機密情報を取り扱うビジネスでは「どこに何の文書があるのか分からない」という状況は、情報漏洩のリスクを高めてしまいます。そのため、文書を一括管理する「文書管理台帳」を使うのが一般的です。
一方、「自社の文書管理台帳は分かりづらい」「台帳を確認、更新するのに手間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理台帳の作り方や注意点を中心に解説します。
- 文書管理台帳の項目を整理したい
- 個人が文書を管理しており、どこに何があるか分からない
- 必要な文書を効率的に探し出す方法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、抜け漏れのない文書管理台帳をつくれるので、必要な情報へ素早くアクセスできるようになります。
目次
文書管理台帳とは？
文書管理台帳とは「企業が所有するさまざまな文書を、必要なときに活用できる適切な形で保管するための台帳」です。
従来、紙の文書をファイリングして管理しする方法が一般的でした。しかし、近年はデジタル化にともなって、電子化した文書をシステムで管理しているケースもあります。
また、文書管理台帳は社内のあらゆる情報を以下の項目で管理します。
- 何の文書があるか（What）
- 誰が文書を管理しているか（Who）
- どこに該当の文書を管理しているか（Where）
- いつまで文書を管理しなければならないのか（When）
- どのような文書を管理しているか。（How）
文書管理台帳を「ライフサイクルリスト」「ファイル基準表」と呼ぶ会社もあります。
なぜ文書管理台帳を作成する？3つの目的
以下では、文書管理台帳を作成する目的を3つご紹介します。目的を正しく理解したうえで適切な管理方法を採用しましょう。
目的1｜必要な情報へのアクセス性を高める
一つ目の目的は、必要な情報へのアクセス性を高めることです。
台帳を見れば「必要な文書がどこに保管されているか」が分かるので、すぐに探し出せます。また、ITツールで管理している場合は、ファイル名などの「キーワード」を使って検索をかけると、自動で該当の文書を抽出してくれるのです。
逆に、文書管理台帳がない場合は、アナログ・デジタル問わず「記憶を頼りに文書を探す」という無駄が発生してしかねません。したがって、情報へのアクセス性を向上させるのは文書管理台帳の重要な目的の一つだと言えます。
目的2｜重要文書・機密文書を保管する
二つ目の目的は、重要文書や機密文書を保管することです。
営業活動で発生する文書には、企業外に流出してはならない機密情報もあります。しかし、文書管理台帳で管理していない職場では「機密文書がほかの文書と同一に扱われ、誤って紛失してしまった」というケースになりかねません。
一方、文書管理台帳で機密文書が明確に区分されていれば、従業員も取り扱いに注意できるのです。具体的には、紙で管理している場合はキャビネットの鍵は管理職が持ち、データで管理している場合はアクセス制限をかけておく方法が挙げられます。
目的3｜法定保存年限に則って保存する
三つ目の目的は、法廷保存年限に則って保存することです。
法定保存文書とは、保管しなければならない期間（1年、3年、5年、7年、10年）が法律によって定められた文書を指します。文書によって保管期間が異なるので管理が煩雑になりますが、文書管理台帳で保存しておくと、保存期間の見落としがなくなるのです。
また、管理者が都合により変わっても、文書管理台帳で管理がされているので、引き継ぎに必要以上の時間がかかることを防げます。
文書管理台帳の作り方
以下では、文書管理台帳の作り方を4ステップでご紹介します。「どのような手順で進めるべきか分からない」という方は必見です。
手順1｜現状を把握して文書を分類する
はじめに、自社の現状を把握して文書を分類しましょう。
具体的には、「どのような種類の文書が保管されているのか」「部署が独自に保管している文書はないか」といった保管状況を把握し、以下のように分類し直します。
- 法定保存文書：法律で保存期間が定められた文書
- 共有文書：社内外問わず共有される情報を含んだ文書
