適切な案件管理がされていない環境では、受注確度を高めたり、新規顧客獲得につながるノウハウを蓄積したりできません。そこで、案件の状況を管理できる体制を整えることが重要です。
案件管理の方法としてExcel（エクセル）やGoogleスプレッドシートが挙げられますが、バージョン管理が複雑になりやすいデメリットがあります。そのため、なかには新たなITツールの導入を検討しているものの「自社に合うツールが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelよりも案件管理に役立つおすすめツール9選や選定ポイントを中心に紹介します。
- 自社に合う案件管理ツールを選ぶポイントが知りたい
- 案件管理が属人化しているので解消したい
- 進行中の案件を一元管理して、一目で把握できる仕組みを整えたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、Excelのデメリットを解消する、自社の運用に合った案件管理ツールが見つけられます。
目次
- 1 案件管理とは
- 2 案件管理ツールの種類
- 3 案件管理にExcelを活用するデメリット
- 4 案件管理に情報管理ツールを活用する3つのメリット
- 5 案件管理で失敗しない！5つの選定ポイント
- 6 【無料あり】案件管理を効率化できるツール9選
- 6.1 【Stock】最もシンプルな情報ストックツール
- 6.2 【みんなでガント.com】ガントチャートを使った案件管理ができるツール
- 6.3 【Brabio!】Excelの案件管理を共有できるツール
- 6.4 【Mazrica Sales】営業の案件管理を効率化できるツール
- 6.5 【Zoho CRM】さまざまな機能で顧客管理できるツール
- 6.6 【Knowledge Suite】グループウェアとしても活用できるツール
- 6.7 【Backlog】Web開発の案件管理ができるツール
- 6.8 【Jira Software】アジャイル開発の案件管理ができるツール
- 6.9 【AdFlow】クリエイティブ制作の案件管理ができるツール
- 7 おすすめの案件管理ツールまとめ
案件管理とは
ここでは、案件管理の目的やメリット、管理すべき項目を解説します。以下の案件管理の基本事項を確実に押さえましょう。
案件管理の目的とは
案件管理の目的は、顧客情報や営業の進捗を見える化することです。
案件に関わるすべての情報を一目で分かる状態にしておくことで、営業をスムーズに進められます。また、過去の案件が適切に整理されていれば、進行中のほかの案件にも役立てられるのです。
このように、案件管理は営業に関わらず、顧客とのやりとりが発生するすべての業務において必須と言えます。
案件管理のメリットとは
案件管理に取り組むと、以下の3つのメリットが得られます。
- 受注確度を高める
- 属人化を防ぐ
- 分析を次に活かす
先方の要望や課題、これまで実施したアプローチなど、あらゆる情報を管理することで的確な提案ができます。また、訪問時に事前ヒアリングで聞いたことを再度繰り返してしまったり、別案件の資料を提示してしまったりするミスも減るのです。
チームで案件管理をしなければ、担当の異動や退職によって売上が下がる事態になりかねません。適切に案件管理をすれば売上が安定するだけでなく、担当者が不在でも適切な対応ができるので顧客満足度にも好影響を与えます。
案件ごとに成功要因や失敗要因を分析してまとめれば、一時的ではなく長期的な改善につながります。また、それらのノウハウは若手社員にかける教育コストの削減などの副次的な効果をもたらすのです。
適切な案件管理をしていない企業では、本来は獲得できるはずの顧客を取りこぼしていたり、これまでの経験が活かされていなかったりします。したがって、案件管理の仕組みが整備されていない企業は早急に対応しましょう。
案件管理の必須項目とは
案件管理では、案件に関するあらゆる情報を管理しなければなりません。以下は管理すべき項目の一覧です。
| 管理項目 | 詳細 |
|---|---|
|
案件名 |
何の案件かを一目で分かるように設定します。記載ルールを統一するか、テンプレート機能があるITツールを導入する必要があります。 |
|
担当者名 |
誰がこの案件を担当しているのかを記載します。連絡先も追記しておけば、すぐにやりとりができます。 |
|
