仕事の効率を高める方法のひとつに、手書きノートや手帳を活用する方法があります。とくに、手書きノートを効率的に使いこなす「ノート術」を身につければ、作業時間を大幅に短縮できる可能性があるのです。
一方、「社内情報をノートで管理しているが、仕事に上手く活かせていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ToDoリスト・メモ・日報のノート術を中心にご紹介します。
- デジタルツールは難しそうなので、手書きノートで仕事の管理を効率化したい
- 仕事が苦手な部下でもすぐに実践できるノート術を教えたい
- 仕事で使えるおすすめのノートが知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、仕事を抜け漏れなくこなす方法が分かるほか、自社の従業員に最適な管理方法も見つかります。
目次
仕事のデキる人が実践しているノート術
「手書きノートが活用できていない」と感じている場合には一から試行錯誤するのではなく、実際に上手い管理をしている人の書き方や作り方を真似しましょう。
以下では、仕事のデキる人が実践するノート術をご紹介します。
ToDoリスト｜やることを付箋で管理する
ノートと付箋を使ってカンバン方式のToDo（トゥードゥー）リストを作成しましょう。
カンバン方式とはタスクの進捗に合わせてカード（付箋）を移動させ、業務全体の進捗状況を把握する方法を指します。
具体的には、以下の4ステップで作成、利用しましょう。
- ノート１枚を3等分する
- ToDo(やること)、Doing(やっていること)、Done(やり終えたこと)に3等分する
- タスクを記載した付箋をノートに貼り付ける
- タスクの進捗に合わせて付箋を移動させる
同じ進捗のタスクでも「順序を並び替えて優先度に差をつける」「付箋の色を使い分けてタスクを分類する」などの工夫をすれば、さらに利便性が増します。
付箋の「何度でも貼り直しが可能」という特徴を活用すれば、タスクの進捗状況を可視化できるのです。
メモ｜会議のメモをタスク化する
メモ帳をそのままタスク管理帳にする方法があります。
たとえば、会議や商談のやりとりのなかで急に仕事を依頼されることがあります。あとから見返した際に「次にやるべきことは何か」が分かるメモを残しておきましょう。
メモをそのままタスクにする方法は以下の2つです。
- 抽象的なタスク：赤いペンで囲み、詳細な情報を周辺に書く
- 具体的なタスク：やるべきことの優先度に応じて3色のマーカーで色分けする
「△△という方針で進める」などの詳細が決まっていないタスクは赤ペンで囲って、詳細が決まり次第タスクを書き加えていきます。
「◯月◯日にA社へ訪問する」のような具体的なタスクの場合、青・緑・黄などのマーカーを使って優先度ごとに色分けしましょう。
以上のように、メモをタスク化する方法を活用すれば、目的の情報が見つけやすくなるうえに、メモ以外のノートを複数持ち歩く必要がないので便利です。
ただし、メモは紛失しやすい点に注意が必要です。近年では、すべての情報をストックできるほか、目的のToDoを瞬時に見つけられる「Stock」などの電子メモも登場しているので、自社の課題に合わせて適切な方法を選択しましょう。
日報｜日報は3ステップで書く
手書きノートを活用して日報を書く方法のひとつに、日報コンサルタントの中司祉岐さんが紹介している以下の3ステップがあります。
- 朝5分
- 昼ちょこちょこ
- 夜7分
朝の始業前に一日のタスクを書き込み、やるべきことを整理します。
タスクをこなすたびに、タスクの結果と原因について詳細まで記入します。
7分間集中して1日のタスクを振り返る時間をつくります。
一般的に日報を書くタイミングは終業時ですが、日中に少しずつ書き残していくことで、忘れやすい情報も残せます。
タスク｜バレットジャーナルを活用する
バレットジャーナルは、やるべき作業や仕事を箇条書きで管理する方法です。
タスクを短いフレーズで書き出して、項目の先頭にバレットと呼ばれる[・]やラピッドロギングと呼ばれる[-、×、＜、＞、＊、…]などの記号を活用します。
バレットジャーナルで記号を活用した管理をすれば、短時間で情報を書き込めるようになるので負担が軽減するのです。
ただし、バレットジャーナルを使いこなすためには基本的な記法やルールを覚えなければなりません。また、チームで管理する場合には個人差が生まれないように、徹底した運用方法の統一と共有が必要になるため注意しましょう。
ToDo管理におすすめのノート
以下では、ToDo管理におすすめのノートを紹介します。
こちらは、付箋タイプのToDoノート「伊東屋 リーガルパッド Jr.」です。