- 完了文書：作成が完了した文書（更新した文書は最新バージョン）
以上のように、自社で保管する文書を洗い出して分類しましょう。
手順2｜文書管理台帳の項目を定める
次に、文書管理台帳の項目を定めましょう。項目名や数は任意ですが、具体的には以下の項目が挙げられます。
- 文書名
- ファイル名／フォルダ名
- 閲覧権限
- 作成日
- 作成者名
- 担当部署
- 保存期間
- 保存場所
以上のように、「いつ、誰が作成した文書で、どこにあるのか」といった概要が分かるように項目を定めましょう。
手順3｜文書管理台帳の形態を選ぶ
続いて、文書管理台帳の形態を選びましょう。
文書管理台帳の種類には、大きく分けて「紙」「エクセルなどの電子ファイル」「ITツール」といった3種類があります。
しかし、紙の台帳は手書きで手間がかかるうえに、人為的なミスで紛失する恐れがあるのです。また、エクセルの場合、台帳を更新したり文書を探したりするときにわざわざファイルを開いて確認する手間がかかります。
したがって、これからの文書管理には「効率的な文書管理が実現するITツール」一択なのです。ただし、多機能で操作が複雑なツールは社内へ浸透しづらいため、導入即日から直感的に使える「Stock」のようにシンプルなツールが最適です。
手順4｜文書管理台帳へ記載する
最後に、文書管理台帳へ必要な項目を記載すれば完了です。
また、単純に作成しただけでは終わらせずに「まずは一部の部署に導入して様子を見る」「適切に運用できているか定期的にチェックする」といった対処が重要です。
文書管理台帳の作成における注意点
ここでは、文書管理台帳作成における3つの注意点をご紹介します。文書管理が非効率になったり情報漏洩が起こったりするリスクを減らすために、必ず押さえましょう。
（1）文書管理番号の採番基準を統一する
一つ目の注意点は、文書管理番号の採番基準を統一することです。誤廃棄を防止するためにも、以下の2点に注意して文書を区別しましょう。
- 基本的には英数字の通し番号を使う
- 部署別や契約種類別にアルファベットなどを設定する
たとえば、「00001、00002、00003・・・」といった通し番号に加えて、営業部には「A」のアルファベットを付与すると、営業部の文書は「A00001、A00002、A00003・・・」と管理できます。
以上のように、部門毎にアルファベットなどの管理名を設定し、文書別にも通し番号を設定することで、すぐに目的の情報を見つけられるのです。また、扱う文書が多い会社では年月日をつけて管理する方法もあります。
（2）情報漏洩リスクへの対策を取る
二つ目の注意点は、紙やデータといった管理の種類に関わらず、情報漏洩リスクへの対策を取ることです。そもそも、情報漏洩の主な原因には以下の4点が挙げられます。
- ウイルス感染・不正アクセス：55.1％
- 誤表示・誤送信：26.0％
- 紛失・誤廃棄：15.1％
- 盗難：3.0％
上記のデータから、ウイルス感染や不正アクセスによる被害が一番大きいことが分かります。したがって、データで管理する場合はセキュリティに優れたツールを使って管理する必要があるのです。
また、誤表示や紛失、置き忘れなどの人為的なミスの多くは、紙の文書で管理していることが原因です。したがって、人為的なミスによる情報漏洩を防ぐためにも、電子管理への移行が求められていると言えます。
（3）「誰でも使える」ITツールで管理する
三つ目の注意点は「誰でも使える」ITツールで管理することです。
人為的なミスが起きやすい紙の文書管理台帳を使っている場合は、安全性が高い上に管理の効率も高まる「ITツール」への移行が求められます。
しかし、効率化を重視して「機能が豊富なITツール」を導入しても、ITリテラシーが低い従業員は使いこなせません。結果的に、ITツールへの強烈な抵抗感が生まれて「せっかく導入したのに誰も活用しない」という事態になりかねないのです。
そのため、ITリテラシーのレベルに関わらず誰でも扱える「Stock」のようなITツールが必要です。とくに、文書管理台帳を管理する部署やチームのITリテラシーを優先し、まずは無料トライアルで使い勝手を試してから本格的に導入を進めましょう。
