タスク忘れは、チーム全体に悪影響を及ぼすので業務全体の進捗が滞る原因になります。メンバーひとりの些細なタスクの漏れが、プロジェクトの失敗を招く可能性もあるのです。
とくに、マルチタスクで仕事を進める現場では、各タスクの内容や期日を把握して、正しく管理しなくてはなりません。しかし、複数のタスクを抱えるなかで、タスク忘れに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスクを忘れる原因やタスク忘れを防止する方法を中心にご紹介します。
- タスク忘れの原因を探り、タスク忘れを根本的に解消したい
- ひとつひとつのタスクを忘れずに、複数のタスクをこなしたい
- メンバー全員がタスクを忘れない仕組みを社内に構築したい
という方はこの記事を参考にすると、タスクを忘れる原因や弊害を踏まえて、タスクを忘れないための効果的な方法を見つけられます。
タスクを忘れる原因とは
以下では、タスクを忘れてしまう原因を3つ紹介します。タスク忘れを無くすためには、忘れてしまう原因から認識しなければなりません。
タスクを見える化していない
タスクを忘れてしまう原因のひとつに、「タスクを見える化していない」ことが挙げられます。
タスクを見える化せずに頭のなかだけで管理していると、タスクの内容や期日を把握しきれず、タスク忘れを引き起こします。タスクが割り振られたら、まずはメモなどを使ってタスクを書き出して、見える化しましょう。
とくに、複数のタスクを抱える場合には、タスクに着手する順番や所要時間を認識しなくてはなりません。したがって、作業全体の流れを知り、効率よくタスクをこなすためにも、タスクの見える化は重要なのです。
メモを見返していない
タスクをメモに書き留めても、見返さなければ結果的にタスクを忘れてしまいます。
複数のタスクを抱えるなかで、タスクを見える化するだけでは、ひとつひとつのタスクの詳細を覚えきれません。そのため、タスクをメモしたあとには、定期的にメモを見返す必要があるのです。
しかし、メモを簡単に取り出せる場所に保管していないと、取り出すのに手間がかかり、見返すのが面倒になってしまいます。
したがって、メモを使ってタスクを見える化したあとは、メモを手軽に取り出せる場所で管理して、見返す習慣をつけましょう。
適切なスケジュール管理ができていない
不十分なスケジュール管理も、タスクを忘れる原因となります。
適切にスケジュールを管理しなければ、作業全体の流れや着手するタスクの順番が判断しづらくなります。そのため、期日が迫ったタスクを見落としてしまい、他の業務が滞る原因となるのです。
一方、正しくスケジュール管理すれば、タスクの流れや期日を把握しつつ、効率よくタスクをこなせます。このように、適切なスケジュール管理は、タスク忘れの防止だけでなく、業務効率化の観点からも重要なのです。
タスクを忘れると起こる弊害
タスクを忘れると起こる弊害として、以下の2つが考えられます。
- チーム全体の業務を妨げ、プロジェクトの失敗を招く
チームでプロジェクトを進める場合、メンバー全員が足並みをそろえてそれぞれのタスクをこなす必要があります。しかし、メンバーの一人でもタスクを忘れると、チーム全体の業務が遅れてしまうのです。
そのため、タスク忘れはメンバー個人の問題ではなく、チーム全体の問題として解決しなければなりません。とくにマネジメント側には、メンバー全員のタスク忘れを解消するような仕組みづくりが求められます。
- 周囲の人からの信用を失う
何度もタスク忘れを繰り返すと、「責任感がない」「仕事ができない」という印象がチーム内に定着してしまいます。プロジェクトをスムーズに進めるためには、チームワークが前提となるため、信用を失えば大きな障害となります。
また、タスク忘れによって、メンバー個人だけでなくチームや企業自体の信用を失う可能性もあります。とくに、取引相手や顧客からの信用を失った場合には、企業全体の重大な損失にもつながりうるのです。
このように、タスク忘れはメンバー個人だけでなく、チームや企業にも弊害をもたらすため、適当な方法で防止しなくてはなりません。
【予防策】タスクを忘れない4つの方法
ここでは、タスクを忘れないための4つの方法を紹介します。チームでプロジェクトをスムーズに進めるためには、以下の方法を参考にして、タスク忘れを無くす必要があります。
（1）タスクを洗い出して書き留める
仕事が割り振られたら、まずはタスクを洗い出して、メモに書き留めましょう。
仕事を細分化してタスクを洗い出すと、やるべきことが明確になり、タスクの抜け漏れを防げます。そして、洗い出したタスクをメモに書き留めておくと、タスクを忘れずにこなせるのです。
