しかし、「実際に無料版(クラシック)が廃止されることで、どのような変化があるのか」「自社では何をすれば良いのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Teams無料版(クラシック)のデータが削除されることの真相、ユーザーの反応、代替ツールを中心に解説します。
- Teams無料版(クラシック)を使っているが、どうすれば良いか分からない
- データが削除されると聞いたが、どのように対策すれば良いか知りたい
- Teamsを使っているが、これを機に別のツールも検討したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、今回の「Microsoft Teams 無料版(クラシック)の廃止」の全貌だけでなく、大切な社内情報を守るために必要なことも分かります。
目次
データが削除される?! Teams無料版(クラシック)の廃止が決定
以下では、2023年2月8日にMicrosoft社から発表された「Microsoft Teams 無料版(クラシック)の廃止」について徹底解説します。（以下はMicrosoft Teamsの公式サイトを参照しています）
2023年4月12日にMicrosoft Teams 無料版(クラシック)が廃止
Microsoft Teams 無料版 (クラシック)は、2023年4月12日以降に利用できなくなります。
これまで、Microsoft Teams 無料版 (クラシック)ではチャットだけでなく、ビデオ会議やファイル共有もできたので、多くの企業で使われてきました。今回のプラン廃止にともなって、今後の対応に迫られる企業が増えていくと予測できます。
Microsoft Teamsは無料で使えなくなるのか？
2023年4月12日以降も、Microsoft Teamsは無料で使うことができます。
今回廃止されるのは、ビジネス向けの無料プランである「Microsoft Teams 無料版 (クラシック)」です。そのため、新しいプランである「Microsoft Teams (無料版)」に登録すれば、無料で使い続けることができるのです。
データが削除されるのは本当なのか？
2023年4月12日以降、「Microsoft Teams 無料版 (クラシック)」のデータはすべて削除されます。
たとえば、同僚とのチャットだけでなく、社内共有しているファイルなども削除の対象です。そのため、現在Microsoft Teams 無料版 (クラシック)を使っている場合には、早急に何らかの対策をしなければなりません。
どのようにデータを移行するのか？
既存のデータを使い続ける方法は以下の2つです。
- 無料で使い続けるために、データを手作業で移行する
- 有料プランにアップグレードして、自動的にデータを引き継ぐ
既存のファイルを新プランの「Microsoft Teams (無料版)」に移行するためには、手動でダウンロードと転送をする必要があります。
Microsoft Teamsの有料プランを契約すれば、現在使っているデータは自動的に移行されます。
このように、現在「Microsoft Teams 無料版 (クラシック)」を利用している企業がTeamsを使い続けるためには、すべてのデータを手作業で移行するか、有料プランにアップグレードしなければなりません。
Teamsのデータが削除されることに対するユーザーの声
Microsoft Teams 無料版 (クラシック)の廃止にともない、2023年4月12日以降データがすべて削除されてしまいます。それを受けて、利用ユーザーからは以下のような声が上がっています。
データ削除えぐいな
Ｔｅａｍｓの無料版が終了、マイクロソフトが発表 : 読売新聞オンライン https://t.co/dCpGk2lTH5 — 櫻田晋一@ﾌﾟﾛｸﾞﾗﾏ募集中/脱出ｹﾞｰﾑﾒｰｶｰ&ｼｽﾃﾑ･ｱﾌﾟﾘ開発会社しゃちょー (@sakuradasb) February 9, 2023
使っている人は要注意。 “マイクロソフト、Ｔｅａｍｓ無料版の提供終了へ…期限までに有料版移行なければデータ削除”https://t.co/xlfNxulgyi
— 靴屋まいける＠冴えない男子バレーの育てかた (@ikasan_vb) February 9, 2023
まじすか……。
「Microsoft Teams無料版」廃止を発表、4月12日を過ぎるとデータ削除(アスキー)#Yahooニュースhttps://t.co/HVxj5jKDIy — こさい＠RPAコンサルタント (@hiroyuki_kosai) February 9, 2023
すべてのデータが削除されるのは仕事に大きな影響があるため、早急に対応する必要があります。
Microsoft Teamsを使い続けるメリットとデメリット
今回のMicrosoft Teams 無料版 (クラシック)の廃止にともない、今後もTeamsを運用するのか検討をはじめる企業も多いのではないでしょうか。そこで以下では、Microsoft Teamsを使い続けるメリットとデメリットを解説します。
Microsoft Teamsを使うメリット
以下は、Microsoft Teamsを業務で利用する3つのメリットです。
- Microsoftアプリとの親和性が高い
- 通話機能がある
- 豊富な外部アプリと連携できる
Microsoft Teamsは、WordやExcel、PowerPointとの親和性が非常に高いです。そのため、Teamsで共有されたファイルをダウンロードせず、そのままTeams上で編集することもできます。
