チーム内の情報共有や業務の振り返りをスムーズにするために、多くの企業が業務日報を運用しています。業務日報には日々の目標や仕事内容、成果などがまとめられているので、部下の進捗を書類から簡単に確認できるのがメリットです。
しかし、「業務日報の必要性を部下が理解しておらず活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務日報の必要性やムダにならない書き方を中心にご紹介します。
- 業務日報が形骸化する原因を突き止め対策を講じたい
- 業務日報に記載すべき基本項目を知りたい
- 業務日報の必要性を部下に認識させて、成長のために活用したい
という方はこの記事を参考にすると、業務日報を「意味のある」情報として活用するためのポイントが分かります。
目次
業務日報とは
業務日報とは、1日の業務内容や反省を、上司やチームメンバーに共有する書類です。
上司は日報を通じて部下の進捗を把握し、必要に応じて仕事のスケジュールを調整します。そのため、日報は組織全体にとって重要な役割を担っていると言えます。
また、1日の目標を立てて（Plan）業務を遂行し（Do）、目標と照らし合わせて評価（Check）・改善をする（Action）ので、PDCAサイクルの運用による業務パフォーマンスの改善が期待できます。
関連記事： 日報とは？メリットや書き方のポイントも徹底解説！
業務日報は意味がないと言われる理由
ここからは、業務日報は意味がないと言われる理由を解説します。以下を正しく理解しておかなければ、業務日報の形骸化を防ぐための対策を講じることが難しくなるので注意しましょう。
作成が面倒
1つ目の理由は、作成が面倒なことです。
業務日報の作成には「構成・執筆・見直し」の3段階が必要です。さらに、紙やワード、エクセルなどで日報を作成している場合、提出には別のツールを経由する必要があるので社員の負担が大きく、日報に対するモチベーションが下がりやすくなります。
業務日報の作成にかかる手間を削減するには、下書きをしたりテンプレートを使ったりするなど、時間短縮の工夫を実践しましょう。
作成の目的が不明瞭
2つ目の理由は、日報作成の目的が不明瞭だからです。
日報作成の目的が不明瞭では、社員が日報の必要性を理解できません。意味のある日報にするために「業務効率化のノウハウを共有する」や「日々の進捗共有を通じて意思疎通を円滑にする」など、日報作成の目的を全社員へ周知しましょう。
また、日報作成の目的をメンバー間で共有できていれば、自発的に日報を活用しやすくなります。したがって、日報作成の目的を共有し必要性を理解してもらうことが重要です。
作成場所が制限される
3つ目の理由は、作成場所が制限されることです。
業務日報をWordやExcelで作成する場合、スマートフォンでは操作性が悪く、作成場所がオフィスに限定される可能性があります。
そして、外回りが多い営業担当者は日報の作成・提出のために帰社しなくてはならず、提出までにかかる手間から日報作成を面倒に感じるのです。
過去の日報が活用されない
4つ目の理由は、過去の日報が活用されないことです。
業務日報は毎日作成するため、紙で管理すると膨大な量となり活用が難しくなります。また、ドキュメントファイルで管理している場合もファイルの保存先が分散したり、提出したファイルがメールやチャット内で流れたりするので見つかりません。
このように、情報へのアクセス性が悪いと過去業務の振り返りやチームで共有したノウハウの利用が困難になり「日報が活かされていない」「作った意味がない」と社員が感じてしまうのです。
そのため、日報が流れないように管理できる仕組みが必要です。今日では簡単に日報を管理できる「Stock」のようなツールを使うのがトレンドです。
業務日報はなぜ必要？4つの理由を解説
ここからは、業務日報の必要性を解説します。以下をあらかじめ社内へ周知しておけば日報に対する理解が深まるので、運用が形骸化しづらくなります。
（1）業務の振り返りができる
1つ目の日報の役割は、業務の振り返りができることです。
たとえば、営業担当者は業務内容として訪問先企業の詳細や所感を日報に記入します。そのため、営業履歴や訪問履歴などの情報が知りたいとき、別のファイルを用意しなくても日報を見ればすぐに把握できます。
日報は毎日作成するので、適切に管理し運用すれば過去の業務を詳細に振り返る手段になるのです。
（2）業務進捗を共有できる
2つ目は、業務進捗を共有できることです。
日報で業務内容を共有すれば、互いの進捗を簡単に把握できます。また、上司が部下の業務進捗を把握していれば、チーム全体のスケジュール調整もしやすくなるのです。
このように、普段は見えづらいメンバーの動きが日報で可視化されるので、スムーズな業務進行や意思疎通が期待できます。
（3）タスク管理ができる
3つ目は、タスク管理へ利用できることです。
日報では1日の目標を設定するため、目標から逆算して翌日行うべきタスクを明確にする習慣がつきます。さらに、1日の終わりに業務内容を書きだすのでタスクの達成度合が可視化されます。
