業界や業種に関わらず、ビジネスにおいて情報共有は不可欠です。しかし、メールや電話、会議といったアナログな手法で情報を共有していては、共有漏れなどのトラブルが起こりやすくなります。
一方、「情報共有アプリ」を導入すると、スマホやパソコンから簡単に業務内容が連携できます。しかし、情報共有アプリは種類が多く「どのサービスが自社に合っているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事で使えるおすすめの情報共有アプリ11選を中心にご紹介します。
- 仕事向けの情報共有アプリを導入し、コミュニケーションのストレスをなくしたい
- すぐに運用に乗せられるような情報共有アプリが知りたい
- デジタルが苦手な人でも使える情報共有アプリを探している
という方はこの記事を参考にすれば、自社に最適な情報共有アプリを判断できます。
目次
- 1 情報共有の重要性とは？
- 2 アプリで仕事の情報を共有する3つのメリット
- 3 仕事の情報共有に使えるおすすめのアプリ11選（無料あり）
- 3.1 【Stock】チームの情報を最も簡単に共有できるノート型アプリ
- 3.2 【Chatwork】ビジネス向けチャットアプリ
- 3.3 【Dropbox】ファイル管理に役立つストレージアプリ
- 3.4 【Workplace from Meta】ビジネス用コラボレーションアプリ
- 3.5 【Trello】直感的に使えるタスク管理アプリ
- 3.6 【LINE WORKS】多機能なビジネス版LINEアプリ
- 3.7 【Backlog】エンジニアに人気のプロジェクト管理アプリ
- 3.8 【サイボウズ Office】多種多様な機能を搭載するアプリ
- 3.9 【Talknote】社内掲示板としても利用できる社内SNSアプリ
- 3.10 【Jorte】カレンダー形式でスケジュールを共有するアプリ
- 3.11 【TimeTree】チームの予定管理に特化したアプリ
- 4 職場の情報共有に使えるアプリまとめ
情報共有の重要性とは？
ここでは、情報共有が重要とされる理由を解説します。情報共有はあらゆる業務の基礎であり、仕事における以下の3点に効果をもたらすのです。
(1)業務効率化につながる
情報共有をすれば、必要な情報を探すときのムダな時間が削減されます。
一般的に、ビジネスマンは年間80時間も資料を探すために時間を浪費していると言われており、業務にムダな時間が発生しています。そこで、まずはチーム内で情報を共有して目的の情報が見つけやすい環境を整えることが重要なのです。
たとえば、業務情報を個人単位で管理している企業では、確認事項があったときにメンバーとコンタクトを取る手間が発生します。したがって、仕事を円滑に進めるためにも、情報は許可されたメンバーが常にアクセスできるように共有しましょう。
(2)情報の格差がなくなる
情報共有をすれば、社内の情報格差がなくなります。
本来周知されるべき情報が行き渡っていない場合、メンバーごとに仕事のクオリティに差が生まれます。業務品質が安定しなければ、商品・サービスの継続的な受注が困難になるうえ、クレームが発生する恐れもあるのです。
そこで、社内で適切に情報を共有すれば、メンバーに正しく情報が届くので情報の格差が改善されます。業務に関する情報やノウハウが社内で共有されると、メンバー全員の知識が均一になり仕事のクオリティの安定につながるのです。
(3)部署間の連携がスムーズになる
常に必要な情報にアクセス可能な状態になっていれば、部署間の連携もスムーズです。
業務内容が異なる部署間の連携が必要な仕事では、前提認識をすり合わせることが重要です。しかし、情報共有が不十分だと、認識のズレから業務ミスに発展してしまいます。したがって、必要な情報に簡単にアクセスできる環境を整えることが必須なのです。
ただし、全情報が公開されているとセキュリティ上の懸念があるので、仕事の情報共有には、「Stock」のようにアクセス可能なメンバーを制限するアプリを利用しましょう。
アプリで仕事の情報を共有する3つのメリット
以下では、情報共有アプリを利用するメリットを解説します。これまで紙やホワイトボード、メールなどで情報共有していた企業は必見です。
（1）社内コミュニケーションが円滑になる
情報共有アプリは、社内のコミュニケーションを円滑化します。
一部の情報共有アプリに備わっている「メッセージ機能」を利用すれば、メールよりもスピーディーにやりとりができます。挨拶文やCC・BCC設定なしで連絡可能なため、情報共有の心理的ハードルが下がり、気軽にコミュニケーションが取れるのです。
メンバーのコミュニケーションが円滑になれば、これまで以上に多くの情報が共有されるようになり、結果として社内連携が活発になります。
（2）最新の情報を常に閲覧できる
情報共有アプリでは、最新の情報を素早く確認できます。
従来のファイル管理では、フォルダ内にバージョンが異なる同一ファイルが格納されているケースが多く、一目でどのデータが最新情報か判別がつきづらくなっていました。
一方、編集履歴が残る情報共有アプリを使えば、過去の更新内容を確認するためにバージョンごとにファイルを保存する作業が不要になります。したがって「目的の情報にアクセスすれば常に最新版が表示される」状況になり、ファイルを探す負担が解消されるのです。
（3）業務内容やノウハウの共有が簡単になる
情報共有アプリは、業務内容やノウハウの共有を簡単にします。
情報共有アプリは基本的に、任意の相手に一括で情報を共有する機能が備わっています。そのため、メールでの共有のようにアドレスをひとつずつ入力したり、別アプリから送信したりする手間がかかりません。
さらに、ひとつのアプリ内で情報の一元管理が可能になるので「複数のアプリを併用する必要がなく、情報が散らばらない」「運用コストを抑えられる」メリットも生み出すのです。以上のことからも、ビジネスでは「Stock」のように情報共有が簡単なアプリの導入が求められます。
