効率的に仕事を進めるためには、チームが担当するすべてのタスクを把握し、確実に処理できるように管理するスキルが必要です。
しかし、「タスクが大量にあると上手く管理できない」「そもそもタスク管理が苦手」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、誰でも大量のタスク管理ができるコツ8選をご紹介します。
- 効率的な管理方法が分からず、常にタスクが溜まっている
- 個人だけでなく、チーム単位で効率的にタスクを管理する方法が知りたい
- タスクを適切に管理してプロジェクトを成功させたい
という方はこの記事を参考にすると、大量のタスクを効率よく管理する方法が分かり、ストレスなくチームの仕事を進められるようになります。
目次
タスク管理とは
ここでは、タスク管理のメリットや「プロジェクト管理」との違いをご紹介します。これまで、タスク管理が正しくできていなかった方は必見です。
プロジェクト管理との違い
タスク管理とプロジェクト管理では、期間と規模に違いがあります。
タスク管理は、業務で発生する一つひとつの作業を把握して、それぞれを効率よく進めることです。一方、プロジェクト管理は、プロジェクトメンバーのタスクを、納期に間に合うように管理します。
したがって、プロジェクト管理はタスク管理よりも中長期的に取り組むものであり、タスク管理を徹底することで、プロジェクト管理の成功につながるのです。
タスク管理のメリット
仕事でタスク管理をすると、以下2つのメリットを得られます。
- やるべきことを可視化できる
- チームの進捗が分かりやすい
タスク管理をすれば抱えている業務を可視化できます。そのため、「タスクを忘れた」「何から手を付ければ良いか分からない」となる心配がありません。
タスク管理によって「チームが作業をどれほど進めているか」が分かります。その結果、万が一進捗が遅れていても、すぐに対応ができるのです。
以上のように、タスク管理をすれば「やるべきこと」が目に見える形で整理されるので、チーム全体の進捗が常に確かめられるのです。
タスク管理の上手い人が実践するコツ8選
以下では、タスク管理の上手い人が実践するコツ8選をご紹介します。「タスク管理を効率化したいが、具体的な方法が分からない」方は必見です。
コツ1｜タスクの内容を具体化する
はじめに、タスク管理のコツとして、タスクの内容を具体化することが挙げられます。
タスクの抽象度が高いままでは「何をすれば良いのか」「何をもってタスクを完了したと言えるのか」が分かりません。その結果、仕事の質も下がってしまいます。
したがって、”〇時に株式会社△に連絡をする”や”〇日までに完了させる”など、時間や行動は必ず明確にすべきです。
コツ2｜タスクに優先順位を付ける
次に、重要性と緊急性の2つの軸を活用して、タスクに優先順位を付けましょう。
すべてのタスクに同じ労力や時間をかけるのは困難です。そのため、下図のマトリクスを活用してタスクを4パターンに分類します。
以下は、4パターンに分類したタスクの特徴です。
- 重要-緊急
- 重要-緊急でない
- 重要でない-緊急
- 重要でない-緊急でない
プロジェクトの進行に関わるタスクが多く、もっとも優先すべきタスクです。
経営課題の解決や事業創出につながる、長期的な取り組みが必要なタスクです。
メールへの返信や訪問者の対応などの細かなタスクです。
もっとも優先度が低いタスクです。
以上のように優先順位を設定し、限られた資源（ヒト、モノ、カネ、情報）のなかでも効率よく仕事を進めましょう。
コツ3｜やらないタスクを決める
次に、タスク管理では、やらないタスクを決めるのもコツです。
一般的には、やるべきタスクを書き出し、優先度に応じてタスクを解消します。しかし、逆にやらないタスクを決めておけば、優先度の低いタスクに時間をかけることがなくなります。
その結果、本来時間をかけるべき業務に集中できるようになり、期日にも余裕を持ちやすくなるのです。
コツ4｜必要な情報も一緒に記載する
次に、仕事に必要な情報（資料、データ）とタスクを一緒にまとめましょう。
情報をタスクに紐づけておけば、作業のたびに探したり担当者に聞いたりする手間が省けるため、よりスピーディにタスクを消化できます。
ただし、紙のToDoリストや資料では情報が埋もれやすいので、タスクと情報管理を簡単に一元化できるツールやアプリを活用するのがおすすめです。
コツ5｜マルチタスクを避ける
次に、マルチタスク（複数のタスクを並行すること）を避けるのも重要です。
マルチタスクでは一度に多くの作業ができるものの、タスクを切り替えるときに集中力がリセットされるので業務効率が悪くなるのです。
また、マルチタスクは向き・不向きが明確に分かれるため、シングルタスクで進めた方が効率的な場合もあります。
コツ6｜メール受信ボックスでタスク管理しない
次に、メール受信ボックスでのタスク管理をしないこともコツです。
メールの受信ボックスでタスク管理をすると、内容を確認するたびにファイルを開く手間がかかります。また、ほかのメールに埋もれやすいので、取引先からのメールのような重要な情報も見落としかねません。
