日々の業務活動を上長やメンバーへ報告する資料に「週報」が挙げられます。週報は一週間の区切りで、特定の業務におけるリスクや社員のステータスを客観的に把握できるうえ、ナレッジ蓄積にも貢献する重要な書類です。
一方、週報は「日報よりも作成が面倒」なデメリットがあるので「テンプレート」を使う企業も多いです。しかし、なかには「自社で書式を統一させるためにどのようなテンプレートを採用するか」悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、週報の作成ポイントやおすすめのテンプレート5選を中心に解説します。
- 自社に適したテンプレートを採用し、週報の作成を効率化したい
- 業務内容が上司に正しく伝わるポイントを押さえた週報を作成したい
- 週報業務の手間を削減しつつ、適切に活用できる環境を整えたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に適したテンプレートが選べるうえ、情報が正確に伝わる週報を簡単に作成できるようになります。
目次
週報作成時に押さえるべき3つのポイント
ここからは、週報作成時に押さえるべきポイントを3点紹介します。以下のポイントが押さえられていない週報は、上司と適切に業務情報を共有できないため注意しましょう。
（1）具体的に記入する
週報作成時のポイント1つ目は、具体的に記入することです。
週報は自身の業務の振り返りだけでなく、上司が部下の状況を確認するためにも必要な書類です。したがって、5W1Hを意識しながら記入し、上司が状況をすぐに把握できるようにしましょう。
また、販売数などは数字を使って分かりやすく記入すると課題が発見しやすくなります。
ただし、「具体的に記入するあまり、文章が長くなりすぎる」事態は回避しなければなりません。文章が長いと、確認する側は読みづらさを感じるうえに要点を把握しづらくなってしまうので、箇条書きで分かりやすく書くこともポイントです。
（2）気づきや問題点を記入する
週報作成時のポイント2つ目は、気づきや問題点を記入することです。
成果に対しての気づき・問題点を記入すれば、長期的な目標や業務計画が立てやすくなります。また、問題点に対する改善策も併せて記入すると、次にやるべきことも明確にできるのです。
このように、長期的な目標や計画を達成するためにも週報への「気づきや問題点の記入」が重要です。ただし、記入するだけではなく、上司からのフィードバックをもとに計画の内容をブラッシュアップしていくことも大切です。
（3）提出前にチェックする
週報作成時のポイント3つ目は、提出前にチェックすることです。
とくに、忙しいなかで作成した場合は、誤字・脱字やわかりにくい表現に気付かないまま提出してしまう可能性があります。情報に抜け漏れがあると、提出後に再度修正しなくてはならないので、提出前に自身で必ずチェックするようにしましょう。
なかでも、数値や固有名詞は情報をより詳細に伝えるために重要な情報です。具体的には、「大文字小文字の区別」「数字の桁数間違い」など、正確に記入されているかの確認が重要です。
週報にテンプレートを使うべきたった1つの理由
週報にテンプレートを使うべき理由は、週報作成にかかる時間を削減し、他業務に時間を割けるからです。
具体的には、週報の型を作成する時間を削減できることはもちろん、すでに項目が記載されているので、記入する側が何を書けば良いのかが一目で分かります。
そして、テンプレートにより活動報告の情報量を統一できるため、管理者にとっても見るべきポイントが明確となります。このように、テンプレートは作成者・管理者の両方にとってメリットがあるのです。
また、業務で得た気づきや問題点は、テンプレートの特記事項に記載するようにルール化しておくと、現場の知識を無駄なく蓄積できるのでおすすめです。
【すぐ使える】週報におすすめのExcelテンプレート5選
以下では、Excelですぐに使える週報のテンプレートを種類別に5つご紹介します。自社に適したテンプレートを採用し、情報に抜け漏れのない週報を効率よく作成できるようにしましょう。
汎用的に使える週報テンプレート
こちらは、業種問わず汎用的に使える週報のテンプレートです。期間には特定の1週間をフォーマットへ入力するので、目標とタスクが一目でわかります。
業務内容には想定される業務内容を記入、備考欄には業務上の気づきや問題点を記入します。さらに、今週の反省として一週間の振り返りができるので、週報だけでPDCAサイクルが回せる仕様となっています。
エンジニア向けの週報テンプレート
こちらは、どのような業務に着手し完了したかがわかる、業務内容を中心とした週報となっています。
進捗や問題点を振り返る際にも、業務ごとにチェックしていけば良いので「ある機能の実装や開発までどれくらいの工数がかかりそうか」が重要となるエンジニアの人にとって扱いやすい週報です。
営業職向けの週報テンプレート
こちらは、日付や業務内容を箇条書きでわかりやすく構造化して記載できる週報のテンプレートになります。
業務内容や進捗率などの情報を箇条書き形式で記載すれば、一週間の業務を一目で簡単に把握できます。そのため、シンプルに営業職の活動を管理したい担当者・チームに向いていると言えます。
一週間の予定が一覧で把握可能な週報テンプレート
こちらは、週の活動が一覧で把握できるテンプレートになります。週ごとに社員の活動が確認できるうえ、そのまま月報のフォーマットとしても活用できるような仕様となっています。
業務内容や所感の入力項目はほかのテンプレートと同じですが、週報の確認者のコメントを記載できます。そのため、新入社員・中途社員の教育にも活用できる週報です。
シンプルな週報テンプレート
こちらは、見た目も記載内容もシンプルなテンプレートです。「今週の目標」から「今週の反省」まで、最低限の記載内容だけで週の振り返りが完結する仕様となっています。
【非IT企業向け】週報の共有に役立つおすすめのツール
以下では、作成した週報を簡単に管理・共有できるツールをご紹介します。
週報はテンプレートを使うと作成時間を削減できる一方、管理フローが整備されていなければ、共有時に「社員からの週報ファイルが散乱する」リスクがあります。そのため、週報のテンプレートを使うだけでなく、導入後の管理手法も整備しなければなりません。
とくに、更新するごとにファイルの数が増えるExcelの管理では、印刷した紙やファイルを探す無駄な時間が発生します。そこで、「共有・管理における手間を省けるITツール」を導入すると、週報管理全体の無駄な時間を削減します。
しかし、複雑なツールでは社内に浸透しないので、シンプルなツールを選びましょう。結論、利用すべきツールは、非IT企業の65歳以上の方でも即日で使える、かつ週報をはじめとした社内情報の共有・管理が簡単な「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には「テンプレート」があるので、自社オリジナルの書式を作成し、テキスト入力やファイル添付で簡単に週報を作れます。また、作成した週報を「フォルダ」で管理すれば、ファイルを探す手間なくスムーズに情報へたどり着けるのです。
週報の共有・管理を簡単に効率化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
週報の作成ポイントやテンプレートまとめ
これまで、週報作成時のポイントやExcelで使えるテンプレートを中心に紹介しました。
週報は内容を具体化させたり、情報に漏れがないか正しく確認したりすることが必要ですが、テンプレートを活用すると漏れなくわかりやすい週報を作成できます。しかし、週報は作成から管理のプロセスが重要なのです。
とくに、Excelで作成した週報の管理では、ファイルが散乱し「見たいときに情報を閲覧できない」などの問題につながりかねません。そこで、「情報共有ツール」を使って適切に管理し、週報の情報を業務改善に活かすべきです。
したがって、Stockのように、社内のITリテラシーを問わず、簡単に週報の管理ができる情報共有ツールが最適です。現在、非IT企業を中心に240,000社以上が、ファイル共有の煩雑さや情報管理のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、週報の作成から管理までを効率化しましょう。
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