仕事の情報共有に使えるおすすめのアプリ11選（無料あり）
以下では、仕事で使えるおすすめの情報共有アプリをご紹介します。
情報共有アプリを選定するときに重要なのは「業務情報を簡単に共有できる機能が備わっているか」という点です。とくに、メンバー間でITの知識に差がある企業が多機能で複雑なアプリを導入すると、社内へ浸透せずに放置される事態になりかねません。
ただし、チャットツールでは情報が流れ、ファイルストレージだとメッセージが送れず情報が分散してしまう恐れがあります。したがって、情報共有の際にストレスを伴わず、簡単に情報管理を一元化できるツールが最適なのです。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業における65歳以上のメンバーでも説明なしで使いこなせる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に共有したい情報を書き残せば、任意のメンバーへすぐに共有されるので手間がかかりません。また、ノートには「メッセージ」と「タスク」が紐づけられているため話題が錯綜せず、ストレスのない情報共有が実現します。
【Stock】チームの情報を最も簡単に共有できるノート型アプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Chatwork】ビジネス向けチャットアプリ
＜Chatworkの特徴＞
Chatworkは、ビジネス向けのチャットアプリです。メールに比べて気軽にコミュニケーションを取れるので、社内の情報共有が活発になります。
既読機能がなく、チャットアプリにありがちなコミュニケーションストレスが軽減できるのが特徴です。
＜Chatworkの注意点＞
- 無料プランではメッセージの閲覧に制限がかかる
- 検索精度が高くない
無料プランでは直近40日以内に投稿された最新5,000件のメッセージのみ閲覧可となります。そのため、長期的なプロジェクト管理において無料プランのままでは過去の情報が失われてしまいます。
ユーザーからは検索機能の精度があまり高くないという声が寄せられています。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）
【Dropbox】ファイル管理に役立つストレージアプリ
＜Dropboxの特徴＞
Dropboxは、ビジネス利用に必要なセキュリティ管理機能が充実したオンラインストレージサービスです。
オフライン利用に対応しているので、インターネット環境のない場所でも利用できるのが特徴です。
＜Dropboxの注意点＞
- ファイルの共有エラーが発生することがある
- ファイルに関するやりとりができない
利用環境にも左右されますが、ファイルの共有エラーが起こったというユーザーの声があります。
あくまでファイル管理用のストレージアプリなので、ファイルに関する質問や議論には、チャットアプリなどを併用する必要があります。
＜Dropboxの料金体系＞
- Professional：2,400円/月（月払い）月
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Workplace from Meta】ビジネス用コラボレーションアプリ
＜Workplace from Metaの特徴＞
Workplace from Metaは、Metaが提供しているコラボレーションアプリ（グループウェア）です。他社サービスとの連携が充実しているのが特徴です。
＜Workplace from Metaの注意点＞
- サポート品質が期待できない
- 通知設定が詳細にできない
元々アメリカのアプリなので、サポートからの返答が片言で不明瞭だったり、回答までに時間がかかったりします。
細かな通知設定が不可なので、場合によっては通知の回数が多くストレスになりかねません。
＜Workplace from Metaの料金体系＞
- 基本プラン
- 追加アドオン
Core：$4/ユーザー/月
Enhanced Admin and Support：$2/ユーザー/月
Enterprise Live：：$2/ユーザー/月
【Trello】直感的に使えるタスク管理アプリ
＜Trelloの特徴＞
Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスク管理が可能なプロジェクト管理アプリです。
タスクカードを動かしてステータスを変えられるので、進捗が視覚的に把握できるのが特徴です。
＜Trelloの注意点＞
- パソコンとスマホで利用できる機能に差がある
- 日本語に対応していない部分がある
パソコン版ではすべての機能を利用できますが、スマホ利用の場合一部機能制限があるので利用の際は注意が必要です。
＜Trelloの料金体系＞
- FREE：$0
- STANDARD：$6 USD/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISE：～$17.50 USD/50ユーザー/月（年払い）
50ユーザー～5,000ユーザーの価格は料金サイトで算出可能で、5,000ユーザー以上で利用する場合には問い合わせが必要です。
【LINE WORKS】多機能なビジネス版LINEアプリ
＜LINE WORKSの特徴＞
LINE WORKSはビジネス版LINEとして、チャットやカレンダー、フォルダ管理などが利用できるグループウェアです。
プライベート向けのLINEと同じ操作性で、比較的すぐに利用できるのが特徴です。
＜LINE WORKSの注意点＞
- アプリの動作が重い場合がある
- 既読機能がストレスになりやすい
