仕事の情報を管理できるツールのひとつに「Notes（ノーツ）」があります。Notesはスケジュール・ファイル管理、メール、掲示板など、業務を効率化する機能を豊富に備えており、大手企業を中心に広く導入されていました。
しかし、Notesは2024年6月にはサポートの終了が発表されています。そのため、「移行先の代替ツールを検討しているが、どのように選べばよいか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Notesの移行先におすすめの代替ツールを中心にご紹介します。
- Notesを何年も運用しているが、サポートが終了するので移行したい
- ほかのNotesユーザーが感じているデメリットを知り、より良い移行先を検討したい
- 簡単に使えて運用コストも抑えられるツールがあれば、すぐに導入したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な代替ツールが見つかるだけでなく、移行に失敗しないためのヒントも得られます。
目次
Notesとは
Notesは、社内掲示板やファイル管理、メール、スケジュール管理、申請フォームの作成など、あらゆる業務をカバーする多機能なグループウェアです。
Notes最大の特徴は、業務アプリケーションを自社で開発して運用ができる点です。
Notesの前身は1989年にロータス・デベロップメント社からリリースされ、1995年にIBMに買収されました。そして、2019年にHCLテクノロジーズ社に売却されることが発表され、現在の名称は「HCL Notes/Domino（以下、Notes）」となっています。
また、Notesは9.0.xおよび、10.0.xの販売とサポートの終了も発表しています。サポート終了は、2024年6月1日です。
Notesからの移行が必要になった背景とは
Notesからの移行が必要になった背景は、現状のNotesに多くの課題が残されているからです。
Notesはオンプレミス型での利用を想定しているツールであり、自社でシステムを運用しなければなりません。さらに、Notesは独自の言語を利用したツールであり、異動や退社によってNotesを運用できる技術者がいなくなる事態になってしまうのです。
さらに、外出先でも使えるクラウド型ツールを導入する企業も増えていますが、Notesをクラウドで使うためには開発が必要です。社内に十分な資源がない場合には外部に委託することになりますが、多大なコストがかかります。
このように、Notesは現状多くの課題を抱えており、サポート終了を機に移行を検討する企業が増えているのです。
Notesの移行先を選ぶ注意点
以下では、Notesの移行先を選ぶ注意点を解説します。以下の注意点を押さえたツールでなければ、運用できずに導入コストをムダにする恐れがあるので必ず確認しましょう。
ツールの操作性はシンプルか
次に、ツールの操作性がシンプルか必ず確かめましょう。
とくに、社員のITリテラシーに差のある非IT企業が、操作が複雑なグループウェアを導入すると、全社に浸透せず形骸化する恐れがあります。情報共有は全メンバーが実行する業務の基本であり「ツールのシンプルな操作性」が大切です。
また、スムーズに全社に浸透するツールであれば、教育コストや導入コストの削減も期待できます。シンプルな操作性のツールであれば挿入即日でもストレスが発生しないうえ、機能数が絞られていることからも、ツールの利用料金が安価になります。
サポートは充実しているか
まず、移行先ツールが充実したサポートがあるか確かめましょう。
オンプレミス型の「Notes」と現在主流のクラウド型は、システムサーバーを自社に備えるか否かが異なります。したがって、移行初期はシステムの管理体制が変わることから、さまざまなトラブルが想定されます。
しかし、サポートが充実していないツールや海外製のツールでは、言語や文化の違いにより、トラブル解決が遅れる恐れもあります。そこで、1営業日以内のサポートに定評な「Stock」のような国産ツールであれば、導入初期の移行トラブルにも対処できます。
Notesからの完全移行に失敗する理由
Notesから別ツールへ移行するためには、以下の完全移行が困難な理由を把握し、具体的に対策する必要があります。
- 理由（1）プロダクトアウトでツール選定している
- 理由（2）無茶振りと丸投げが起こっている
- 理由（3）保守・管理の予算を組んでいない
プロダクト（移行先ツール）を選択して、プロダクトにあった移行方法やユーザー調整をする方法です。このようにプロダクトありきで選定すると、移行手順や方法が制限されて、結果的に一部しか移行できないことになります。
経営層からはNotesをやめるようにとだけ指示され、社内からはNotesと同じ機能を求められる無茶振りが起こります。そして、ベンダーとの調整が上手くいかず、最終的に要件定義の段階で移行が中止となるか、一部だけ導入されてNotesが残るのです。
移行に伴って、これまで別部署で支出していた保守・管理の予算が、情シスなどに集中するケースがあります。しかし、情シスは前例がないため予算を組めず、一部移行を中断して予算を確保しますが、解消の目処が立たず併用することになるのです。
以上のように、Notesからの完全移行に失敗する理由は明確なので、事前に対策をしたうえで選定から移行までの計画を立てましょう。
【必見】Notesの移行先におすすめのツール
