マニュアルを読めば円滑に業務を進めたり、初歩的なミスを減らせたりするのにも関わらず、なかにはマニュアルを読まない人がいます。マニュアルを読まずに作業を進めればミスが起こるのは明らかなので、早急に対処しなければなりません。
しかし、「なぜ社員がマニュアルを読まないのか理由が分からず、上手く対処できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを読まない人がいる3つの理由とその解決策を中心にご紹介します。
- マニュアルを読まない人がいるため、業務が円滑に進まない
- マニュアルを作りたいが「読まれずに無駄になるのではないか」と不安を感じる
- 社員が読みたくなるマニュアルを作成するコツが知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると「読まれるマニュアル」にするためのポイントが分かるので、業務の質やスピードが改善できる可能性が高まります。
目次
マニュアルを読まない人がいる3つの理由とは
まずは、業務マニュアルを読まない人がいる3つの理由を解説します。マニュアルを読まない理由を把握して、それぞれに合わせた対処法をとりましょう。
（1）内容が分かりづらい
1つ目の理由は、マニュアルが分かりづらいことが挙げられます。
たとえば、業務で忙しくマニュアルをきちんと読む暇がないときに「文章が冗長で分かりにくいマニュアル」は役に立ちません。また、「図や表がなく作業をイメージできないマニュアル」では、そもそも読みたいと思えません。
そのため、分かりづらいマニュアルは読むことが面倒になるので、結果として、読まない選択をする社員がでてきてしまうのです。
（2）何でも人に聞いてしまう
2つ目の原因として、何でも人に聞いてしまうケースがあります。
どこに保存されているのか分からない管理方法では、マニュアルを探すのに時間がかかってしまいます。そのため、マニュアルを探すよりも人に聞いた方が早いとなってしまい、読まない人がでてくるのです。
しかし、口頭でのやりとりは「聞いたけれど忘れてしまった」という事態になりやすく、結果としてミスが起こります。
そのため、「Stock」のような「欲しい情報をすぐに見つけられる情報共有ツール」を使って、適切にマニュアルを管理することが大切なのです。
（3）目的の情報が見つからない
3つ目の理由は、マニュアルから目的の情報が見つからないことです。
たとえば、紙媒体のマニュアルでは「キーワードを絞って探す」ことができないので、目的の情報を見つけるには、1ページずつ目を通す必要があります。
仮に、見つかったとしても時間がかかってしまうので面倒です。
【これで解決】 読まれるマニュアルの管理・共有に最適なツール
ここでは、読まれるマニュアルの管理・共有に必須の情報共有ツールを紹介します。
マニュアルを読まない理由は「マニュアルを確認するのが面倒」だと感じているからだと言えます。とくに、WordやExcelで作成されたマニュアルは、ファイルが入り乱れやすく、スマホやタブレットでは確認しづらいデメリットがあります。
したがって、「PC以外のデバイスでも使えて、情報管理・共有の機能に過不足がないツール」を使いましょう。ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しく、マニュアルは放置されるので「誰でも簡単に使えるほどシンプルか」も確認します。
結論、自社が導入すべきなのは、わずかな操作で目的の情報にアクセスでき、非IT企業の65歳の方でも使える「Stock」一択です。
Stockは、国際セキュリティを取得しているので、スマホやタブレットでも安心して使えます。また、「フォルダ」ごとに編集権限も付与できるので、勝手にマニュアルが編集される心配もありません。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
読まれるマニュアルにするための3つの対策
ここでは、読まれるマニュアルにするための3つの解決策をご紹介します。以下の対策をもとに、読まれない原因である「分かりづらさ」や「アクセス性の悪さ」といった課題を取り除きましょう。
（1）内容を分かりやすくする
まずは、内容を分かりやすくするための工夫が必要です。
たとえば、要点を箇条書きにしたり図や画像を使ったりすれば、何が重要なポイントなのかが一目で把握できるようになるので、マニュアル自体が見やすくなります。しかし、WordやExcelは画像を貼り付けるのに手間がかかってしまいます。
そのため、ノートにドロップ＆ドラッグで画像を貼り付けられ、画像編集機能で重要な箇所にマーカーを引くことができる「Stock」のようなツールを導入する企業も増えているのです。
（2）簡単にマニュアルを確認できるようにする
次に、簡単にマニュアルを確認できるようすることが大切です。
マニュアルを作成しても、どこに保存してあるか分からない状態では、誰もマニュアルを確認しなくなります。ただし、社内サーバーでのファイル管理は情報が入り乱れやすく、チャットではほかのメッセージに流れるので、確認が面倒です。
そのため、情報が入り乱れたり流れたりせずに、ストックできる「ノート型ツール」を使ってマニュアルを管理しましょう。
（3）すぐに欲しい情報を見つけられるツールを使う
最後に、すぐに欲しい情報を見つけられるツールを使いましょう。
欲しい情報がすぐに見つからないマニュアルでは、スムーズに業務を進めることができません。そもそも社内サーバーでマニュアルを管理すると、ほかのファイルに埋もれてしまうので不便です。
そのため、ファイルではなく「ノートにテキストや画像を残せるツール」でマニュアルは運用すべきです。ノート型ツールはWordやExcelとは異なり、わざわざファイルを開く手間がないうえに、スマホやタブレットでも簡単に閲覧・編集できるので重宝します。
マニュアルを読まない人がいる理由と対策まとめ
ここまで、マニュアルを読まない人がいる理由と対策を中心に紹介しました。
マニュアルを読まない主な要因には「目的の情報がすぐに見つからず、マニュアルを確認するのが面倒だ」という意見があります。したがって、「欲しい情報にすぐにアクセスできる」仕組みをつくる必要があります。
そのため、「情報をテーマごとに管理できて、検索性に優れたツール」が必須です。ただし、多機能なツールでは現場に馴染まないので、誰でも簡単に使えるツールでなければなりません。
したがって、読まれるマニュアルにするには、あらゆる情報を一元管理でき、ITに詳しくない65歳の方でも簡単に使いこなせるツール「Stock」が必須です。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」でマニュアルを管理して、マニュアルが読まれる環境をつくりましょう。
