作業日報は、上司への進捗報告だけでなく、社員個人の成長やコミュニケーションを促すツールとしても利用できます。一方で、作成・確認の負担がかかるため、社員から「面倒だ」と思われているケースも少なくありません。
そして、作業日報管理を効率化する手段として活用できるのが作業日報アプリです。しかし、作業日報アプリにはさまざまな種類があり「導入を検討しているが、どのアプリを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの作業日報アプリ9選と選び方のポイントをご紹介します。
- 作業日報アプリの目的やメリットを理解し、導入推進に向けた材料にしたい
- 作業日報アプリを比較し、自社の日報作成に効果的な機能を備えたアプリを選びたい
- 無料で試用できる作業日報アプリを導入し、使い勝手を確認したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な作業日報アプリの選び方が分かり、日報管理の効率化を達成できます。
目次
作業日報アプリとは
作業日報アプリとは、クラウド上で作業日報の作成・共有ができるサービスです。
作業日報アプリを利用すると日報作成にかかる時間が短縮したり、作業日報を上司だけでなくチーム全体で共有できるなど日報管理が効率化されます。また、アプリに蓄積された作業日報はノウハウとして業務に活用できるので、業務フローを効率化したり、教育コストを抑えたりすることも可能です。
さらに、アプリによってはメッセージ機能やリアクション機能を使い、オンライン上で気軽にやりとりできるため、社内コミュニケーションの活性化も見込めます。
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作業日報アプリの種類
以下では、作業日報アプリの種類についてご紹介します。利用するチームの形態や目的に合わせて選びましょう。
- データベース型
- コミュニケーション型
- システム連携型
- 作業日報特化型
フォームへの入力で自動的に作業日報がデータベース化されます。顧客への訪問時間や訪問内容の自動収集ができるので、とくに営業など特定部門における業務効率化に役立ちます。
社内の情報共有に特化しています。メッセージによる気軽なアドバイスのやりとりや、部署間を横断した進捗状況の共有が可能です。
営業管理システムや顧客管理システム、勤怠管理システムと連携できます。毎日利用する複数のシステムを連携させ、互いの機能を効率化させる効果があります。
作業日報作成に必要な機能が過不足なく備わっているため、日報の運用のみを効率化させたい企業におすすめです。とくに、特定の業界業種に特化したアプリが多いのも特徴です。
速やかに日報業務を効率化したい場合は「作業日報特化型」のアプリがおすすめです。ただし、アプリは全社員が使うものであるため、「Stock」のようにシンプル、かつ即日で日報の運用を効率化できるアプリを使うと、社内のITリテラシーの差による抵抗感が発生しません。
【無料】業界業種問わず使える作業日報アプリ3選
以下では、無料でも簡単に使える作業日報アプリを3つご紹介します。
作業日報は全社員が毎日作成するので、アプリを運用して業務効率化を図る際には、導入後すぐに使いこなせるアプリを選ぶ必要があります。操作に手間がかかると、社員がアプリの利用を面倒に思い、次第に使わなくなる可能性が高まるからです。
また、日報アプリを利用するのは現場の社員であるため、高いITリテラシーが要求される多機能なアプリは避けましょう。
結論、アプリの運用によって業務効率化を実現するには、非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせて、作業日報の作成から管理までを効率化できる「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に日報を残せば、任意のメンバーへすぐに共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」で、トピックを錯綜させずに日報を起点としたやりとりやタスク管理ができる点が大きな特徴です。