通信環境によってはアプリの動作が重く、利用に時間がかかったというユーザーの声があります。
メッセージ内容を読むと既読マークがつくので、すぐに返さなくてはならないというストレスを感じる可能性があります。
＜LINE WORKSの料金体系＞
下記の基本プランに加えて、トークのアーカイブやストレージの追加などのオプション商品もあります。
- フリー：0円
- スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い）
【Backlog】エンジニアに人気のプロジェクト管理アプリ
＜Backlogの特徴＞
Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を一括管理するプロジェクト管理アプリです。
ガントチャート機能が使えて、エンジニア利用に特化しているのが特徴です。
＜Backlogの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
- コミュニケーションがとれない
エンジニア利用に特化したアプリなので、ITに詳しくないメンバーが使いこなすには時間がかかります。
メッセージ機能がないので、メンバー間でコミュニケーションをとるには別のアプリの併用が必要です。
＜Backlogの料金体系＞
- スタータープラン：2,970円/月(ユーザ上限30人)
- スタンダードプラン：17,600円/月（ユーザー無制限）
- プレミアムプラン：29,700円/月（ユーザー無制限）
- プラチナプラン：82,500円/月（ユーザー無制限）
【サイボウズ Office】多種多様な機能を搭載するアプリ
＜サイボウズ Officeの特徴＞
サイボウズ Officeは、国内のグループウェア市場でシェアが大きなグループウェアです。
個人単位での機能のオン/オフが設定できるうえ、ユーザーそれぞれに必要な機能だけを表示可能な点が特徴です。
＜サイボウズ Officeの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
- メッセージに添付できるファイル上限が少ない
多種多様な機能が利用可能なアプリである一方で、その分使いこなすのが難しいので、高いITリテラシーが求められます。
容量が大きなファイルは添付できないので、別途オンラインストレージの併用が必要です。
＜サイボウズOfficeの料金体系＞
基本料金
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月(5ユーザーから利用可能）
- プレミアムコース：800円/ユーザー/月(5ユーザーから利用可能）
オプション
- セキュアアクセス：250円/ユーザー/月
- ディスク増設 10GB：1,000円/月
【Talknote】社内掲示板としても利用できる社内SNSアプリ
＜Talknoteの特徴＞
Talknoteは、社内コミュニケーションの円滑化を実現する社内SNSです。
コミュニケーションが中心ですが、社内掲示板としての利用もできます。管理機能が充実しているのが特徴です。
＜Talknoteの注意点＞
- 検索機能が十分でない
検索機能の精度が低く、過去に記載した内容が探しづらいというユーザーの声があります。
＜Talknoteの料金体系＞
- 「初期費用＋基本プラン＋オプション」で構成されており、詳細な料金には問い合わせが必要です。
【Jorte】カレンダー形式でスケジュールを共有するアプリ
＜Jorteの特徴＞
Jorteはカレンダー形式でスケジュールを共有できるアプリです。
マルチデバイス対応なのでスマホだけでなく、パソコンからもスケジュールの閲覧・編集が可能です。
＜Jorteの注意点＞
- ほかのデータが削除される不具合
任意の日程のデータを削除しようとすると、別の日程のデータが削除されてしまうという口コミが多数寄せられています。
＜Jorteの料金体系＞
- Jorte：0円
- ジョルテプラス：480円/年
- ジョルテプレミアム：（Android）300円/月、（iOS）360円/月
【TimeTree】チームの予定管理に特化したアプリ
＜TimeTreeの特徴＞
TimeTreeは、複数人でチームの予定を管理可能なカレンダー形式のアプリです。
複数の共有カレンダーを利用可能で、勤怠やミーティング予定など種別ごとにスケジュールを分けて記録・共有できます。また、無料版でも基本機能をすべて利用可能な点が特徴です。
＜TimeTreeの注意点＞
- 専用サポート窓口の対応は有料版のみ
アプリ内で問い合わせを送信可能な「専用サポート窓口」は、有料プランのみ利用可能です。
＜TimeTreeの料金体系＞
- 無料版
- TimeTreeプレミアム：300円/月/1ユーザー
職場の情報共有に使えるアプリまとめ
ここまで、情報共有の重要性やアプリで仕事の情報を共有するメリット、仕事の情報共有におすすめなアプリをご紹介しました。
情報共有はあらゆる業務の基礎となるので、業界や業種を問わずに対策が必要です。しかし「チャットのような大切な情報が流れてしまうアプリ」や「ファイル管理のような目的の情報が見つけにくいアプリ」では、情報共有が滞りやすくなります。
すなわち、理想的な情報共有アプリは「情報を確実にストックして、素早くアクセスできる」特徴があるのです。
したがって、職場の情報共有には、あらゆる社内情報が蓄積されるうえに、簡単に目的の内容を探し出せる「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心として240,000以上が、ストレスなく情報の連携を進めています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、仕事の情報共有が活発になる環境を整備しましょう。