顧客の基本情報 |
「会社名・事業所名」「窓口担当の部署」「担当者名」などを記載します。 |
|
受注確度 |
受注確度を高い順にA→B→Cと記載します。誰が見てもすぐに重要度が判断できる工夫が必要です。 |
|
ヒアリングメモ |
事前ヒアリングから得られた顧客の悩みや要望を記載します。同じ質問を繰り返さないように、抜け漏れなく書き残す必要があります。 |
|
受注予定金額/日程 |
業績予測のために受注予定の金額が日程を記載します。 |
以上の必須項目に加えて、自社の製品・サービスに合わせた管理項目を追加しましょう。
案件管理ツールの種類
過去の案件を新規顧客の獲得や既存顧客の対応、質の高い提案などに活かすには、適切な案件管理が要求されます。しかし、紙を使った方法では管理が煩雑になってしまうので、案件管理ツールの活用が必須です。
案件管理ツールは、以下の3種類に分類されます。
| ツール | 特徴 |
|---|---|
| Excel/Googleスプレッドシート |
カスタマイズ性の高い表計算ツール |
| SFA（営業支援）/CRM（顧客管理） |
顧客ごとに営業の進捗状況を可視化し、顧客対応を効率化するツール |
| 情報管理ツール |
社内情報を一元管理することに特化したツール |
ExcelやGoogleスプレッドシートは広く普及しており使われる場面も多いツールです。しかし、ファイル管理が煩雑になるうえ、最新情報への同期も手間がかかるので、案件管理にはITツールを採用すべきです。
SFA/CRMは、営業活動中の進捗管理や既存顧客の管理に役立つ一方、現行の営業システムに影響を与えるので導入のハードルが高いと言えます。そのため、とくに非IT企業では「Stock」のような簡単かつシンプルな情報管理ツールを導入するケースが増えています。
案件管理にExcelを活用するデメリット
Excelはあらゆるビジネスシーンで利用されているので、案件管理でも活用されやすくなっています。しかし、Excelを使うと以下の3つのデメリットがあるので注意が必要です。
- 共有までに時間がかかる
- チャットやメールでは流れてしまう
- 最新バージョンがどれか分からなくなる
共同編集が難しく、誰かが顧客情報を集めて追記していかなければなりません。
ファイルをチャットやメールで共有すると流れてしまい、あとから探すのが面倒です。
バージョン管理を怠ると、どれが最新のファイルなのか分からなくなります。
以上のように、最新情報にいつでもアクセスできる状況が必須の営業業務には、Excelでの案件管理は不向きです。そのため、案件の作成・管理・共有がシームレスなITツールを導入しましょう。
案件管理に情報管理ツールを活用する3つのメリット
以下では、案件管理に情報管理ツールを活用する3つのメリットをご紹介します。とくに、これまでファイル管理をしていた企業は必見です。
（1）情報を一元管理できる
1つ目のメリットは、あらゆる情報を一か所で管理できる点です。
仮に、情報がいたる場所で管理されていると「どのような対応をしたか」「次のやるべき対応は何か」がすぐに判断できません。一方、情報管理ツールであれば、メンバーが担当するすべての案件を一か所にまとめられるので、必要な情報がない事態にはなりません。
また、一部の情報管理ツールでは、案件を横断したタスク管理ができます。そのため、案件ごとにタスクを洗い出す手間がかからず、今やるべきことが直感的に分かります。
（2）対応漏れを防げる
2つ目のメリットは、タスクごとに担当者や期限を割り振れるので、対応漏れの防止が可能な点です。
多くの案件管理ツールには、タスクの期限が近づくと通知をする「リマインダー」が標準装備されています。リマインダーによって、設定したタスクを忘れてしまう事態を避けられるのです。
このように、情報管理ツールの機能によって案件管理は効率化され、タスクの抜け漏れも未然に防げるのです。
（3）引き継ぎが簡単になる
3つ目のメリットは、情報管理ツールがあれば、案件の引き継ぎが簡単になる点です。
たとえば、プロジェクトに途中参加したメンバーでも、これまでのやりとりやタスクを確認できるため、一から引き継ぎをする必要がないのです。しかし、チャットツールのように大切な情報が次々と流れると、探し出すのが面倒なので注意しましょう。
以上のことからも、顧客管理には「案件ごとにフォルダをつくり情報が流れない状態で格納できる」「Stock」のようなツールが最適です。
