業務を効率よく進めたり、抜け漏れを防いだりするためには、ToDoリストを作成してやるべきことを明らかにする必要があります。
一方、「ToDoリストが継続できない」「ToDoリストを上手く作れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ToDoリストが続かない理由や、使い続けられるToDoリスト作成のコツを中心にご紹介します。
- 「作成したら終わり」のToDoリストにならないための方法を知りたい
- ToDoリストで業務の抜け漏れを防止したい
- 使い続けられるToDoリスト作成のコツを活かしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、ToDoリストを継続するコツが分かり、作成して終わりのToDoリストから脱却できます。
目次
ToDoリストが続かない理由
以下では、ToDoリストが続かない理由を解説します。ToDoリストがなかなか使い続けられない方は、以下に当てはまっていないかを確認しましょう。
ToDoリストを作る時間がない
1つ目の理由は、ToDoリストを作る時間がないことです。
たとえば、「手書きでToDoリストを作成する」「タスク内容を詳細に記入する」という非効率な方法では、書き込みや修正にまとまった時間が必要になります。
結果、ほかの業務を優先して、ToDoリストの作成が後回しにされ、タスク管理の方法としてToDoリストが定着しないのです。
ToDoリストを作っても見ない
2つ目の理由は、ToDoリストを作っても見ないことです。
とくに、エクセルやワードでToDoリストを作成すると、わざわざファイルを探して開かなければなりません。また、スマホからは見づらいので、ToDoを確認できる場所が限られてしまいます。
以上のように、ToDoリストを確認するのに負担がかかると、ToDoリストを見る習慣がつかないためタスク管理が続かないのです。
継続できる人が実践するToDoリストのコツ
以下では、ToDoリストを継続できる人が実践するコツを解説します。
“書き方”と”管理方法”の2つの観点から解説しているので、ToDoリストが「作って終わり」になっている方は必見です。
ToDoを細分化する
1つ目のコツは、ToDoを細分化することです。
たとえば、やるべきことを「プロジェクトの企画書を準備する」のように大まかに示しても、具体的な行動に移せません。結果、作成しても実務に役立たないToDoリストになるため、使うのをやめてしまうのです。
したがって、「見積の作成」「Aさんへのヒアリング」「Bさんへ資料提出」のようにToDoを可能な限り細分化して、イメージしやすくしましょう。
ToDoには行動を書く
2つ目のコツは、ToDoには行動を書くことです。
ToDoリストに具体的な行動を書けば「次にすべきこと」をToDoリストから把握できるため、ToDoリストを見る習慣が付きます。
逆に、業務を羅列したり、名詞を並べたりすると「次に何をすれば良いのか分からない」という状況になり、具体的な行動につながらないので注意しましょう。
タスク管理アプリを利用する
3つ目のコツは、タスク管理アプリを利用することです。
ToDoリストを続けられないのは、タスクを作成したあとに忘れてしまったり、後回しになったりしてしまうためです。したがって、「Stock」のような期限や通知を設定できるアプリを使って、タスクの「作成」だけでなく「管理」もしましょう。
また、Stockはパソコン・スマホの両方からアクセス可能なため、時間や場所を問わずやるべきことを確認できて便利です。
継続できるToDoリストの3ステップ
ここでは、継続できるToDoリストの3ステップをご紹介します。「続かないToDoリスト」から脱却するには、以下の方法が有効です。
（1）アプリを導入する
まずは、タスク管理アプリを導入しましょう。
ToDoリストの作成方法には「紙のメモ帳」「エクセルやワード」などがあります。しかし、紙だと書く手間がかかるうえに管理しづらく、エクセルだとToDoを確認するたびにファイルを探して開くので面倒です。
したがって、見やすいToDoリストを簡単に作成でき、かつ手間をかけずにやるべきことを確かめられるアプリが求められます。
（2）タスクを作成する
タスク管理アプリを導入したら、次にタスクを作成しましょう。
継続できるToDoリストを作るためには、やるべきことを分解してToDoとして示さなければなりません。小さな単位のToDoにすることで、行動しやすくなるのです。
また、ToDoを動詞にすると具体的に行動できるようになります。したがって、ToDoは可能な限り細かい単位に分解して「動詞」で表しましょう。
（3）タスクに期限を設定する
最後に、作成したタスクに期限を設定します。
ToDoを後回しにして忘れてしまうと、そのままToDoリスト自体を開かなくなる可能性があります。したがって、ToDoを忘れないために期限を設定する必要があるのです。
また、期限を決めるだけでなく、期限前に通知される機能があれば抜け漏れが発生しません。ただし、期限や通知の機能は一部のアプリにしか搭載されていないため、タスクを忘れないように期限が通知されるアプリを選びましょう。
【これで解決】継続しやすいToDo管理アプリ
以下では、継続しやすいToDo管理アプリをご紹介します。
ToDoリストを継続するには、「簡単に作成・確認できること」と「忘れないための通知機能」が必須です。たとえば、エクセルだと作成してもファイルを開く手間がかかり、スマホですぐに確認できないのです。
また、通知機能がある「アプリ」を利用すれば、仕事の抜け漏れがなくなります。したがって、「ノートにToDoを書き残せて、やり忘れがないように通知されるアプリ」が最適です。
結論、ToDoリストの継続に役立つアプリは、非IT企業の65歳の方でも簡単にToDoを作成・管理できる「Stock」一択です。
Stockは業務の情報を「ノート」に残せるうえに、ノートには「タスク」が紐づいているのでToDoを簡単に設定できます。また、タスクを繰り返し設定すれば、メールチェックなどの定期的な作業を「平日○時」に通知されるようにできるので便利です。
最も簡単にToDoを管理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
継続できるToDoリストを作成するコツまとめ
ここまで、継続できるToDoリストを作成するコツを中心に紹介しました。
継続できるToDoリストを作成するには、内容を可能な限り分解して、動詞で記載することを心がけましょう。また、「入力・確認の手間を省く」「通知機能で抜け漏れを防ぐ」ためにアプリも必要です。
一方、アプリは使い続けられるように「必要な機能に過不足がないシンプルさ」が選定条件になります。また、タスクのやり忘れを防ぐために「リマインド機能が付いているか」も重要です。
たとえば、今回ご紹介したStockは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるうえに、通知機能があるので見落としがないアプリです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、継続したToDo管理を成功させましょう。
