日々の業務で発生したデータを格納する場合は、オンラインストレージ（インターネット上に情報を保存するサービス）を利用すると、PC容量を圧迫しないので動作が遅くなる心配がありません。
なかでも、Googleアカウントがあれば無料利用できるGoogleドライブは、多くの企業で使われています。しかし、「Googleドライブの詳細な特徴や機能が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Googleドライブの特徴や使い方、実際の評判までご紹介します。
- Googleドライブを使い、PC容量への負担を減らしたい
- Googleドライブを利用したいが、詳しい使い方が分からない
- データが増えても、目的の情報を瞬時に探せる仕組みをつくりたい
という方はこの記事を参考にすると、Googleドライブの詳しい使い方が分かり、自社のデータを正しく整理して管理できるようになります。
目次
Googleドライブとは
Googleドライブは、Google社が提供しているオンラインストレージサービスであり、Googleアカウントがあれば誰でも無料で使えます。
GoogleドライブにはPDFファイルやExcelファイル、プログラムのコードファイルといったさまざまな種類のファイルを保存可能です。さらに、有料プランに移行すれば、機能を拡張したりストレージ容量を増やしたりもできます。
以上のように、利用のハードルが比較的低く、保存可能なファイルの種類も多いことから、今日では多くの企業がGoogleドライブを利用しているのです。
Googleドライブの押さえておきたい特徴4つ
以下では、Googleドライブの特徴を4つご紹介します。Googleドライブを使いたい一方で、業務にどのような使い方ができるのか分からない担当者の方は必見です。
（1）ファイル・フォルダ保存ができる
Googleドライブの特徴に挙げられるのが、ファイルやフォルダを保存できる点です。
Googleドライブでは、PDFファイルや写真、動画のほか、プログラムのコードまでファイル形式を問わず保存できます。また、ExcelやWordといったOfficeツールとも互換性があり、あらゆるビジネスシーンで役立つのです。
加えて、Mac・WindowsといったPCのOSを問わず、タブレットやスマートフォンからでもアクセスできる「マルチデバイス対応」なこともポイントです。
（2）さまざまなビジネスアプリを使える
さまざまなビジネスアプリを使えるのも、Googleドライブの特徴です。
代表的なものには、無料で使える文書作成アプリ「Googleドキュメント」や、表計算アプリ「Googleスプレッドシート」などが挙げられます。
アプリで作成した書類やスプレッドシートは、Googleドライブ上で簡単に共有、共同編集できます。また、アプリごとにアクセス権限を設定して閲覧・編集メンバーを制限すれば、情報漏洩のリスクも減らせるのです。
以上のように、Googleドライブでは多くのアプリを使えるほか、各アプリのセキュリティも確保できる利便性があります。
（3）オフライン環境でアプリを使用できる
オフライン環境でも、Googleドライブのアプリを使える特徴もあります。
たとえば、移動中や出張先で勤務する場合、ネット接続が難しいケースもあります。しかし、Googleドライブではオフライン対応の設定ができるため、ネット環境の有無に関わらず作業を進められるのです。
方法としては、Googleドライブ画面右上の⚙️マークをクリックし「設定」を選択後、次に「オフライン」のチェックを入れるだけなので、設定も簡単です。
また、インターネットに再度接続すれば、編集箇所が自動的に同期されるので「ネットがつながらずデータを保存できなかった」となる心配もありません。
（4）機能の拡張ができる
Googleドライブでは機能の拡張もできます。
拡張機能の一例が、マインドマップを作成する「MindMeister」や、セキュリティ性を高めるためにGoogleドライブの全ファイルを暗号化する「SafetyBread:Muffin」です。
機能を拡張することで、事業規模の拡大に対応したり、安全性をさらに高めたりできます。ただし、不要な機能が増えて管理が煩雑になる可能性がある点に注意しましょう。
Googleドライブの使い方
ここでは、Googleドライブの初心者の方に向けて、5つの基本的な使い方をご紹介します。以下の使い方を押さえれば、誰でもミスなくGoogleドライブを運用できます。
使い方1｜登録・ログイン・ダウンロード
（1）Googleの公式ページへアクセスし、 [ ドライブを開く ] をクリックします。
（2）アカウントを持っている場合はメールアドレスまたは電話番号を入力してログインし、持っていない場合は [ アカウントを作成 ] をクリックして新規登録します 。
（3）iOSやAndroidではスマートフォン用アプリがあるので、それぞれ「App store」「Google Play」からダウンロードしましょう。PCの場合はブラウザ上で使えます。
使い方2｜ファイル・フォルダのアップロードと作成