案件管理で失敗しない！5つの選定ポイント
自社に合わないITツールは社内に浸透しないだけでなく、無駄な運用コストがかかります。そこで以下では、導入に失敗しないための選定ポイントを解説します。
（1）スマホでも使えるか
はじめに、PCだけでなくスマホにも対応しているかを確認しましょう。
案件管理ツールはPC向けが多いですが、顧客訪問などで外出する機会が多い営業では、スマホ利用できるかは重要です。さらに、多機能ツールは機能が多い分、スマホで操作しづらい傾向もあるため、必要な機能に過不足がないかも選定ポイントになります。
したがって、社内だけでなく外出先でも操作できるように、マルチデバイス対応の案件管理ツールを導入しましょう。
（2）導入までのハードルが低いか
次に、導入までのハードルが低く、スムーズに社内に浸透するかを確認します。
とくに、自社サーバーを設置して運用するオンプレミス型のITツールは運用前の事前準備が必要です。たとえば、導入から運用までに数週間かかったり、使い始めるために複雑な設定が必要だったりするケースがあるため、社内に浸透するまでに時間がかかってしまうのです。
そのため、現在は、インターネットを経由してサービスを利用できるクラウド型が主流になっています。オンプレミス型と比較して、初期費用がかからない場合が多いというメリットがあるうえ、無料トライアルも可能なため、導入前に使い勝手を試すのがおすすめです。
（3）テンプレートで手間を省けるか
その次に、テンプレート機能を備えているかを必ずチェックしましょう。
各案件に共通して記載が必要な事項は、あらかじめ必須項目を記載したテンプレートを使えば、一から作成する必要がなくなります。また、テンプレートを用意すれば、担当者によって様式や体裁が変わることもないため管理もしやすいのです。
自社独自のテンプレートをいくつも登録できるITツールであれば、ほかの業務にも横展開が可能なためおすすめです。
（4）誰でも簡単に使えるか
続いて、誰でも簡単に使えるかをチェックしましょう。
多機能ツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、次第に使われなくなります。ツールが形骸化して案件情報を個人で管理するようになると、顧客対応の履歴を共有できなくなってしまう恐れがあるのです。
そのため、部署や全社単位で利用するにははじめて使うメンバーでも直感的に操作できるシンプルなITツールが最適な選択肢と言えます。
（5）案件ごとに情報をまとめられるか
最後に、案件ごとにあらゆる情報を管理できるかを確認しましょう。
案件管理では事前ヒアリングや提案資料だけでなく、担当者間のやりとりや業務依頼なども管理しなければなりません。そのため、複数のITツールを使いこなす必要がありますが、情報が分散してしまうので管理が複雑になります。
そこで、案件に関する情報をノートに残せるだけでなく、メッセージやタスクが紐づく「Stock」のようなITツールであれば、案件ごとに情報の一元管理が実現するのです。
関連記事： 【アナログはNG？】名刺の効率的な整理方法とは？
【無料あり】案件管理を効率化できるツール9選
以下では、案件管理を効率化するおすすめのツール9選をご紹介します。
複数の案件を並行して管理するにはITツールが不可欠ですが、Excelを使っても情報の更新や共有に手間がかかり、ミスが誘発されます。一方、SFA/CRMは多機能なので、案件管理に活用してもすべての機能を使いこなせず、非効率です。
そこで、案件ごとに「顧客情報」から「担当者間のやりとり」、「タスク」まで一元管理し、整理できる情報管理ツールが最適です。ただし、シンプルなツールを選定しなければ、とくに非IT企業では使いこなせないメンバーが現れてしまいます。
結論、自社が導入すべき顧客管理ツールは、あらゆる情報を蓄積できるノートに、メッセージとタスクが紐づけられているシンプルなツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には案件に関わる情報を記録し、任意のメンバーと共有できます。また、ノートにはリアルタイムでやりとりできる「メッセージ」と作業の期限を設定可能な「タスク」が紐づいており、案件管理のときに複数の情報が混ざる心配がありません。
