顛末書は、社内でトラブルや不祥事などが発生した場合に、その全体像を把握し、再発防止することを目的として作成される書類です。
しかし、「顛末書をどのように作成すれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、顛末書の書き方と注意点を中心にご紹介します。
- 顛末書とはどういうものかを知りたい
- 顛末書の書き方が分からない
- 顛末書をできるだけ簡単に作成したい
という方はこの記事を参考にすると、顛末書を作成する目的と、簡単に作成する方法を知ることができます。
目次
顛末書とは
「顛末書」とは、社内で何かしらの問題や不祥事が発生した場合に、その物事の詳細を記録して、経過や原因を報告する書類です。
顛末書に似た書類である「始末書」と混同されがちですが、始末書を書く目的は、主に、問題に対する謝罪や反省の意を示すためです。一方、顛末書は、あくまでも問題の全容を把握することが目的です。
そのため、「主観的な誠意を示すものか、客観的に事実を書くものか」という点において、顛末書と始末書は異なります。
顛末書に記載する内容
顛末書には主に以下の項目が記載されます。
- 問題が発生した日時（期間）
- 問題が発生した場所
- 原因
- 損害状況
- 対応状況
- 今後の対策
内容を補足するために画像や添付書類を用いる場合は、文章に番号を振ることで補足書類を紐づける記載方法が適切です。
顛末書を書くときの注意点
顛末書を書くときに注意する点が2つあります。以下の注意点を意識して、関係者以外でも内容をすぐに理解できる顛末書を作成しましょう。
主観を挟まない
1つ目の注意点は、顛末書を書くときに主観を挟まないことです。
顛末書を書く目的は、「物事の顛末を把握して、再発防止すること」です。したがって、顛末書を書くときに、「この作業に苦労した」「復旧が大変だった」などと、記載者の主観的な感情が入ってしまうと、事実の記録という目的からズレてしまいます。
そのため、目的を意識して、あくまでも客観的に事実を記載しましょう。
5W1Hを意識する
2つ目の注意点は、顛末書を書くときに5W1Hを意識することです。報告内容を的確に記すために、以下の6つが顛末書に記載されているかを確認しましょう。
- When：いつ発生したか
- Where：どこで発生したか
- What：何が起こったのか
- Who：誰が関与したか
- Why：なぜ起こったのか
- How：どのように対処したか
以上のように、顛末書は、多くの第三者が目を通すため、誤解なく事実を明確に理解してもらえるように、5W1Hを意識して記載する必要があります。
顛末書の無料テンプレート
以下では、無料で使える顛末書のテンプレートをご紹介します。テンプレートを用いれば、あらかじめ記載された項目に沿って記入できるので、一からを作成する手間を省けます。
基本形の顛末書テンプレート
上記のテンンプレートは、一般的によく使われる項目で構成された基本形のテンプレートです。
基本の項目や書式をベースにして、必要な項目を付け足したり、編集したりして利用できます。
ビジネス文書形式の顛末書テンプレート
上記のテンプレートは、一般的なビジネス文書形式の顛末書のテンプレートです。
汎用性を持たせるため、文例と項目は最小限に抑えられています。必要に応じて追記ができるうえに、宛名・発信者を変更すれば、社外向けとしても活用できるので便利です。
箇条書きと表形式のテンプレート
上記のテンプレートは、箇条書きと表形式で記載できるWordのテンプレートです。
画像を挿入したり社外向けに変更したりなど、簡単にカスタマイズができます。
顛末書を簡単に作成・共有できるツール「Stock」
以下では、顛末書を簡単に作成・共有できるツールをご紹介します。
顛末書を書く目的は、「仕事で起こった問題や不祥事の詳細を記録して、再発を防止すること」です。そのため、顛末書を作成したら、社内全体で速やかに共有する必要があります。
しかし、共有するときにメールやチャットを使うと、書類が流れてしまい、後から見返したいときに探す手間がかかってしまいます。そのため、顛末書を含めた報告書類は、必要なときにすぐに取り出せる方法で共有して、適切な場所で管理すべきです。
そこで、報告書類を後からアクセスしやすい状態で共有するなら、あらゆる情報を簡単に残せる「ノート」があり、ノートごとに「メッセージ」が紐づくのでやり取りが入り乱れない「Stock」一択です。
Stockは、よく使うフォーマットをテンプレートとして登録する機能もあるので、書類作成にかかる時間を短縮できます。また、Stockのノートにはテキストだけでなく、WordやExcelのファイルも添付できます。
あとから報告書類を簡単に探し出せるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
顛末書の書き方と無料テンプレートまとめ
これまで、顛末書を作成する目的や作成時に注意すべき点、顛末書の無料テンプレートを中心にご紹介しました。
顛末書を作成するときは、社内で起こった問題の全容を的確に第三者に伝えることを意識して、必要な項目を過不足なく客観的に記すことが重要です。また、顛末書を作成したらすぐに社内全体で共有・蓄積・整理することで、再発防止の役割を果たします。
しかし、メールやチャットで共有すると、大切な情報が埋もれたり流れたりして、探し出すのに手間がかかるのです。そのため、顛末書などの報告書類は、必要なときにすぐに取り出せる形で共有する必要があります。
そこで、「情報共有のしやすさ」と「アクセスのしやすさ」を両方叶えるなら、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、ノートごとに紐づく「メッセージ」でやり取りを分けられる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、顛末書を含めた報告書類を適切に管理しましょう。