（1）Googleドライブ左上の「新規」をクリックします。
（2）すると、下図のようにファイル・フォルダのアップロード項目と、ファイル・フォルダの新規作成項目が表示されます。
また、Googleドライブ上で右クリックをしても表示できます。
（3）さらに、Googleドライブにファイルをアップロードするときは、PCのファイル管理ページからアップロードをしたいファイルを「ドラッグ＆ドロップ」する方法もあります。
使い方3｜ファイルの共有・整理
（1）ファイルの共有・整理をするには、共有したいファイルを右クリックして [ 共有 ] を押します。
（2）下図のように共有する相手のメールアドレスを入力したり、共有ファイルのリンクをチャットなどで送信したりすると、ファイルを共有できます。
ただし、共有時に「閲覧権限の設定」を誤ると、情報漏洩に繋がってしまうので、共有前には「誰に」「どのアクセス権限で共有するか」を必ず確認しましょう。
（3）共有した/共有されたファイル・フォルダは、下図のように【 共有アイテム 】から閲覧できます。
使い方4｜ストレージ量の確認
（1）Googleドライブ画面左下の【 保存容量 】をクリックします。
（2）すると、下図のように、全体の保存容量やファイルの使用容量を確かめられます。また、Googleドライブの容量が少なくなっていれば、大容量のファイルや不要なファイルを簡単に削除できます。
＜自社は大丈夫？＞Googleドライブのデメリット
ここでは、Googleドライブのデメリットを3つご紹介します。
あらゆるファイルを格納できるGoogleドライブですが、以下の点で使い勝手が悪いため注意しましょう。
（1）必要な情報へのアクセス性が悪い
一つ目のデメリットは、必要な情報へのアクセス性が悪い点です。
Googleドライブでは情報を階層的に管理します。たとえば、「年度別フォルダ＞案件別や顧客別フォルダ＞書類別フォルダ＞目的のファイル」のように何度もクリックして欲しい情報を探さなければなりません。
また、検索機能も「ファイル内の文字まで検索対象にカウント」されるので、大量に検索結果が抽出されることからも情報へのアクセスに時間がかかってしまうのです。
以上のように、必要な情報を探し出すのに手間がかかり、業務効率が悪くなる可能性があります。
（2）ファイルの管理に手間がかかる
二つ目のデメリットは、ファイルの管理に手間がかかる点です。
Googleドライブではファイルをカテゴリごとにまとめて、階層的に管理するため、ファイルの数が多いほど管理者の負担が大きくなります。また、フォルダが「親フォルダ→子フォルダ→孫フォルダ」の順番でしか表示されず、分かりづらい点も無視できません。
そこで、各業務のフォルダを直感的に振り分けられる「Stock」を使うと、あらゆる情報を見やすく一元管理できるようになります。
（3）削除設定に注意する必要がある
最後に、削除の設定にも注意しなければならない点がデメリットです。
Googleドライブはパソコン版Googleドライブを使って、ローカル（自身のPC）とクラウド（Googleドライブ上）を同期させられます。しかし、設定を知らないメンバーが、ローカル環境で編集すると同期されてしまうので、同期の可否はルールとして事前に決めておく必要があるのです。
また、編集や更新はもちろん、削除も同期される点にも注意しましょう。
Googleドライブのデメリットをすべて解消するツール
以下ではGoogleドライブのデメリットを解消するツールをご紹介します。
Googleドライブは使い始めるハードルが比較的低い反面、ファイルの”格納”に特化しているので「情報を素早く探し出すこと」には不向きです。また、ファイルを開かなければ中身を確認できない点でも手間がかかります。
必要な情報へ瞬時にアクセスできなければ、業務が非効率になりかねません。そこで、このような状況を回避するためにも「あらゆる情報を誰もが分かりやすく管理でき、すぐに情報を探し出せるツール」を使いましょう。
結論、Googleドライブのデメリットを解消するには、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に情報管理が可能、かつ必要なときに素早くアクセスできる「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」にはテキスト、画像、動画の形式を問わず保存できるほか、ノートに紐づく「メッセージ」でメンバーとコミュニケーションをとれます。さらに、情報を見やすく振り分けられる「フォルダ」があり、情報が入り乱れることがありません。
チームの情報を最も簡単に管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜比較＞Googleドライブの料金
以下では、Googleドライブの料金をご紹介します。主に「無料プラン」「個人向け有料プラン」「法人向け有料プラン」の3つに分けられるため、自社に合った料金を確認しましょう。
無料プラン
Googleドライブには個人向けの無料プランがあり、0円で利用できます。
