業務日報は、各々の進捗を共有したりコミュニケーションをとったりするうえで大切な書類です。しかし、ゼロから作成すると手間がかかるので、多くの企業では「テンプレート」を利用して業務負担を省いています。
一方、「業務日報テンプレートは大量にあるため、どれが良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料の業務日報テンプレート5選や作成ポイントを中心にご紹介します。
- テンプレートを導入し、日報作成の手間を省きたい
- 無駄なコストをかけたくないので、無料で使えるテンプレートを探している
- 業務日報でテンプレートを使うにあたり、意識すべきポイントを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なテンプレートが見つかり、面倒な日報業務から脱却できるようになります。
目次
すぐに使える！無料の業務日報テンプレート5選
以下では、無料の業務日報テンプレートを5つご紹介します。自社の目的や業種に合ったテンプレートを活用し、日報作成の時間を短縮しましょう。
【Excel】汎用的に使える業務日報テンプレート
こちらは、あらゆる業種で利用できるExcelテンプレートです。記載項目としては「今日の目標」「業務内容」「反省・問題点」「目標・改善点」の4つがあります。
基本項目のみのシンプルな構成なので、新人でもスムーズに日報を作成できます。
【Excel】時系列に沿った業務日報テンプレート
こちらは、時系列に沿ったExcelテンプレートです。
日報を時系列で記載する形式なので「さまざまな業務進捗を、一定時間ごとに細かく報告する場合」に向いています。また、スケジュールに遅れがないかも確認できます。
【Excel】現場の作業日報に適した日報テンプレート
こちらは、現場の作業日報に適したExcelテンプレートです。
実績よりも具体的な業務内容の記入が重視されているため、工事現場や清掃現場における作業日報に活用できます。
【Word】週報とセットになった業務日報テンプレート
こちらは、週報とセットになったWordテンプレートです。
上記のテンプレートをダウンロードすれば、日報と週報の両方のテンプレートを取得できます。日報と週報が同じ形式になるので、書き方も覚えやすいです。
【コピペで使える】メールの業務日報テンプレート
以下は、メールの業務日報テンプレートです。
コピペすればすぐに利用できるほか、自社の報告スタイルに合わせて自由にフォーマットを変えられます。
メールによる業務日報テンプレート・例文
件名
〇月〇日〇曜
本文
営業部 大道部長
本日の業務につきまして、下記の通り報告致します。
【本日の業務】
- 9:00~10:00
チームミーティング・メール対応
- 10:00~12:00
A株式会社訪問
- 13:00~14:00
メール営業・電話営業
- 14:00~16:00
B株式会社訪問
- 16:00~18:00
開発部とのミーティング
【所感】
本日のA株式会社訪問では、新書品サンプルに関するヒアリングを行いました。
【明日の予定】
明日はC株式会社へ訪問予定です。
【その他の共有事項】
○日までに見積書の確認をお願いいたします。
【これで解決！】業務日報を最も簡単に作成・共有できるツール
以下では、業務日報を最も簡単に作成・共有できるツールをご紹介します。
ExcelやWordのテンプレートは、自社仕様にカスタマイズしつつ日報を作成できます。しかし、ExcelやWordはファイルが埋もれやすいうえに、共有に別のツールを使わなければなりません。
そこで、情報の蓄積から共有が一か所で完結する「ITツール」を使うと、日報業務の負担が大きく削減されます。ただし、多機能なITツールを選ぶと、デジタルが苦手な人は使いこなせないので注意しましょう。
したがって、自社で活用すべきなのは「必要な機能が過不足なく揃ったITツール」だと言えます。つまり、非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にはテンプレートを呼び出せるため、抜け漏れのない日報を簡単に作成できます。また、日報は瞬時に任意のメンバーへ共有可能なほか、業務ごとに「フォルダ」で振り分けられるので、複雑なファイル管理をする必要がありません。
非IT企業の65歳の方でもすぐに使える「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務日報テンプレートを作成するときのポイント4選
ここでは、業務日報テンプレートを作成するときのポイントを4つご紹介します。以下のポイントを押さえれば、抜け漏れのない業務日報を作成できます。
（1）目的を明確にする
まずは、日報の目的を明確にすることがポイントです。
たとえば、業務進捗を詳細に共有したい場合、テンプレートの「業務内容」欄を充実させたり、進捗を割合で記入できるようにしたりするのが有効です。一方、コミュニケーションを活性化したい場合は「相談事項」や「業務以外の共有事項」の欄を設けます。
このように、日報で何を達成したいのかを明確にしたうえで、必要な項目をテンプレートに反映しましょう。
（2）基本項目が揃っているか確認する
次に、テンプレートに日報の基本項目が揃っているか確認しましょう。具体的には、以下の項目が挙げられます。
- 今日の目標
当日の目標を記入します。具体的な数値を使うと評価しやすくなります。
- 業務内容
業務内容を記載します。時系列で記載すると、情報整理がしやすいです。
- 成果・良かった点
業務の成果を記入して、上司からのフィードバックを受けます。
- 改善点
業務の改善点を記入します。課題へのアプローチ方法や背景まで明確にすると、改善がしやすくなります。
- 翌日の目標
反省を踏まえ、現実的な翌日の目標を設定します。
- その他の共有事項
主に、担当者の所感などの定性的な情報を記載します。
上記の項目が抜け漏れなく揃っていれば、メンバーの業務進捗が詳しく分かり、状況に応じたアドバイスもしやすくなるのです。
（3）独自の項目を設定する
次に、必要に応じて独自の項目を設定することも大切です。業種に応じて、以下のような項目を設置しましょう。
- 建設業の場合
- 営業部門の場合
- 飲食店の場合
項目：人員・資材の数量・機材の台数
目的：管理者と現場の情報共有
項目：業務のノウハウ、顧客情報
目的：属人化しやすいノウハウの共有
項目：商品名ごとの目標販売数、売上記入欄、顧客属性
目的：情報共有による販売状況の分析、顧客満足度の向上
ただし、項目を増やしすぎると、記載ミスが増えたり確認が面倒になったりするので注意が必要です。
（4）ITツールを活用する
最後に、ITツールを活用することも、効率よく業務日報テンプレートを作成するうえで欠かせません。
テンプレートを用意しても、紙では記載や修正に多大な時間がかかってしまいます。また、WordやExcelはファイルを開かなければ中身を確認できず、都度メールに添付して共有するので面倒です。
一方、すべての情報を一か所に集約する「ITツール」であれば、日報業務の工数が大きく減るのはもちろん、チームの進捗も可視化できます。ただし、多機能なITツールでは社員が使いこなせないため、「Stock」のようにシンプルなツールが効果的なのです。
業務日報のテンプレート5選と作成のポイントまとめ
ここまで、業務日報のテンプレート5選や作成のポイントを中心にご紹介しました。
WordやExcelのテンプレートは無料で使えるほか、項目をカスタマイズできる特徴があります。しかし、ファイルが埋もれたり共有が面倒だったりするデメリットもあるので、日報業務には、あらゆる情報を一元化する”ITツール”が求められるのです。
ただし、多機能なITツールは操作が複雑なため、人によっては使いこなせない可能性が高いです。したがって、「誰でも説明なしで使えるほどシンプルなITツール」でなければなりません。
結論、自社へ導入すべきITツールは、必要な機能が過不足なく、ITに詳しくない65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で抜け漏れのない日報テンプレートを作成し、日報業務を効率化させましょう。
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