業務を標準化して誰でも同じ質とスピードで取り組めるようにするには、作業の手順やルールを明確に示した「マニュアル」が必須です。
しかし、「マニュアルを作る時間がない」「マニュアルを見てもらえるか分からない」と悩み、マニュアルを作らないまま部下のマネジメントをしている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを作らない会社の問題点やマニュアルが必要な理由をご紹介します。
- 自社で本当にマニュアルが必要かを知りたい
- 有意義なマニュアルを作って、確実に業務に活かしたい
- 業務の効率や質を上げるためにマニュアルを作りたいが、手間をかけたくない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、マニュアルを作って無駄なく活用する方法が分かり、新人教育の負担をなくせます。
目次
マニュアルがない会社の問題点
ここでは、マニュアルがない会社の問題点を解説します。「どうせ使わないから必要ない」と軽視されがちなマニュアルですが、運用がうまくいかない場合は以下の問題が発生しかねないので注意しましょう。
新人教育や引き継ぎに時間がかかる
マニュアルがなければ、新人教育や引き継ぎに時間がかかってしまいます。
初めて業務に取りかかる人は、マニュアルを読むことで業務の全体像や手順を学習できます。一方、マニュアルがなければ上司に何度も質問したり、ほかの従業員の作業を観察したりしなければなりません。
以上のように教育や引き継ぎに時間がかかることにより、上司は本来の業務に時間を割けなくなるほか、部下は業務の習得に時間がかかってしまうのです。
業務を標準化できない
マニュアルがない会社では業務を標準化できません。
マニュアルがない状況では業務の進め方が共有されないため、業務スピードにばらつきが出ます。また、業務の到達レベルや評価基準が示されていなければ、業務の質が個人に左右されかねません。
つまり、従業員が「最適な業務の手順」と「求められる業務クオリティ」を理解できない状態で仕事をしており、非効率になっているのです。
少数精鋭の中小企業でマニュアルが必要な理由
以下では、少数精鋭の中小企業でマニュアルが必要な理由を解説します。生産性や品質を向上して顧客満足度を高めるためには、中小企業こそマニュアルを作成しなければなりません。
（1）業務の担当範囲が広い
1つ目の理由は、中小企業は業務の担当範囲が広いことです。
慢性的な人手不足に悩んでいる中小企業が多く、１人が複数の業務を担当するケースは珍しくありません。それゆえ、業務を効率的にこなしたり、必要な情報を瞬時に把握したりすることが求められます。
しかし、複数の業務手順や専門的な情報を完璧に覚えることは困難です。したがって、業務ごとに最適な流れやノウハウが記載されたマニュアルを作成して、いつでも参照できるようにしましょう。
たとえば、シンプルで使いやすいマニュアル管理ツール「Stock」などのITツールを活用すれば、PC・スマホに対応しているので、時間や場所を問わず情報へアクセスできる環境を整えられます。
（2）業務の質を底上げできる
2つ目の理由は、業務の質を底上げできることです。
多忙な現場では、ノウハウの継承に時間を割けないケースがあります。しかし、業務に活かせるノウハウやスキルが記載されたマニュアルをつくれば、配るだけでほとんどのノウハウを継承できるのです。
マニュアルを参照すれば全員が業務のパフォーマンスを高められるため、結果として業務の質の底上げにつながります。
（3）業務の属人化を防止できる
3つ目の理由は、業務の属人化を防止できることです。
口頭の指導では微妙なニュアンスが伝わらず、正しい作業方法を継承できない可能性があります。その結果、「一部の従業員だけが正しい情報を知っている」という状況になってしまうのです。
しかし、マニュアルとして作業手順を文字に起こせば、属人化しづらくなります。結果として、「特定の仕事ができない従業員がいる」「従業員の転職・退職に伴いスキルやナレッジも流出した」といった問題の発生を防げるのです。
マニュアルを活用できない3つの原因と解決策