ただし、メモは後から繰り返し見返す必要があります。そのため、タスク書き留めたメモは、手軽に取り出せる場所に保管しましょう。
タスク管理には、ExcelやGoogleスプレッドシートがよく使われますが、ファイルの管理に手間がかかるうえ、スマホでの編集や閲覧が困難です。タスク管理にアプリを使用する場合は、外出先や現場仕事でもタスク管理できるよう、スマホにも対応しているアプリがおすすめです。
（2）タスクをメンバーに共有する
タスクをメンバーに共有する方法も効果的です。
タスクの内容や期日をチーム内で共有すると、責任感が生まれてタスク忘れを防げます。さらに、進捗を共有すれば、期日の迫ったタスクが進んでいない場合にメンバーが気が付きやすくなります。
このように、担当者だけでなくチーム全体でタスクを管理すれば、タスク漏れの発生を抑えられるのです。
（3）タスクに優先順位をつける
タスクに優先順位をつけて管理すると、適切なスケジュール管理ができ、タスク忘れの予防につながります。
タスクに優先順位をつけて管理すれば、対応する順番が明確になり、スケジュール管理がしやすくなります。スケジュールを正しく管理できると、期日を意識しながらタスクをこなせるので、タスクを後まわしにして忘れることもありません。
なお、リマインダー機能がついているタスク管理アプリを用いれば、スケジュールの忘れも防止できるため、より効果的です。
（4）タスク管理アプリを利用する
タスク忘れの防止には、タスク管理アプリの活用もおすすめです。
タスク管理アプリを使うと、見える化したタスクを一元管理できます。さらに、パソコンやスマホなどの複数デバイスに対応しているアプリを使えば、場所の制約を受けずに確認可能なので、タスク忘れが軽減されます。
紙でもタスク管理はできますが、タスクの追加や共有が面倒で管理が疎かになるため、結果としてタスク忘れを防げません。
そのため、今日ではタスクのリマインダー機能やメンバーへの共有機能も備えている「Stock」のようなアプリを使ったタスク管理が、複数の企業の間でトレンドとなっています。
【非IT企業でも使える】タスク管理に最もおすすめのアプリ
以下では、非IT企業でも使えるタスク管理に最もおすすめのアプリをご紹介します。
タスクを忘れると、業務を妨げるだけでなく周囲からの信頼の損失にもつながるため、忘れないための対策を講じる必要があります。対策としては、細分化したタスクに優先順位をつけながら管理・共有する習慣が有効です。
そこで、タスクの追加や共有が簡単なアプリを使った管理がおすすめですが、タスク管理に一般的に用いられるExcelやGoogleスプレッドシートでは、スマホだと見づらくなりがちです。さらに、メッセージ機能が不十分なため、共有するときには別途ツールを要します。
また、多機能なアプリは操作が複雑で、管理が困難となりタスクを見落としてしまいます。したがって、タスク忘れの防止には、非IT企業の65歳以上の方でも簡単にタスクの管理・共有ができる「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に残した情報を、すぐに共有できるうえ「タスク」「メッセージ」が紐づいているため、チャットツールなしで関連情報のやりとりが可能です。また、「タスク」にはリマインダー機能も充実しているので、優先順位をつけながらの管理・共有が実現します。
ITに詳しくない65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスクを忘れる原因や予防法まとめ
これまで、タスクを忘れる原因や弊害、防止する方法を中心にご紹介しました。
タスクの見える化や振り返り、適切なスケジュール管理ができていなければ、タスクを忘れてしまいます。タスクを忘れると、業務を妨げるだけでなく周囲からの信頼も失うので、忘れないための対策を講じなければなりません。
そこで、アプリを利用したタスクの管理・共有が効果的ですが、Excel等のアプリではスマホでの利用が困難なため外出先や現場仕事の場面では不便です。また、多機能なアプリは複雑で利用が難しく、結果としてタスクを管理しきれず忘れてしまいます。
したがって、自社が導入すべきなのは、スマホやパソコンで簡単にタスクを管理・共有できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、タスク忘れを無くしましょう。
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