エンタープライズサーチとは、メール・チャット・ファイルサーバー・クラウドストレージなどにある情報を横断的に検索し、必要な情報へすばやくアクセスできるようにする仕組みです。情報量が増え続ける企業では、検索性を高める手段として注目されています。
しかし、「エンタープライズサーチを導入したいが、仕組みやメリットが分からない」「エンタープライズサーチが自社に必要なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、エンタープライズサーチのメリットや課題を中心にご紹介します。
- 社内の書類がバラバラで、属人化を解決したいと考えているDX担当者
- 社内の情報検索に時間がかかり、業務の停滞を感じている現場リーダー
- エンタープライズサーチのメリット・デメリットを知りたい管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、エンタープライズサーチの全体像を把握できるだけでなく、自社に最適な情報検索環境を構築するためのヒントが得られます。
目次
エンタープライズサーチとは？企業内検索の基本
ここでは、エンタープライズサーチの概要や機能をご紹介します。以下を参考に、まずはエンタープライズサーチへの理解を深めましょう。
【概要】バラバラの資料を1つの画面で探す仕組み
エンタープライズサーチとは、社内に保管されたさまざまなデジタルデータを、保管場所に関係なく一括で横断検索できるシステムです。
日々の業務で使うマニュアルや過去の提案書は、個人のパソコンや共有フォルダ、チャットの履歴など、別々の場所に保管されがちです。そのため、必要な資料を1つ探すだけでも、複数のツールを何度も行き来して探す手間がかかってしまいます。
そこでエンタープライズサーチを使えば、まるでインターネットで検索するのと同じ手軽さで、社内のすべての資料から目的のものをすぐに見つけ出せるようになります。これにより、書類を探すためだけに奪われていた無駄な時間をなくせるのです。
【機能】ファイルの中身まで文字検索できる一覧性
以下は、エンタープライズサーチのおもな機能です。
検索機能
検索機能では、以下のことができます。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 横断検索 |
保管場所や保存形式にかかわらず、多様なデジタルデータを横断して検索できる機能です。社内サーバーやクラウドストレージ内など、社内データを保管している場所を幅広く検索します。
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| 絞り込み検索 |
検索対象の範囲を指定できる機能です。特定のフォルダや最新更新日時などの条件で、絞り込んで検索できます。
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| あいまい検索 |
検索語句と完全に一致していなくても、類似したデータを検索結果として表示する機能です。スペルミスや表記ゆれ、類義語などに柔軟に対応しています。
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| 自然文検索 |
あいまい検索の技術を応用させたもので、話し言葉のような長文から検索できる機能です。たとえば、「〇〇ツールの使い方は？」と検索すると、キーワードに応じた検索結果が表示されます。
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このように、エンタープライズサーチはさまざまな検索方法に対応しています。
便利機能
以下は、さらに情報収集を効率化する便利機能です。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| サジェスト機能 |
検索窓にキーワードの一部を入力すると、検索候補となるワードを一覧で表示する機能です。過去に検索された情報をもとに表示するため、効率的に検索できます。
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| サムネイル機能 |
検索結果画面に、データの内容が分かるサムネイル画像を表示する機能です。データの中身を開かなくても内容が分かるため、目的の情報を見つけやすくなります。
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| アクセス権限管理機能 |
データの種類ごとに、閲覧できるユーザーを制限できる機能です。特定の社員のみに閲覧を許可したいデータには、制限を設定することで情報漏えいのリスクを防げます。
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| 情報収集機能（RSS） |
頻繁に使用するWebサイトの更新情報を配信する機能です。社員がよく使用するサイトを登録しておけば、効率的な情報収集が可能になります。
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このように、エンタープライズサーチには検索機能をはじめとした豊富な機能が備わっています。そのため、導入前に自社に必要な機能を把握しておくことが重要です。
エンタープライズサーチの導入で現場が変わるメリット
以下では、エンタープライズサーチの導入によって現場が得られるメリットを解説します。以下を参考に、自社での使用イメージを膨らませましょう。
複数のシステムを開く手間がなくなる
1つ目のメリットは、複数のシステムを開く手間がなくなる点です。
たとえば、メール・チャット・ファイルサーバー・クラウドストレージを併用している環境では、担当者は「どのシステムに何があるか」を記憶したうえでツールを順に開いて、情報を探さなければなりません。
しかし、エンタープライズサーチを導入すれば、この「ツールを渡り歩く検索」が不要になります。キーワードを1か所に入力するだけで、連携したシステムから結果が返ってくるため、探す手間だけでなく、見落としのリスクも同時に解消できるのです。
