チームのタスク管理を円滑に進めるには、各メンバーの進捗状況を共有することが重要です。そこで、「共有機能があるタスク管理ツール」を使えば、個別に連絡をとる手間がかかりません。
一方、タスク共有ツールは多岐に渡るため「どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのタスク共有ツール5選を中心にご紹介します。
- 時間がないので、厳選されたタスク共有ツールから検討したい
- タスクの設定・共有が誰でも簡単にできるツールを見つけたい
- 同じチームであるにも関わらず、誰が何をやっているかわからない状況を解消したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なタスク共有ツールが見つけられ、タスクに関するやりとりもスムーズにできるようになります。
目次
無料あり｜チームでタスク共有ができるおすすめのツール5選
以下では、チームでタスク共有ができるおすすめのツール5選をご紹介します。
タスク共有ツールを使えばメンバーの進捗が常に分かるので、各メンバーの状況に応じたタスクの調整もしやすくなります。結果として、一人あたりの業務範囲が広い中小企業の業務も効率化できるのです。
ただし、多機能なツールでは、メンバーが操作を覚えられず社内に浸透しない恐れがあります。そのため、タスクをスムーズに共有できるのはもちろん「誰でも直感的に使いこなせるツールか」を判断しなければなりません。
結論、自社が使うべきタスク管理ツールは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳以上のメンバーでも使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはタスクの詳細な情報を残せるほか、ノートに紐づく「タスク」で簡単にタスクを作成・共有・依頼できます。また、ノートには「メッセージ」も紐づいているので、別途メールやチャットツールで情報共有する必要もありません。
【Stock】誰でも簡単に使いこなせるタスク管理ツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Microsoft Planner】Microsoft Teamsで使えるタスク管理ツール
＜Microsoft Plannerの特徴＞
- タスクを割り当てられる
- リストビューがある
個人でタスクを作成できるだけでなく、別のメンバーにタスクを割り当てられる機能があります。
自身で作成したタスクや自身に割り当てられたタスクがリストビューで表示されるので、タスクの一元管理に活用できます。
＜Microsoft Plannerの注意点＞
- 単体では購入できない
Microsoft Plannerを導入するには、多機能なMicrosoft 365の有料プランを契約しなければなりません。そのため、タスク管理以外の機能が不要なチームにとっては無駄にコストがかかる恐れがあります。
＜Microsoft Plannerの料金体系＞
- 一般法人向け
- 大企業向け
Microsoft 365 Business Basic：750円/ユーザー/月
Microsoft 365 Apps for business：1,030円/ユーザー/月
Microsoft 365 Business Standard：1,560円/ユーザー/月
Microsoft 365 Business Premium：2,750円/ユーザー/月
Microsoft 365 F3：1,000円/ユーザー/月（年間契約）
Microsoft 365 E3：4,500円/ユーザー/月（年間契約）
Microsoft 365 E5：7,130円/ユーザー/月（年間契約）
【Microsoft Outlook】タスク機能もあるメールソフト
＜Microsoft Outlookの特徴＞
- メールからタスクを作成できる
- 繰り返しのタスクを設定できる
受信したメールをタスク管理のアイコンへドラッグすれば、そのままタスクとして登録できます。
定期的に繰り返すタスクをあらかじめ設定すれば、タスクの登録漏れを防げます。
＜Microsoft Outlookの注意点＞
- メール機能の利用が前提
Microsoft Outlookはメールアプリなので、タスク管理のために使うのは費用対効果に見合わない恐れがあります。
＜Microsoft Outlookの料金体系＞
- 無料版（Outlook.com）：0円
- 一般法人向け
- 大企業向け
Microsoft 365 Business Basic：750円/ユーザー/月
Microsoft 365 Apps for business：1,030円/ユーザー/月
Microsoft 365 Business Standard：1,560円/ユーザー/月
Microsoft 365 Business Premium：2,750円/ユーザー/月
Microsoft 365 F3：1,000円/ユーザー/月（年間契約）
Microsoft 365 E3：4,500円/ユーザー/月（年間契約）
Microsoft 365 E5：7,130円/ユーザー/月（年間契約）
【Todoist】リスト方式でタスク管理するツール
Todoistの特徴
- タスクをリスト形式で整理する
- 外部ツールと連携できる
リスト形式ですべてのタスクを一覧で確認できます。
カレンダーツールやコミュニケーションツール、音声アシストツールなど多種多様な外部ツールと連携できます。
Todoistの注意点
- 無料プランにリマインダー機能がない
- タスク情報の管理には向かない
タスク管理をするうえで必須のリマインダー機能（通知機能）がないので、タスクのやり忘れが起こる可能性があります。
Todoistに書き込める情報量に限りがあるので、タスクと資料を紐づけて管理することはできません。