ここでは、マニュアルを活用できない原因と解決策を解説します。マニュアルが定着しない背景には、従業員が以下の理由でマニュアルを軽視しているという現状があります。
（1）臨機応変に対応できない
1つ目の原因は「マニュアルがあると臨機応変に対応できない」と思われている点です。
マニュアルが社内に定着すると、想定外のトラブルに対処できないといった問題が生まれる恐れがあります。この懸念を持ち、マニュアルに対してマイナスの印象を抱いている従業員は多いので、あらかじめ対処法を定める必要があるのです。
たとえば、想定外の事態が起きたときの連絡先をマニュアルに記載すれば、従業員が適切に対応できるようになります。そのため、マニュアルをつくるときはイレギュラーの発生を見込み、対処法を明記しましょう。
（2）マニュアルを作る時間がない
2つ目の原因は「マニュアルを作る時間がない」という点です。
「マニュアルづくりは時間がかかるので無駄だ」と考える従業員もいます。とくに、一人あたりの作業量が多い中小企業では、マニュアルの作成が後回しになりがちです。
しかし、マニュアルがあれば最適な手順で業務を進められるため、スピードの向上にもつながります。すなわち、マニュアルは業務の無駄をなくす存在なのです。
なお、マニュアル作成の時間を減らすには「箇条書きでつくる方法」が有効です。
（3）誰もマニュアルを見ていない
3つ目の原因は「誰もマニュアルを見ていない」という点です。
マニュアルが使われない背景には「内容が多すぎて必要な情報を見つけられない」といったことがあります。しかし、従業員がマニュアルを見ていなければ変更点を周知できずトラブルとなりかねないため、改善する必要があるのです。
したがって、定期的にマニュアルを更新したり、項目を見つけやすくしたりして、必要な情報へ瞬時にアクセスできる環境を整えましょう。
そこで、更新に手間がかからないほか必要な情報がすぐに見つかる「Stock」などのITツールを運用すれば、全従業員がマニュアルを活用できるようになります。
【必見】うまくいかないマニュアル運用を改善する方法とは
以下では、マニュアルをつくって無駄なく活用する唯一の方法を紹介します。
マニュアルの作成方法には紙やワード、エクセルがあります。しかし、紙媒体はどこに何が載っているか分かりづらいほか、ワードやエクセルは更新に手間がかかり運用が失敗しやすい点に注意しなければなりません。
そこで、ITツールを導入すれば、作成したマニュアルを簡単に検索・更新可能なので、無駄なく活用できるようになります。とくに、シンプルなITツールであれば全従業員が使いこなせるため「導入したツールが活用されない」といった事態も未然に防げるのです。
結論、導入すべきツールはマニュアルを作成・管理・更新できるシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にマニュアルを残せば、自動でメンバーに共有されるので手間がかかりません。また、内容が更新されたときは変更箇所をすぐに特定できる仕様であるため、最新の情報を頭に入れたうえで仕事を進められるのです。
最も簡単にマニュアルを作成・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
マニュアルがない職場の問題点まとめ
ここまで、マニュアルを作らない会社の問題点やマニュアルの必要性を解説しました。
マニュアルがない会社では業務の流れを可視化できないので、教育や引き継ぎに時間がかかってしまいます。無駄な時間の発生を防ぐためにも、教育の時間を減らせるマニュアルの運用が必須です。
ただし、マニュアルをつくるだけでは効果は得られず、活用される環境も整えなければならない点に注意しましょう。そこで、使いやすいITツールを導入すれば、PCやスマホから資料を閲覧できるので、マニュアルが活用されやすくなるのです。
とくに、今回ご紹介した65歳の従業員でも使いこなせるほどシンプルなStockであれば自動で共有されるため、作成・更新したマニュアルをメールで送る必要がありません。その結果、マニュアル運用の手間を大幅に減らせるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、マニュアルを簡単に運用できる環境を整えましょう。