【Stock】最もシンプルな情報ストックツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【みんなでガント.com】ガントチャートを使った案件管理ができるツール
＜みんなでガント.comの特徴＞
- メールアドレスによる会員登録も不要
- 時間単位でガントチャートの作成が可能
会員登録をせず、すぐにガントチャートを作成できます。
30分単位のガントチャートも作成できるので、1日の詳細なスケジュールが可視化されます。
＜みんなでガント.comの注意点＞
- 無料プランがない
30日間の無料期間はありますが、継続して利用するには1,800円以上のライセンスを購入しなければなりません。
＜みんなでガント.comの料金体系＞
利用者の数や作成するガントチャートによって料金が異なります。
| プラン | トライアル | エントリー | ビジネスS | ビジネスM | ビジネスL |
|---|---|---|---|---|---|
| ガントチャート数 |
1 |
12 |
30 |
50 |
50 |
| ユーザー数 |
10人まで |
20人まで |
20人まで |
50人まで |
100人まで |
|
料金
（利用期間92日） |
1,800円 |
– |
– |
– |
– |
|
料金
（利用期間184日） |
– |
4,800円 |
9,600円 |
19,200円 |
38,400円 |
|
料金
（利用期間366日） |
– |
8,600円 |
17,600円 |
36,000円 |
72,000円 |
【Brabio!】Excelの案件管理を共有できるツール
＜Brabio!の特徴＞
- メンバーの進捗を把握できる
- グループウェアとしても使える
複数の案件が同時進行しているときに、メンバーが何のタスクを抱えているかを把握できるため、進捗に応じた対応が可能です。
タスクのスケジュール表示やコメント機能など、ガントチャート作成サービスでありながらグループウェアとしての機能も兼ね備えています。
＜Brabio!の注意点＞
- 大規模なチームは有料プランが必要になる
無料プランの場合、ユーザー5名、容量50MBまでの制限があるため、ビジネスで活用するには有料プランへの移行が必要です。
＜Brabio!の料金体系＞
- エントリープラン
- ミッドレンジプラン
- エンタープライズプラン
無料プラン：0円（上限5ユーザー）
プラン10：3,300円/月（上限10ユーザー）
プラン20：6,600円/月（上限20ユーザー）
プラン30：9,900円/月（上限30ユーザー）
プラン40：13,200円/月（上限40ユーザー）
プラン50：16,500円/月（上限50ユーザー）
プラン100：33,000円/月（上限100ユーザー）
プラン200：66,000円/月（上限200ユーザー）
プラン300：99,000円/月（上限300ユーザー）
問い合わせが必要です
【Mazrica Sales】営業の案件管理を効率化できるツール
＜Mazrica Salesのポイント＞
- カンバン方式でのタスク管理
各タスクをカードで管理するカンバン方式を採用しており、直感的に進捗を把握できます。
＜Mazrica Salesの注意点＞
- 予算に合わない可能性がある
もっとも安価なプランでも 27,500円/月（〜5ユーザー）かかるため、予算に合わない可能性があります。
＜Mazrica Salesの料金体系＞
- Starter：27,500円〜/月（〜5ユーザー）
- Growth：110,000円〜/月（〜10ユーザー）
- Enterprise：330,000円〜/月（〜20ユーザー）
【Zoho CRM】さまざまな機能で顧客管理できるツール
＜Zoho CRMの特徴＞
- 機能拡張の選択肢が豊富
- 入力項目のカスタマイズができる
電話連携やメルマガ配信など、業務を効率化するための機能拡張が揃っています。
ドラッグ＆ドロップで入力すべき項目を変更できるため、自社に合わせた管理が実現します。
＜Zoho CRMの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
Zoho CRMは多機能ゆえに、ITに詳しくない場合には上手く使いこなせない可能性があります。
＜Zoho CRMの料金体系＞
- スタンダード：2,400円/ユーザー/月（月間契約）
- プロフェッショナル：4,200円/ユーザー/月（月間契約）