Todoistの料金体系
- 無料：0円
- プロ：588円/月（月間払い）
- ビジネス：888円/ユーザー/月（月間払い）
【Google Keep】Google社が提供するツール
Google Keepの特徴
- パネル形式でタスク管理できる
- あらゆるデバイスで利用できる
Google Keepでは付箋のようなメモを使用しますが、リスト形式ではなくパネル形式なのでタスクの内容まですぐに確認できます。
GoogleアカウントがあればWindowsやMac、スマホでタスク管理ができます。
Google Keepの注意点
- 整理整頓が難しい
- チーム利用には向かない
Google Keepではタスクが記載されたメモを細かく分類できないため、情報が乱立する恐れがあります。
Google Keepでは複数のメモを一括で共有できないので、チームで利用する場合には不向きです。
Google Keepの料金体系
- Google Keepは無料ですべての機能を利用できます。
タスクを共有する3つのメリット
ここからは、タスクを共有する3つのメリットをご紹介します。タスクの共有が上手くできているチームでは、以下のメリットを常に得ながら円滑に作業を進められるのです。
（1）タスクの期限を守れる
はじめに、タスクを共有すれば期限を守りやすくなります。
タスクを個人で管理している場合、面倒なタスクを後回してしまう可能性があります。しかし、チームでタスクを共有すれば責任感が生まれるうえ、進捗が遅いときにはすぐにアラートを出したりサポートしたりできるのです。
このように、タスクの共有によって期限が守られるので、プロジェクトの遅延リスクも解消されます。
（2）チームの進捗を見える化できる
チームの進捗を見える化できるのも、タスクを共有するメリットです。
個人のタスク管理では、ほかのメンバーの進捗状況が分からないため、タスクが遅れている場合の対応が遅れてしまいます。しかし、タスクを共有すればリアルタイムの進捗状況が分かり、状況に応じて適切な判断ができるようになるのです。
また、タスクの共有によって進捗状況が見える化されれば「期限直前にタスク漏れに気付く事態」も避けられます。このように、タスクの共有には作業を円滑に進められるメリットがあります。
（3）業務負荷の分散につながる
最後に、タスクを共有すれば業務負荷の分散につながります。
タスクが個人で管理されていれば「誰がどの程度の業務を抱えているか」が分かりません。そのため、チーム内で業務負荷に偏りが生まれるだけでなく、上司もタスクを割り振りしづらい状況になるのです。
しかし、チームでタスクを共有すればメンバーごとのタスクの量が正確に把握できるので、特定のメンバーが過度なタスクを抱える心配もなくなります。
タスク管理ツールに必要な3つの機能
チームで効率よくタスクを共有・管理するには「タスク管理ツール」が必須ですが、やみくもにツールを選定すると社内に浸透しない可能性があります。
そこで以下では、タスク管理ツールに必要な3つの機能をご紹介します。下記の機能が過不足なく備わっているツールを選定しましょう。
（1）メッセージ機能
はじめに、タスク管理ツールに必要な機能として「メッセージ機能」があります。
タスク管理ツールでメッセージ機能を利用できれば、情報を共有するたびにメールやチャットツールに切り替える必要がありません。そのため、タスクに関する連絡や質問のやりとりがスムーズになるのです。
また、ほかのツールを使わない分、運用コストを大幅に削減できるのもメリットです。このように、メッセージ機能は業務効率化とコスト削減に必須と言えます。
（2）情報の管理機能
次に、タスク管理ツールには情報の管理機能も必要です。
タスク管理においては「必要な資料やデータ」も併せて管理するのが有効です。別々のツールで管理すると、タスクと情報が紐づけられないので、作業を始めるたびに情報を探し出す手間がかかってしまいます。
したがって、情報が混ざらずスピーディに仕事を進められるようにするには、タスクの詳細な情報も管理できる機能が不可欠なのです。
（3）タスクの共有機能
最後に、「タスクの共有機能」もタスク管理ツールに欠かせません。
チーム全員のタスクが共有されれば、タスクの進捗が遅い場合にもすぐに指示を出し、早い段階で軌道修正ができます。ただし、共有用のURLを取得しなければならないツールは、別途メールやチャットツールを使う手間がかかるため避けましょう。
したがって、タスクを”瞬時に”共有できるツールを選定すべきです。たとえば、作成したタスクがリアルタイムでチームに反映される「Stock」であれば、ITリテラシーの低いメンバーでも、ストレスなくタスクを共有できます。
おすすめのタスク共有ツール5選まとめ
ここまで、おすすめのタスク共有ツールや必須の機能を中心にご紹介しました。
タスク共有ツールを選ぶときは、タスクの作成から共有が瞬時にできるのはもちろん、メッセージ機能や情報の管理機能があるかも確認しましょう。以上の機能が備わっていれば、必要な情報を探し出したり別のツールでやりとりをしたりする手間が省けます。
また、社員全員が使いこなせるツールでなければ、チームのタスク共有が滞る恐れがあります。そのため、「必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない社員でもストレスなく使えるツール」を選定しなければなりません。
つまり、メッセージ・情報管理・タスク共有の機能があり、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、すぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」が最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でタスクを円滑に共有し、チームのタスクがわからなくなる状況を解消しましょう。
