起きたことを記録する
業務中に起きた事実は時系列通りに書きましょう。
時系列で書くことで後任者が状況をイメージでき、理解しやすくなります。一方、時系列ではなく「項目別」で記入した場合、どのような流れで問題が発生したのか分からず、後任者の業務に支障が出るリスクがあるのです。
そのため、申し送りノートは時系列順に記載して、一読しただけで状況を把握できるようにしましょう。
数字を用いて定量的に書く
申し送りは数字や時間といった定量的なデータを用いて、正確に分かりやすく書かなければなりません。
数字や時間のミスは重大な事故につながりかねないので、正確に記載する必要があります。たとえば、患者に点滴を使用したときには「〇〇時に、〇ml点滴を投与した」と記すなど、抜け漏れのない情報伝達が求められるのです。
一方、申し送りノートに定性的な内容だけが記載されていると、後任者は正確な情報が分からず、前任者に確認する手間が生じます。そこで、各利用者の状態を正しく把握するために、情報は数字を用いて定量的に記載しましょう。
事実と所感を分けて記載する
業務中に起こった事実と事実に対する所感は必ず分けて記載しましょう。
事実と所感を区別せずに申し送りを書くと、後任者は前任者の所感を事実だと誤認する恐れがあります。結果、後を受けたスタッフは利用者に対して適切なサポートを施せなくなってしまうのです。
したがって、誰が見ても事実と所感を区別できるように、記載場所を分けられる表形式で記載するのがおすすめです。
申し送りノートのテンプレート
こちらは、無料でテンプレートを利用できるサイト「イラストマンション」の申し送りノートテンプレートです。
本テンプレートはA4サイズであり、1週間（7日）の情報が記載できるようになっています。シンプルなテンプレートであり汎用性が高い一方で、行数が少ないため情報量が制限される点に注意しなければなりません。
申し送りで多くの情報を共有する施設は、情報量の制限がなく、必要な伝達事項をすべて共有できる「Stock」などのITツールの導入を検討しましょう。
ノートを使った申し送りが非効率な理由とは
紙のノートが使われがちな申し送りですが、「毎回一から手書きで作成しなければならない」などスタッフの負担となっています。そこで以下では、ノートを使った申し送りが非効率な理由を解説します。
ノートの書き方や内容が属人化している
ノートを使った申し送りは、書き方が属人化して重要な情報が共有されない恐れがある点で非効率です。
ノートは自由に記載ができる一方で「どこに、何を書くのか」が統一されていないと記載する内容が個人の判断に委ねられ、結果として抜け漏れが起こるのです。そこで、必須項目や記載の順番をルール化すれば、スタッフが迷わずに記載できます。
また、体裁をルール化すれば、あとから見返した際に「どこに、何が書かれているか」が一目で分かります。
情報を確認できる場所が限られる
場所を問わずに申し送りを確認できない点も非効率な理由のひとつです。
申し送りは施設内で1冊のノートを共有するケースも多く、持ち運びは簡単ではありません。また、ほかのスタッフがノートを使っているときは待たなければならず、無駄な時間が発生してしまうのです。
したがって、紙のノートは複数名での情報共有に適していません。そこで、スタッフ間でスムーズな申し送りの共有を実現するには、それぞれのPCとスマホから時間や場所を問わず使える「Stock」のようなITツールの導入を検討すべきです。
リアルタイムでの情報共有ができない
紙のノートはリアルタイムの情報共有に適していません。
紙の申し送りでは、業務中に発生したことをメモして、終業時にノートへ記載する方式が一般的です。その場合、情報をメモからノートへ転記する無駄な工数によって、情報共有のスピードが遅くなってしまいます。
情報共有にタイムラグが生じると、緊急度の高い事項への対応が遅れて重大な事故となりかねません。そのため、情報をリアルタイムでやりとりできるITツールを用いた迅速な情報共有が求められるのです。
【必見】申し送りの負担を解消するおすすめのツール
以下では、申し送りの負担を解消するおすすめのツールを紹介します。
申し送りでは一般的に紙のノートが用いられます。しかし、細かな情報を記載する必要があったり、ほかの人の閲覧が終わるのを待つ時間がかかったりするために、申し送りの作成・共有自体がスタッフの負担となりうるのです。
したがって、スタッフの負担を軽減するには「申し送り業務の改善」が欠かせません。そこで、ITツールを活用すれば、短時間で申し送りノートの作成や共有が完了するので、スタッフは自身の業務を滞りなく進められます。
ただし、多機能なツールでは現場のスタッフが使いこなせないため、機能に過不足のないシンプルなツールが最適です。結論、65歳以上の社員でもすぐに活用できるほどシンプルな情報共有ツール：「Stock」であれば、導入即日から運用に乗せられます。
Stockの「ノート」に申し送りの情報を残して共有できるうえ、「テンプレート」を使えば、申し送りのひな形を使って簡単に作成可能です。また、マルチデバイス対応のため「スマホからの申し送りの作成・確認」に手間がかからない環境を整えられるのです。
ビジネスにおける申し送りを最も簡単にするツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
申し送りノートの作り方まとめ
これまで、申し送りノートの作り方とテンプレート、注意点を紹介しました。
申し送りノートは紙で運用されるケースが多いですが、手書きでは作成に時間がかかるほか、複数人での閲覧ができず非効率です。そのため、非効率な情報共有の体制を改善するためにも、ITツールが必須なのです。
そこで、全スタッフが直感的に使いこなせるITツールを導入すれば、申し送りの電子化をスムーズに進められます。また、PCやスマホ、タブレットにも対応していれば、あらゆる場所で申し送りの準備ができ、複数の業務を並行して進めやすくなります。
結論、申し送りの業務負担を解消するのは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業における65歳以上のスタッフでも使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、申し送りを含むあらゆる情報共有がしやすい環境を整えましょう。