以下では、Notesの移行先におすすめのツールをご紹介します。
＠ITの調査によると、Notesユーザーが絶対に外せないと回答した機能は「メール」「スケジュール管理」「掲示板」の3つです。つまり、Notesの代替ツールには、連絡ができる「メッセージ」、予定を管理する「タスク」、情報を蓄積する「ノート」が必須です。
ただし、現在主流のクラウド型ツールに切り替えるとき、導入初期にはさまざまなトラブルが想定されます。したがって、上記機能面に加え、スムーズに導入を進めるうえで「使いやすい操作性」「充実したサポート」は大前提となります。
結論、移行先として、Notesに求められる機能を過不足なく搭載しており、65歳以上のメンバーでも即日で使いこなせる程シンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に情報を蓄積し、「メッセージ」「タスク」を紐づければ、話題が混ざらずストレスのない情報管理が実現します。さらに、問い合わせに対して1営業日以内の迅速なサポートがあるので、利用上の不明点が生じても速やかに解消できるのです。
最も簡単に社内情報を共有・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Notesを使い続ける5つのデメリット
サポート終了という要素以外にも、Notesを使い続けるデメリットがあります。自社の運用状況と照らし合わせながら、見落としている点がないか一つひとつ確認しましょう。
（1）保守・運用にコストがかかる
Notesの保守・運用コストがかかる点が第一のデメリットです。
たとえば、システムやサーバーを保守・運用するのに多額の金銭的コストがかかります。また、Notesは古いシステムなので直感的に使うことが難しく、使い慣れるまでの時間的なコストも必要です。
以上のように、金銭的コストと時間的コストの両方がかかることからも、使い続けるのには大きなリスクが伴います。
（2）技術者が不足している
次に、Notesを管理できる技術者の不足もデメリットのひとつです。
Notesはあらゆる企業で導入されましたが、当時の技術者は異動や退職をしていることも多く、システムがブラックボックス化しています。また、Notes独自の知識の習得はメリットが少ないため後回しにされてきた結果、誰も改修できない状態になっているのです。
したがって、「改修やメンテナンスに時間がかかる」「問い合わせ対応などの負担が増大する」などの二次的な問題も発生しています。
（3）動作が重い
Notesのデメリットのひとつに、動作が重い点が挙げられます。
Notesはあらゆる社内データを保存できるツールですが、利用ユーザーからは「データ量が増えるに従って動作が重くなる」という声が多く寄せられています。（参照：ITreview＞HCL Notes/Domino）
業務用ツールがスムーズに利用できないのはストレスになるだけでなく、業務効率にも影響が出てしまいます。とくに、社内情報はあらゆる仕事に必須なので、「Stock」のようにサクサクと操作できるツールを使う企業が多いのです。
（4）検索機能が使いづらい
次に、Notesのデメリットは検索機能が使いづらい点です。
Notesでは、アプリケーションとデータベース（データの保存場所）が1対1で対応しており、複数のアプリケーションを横断して検索ができません。したがって、アプリケーションの数だけ検索する必要があり、目的の情報へすぐにアクセスできないのです。
Notes以外のツールでもありがちなのが、上記のような「アクセス性の悪さ」になります。情報はもっとも基本的な経営資源であるため、いつでも簡単に探し出せる状態にしておきましょう。
（5）社員が使いこなせない
最後に、ITに詳しくない社員では使いこなせないデメリットがあります。
Notesは多機能ゆえに、利用ユーザーから「windowsの基本操作と異なる操作を求められる」「英語が多すぎて何の機能か分からない」「インターフェースが使いづらい」などの声が多数寄せられているのです。（参照：ITreview＞HCL Notes/Domino）
現在は問題なくNotesを運用できる場合でも、人材の流動が激しい昨今の状況では、これから新たに教育する必要に迫られます。そのため、余計な教育コストを削減するには、誰でも直感的に使いこなせるような代替ツールが必須です。
Notesの移行先におすすめのツールまとめ
これまで、Notesを使い続けるデメリットからおすすめの代替ツール、完全移行が難しい理由を解説しました。
＠ITの調査によると、Notesの移行先に必須の機能は、あらゆる情報をストックできる「ノート」、簡単に連絡がとれる「メッセージ」、作業予定を管理できる「タスク」の3つであることが分かりました。
また、移行を検討する7割以上のユーザーが、コストの次に「ユーザーが使いやすいか」を重視しています。Notesなどの多機能ツールは、ITに詳しくない社員が使いこなすのが難しいため敬遠される傾向にあるのです。
結論、導入すべきツールは、ノート・メッセージ・タスクの3機能を備えており、誰もが簡単に使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で面倒な保守・管理のストレスを解消し、社内情報を適切に管理できるようにしましょう。
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