【Stock】最も簡単に作業日報を管理できるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【LINE WORKS】業務コミュニケーションに役立つビジネス版LINE
LINE WORKSは、LINEのように操作できるビジネス向けアプリです。
＜LINE WORKSの特徴＞
- LINEと連携可能
- タスク機能
LINE WORKSユーザーだけでなく、一般のLINEユーザーともコミュニケーションがとれます。作業日報管理だけでなく、顧客や取引先とのやりとりにも便利です。
トーク内容からタスク管理が可能です。作業日報で設定した目標に沿って、必要なタスクを作成・依頼できます。
＜LINE WORKSの注意点＞
- プライベートと混同しやすい
利用ハードルが低いゆえに、端末を使い分けなければプライベートと混同し利用しづらいと社員が感じる可能性があります。
＜LINE WORKSの料金体系＞
- フリー
- スタンダード：540円/ユーザー/月(月間払い)
- アドバンスト：960円/ユーザー/月(月間払い)
ユーザー数は100人、容量は5GBまで利用可能です。
ユーザー数は無制限で、容量は1TBまで利用可能です。
ユーザー数は無制限で、容量は100TBまで利用可能です。
【kintone】作業日報を見える化できるアプリ
kintoneは、作業日報からデータを抽出して分析に役立てられるアプリです。
＜kintoneの特徴＞
- フォーマットの一元管理
- レポート機能
作業日報のフォーマットを一元管理でき、作業日報の形式や粒度が統一されるため業務全体が見える化されます。
作業日報・週報・報告書から収集したデータを溜めるだけでなく分析もできます。
＜kintoneの注意点＞
- 高度なセキュリティは有料
接続端末の制限などの高度なセキュリティ機能は有料であるため、コストがかさむ場合があります。
＜kintoneの料金体系＞
- ライトコース：780円/ユーザー/月
- スタンダードコース：1,500円/ユーザー/月
アプリ数は200個まで、スペース数は100個まで利用可能です。
アプリ数は1,000個まで、スペース数は500個まで利用可能です。
※アプリとは、作業日報や顧客管理、案件管理のような業務システムを指します。スペースとは、複数人による業務を円滑に進めるためのコミュニケーションの場を指します。
建設業向け作業日報アプリ2選
以下では、建設業向けの作業日報アプリ2選をご紹介します。現場との情報共有に適切な機能を持つアプリを選びましょう。
【houren.so】写真で情報共有できるアプリ
houren.soは、写真で現場の情報を共有できるアプリです。
＜houren.soの特徴＞
- 写真の活用
- 既読機能がある
写真の共有により、最小限の手間で工事現場の状況を共有できます。気になる箇所には直接書き込みも可能です。
既読機能であるhou!ボタンが搭載されており、作業日報を読んだかを確認できます。
＜houren.soの注意点＞
- 検索機能が不十分
画像データのやりとりや蓄積には活用できる一方、過去の作業日報を振り返りるための検索機能が自社に合わない可能性があります。
＜houren.soの料金体系＞
- フリープラン
- 有償プラン：2,500円/月～
参加グループ数は3グループまで、容量は300MBまで利用可能です。
参加グループ数は無制限で、容量は250GBから利用可能です。
【日報365】建設業向けの作業日報アプリ
日報365は、作業員とのやりとりが簡単にできる建設業向けのアプリです。
＜日報365の特徴＞
- 手配業務が簡単
- 各種書類のやりとりが簡単
作業に必要な人的資源、車両や資材などの物的資源を管理者が手配、チームに共有できます。とくに建設業に向いている作業日報アプリです。
作業員との作業日報のやりとりや協力会社との応援証明書のやりとりをスマートフォン上で完結できます。手書きサインにも対応しています。
＜日報365の注意点＞
- 導入・運用までに時間がかかる
実際の導入までには問い合わせやヒアリング、デモンストレーションなど複数過程を経る必要があるため、今すぐ作業日報を運用したいチームには向いていません。