タスク達成状況を日報で見える化することは、ビジネスに必須な計画性や自己管理能力を身につける役割も果たすのです。
（4）ナレッジを蓄積できる
4つ目は、ナレッジを蓄積できることです。
業務日報には仕事から得た成果や改善点、解決策が記入されているので、属人化されがちなナレッジを蓄積する手段になります。とくに、引継ぎの後任者や新入社員など、新しく仕事を担当する社員にとって、過去の日報はマニュアル同様に重要です。
ただし、業務日報をナレッジとして活用するためには、管理方法の見直しが必須です。紙日報などアナログな方法では目視で探し出さなければならず面倒なので、ITツールを使って管理するのがおすすめです。
【必見】ムダにならない業務日報の書き方
ここからは、ムダにならない業務日報の書き方について解説します。以下のポイントを押さえながら記載すれば、意味のある日報を簡単に作成できるようになります。
（1）テンプレートで効率化する
まずは、テンプレートを用意して日報の作成時間を短縮し、メンバーの負担を軽減しましょう。自社でオリジナルのテンプレートを作成する場合は、以下の基本情報を押さえたうえで必要に応じて項目を追加します。
- 本日の目標
- 業務内容・成果
- 良かった点
- 反省店・改善点
- その他の共有事項
前日の上司のフィードバックも踏まえて目標を記載しましょう。文字にして可視化すれば、その日やるべきことが他者にも明確になります。
一日を通して行った業務内容を振り返ります。他者にも伝わりやすいように定量的に記載するよう意識しましょう。
一日の業務で良かった点も必ず記載します。目標に対してのアプローチ方法など工夫した点の記入も、上司の正確なフィードバックに貢献します。
目標や業務内容に対して振り返り、所感を記入します。なぜ反省点が生まれたのかという背景にまで踏み込んで考察することで、より正確に課題を発見しやすくなります。
各メンバーへの共有事項があれば記載します。記載する内容は緊急性を軸に判断するのがおすすめです。
日報に「意味がない」という印象を与える原因は負担の大きさです。そこで、テンプレートを用いて作成の負担を減らすと「意味ある日報」の実現に近づきます。
（2）定量的に記載する
日報の記載時には、定量的な表現を徹底しましょう。
定性的な表現は避けて、具体的な数字で目標や成果を記入します。たとえば、「午前中はできるだけ多くの電話営業を行う」ではなく「10時から11時までに〇件の電話営業を行う」と記載しましょう。
定量的に表現することで目標や成果がすぐに分かり、反省点に対する改善策も立てやすくなります。
（3）自身の所感を記載する
日報には業務内容などの事実だけでなく、自身の考えも含めるようにしましょう。
単に一日の流れを記入しただけでは、業務をあとから振り返ったりナレッジを蓄積したりするのも難しくなります。したがって、所感・考察なども併せて記入しましょう。
また、自身の考えが反映された日報の共有は、メンバー同士の活発な意見交換のきっかけにもなります。さらに、より詳細なフィードバックを与えられるため、部下のモチベーション向上も期待できます。
面倒な日報業務を効率化するおすすめのアプリ
以下では、面倒な日報業務の効率化に役立つおすすめのアプリを紹介します。
日報には多くの役割がありますが、必要性を浸透させるだけでは活用されません。なぜなら、日報の作成・共有・管理に複数ツールを使うなど、手間を要する運用方法では社員は面倒に感じるためです。
したがって、日報の作成から管理までを効率化できるツールを導入して、社員の負担を減らしながら日報を運用する必要があります。しかし、多機能なツールでは社内に浸透せず、従来のような非効率な方法に戻ってしまうのです。
結論、意味のある日報を作成するには、ITに詳しくない65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」が必須と言えます。
Stockの「ノート」で作成した日報は、簡単に「フォルダ」で整理できます。また、ノートに紐づく「タスク」を使えば、次にとるべき行動が明確になるため、業務スピードも向上できるのです。
業務日報を最も簡単に運用できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務日報の必要性と書き方まとめ
ここまで、業務日報の必要性やムダにならない書き方を中心にご紹介しました。
日報は、業務進捗の共有やナレッジの蓄積など重要な役割を担っており、効果的に運用できれば企業の情報資産になります。
しかし、日報の作成・共有・管理フローに複数ツールを併用すると情報が分散し、活用が難しくなります。したがって、必要な機能に過不足がないツールに一元化しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で「意味ある日報」を簡単に作成・共有・管理できる仕組みを整えましょう。