「あの人しか知らない」を解消できる
2つ目のメリットは、「あの人しか知らない」を解消できる点です。
ファイルサーバーの運用が長年属人的になっている組織では「あの資料がどこにあるか、担当者に聞かないと分からない」という環境が常態化しがちです。そして、その担当者が異動や退職をしてしまうと、せっかくの貴重な手順書やノウハウが完全に失われます。
しかし、エンタープライズサーチはフォルダ構造やファイル名ではなく、ファイルの「中身」をキーワードで検索できるため、資料の保存場所を知らない社員でも必要な情報に直接たどり着けて、情報の属人化を解消できるのです。
エンタープライズサーチの導入で見えてくる問題
以下では、エンタープライズサーチの導入で見えてくる問題を解説します。多くのメリットが得られる一方、以下のようなリスクもあるため注意しましょう。
情報の質や正確性が下がる恐れがある
1つ目の問題は、情報の質や正確性が下がる恐れがある点です。
情報へのアクセスが容易になるほど、誤った情報が参照されるリスクも高まります。とくに、更新履歴や管理ルールが整っていない組織では、最新版と旧版が混在したまま検索結果に並ぶため、担当者が正しい情報を判断できないケースが増加します。
そのため、エンタープライズサーチの導入と並行して、情報の鮮度管理や更新ルールの整備を進めることが不可欠です。検索できる環境を作るだけでなく「検索でヒットした情報を信頼できる状態」を維持する運用設計が求められます。
情報が増え続け管理者の手に負えなくなる
2つ目の問題は、情報が増え続け管理者の手に負えなくなる点です。
「どこに保存しても検索できるから問題ない」という意識が広がると、重複ファイルや目的不明のドキュメントが際限なく増殖していきます。結果、管理者がストレージの整理や不要データの削除に追われて、最終的に手に負えなくなってしまいます。
こうした事態を防ぐために、エンタープライズサーチを導入する前に、資料の保存ルールやフォルダ構造のガイドラインをあらかじめ定めておきましょう。
情報が見つからない企業が取り組むべき対策
ここでは、情報が見つからない企業がまず取り組むべき対策をご紹介します。エンタープライズサーチの課題への対策にもなるため、以下の内容を正しく理解しましょう。
すべての書類が1か所に集まるルートを作る
まずは、資料を「どこに保存するか」のルールを決めて、すべての書類が1か所に集まるルートを作成しましょう。
個人のパソコンに保存されたままのマニュアルや、チャットのトークルームに添付されたファイルなどは、外部の検索ツールからは見つけられません。検索を機能させるためには、すべての書類が自然と集まる共通の保存先を作る必要があります。
しかし、忙しい現場に「指定のフォルダにアップロードして」とルールを強制するだけでは、面倒がられて定着しません。普段使っているメールの転送やチャットでのやりとりから、ワンクリックで自動的に情報が集まるような「無理のない工夫」が重要です。
AIを活用して情報の鮮度を自動で保つ
次に、AIを活用して情報の鮮度を自動で保つことも重要です。
「このマニュアルは最新版か」を人が都度確認する運用は、情報量が増えるにつれて形骸化しやすく、気づけば古いドキュメントが検索結果に混在する状態になりがちです。
そのため、情報の整理が継続する仕組みが必要です。たとえば、「ナレカン」のようなAIが搭載されているツールであれば、更新が止まったドキュメントの自動検出や重複アラートといった鮮度管理を省略化できる仕組みによって、常に正しい情報を活用できます。
社内のナレッジに、即アクセスできる環境を作る最適なツール
以下では、組織の「属人化」を解消し、社内に散在するあらゆる知見を「誰でも・いつでも・即座に」活用できる状態へ変えるツールをご紹介します。
現在、業務の属人化が深刻な課題となっている企業は少なくありません。この状態を放置すると、担当者の異動や退職のたびに知見が組織から失われ、残されたメンバーや新人はその都度資料探しに追われてしまいます。
しかし、情報を残そうとしてファイルサーバーに資料を置いたり、チャットで共有したりしても、フォルダが整理されずに形骸化したり、大事な情報がチャットのやりとりのなかに埋もれて見失ったりしがちです。
そこで重要なのが、業務フローのなかで自然に情報を一元化でき、必要なときにAIや検索機能によって即座に引き出せる「情報検索の仕組み」です。こうした仕組みがあれば、一部の担当者だけでなく全員がナレッジ共有に参加する文化が醸成され、組織全体での判断スピードを高められます。
こうした条件に最も当てはまるのが、『非IT企業』でも当たり前にナレッジが蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、AIによって「上司に質問するように」検索できるほか、専任スタッフによる初期ルール設計から定着までの強力な伴走サポートがあるため、チームが持つポテンシャルを最大限に開放します。
非IT企業でも迷わず使えてナレッジが自然に集まる「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
エンタープライズサーチのメリット・問題まとめ
これまで、エンタープライズサーチのメリットや問題を中心にご紹介しました。
エンタープライズサーチを導入すると、社内の情報収集が容易になり、情報の属人化解消が期待できます。しかし、古いナレッジが更新されないまま放置されていると、最新版が不明な情報が散在しかえって検索性が下がる恐れがあるのです。
そのため、社内の最新情報や活用されているナレッジを一元管理して、効率的に情報収集できる仕組みの整備が重要です。とくに、AIを活用して情報の鮮度を自動で管理できるツールであれば、本当に活用されている情報だけを検索できます。
結論、自社の情報管理には、超高精度の検索機能で目的の情報をすぐに見つけられ、AIが自動で鮮度管理してくれるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内情報を効率的に管理しましょう。