以上のように、メール受信ボックスでのタスク管理は、非効率なうえに仕事のミスを招く恐れもあるので、別の方法を検討すべきです。
コツ7｜「依頼タスク」と「個人タスク」をまとめる
次に、依頼されたタスクと個人で設定したタスクを一元管理しましょう。
仮に、依頼タスクと個人タスクを別々で管理すると、確認すること自体を忘れてしまうリスクがあります。
したがって、タスク漏れを防いだり余裕を持って仕事をしたりするためにも、”依頼タスク”と”個人タスク”を一元管理すべきです。
コツ8｜タスク管理ツールを活用する
最後に、タスク管理が上手い人はタスク管理ツールを活用しています。
メモや付箋、Excelなどのアナログなタスク管理では、メールやチャットツールで仕事の依頼や共有をしなければなりません。また、メールでのタスク管理はタスクに関連しないメールの見落としにつながってしまいます。
しかし、タスクの情報を一元管理する「タスク管理ツール」を使えば、常にリアルタイムでのやりとりができるのです。とくに、非IT企業の65歳の方が説明なしで使える「Stock」は、シンプルなので操作方法を覚える手間も一切かかりません。
【脱アナログ】チームのタスク管理に最適なツール
以下では、チームのタスク管理に最適なツールをご紹介します。
紙のメモやWord、Excelでのタスク管理では、共有や更新が瞬時にできず非効率です。また、チームで大量のタスクを抱えている場合、このようにアナログな管理方法では、完了までに多大な時間がかかってしまいます。
そこで、すべてのタスクと情報を一元管理できる「タスク管理ツール」を使えば、大量のタスクに追われていても効率的に進められるのです。ただし、多機能なツールでは従業員が使いこなせないので、誰でも直感的に操作できるツールでなければなりません。
つまり、非IT企業の65歳の方でも、即日でタスク管理できるほどシンプルな「Stock」が最適です。
Stockにはあらゆる情報を残せる「ノート」があり、ノートごとに「タスク」が紐づいているため、やりとりの話題が入り乱れずにタスク管理できます。また、タスクは設定が簡単なだけでなく、担当者を任意のメンバーにするだけで依頼が完了するので便利です。
非IT企業の65歳の方が簡単に使えるタスク管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
チームのタスク管理にツールが必要な3つの理由
以下では、チームのタスク管理にツールが必要な3つの理由をご紹介します。アナログな管理に慣れており、未だにメモや付箋でタスクを整理している方は必見です。
（1）入力や作成の手間が省ける
はじめに、ツールが必要な理由として、入力や作成の手間を省けることが挙げられます。
ツールには「テンプレート機能」が備わっているものもあります。そのため、手作業に比べて作成にかかる時間を大幅に短縮でき、修正も数クリックで完了します。
このように、タスクの作成にかかる負担を抑えられれば、タスクをこなすことに集中できるのです。
（2）コミュニケーションが円滑になる
次に、ツールを使えばコミュニケーションが円滑になります。
ほとんどのタスク管理ツールには「メッセージ機能」があり、タスクに関する質問や相談がツール上で完結します。そのため、タスクを確認・共有するのにメールやチャットツールを併用する必要はありません。
このように、タスク管理ツールによって円滑なコミュニケーションができれば、チャットツールの運用コストや対面で質問する時間も省けるのです。
（3）情報と紐づけて管理できる
最後に、ツールを使えば情報（資料、データ）とタスクを紐づけて管理できます。
一部のタスク管理ツールには、タスクだけでなく業務情報を紐づけられる機能があります。そのため、目的の情報を探すときに、わざわざストレージツールからファイルを探し出す必要がなくなるのです。
なかでも、あらゆる情報を残せる「ノート」があり、ノートごとに「タスク」が紐づいている「Stock」であれば、案件ごとに情報管理ができます。
誰でも大量のタスク管理ができるコツ8選まとめ
ここまで、誰でも大量のタスク管理ができるコツ8選を中心にご紹介しました。
大量のタスクを管理するコツとしては、タスクに優先順位をつけてやらないタスクを決めたり、タスクに必要な情報を一緒に記載したりすることが挙げられます。
さらに、タスクに関連する情報も紐づけられる”タスク管理ツール”を使えば、リアルタイムでタスクを確認・共有できます。ただし、多機能なツールでは従業員が使いこなせないため「ITに詳しくなくても簡単に使いこなせるツール」が欠かせません。
結論、タスク管理に必要な機能が過不足なく備わっており、非IT企業の65歳の方でも説明なしで利用できる「Stock」が最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、アナログで非効率なタスク管理から脱却しましょう。
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