簡単に使える案件管理システム5選とメリットを徹底解説！

目標のための顧客情報や営業実績を管理するには案件管理が必須であり、一般的にExcelが多く用いられています。しかし、ステレージからファイルを探すのに時間がかかるだけでなく、Microsoft365がなければ同時編集ができないのです。

一方、案件の進捗が一目で分かり、確認作業を効率化させる「案件管理システム」を導入すると、Excelの管理にあるようなストレスを与えません。しかし、案件管理システムの種類が豊富なので、どれが自社に最適化か分からない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、Excelよりも使いやすい案件管理システム5選を中心にご紹介します。

社内の案件を一括管理して分かりやすくしたい
誰もストレスを抱えないような案件管理体制を作りたい
各社員が抱える案件管理の業務を効率化してスピーディーに業務をしたい

という担当者の方はこの記事を参考にすると、すぐに自社にマッチした案件管理システムが分かり、案件管理におけるストレスを解消できます。

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1 案件管理システムとは
2 Excelだけの案件管理が難しい3つの理由
3 案件管理システムの3つのメリット
4 Excelよりも効率的に案件管理ができるシステム5選
5 おすすめの案件管理システムまとめ

案件管理システムとは

案件管理システムとは「各社員が抱える案件の進捗が一目で確認できるシステム」です。

システムの多くが、単にデータを入力し状況を把握するだけではなく、営業活動を改善し成果を高めていくための機能が備わっています。また、Excelのように管理が属人化せず、全社で案件の情報を一元管理できる点も特徴です。

案件管理システムにはSFA(営業支援ツール)とCRM(顧客管理ツール)があります。SFAは主に営業の効率化や進捗管理を目的としており、CRMの目的は顧客情報の管理です。

また、案件管理システムはプロジェクトに関わるチームメンバー全員が利用するため、選定の際には誰もが説明なく簡単に操作できるかを重視しましょう。

とくに、使いこなすのが難しいツールでは教育に時間がかかってしまい、無駄な負担となる点に注意する必要があります。

Excelだけの案件管理が難しい3つの理由

ここでは、Excelだけでは案件管理が難しい理由を3つ解説します。以下の内容に当てはまり営業活動に支障をきたしている場合は、案件管理システムの導入を早急に検討する必要があります。

大容量データを処理するのが難しい

一つ目のデメリットは大容量データの処理が難しい点です。

入力する内容に制約はないものの、管理する案件が増えればその分の入力項目も増えます。そのため「記載ルールを明確に設定する」などの工夫がなければ、管理が属人化するリスクもあるのです。

とくに、画像を多く使うとテキストのみのデータよりも、ファイルが開封されるまでの時間がかかります。スピード感の求められるビジネスシーンでは、Excelでの管理が原因で管理業務に必要以上に時間がかかってしまうのは効率的とは言えません。

したがって、Excelでの管理を続ける場合は、自社の営業活動が鈍化するというリスクも把握しておく必要があります。

ファイルの共有が面倒

二つ目に、Excelはファイルの共有が面倒という問題も無視できません。

自社で案件を管理しているファイルが少なければさほど問題にならないものの、Excelの編集が案件管理の中心となっている場合は、デスクトップのフォルダにExcelファイルが乱立します。さらに、ファイルは都度開いて確認しなければ中身を確認できません。

つまり、ファイルが多いほど管理工数の増加し、誤って上書きするというミスのリスクも高くなってしまうのです。

また、ファイルの共有方法も社員ごとに異なるケースも多く、方法を統一しなければ社員間の認識齟齬が発生する可能性も高まります。

基本的にリアルタイムで使えない

三つ目は、リアルタイムで使えないケースが多い点もExcelによる管理の大きなデメリットです。

ExcelはMicrosoft365がすでに導入されているケースを除き、複数人でのファイル編集や更新情報をリアルタイムで共有できません。

情報共有の際には一度データを印刷して配布したり、任意のメンバーへメールで共有したりする方法が挙げられます。しかし、このような方法では印刷や紙にかかるコストかかるうえ、メールの送信先確認など設定に時間がかかってしまうのです。

また、あるメンバーがファイルを開いて使用していた場合、ファイルを閉じるまで編集を待たなければいけない点もデメリットと言えます。

案件管理システムの3つのメリット

以下では、案件管理システムの3つのメリットをご紹介します。Excelによる管理から脱却し、ツールを導入すれば以下のようなメリットが得られます。

（1）案件の進捗状況を見える化できる

一つ目のメリットは案件の進捗状況を見える化できる点です。

ツールを利用すれば、社員一人ひとりが抱える案件の進捗を一目で確認できるようになり、やりとりのなかで進捗を確認するという手間が省けます。

たとえば、社員が案件の対処に時間がかかっているケースでは、管理者が遅れに気づかず終業間際になってから慌てて対処しなければならないリスクを未然に防げます。

このように案件の進捗状況が可視化されれば、社員一人ひとりの負担を軽減できたり、案件を効率的に進められたりするのです。

（2）過去の案件情報をストックできる

二つ目のメリットは過去の案件情報がストックできる点です。

過去の案件情報が管理されていれば、いつでもデータを分析できます。そのため、過去の案件ごとに問題点を洗い出せば、進行している業務の効率化が可能です。

たとえば、メンバーの期間ごとの売り上げ実績や、どの商品の売り上げが高いかなどのデータを抽出することで、今後の事業戦略に役立てられます。

このように、蓄積したデータを参考に対策を練ることで、案件の成功率や質を高められるのです。

（3）対応漏れを未然に防止できる

三つ目のメリットは対応漏れを未然に防止できる点です。

進捗が随時更新されるので「未対応・対応中・対応済み」が一目で確認できます。そのため、対応が遅れている案件は分担するなどの対処がしやすいのです。

仮に担当者が変更になってもツールに顧客情報や対応履歴が残っているので、スムーズに引き継ぎできる点もメリットと言えます。

Excelよりも効率的に案件管理ができるシステム5選

以下では、案件管理を効率化するおすすめのシステム5選をご紹介します。

Excelは表形式で案件を管理できるため、案件の業種を問わず汎用的に使えます。しかし、Microsoft365がない限り共同編集ができず「元データのコピーファイルを作成し、編集が完了したら元データへとコピーし直す」という無駄な工数がかかります。

このような管理手法ではミスをしやすくなり、データが消失する可能性もあるのでITシステムを用いた管理が必須です。しかし、多機能なシステムは、社内に浸透せずコストばかりがかさんでしまうのです。

結論、非IT企業の案件管理には、65歳以上のデジタルに詳しくない社員でもストレスなく使えるほどシンプルな案件管理システムである「Stock」一択です。

Stockでは「ノート」を案件ごとに作成して管理し、ノートに紐づいた「メッセージ」で引き継ぎもスムーズです。また、各社員へ仕事を割り振れる「タスク」もあるので、抜け漏れが発生するリスクを抑えられます。

【Stock】非IT企業の案件管理に最適なシステム

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」
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特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤美帆さん
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元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。