Microsoft Teamsにはチャットだけでなく、メンバーと通話できる機能も備わっています。テキストだけでは伝わりづらいことも、気兼ねなく共有できます。
Microsoft Teamsはあらゆる外部アプリと連携できるため、足りない機能を補えます。たとえば、プロジェクト管理ツールのTrelloと連携すれば、Teams上にボードを表示することが可能です。
このように、Microsoft Teamsはビジネスに役立つ機能が豊富に備わっています。
Microsoft Teamsを使うデメリット
以下は、Microsoft Teamsの3つのデメリットです。
- 多機能なので使いこなすのが難しい
- 過去のやりとりや情報が見つかりづらい
- ファイルとタスクとチャットがばらばら
Microsoft Teamsには高度な機能が豊富に備わっており、さらに多くの外部アプリと連携できるカスタマイズ性もあります。一方、ITに詳しくないメンバーが使いこなせない可能性があるので注意が必要です。
Microsoft Teamsは情報をストックして活用する使い方に向いていない可能性があります。実際に、「過去のメッセージが検索しづらい」「階層が複雑になってファイルが見つからない」というユーザーの声もあるのです。（ITreviewを参照）
仕事に必要な3つの機能は揃っていますが、ばらばらで管理されているので非効率です。会議資料等の「情報」、進捗管理の「タスク」、連絡手段の「メッセージ」はすべて紐づけることで、これまで以上に働きやすくなります。
このように、Microsoft Teamsにはメリットだけでなく、多くの利用ユーザーが感じている「使いづらさ」もあります。そのため、情報とタスクとメッセージを紐づけて管理したい場合は、あらゆる情報を簡単にストックできる「Stock」のようなツールが最適です。
【これで解決】Microsoft Teamsの代替に最適なツール
以下では、Microsoft Teamsのデメリットをカバーする代替ツールをご紹介します。
Microsoft Teamsには高度な機能が豊富に備わっていますが、ITに慣れていないメンバーが使いこなせず、結局仕事ではあまり利用していないというケースも多いです。そのため、必要な機能に過不足がないツールでなければなりません。
また、「情報管理」「タスク管理」「コミュニケーション」の3大機能を備えていても、Teamsではそれぞれが独立しているため、目的の情報へすぐにアクセスできません。それゆえに、「必要なときに、必要なものを見つけられる代替ツール」が必要です。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」に「タスク」と「メッセージ」が紐づいている「Stock」一択です。
Stockは非IT企業の65歳の方でも、説明なしで使いこなせるほどシンプルです。これまで社内に分散していた仕事が一か所にまとまるため、チャットツールやストレージツールを併用する必要もなくなります。
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
番外編｜ファイルが削除できない？やり方を解説
不要になったファイルをMicrosoft Teamsから削除する方法は、以下の3ステップです。
- チャネルの[ファイル]を選択する
- ファイルにカーソルを合わせて[・・・]をクリックする
- オプションが表示されるので[削除]を選択する
また、メッセージからファイルを削除したい場合には、送信済みのメッセージを編集する画面で選択できます。
番外編｜チャットを削除できない？やり方を解説
使わなくなったチャットがある場合には、以下の3ステップで削除しましょう。
- チャネルの[チャット]を選択する
- チャットにカーソルを合わせて[その他のオプション]をクリックする
- 最後に[削除]を選択する
Androidはチャットを長押し、iPhoneはチャットを左にスワイプすることで、削除のオプションが表示されます。
番外編｜チーム/メンバーを削除できない？やり方を解説
使わなくなったチームは、以下の3ステップで削除しましょう。
- 管理センターのログイン画面を開き、[Teams]をクリックする
- 削除するチームを選択する
- [削除]を選択して、確認メッセージにも同意する
また、メンバーを削除する手順は以下の通りです。
- チームリストから該当チーム名を選択する
- [その他のオプション]をクリックし、[チームを管理]を選ぶ
- [×]を選択してメンバーを削除する
以上の操作で、チームとメンバーを完全に削除できます。
Microsoft Teams無料版(クラシック)のデータ削除まとめ
これまで、Teams無料版(クラシック)のデータが削除されることの真相、ユーザーの反応、代替ツールを中心に解説しました。
現在、Microsoft Teams無料版(クラシック)を使っている場合、これを機に代替ツールを検討する企業も増えてくると予測できます。ただし、多機能なツールを選ぶとITに詳しくないメンバーが使いこなせず、結局放置されることになりかねません。
そのため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが最適です。たとえば、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、ノートに「メッセージ」を紐づけられる『Stock』は、非IT企業の65歳の方でも簡単に使えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、面倒な情報管理をスムーズにしましょう。