ただし、「クラウドストレージの容量は15GB/ユーザーまで」の制限があるため、利用前に確認が必要です。
また、「15GB」に関して、Googleドライブだけではなく、GmailやGoogleフォトの容量も含んでいる点に注意しましょう。
個人向け有料プラン「Google One」
Googleドライブには個人向けの有料プランである「Google One」があり、詳細な料金は以下の通りです。
| 料金プラン | 1人あたりの月額 | 容量 | 特徴 |
|---|---|---|---|
|
ベーシック
|
250円
|
100GB
|
・Google からの特別サポート
・最大5ユーザーと共有可能
|
|
スタンダード
|
380円
|
200GB
|
・ベーシックプランの全機能
|
|
プレミアム
|
1,300円
|
2TB
|
・スタンダードプランの全機能
|
法人向け有料プラン「Google Workspace」
Googleドライブには法人向けの有料プランである「Google Workspace」があり、詳細な料金は以下の通りです。
| 料金プラン | 1人あたりの月額 | 容量/ユーザー | 特徴 |
|---|---|---|---|
|
Business Starter
|
680円
|
30GB
|
・ビジネス用メール
・100人まで参加できるビデオ会議
・スタンダードサポート
|
|
Business Standard
|
1,360円
|
2TB
|
・Business Starterの全機能
・150人まで参加できるビデオ会議
・Standardサポート
|
|
Business Plus
|
2,040円
|
5TB
|
・Business Standardの全機能
・500人まで参加できるビデオ会議
・Standardサポート
|
|
Enterprise
|
要問い合わせ
|
必要に応じて増やせる
|
・Business Plusの全機能
・高度なセキュリティ
・Enhanced サポート
|
有料プランの支払い方法とは
個人向け有料プランの「Google One」、法人向け有料プランの「Google Workspace」では、支払い方法がそれぞれ以下のように異なります。
- Google One
- Google Workspace
Googleドライブの公式サイト、もしくはGoogleのアプリから支払いが可能です。クレジットカードやPayPalのほかに、ギフトカードのコードでも支払いができます。
Googleドライブの公式サイトから「クレジットカードのみ」の支払い、もしくはGoogleドライブの販売代理店から支払いができます。請求書払いを利用する場合は販売代理店での支払いがおすすめです。
以上のように、支払い方法が若干異なるうえ、名称も似通っているので「個人向けプラン」「法人向けプラン」の支払いを間違えないように注意しましょう。
Googleドライブに関するよくある質問
以下では、Googleドライブに関するよくある質問をまとめています。Googleには類似ツールが豊富にあるので、正しい使い分けが必要です。
GoogleドライブとGoogleフォトの違いとは？
Googleドライブと類似した使い方ができるサービスに「Googleフォト」がありますが、両者の違いは以下の通りです。
- Googleドライブ
- Googleフォト
Googleドライブ内に保存したドキュメントや写真、動画、PDFなどの管理・バックアップができます。
Googleフォト内に保存した写真、動画などの管理・バックアップができます。
とくに、Googleドライブの方は「Officeドキュメント」「スプレッドシート」など、文書ファイルも管理できることからも、ビジネスシーンではGoogleドライブが使われているのです。
Googleドライブの「共有ドライブ」と「マイドライブ」の違いとは？
共有ドライブは、Google WorkspaceにおけるBusiness Standard以上のプランで使えます。ファイルはもちろん、メールなどのデータもチームで共有できるドライブです。
一方、マイドライブは、権限がファイルの作成者にあるドライブです。閲覧・編集権限を持っているので、作成者が許可しない限り、チームメンバーへ情報が共有されることはありません。
パソコンとGoogleドライブを同期するにはどうすれば良い？
パソコン版Googleドライブ（デスクトップアプリ）を使うと同期できます。
同アプリを使うと、マイフォルダにGoogleドライブに格納されているファイルやフォルダが同期されるので、都度ブラウザからGoogleドライブへのアクセスが不要になります。
Googleドライブの口コミとは
ここでは、Googleドライブを利用しているユーザーの口コミをご紹介します。Googleドライブを導入するにあたり、実際の使用感を詳しく知りたい担当者の方は必見です。
※以下でご紹介する口コミはITreview＞Googleドライブより引用しています。
Googleドライブの良い口コミ
まずは、Googleドライブの良い口コミをご紹介します。主に操作のしやすさや作業の効率化に関する評価がありました。