文書管理に必須かつおすすめのITツール
以下では、文書管理に必須かつおすすめのITツールをご紹介します。
紙の文書管理台帳は「人為的なミスが発生しやすい」や「検索性が悪い」といったデメリットを抱えています。また、WordやExcelで文書を管理していると、フォルダから探し出すのが面倒なだけでなく、編集するたびに開かなければなりません。
したがって、安全かつ効率的に文書管理をするにはITツールを利用しましょう。ただし、導入しても使われなければ意味がないため、全員がすぐに使いこなせるツールを選ばなければなりません。
結論、導入すべきITツールは、非IT企業の65歳以上の従業員でも即日で使える情報管理ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストやWordなどのファイルを直感的にストックし、リアルタイムで共有します。また、国際セキュリティ資格のISO27001（ISMS）を取得しており、大企業でも安心して導入できるほど厳格なセキュリティ基準であることも特徴です。
文書を高いセキュリティで管理できるツール【Stock】
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
文書管理台帳で押さえるべき3つのポイント
以下では、文書管理台帳を作るときのポイントを3つご紹介します。ポイントを踏まえて、効率的かつ抜け漏れなく文書管理台帳を作成しましょう。
（1）文書の分類のルールを決める
一つ目のポイントは、文書の分類のルールを決めることです。文書の種類には以下があります。
- 法定保存文書：根拠法によって保存期間が定められた文書
- 共有文書：営業活動を通して社内外問わず共有される情報を含む文書
- 完了文書：作成が完了した文書を指し、更新した文書は最新バージョンが含まれる
一方、今後使うことがない文書や古い文書などは、管理の適用範囲から除きましょう。以上のように、項目を設けておくことでスピーディーに文書を分類できます。
（2）文書の取り扱い方の規定を作る
二つ目のポイントは、文書の取り扱い方の規定を作ることです。
とくに、複製、編集された文書の取り扱いを明文化していなければ「複製された文書が持ち出される」「許可なく文書が編集される」という状況になりかねません。結果として、情報漏洩のリスクが上がってしまうのです。
また、文書の廃棄に関するルールも必ず設けましょう。廃棄のルールが曖昧では、個人の裁量によって書類が廃棄され、結果として情報漏洩を招きかねません。
以上のように、情報漏洩のリスクを軽減するために、文書の複製や編集、廃棄をはじめとするルールを決めておくのがおすすめです。
（3）管理者権限を設定する
三つ目のポイントは、管理者権限（文書にアクセスする権利）を設定することです。
紙での管理であれば「キャビネットの鍵の保持者を限定する」、データでの管理であれば「アクセス制限や編集制限をかける」という手法が一般的です。このような制限を設ければ、特定の従業員以外からのアクセスを防げます。
決算書や契約書などの”会社の利益に関わる文書”や、履歴書や給与明細表など”個人情報に関わる文書”には管理者権限を設定して、不用意なアクセスを防ぎましょう。
文書管理台帳の作成手順や注意点のまとめ
ここまで、文書管理台帳の作成手順や注意点を中心に解説しました。
文書管理台帳は、社内の文書を分かりやすく分類し、大量の文書やデータから必要なものを効率的に探すのに役立ちます。また、文書管理台帳で扱う文書には機密情報も含まれるため、安全に保管しなければなりません。
しかし、エクセルでは更新や確認に手間がかかり、紙の台帳では人為的なミスが発生しやすいデメリットがあります。したがって、効率的かつ安全に文書を保管できるITツールが最適なのです。
ただし、操作が難しいツールは敬遠されるため、今回ご紹介したStockのように、誰もがストレスなく使えるほどシンプルな情報管理ツールを選びましょう。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で文書管理台帳を作成し、安全かつ効率的に社内の文書を管理する仕組みを整えましょう。