＜日報365の料金体系＞
- 要問い合わせ
製造業向け作業日報アプリ2選
以下では、製造業向けの作業日報アプリ2選をご紹介します。利益の産出やスケジュール管理もできるなど、製造業ならではの機能が備わっています。
【Pace】日数を使った工数管理アプリ
Paceは、日報を作成すれば自動で営業履歴が「見える化」されるアプリです。
＜Paceの特徴＞
- 案件ごとの営業利益の見える化
- シミュレーション機能
単価と案件の詳細、作業日報の3ステップの入力によって、自動的に営業利益が見える化されます。
利益目標達成のためのシミュレーション機能が搭載されており、日々の目標設定にも役立てられます。
＜Paceの注意点＞
- コミュニケーション機能の不足
作業や利益の分析機能に特化しているため、作業日報を通してコミュニケーションの活性化も実現させたいチームには向いていません。
＜Paceの料金体系＞
- 550円/ユーザー/月
必要なアカウント分だけ契約可能です。
【日報くん】案件ごとの稼働を計算できるアプリ
日報くんは、チームの稼働確認にも利用できるアプリです。
＜日報くんの特徴＞
- 下書き機能
- 高セキュリティ機能
作業が終わるごとに稼働時間を下書きできるため、記録漏れを防げます。
暗号化や常時監視、細かいバックアップ体制などのセキュリティ対策が万全です。
＜日報くんの注意点＞
- 小規模チームには不向き
顧客・プロジェクト・勤務形態別などさまざまな区分で情報を集計できることが強みであるため、大規模チームでなければ費用対効果が小さくなる可能性があります。
＜日報くんの料金体系＞
- Sプラン：2,750円/月(年間契約)
- Mプラン：4,400円/月(年間契約)
- Lプラン：8,800円/月(年間契約)
ユーザー数は60人まで利用可能です。
ユーザー数は61人～100人まで利用可能です。
ユーザー数は101人～200人まで利用可能です。
飲食業向け作業日報アプリ2選
以下では飲食業の作業日報作成・管理に役立つアプリを紹介します。立ち作業が多い業種なので、スマホから直感的に使えるかも視野に入れることが必要です。
【gamba!】進捗状況の可視化ができる
gamba!は、作業進捗を簡単に見える化できるアプリです。
＜gamba!の特徴＞
- オリジナルテンプレート機能
- 目標進捗の見える化
gamba!では日報テンプレートを自由に登録できます。テンプレートに沿って報告ができるので、欲しい情報が集まります。
進捗状況がグラフで簡単に見える化できるので、軌道修正までの対応がスムーズに進められます。
＜gamba!の注意点＞
- 他アプリとの併用が必要
作業日報に特化しているアプリなので、勤怠管理や業務管理を行えません。
＜gamba!の料金体系＞
- ビジネスプラン：税抜980円/月(月間払い)
- エンタープライズプラン：料金は要問合せ
【未来日報】CRMとしての利用も可能
未来日報は、顧客管理にも利用できるアプリです。
＜未来日報の特徴＞
- 顧客管理が容易
- 多機能
日々の日報作成で顧客情報を蓄積できるので、CRM（顧客関係管理）として利用可能です。
作業日報の作成・管理に加え、リマインドやスケジューラー、情報共有としても使え、汎用性が高いアプリです。
＜未来日報の注意点＞
- ファイルや画像が添付できない
ファイルや画像が添付できないので、自社の日報をファイルで管理している場合や、画像を添付して運用している企業は注意が必要です。
＜未来日報の料金体系＞
- Aプラン：6,600円/月
- Bプラン：15,400円/月
- Cプラン：28,600円/月
ユーザー数は20人まで利用可能です。
ユーザー数は21人～50人まで利用可能です。
ユーザー数は51人～100人まで利用可能です。
作業日報アプリの選定ポイント
ここからは、作業日報アプリを選ぶ際に重視すべき項目について解説します。作業日報アプリはそれぞれ特徴・機能が異なるので、以下の選定ポイントを押さえ、自社に適した条件を満たすアプリを選びましょう。
使いやすさ
1つ目の選定ポイントは、どのような社員でも利用できる使いやすさです。