非公開ユーザー、投稿日：2023年06月08日自分だけのオンラインストレージという感じで他のLINEなどのアプリとの共有も簡単に出来ます。アクセス権を付与したり、共有リンクも作成出来るので特定の人にアクセスさせるような運用も出来ます。Googleサイトも併用すれば、Webページも配置可能です。
非公開ユーザー、投稿日：2023年06月06日社内で部署ごとにデータや画像などを保管して共有しています。スマホにグーグルドライブのアプリを入れておくと外出先でもデータを確認できるのでとても便利です。
非公開ユーザー、投稿日：2023年06月05日優れている点・好きな機能・部署を超えても、好きな人同士で共有フォルダを作れる・フォルダごと共有できるし、共有する人も選べるその理由・社内に自分の部署の共有フォルダはあるが、他部署の人との共有フォルダはなく、非常に役に立っている・スプレッドやドキュメント一つ一つ共有するのもいいのだが、フォルダ後と共有する人を選べるのはすごい便利
非公開ユーザー、投稿日：2023年06月04日以前は外付けHDD中心に会社が管理していたのに比べると、圧倒的にデータの上げ下げや、部署横断でデータ共有がスムーズに行えるようになったので、もう元には戻れない。保存容量も大容量で、容量を気にせず、とにかくあらゆるデータをここに入れておけば良い、という気持ちで使える。
非公開ユーザー、投稿日：2023年05月26日Googleユーザーが沢山いる事は周知の沙汰であり、そのメンバーが皆でデータを共有できるアプリは非常に便利。Googleを使用していれば社内外関係なく共有が出来、重たいデータや量が多い時に非常に役立つ。弊社の場合、WEBサイトを作るための画像素材を共有してデザイナーがそこから使用している。
Googleドライブの改善点に関する口コミ
次にGoogleドライブの改善点に関する口コミ・評判です。主に容量や権限設定、使い勝手に関する不満の声がありました。
非公開ユーザー、投稿日：2023年06月06日ファイルが溜まってくると、検索で沢山のファイルがヒットしてしまうので、ファイル内の文字等ではヒットしないように改善していただくとありがたいです。
非公開ユーザー、投稿日：2023年06月05日欲しい機能・分かりづらい点・フォルダー名が不便な時がある・リンクだけ知っていたら誰でもアクセスできたり、そういうルールというか使い方に慣れるまで時間がかかるその理由・フォルダーのオーナーの画面内では、「01.○○」、「02.○○」と整理されているのだろうが、その名前で共有されてしまうため、こちらとしては邪魔と感じる・使い方が奥深すぎて正直分からないときがある
非公開ユーザー、投稿日：2023年05月31日共有ドライブの権限確認が大変かなと思いました。現状はそれぞれの共有ドライブを見に行くしか方法がないので、管理は大変と感じます、
非公開ユーザー、投稿日：2023年05月01日資料をローカルにダウンロードする場所が分かりづらく、またダウンロードを始めても、ちゃんとダウンロードをしているかが分かりづらい。また、同時に複数の人が編集する場合、変更履歴が正確にならない時があるのでこの管理機能を充実してほしい。
非公開ユーザー、投稿日：2023年05月01日使用できる容量が、BCX等他のクラウドストレージと比較すると少ないです。ただし、容量増加は課金で対応可能なので、必要になったら購入するという使い方で問題ないと思います。
以上のように、Googleドライブを利用しているユーザーからは、容量や権限設定、操作性の改善を求める口コミがあります。
とくに、操作性への不満は担当者にとって見逃せません。Googleドライブは階層で情報を管理するため情報へすぐにたどりつけず、従業員が面倒に感じる可能性があるのです。
したがって、Googleドライブよりも直感的に操作できる情報管理ツールの導入を検討しましょう。たとえば、非IT企業の従業員でも説明なしで使いこなせるほど簡単な「Stock」のようなツールが最適です。
Googleドライブの使い方や評判まとめ
ここまで、Googleドライブの特徴や使い方、実際の評判を中心にご紹介しました。
Googleドライブは、ファイルを階層的に整理して保存できるツールです。また、無料プランもあるので、使い始めのハードルが低い特徴があります。
とはいえ、Googleドライブでは、ファイルが増えるとその分フォルダも触れるので、情報が散乱し目的の情報へアクセスしづらくなり共有も面倒です。そこで、このような非効率な状態を解消するためにも「ノートとフォルダでシンプルに情報管理できるツール」を使うべきなのです。
結論として、誰でもあらゆる情報を直感的に管理、かつ欲しい情報へすぐにアクセスできるツールのStockが最適です。現在非IT企業を中心に、250,000社以上の企業に導入され、Googleドライブからの移行実績も豊富です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひGoogleドライブの代わりに「Stock」を導入し、あらゆる社内情報をストレスなく共有・管理しましょう。