- エンタープライズ：6,000円/ユーザー/月（月間契約）
- アルティメット：7,800円/ユーザー/月（月間契約）
【Knowledge Suite】グループウェアとしても活用できるツール
＜Knowledge Suiteの特徴＞
- ユーザー数無制限
どのプランも人数無制限で利用できるため、導入時に人を絞る必要がありません。
＜Knowledge Suiteの注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
Knowledge Suiteは、SFAとCRMだけでなくグループウェアも備えた多機能ツールなので、ITに詳しくない場合には使いこなせない可能性があります。
＜Knowledge Suiteの料金体系＞
- グループウエア：10,000円/月
- SFAスタンダード：50,000円/月
- SFAプロフェッショナル：80,000円/月
【Backlog】Web開発の案件管理ができるツール
＜Backlogの特徴＞
- ガントチャートで進捗を把握できる
- タスクにコメントができる
プロジェクトの進捗をガントチャート形式で可視化して、メンバーの状況を把握できるようにします。
タスクごとにコメントができるため、話題が錯綜することが少なくなります。
＜Backlogの注意点＞
- 非エンジニアが使いこなすのは難しい
エンジニア向けの機能やUIなので、ITに詳しくない場合には使いこなすのに苦労する可能性があります。
＜Backlogの料金体系＞
- スタータープラン：2,970円/月（月額契約）
- スタンダードプラン：17,600円/月（月額契約）
- プレミアムプラン：29,700円/月（月額契約）
- プラチナプラン：82,500円/月（月額契約）
【Jira Software】アジャイル開発の案件管理ができるツール
＜Jira Softwareの特徴＞
- エンジニア向けの機能が豊富
- 開発チームの生産性を可視化できる
開発ワークフローやソフトウェア開発用の機能など、エンジニアのための機能が豊富に用意されています。
メンバーのパフォーマンスに関するレポート出力機能など、開発チームの生産性を可視化できる機能があります。
＜Jira Softwareの注意点＞
- 非エンジニアには向かない
Jira Softwareはエンジニア向きの機能やUIを備えているので、ITに詳しくない場合には使いこなせない可能性があるのです。
＜Jira Softwareの料金＞
- Free：0円（10ユーザーまで）
- Standard：920円（推定）/ユーザー/月
- Premium：1,810円（推定）/ユーザー/月
- Enterprise：問い合わせが必要です
【AdFlow】クリエイティブ制作の案件管理ができるツール
＜AdFlowの特徴＞
- クリエイティブ制作に特化している
- 制作物を蓄積できる
制作管理に特化しているため、クリエイティブ職の悩みを解消してくれます。
制作物や関連する素材を残しておけるため、今後必要なときに活用できます。
＜AdFlowの注意点＞
- 料金プランは要問い合わせ
ホームページに料金プランが掲載されていません。そのため、詳細は会社情報等を入力して資料請求する必要があります。
＜AdFlowの料金体系＞
- 要問い合わせ
おすすめの案件管理ツールまとめ
ここまで、案件管理にExcelが向かない理由やおすすめのITツール、選定ポイントを中心にご紹介しました。
案件管理ツールは「ExcelやGoogleスプレッドシート」「SFA/CRM」「情報管理ツール」に分けられます。しかし、Excelだとバージョン管理の手間がかかったり、SFA/CRMは導入のハードルが高かったりとデメリットがあります。
そこで、情報管理ツールを導入すれば「顧客情報」から「担当者間のやりとり」、「タスク」まで可視化され、チームで円滑に情報共有されるプロセスが整います。ただし、複雑なツールは運用が難しいので「誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。
したがって、あらゆる情報を蓄積できる「ノート」ごとに「メッセージ」と「タスク」が紐づく情報管理ツール「Stock」が、案件管理にもっとも合っています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、抜け漏れのない案件管理を実現しましょう。