デザイン性に優れていたり、便利な機能が豊富に搭載されていたりしても、操作が複雑で「どの機能をどのように扱うのか」が分からないアプリでは社員が使いこなせません。
使いづらいアプリは社員にとってストレスとなり、社内に浸透せずに放置されてしまいます。そこで、作業日報アプリを選ぶ際には、「誰でも簡単に利用できる」かを重視しましょう。
セキュリティの強固さ
2つ目のポイントは、アプリのセキュリティの強固さです。
作業日報アプリはマルチデバイス対応型が多く、実際に外出先でスマホやiPadから作業日報の記入・確認を行う社員もいます。そのため、プライベートと仕事のスマートフォンを使い分けていない場合は、情報が外部に漏洩する可能性があるのです。
したがって、アクセス制限やユーザー認証などのセキュリティ機能が充実していることも、作業日報アプリにおける不可欠の要素といえます。
機能
3つ目のポイントは、日報に必要な機能が揃っていることです。
具体的には「テンプレート・ノート・メッセージ」の機能が揃ったアプリであると安心です。なぜなら、これらの機能は作業日報の作成に役立つだけでなく、日報に記載された情報をノウハウとして蓄積し、活用していくために必要となるからです。
また、作業日報の作成のみに特化したアプリでは、不足している機能を補うために別のアプリとの併用が必要になるので注意が必要です。したがって、作業日報の作成・共有を一元化でき、自社に必要な機能を過不足なく搭載しているアプリが最適だといえます。
コスト
4つ目のポイントは、金銭的コストや教育コストがどれだけかかるかです。
とくに、機能が豊富に揃ったアプリは利用料金が高くなる傾向にあるうえ、操作が難しいため導入時には必要以上の教育コストがかかります。また、「どこをどのように操作すれば良いか分からない」「一部の機能しか使えていない」状態になるケースも多く、十分な費用対効果が得られないのです。
そのため、日報に必要な機能が過不足なく備わったシンプルなアプリを選ぶ必要があります。たとえば、「Stock」のようにITリテラシーを問わず誰でも簡単に操作できるアプリであれば、導入時に多大な教育コストをかけることなく継続的な運用が可能です。
作業日報アプリのメリット
以下では、作業日報アプリのメリットを解説します。メリットをあらかじめ全社員に周知しておけば、アプリの導入後もスムーズに運用へ乗せられます。
日報の作成時間を短縮できる
1つ目のメリットは、日報の作成時間短縮です。
とくに、作業日報アプリの多くに備わっている「テンプレート機能」を利用すれば、作業日報の構成を考慮する時間や体裁を整える時間を削減できます。
また、マルチデバイス対応のアプリも多く、外出先や移動中でも作業日報の記入が可能なため、日報作成にかかる時間だけでなく提出までの時間も短縮できます。
ナレッジを蓄積できる
2つ目のメリットは、ナレッジの蓄積です。
作業日報をWordやExcelで作成する方法もありますが、ファイルを共有する場所を定めなければ情報が蓄積されず、検索性も悪くナレッジとして活用できません。
しかし、作業日報アプリを使うと提出した日報がアプリ内に蓄積され、検索機能で必要なときにすぐに探し出して活用できます。そのため、同じ業務を担当した際の業務効率化や新人教育に役立つのです。
おすすめの作業日報アプリまとめ
ここまで、おすすめの作業日報アプリ9選や選び方のポイントについてご紹介しました。
作業日報アプリはタイプごとに異なる特徴を持っており、料金も異なるので自社に必要な機能や費用対効果などさまざまな面から検討しなければなりません。
ただし、アプリ導入時に最も重視すべき点は「誰にとっても使いやすい」ことです。機能の複雑さや操作の難しさは利用者にとってストレスとなり、全社に作業日報アプリが浸透せず、無駄な運用コストを払い続ける事態に陥ってしまうのです。
そこで、Stockのように、ITリテラシーを問わず誰でも簡単に日報の作成・管理を効率化できる作業日報アプリが必須です。現在、非IT企業を中心に250,000社以上に導入され、日報をはじめとした社内の情報共有・管理の効率化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で作業日報を簡単に作成・管理し、業務を効率化させましょう。