シンプルなデザインが特徴であり、ToDoリストだけでなく会議のメモとしても使えるなど、さまざまな場面で活躍します。また、チェックマーク欄を使えば、タスクが完了しているかを分かりやすく管理できる点もメリットです。
ただし、付箋タイプなのでToDoを一か所にまとめられず、結果として重要なToDoが抜け漏れる恐れがあります。そのため、付箋を貼る場所を限定するなど、ルールを定めたうえで運用するようにしましょう。
手書きToDoノートの3つのデメリット
これまで、仕事の管理を効率化するノート術をご紹介しましたが「紙」である以上は超えられない限界があります。手書きノートやメモ帳ができないことを正確に理解しておかなければ、成果を上げるチャンスを逃してしまうのです。
そこで以下では、手書きノートの3つのデメリットをご紹介します。
（1）ToDo・タスクの抜け漏れが発生する
手書きノートに記載したこと自体を忘れる恐れがあるので、仕事の抜け漏れが許されないビジネスには不向きです。
「人は記憶したことの70%以上を翌日には忘れている」と言われています。そのため、ノートを頻繁に見返す習慣がなければ、多くの人がタスクの存在を忘れてしまうのです。
したがって、見返しやすい方法でタスクを管理したり、仕事中にノートを確認する時間を設けたりする工夫が必要になります。
（2）欲しい情報を見つけづらい
手書きノートでは目的の情報を探し出すのに苦労します。
アナログの手書きノートは「あとから見返す情報」の管理には向きません。1ページずつ確認をすれば最終的には見つかりますが、毎日の業務で何度も繰り返すのはストレスになり、長期的な視点で考えると非効率と言えます。
すなわち、業務効率化を目指す企業にとって、手書きノートを活用した情報管理は非効率です。近年では、業務負担の軽減に向けて、必要な情報が瞬時に見つかる「Stock」などのツールを導入する企業も増えています。
そのため、情報へのアクセス性の悪さにストレスを感じている場合には、手書きノートではなくデジタルツールを検討しましょう。
（3）複数人での共有が難しい
手書きノートは複数人で共有するのが難しいです。
ノートを共有できないと、チームの仕事に支障をきたします。たとえば、チーム単位のプロジェクトで上司がタスクを割り振っている場合、タスクの進捗状況が不透明になって遅れやトラブルに気づけないのです。
一方、アナログの手書きノートでは難しかった「共有」が、デジタルのツールでは簡単にできます。その結果、従業員のタスク量や進捗を把握しやすくなり、プロジェクトをスムーズに進められるのです。
そのため、進捗共有ができていないチームには、デジタルツールを導入して各従業員の状況を可視化する方法がおすすめです。
【これで解決】ノートのデメリットを解消するToDo管理ツール
ここでは、手書きノートのデメリットを解消するToDo管理ツールをご紹介します。手書きノートが仕事に与えるデメリットは以下の3点です。
- ToDoやタスクの抜け漏れが発生する
- 欲しい情報を見つけづらい
- 複数人での共有が難しい
このようなデメリットが発生するのは、手書きノートには「見直すのに時間がかかる」「共有が難しい」という特徴があるのが原因です。つまり、スマホから簡単にToDoを見直せて、瞬時にメンバーへ共有できるITツールであれば解消できます。
結論、誰でも簡単にスマホやパソコンからToDoを作成・共有・確認できる「Stock」一択です。
Stockの「タスク」では担当のToDoだけでなく、メンバーのToDoも把握できるため、チームの進捗管理に最適です。また、Stockは非IT企業の65歳でも使いこなせるほどシンプルなので、手書きノートからの移行もスムーズに進みます。
最も簡単にToDoを管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ToDoリスト・メモ・日報の作り方まとめ
これまで、「ToDoリスト・メモ・日報のノート術」や「手書きノートのデメリット」をご紹介しました。
手書きノートを活かすにはさまざまな方法がありますが、どれも身につくまでに時間がかかります。とくに、ToDoリストをノートで作ると見直すのが面倒で「結局リストを作っただけで終わった」という事態になりかねません。
したがって、特別な技術がなくとも簡単にノートを作成し、欲しい情報をすぐに探し出せるITツールを使うのが最も効率的です。
たとえば、今回ご紹介したStockは、非IT企業の65歳でも説明なしで使えるツールなので、手書きで管理しているケースでもスムーズに移行できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、手書きノートで管理していたToDoリストを簡単に作成・共有できる環境をつくりましょう。
