「タスク」と「ToDo（トゥードゥー）」はビジネスシーンで頻繁に使われますが、両者には明確な違いがあります。そのため、混同してしまうと認識の違いが起こりかねないので注意すべきです。
一方、タスクとToDoを同じ意味で捉えており、正しい使い方が分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスクとToDoの違いや管理のコツを中心に解説します。
- タスクとToDoの違いがチームに浸透しておらず、
- 自社のタスク・ToDoを効率的に管理する方法を知りたい
- アプリを使ってタスク・ToDo管理の抜け漏れを防ぎたい
という方はこの記事を参考にすると、タスクやToDoの意味と違いが分かるほか、効率的にタスク・ToDo管理できるようになります。
タスク・ToDoとは
ここからは、タスクとToDoの違いや類語を解説します。認識の齟齬を生まないためにも、以下の内容を必ず押さえましょう。
タスクとToDoの違いとは
タスクとToDoの違いは、明確な期限が定められているかです。ビジネスシーンでは以下のように使い分けます。
- タスク：明確な期限が設定されている業務
- ToDo：明確な期限が設定されていない業務
たとえば、週末の会議資料を作成するのは期限がある「タスク」で、仕事場のデスクを整理するために資料を処分するのは期限がない「ToDo」です。
“期限が定められているか”の違いを社内で統一できていない場合、社員同士で「期限を伝えた・伝えていない」といった齟齬が起こりかねません。したがって、タスクとToDoは必ず意味を区別すべきなのです。
タスクとToDoの類語
タスクとToDoには、以下の類語があります。
- スケジュール
- プロジェクト
スケジュールは具体的に立てた日程や予定のことです。各タスクにかかる時間を見積もって作成します。
プロジェクトは目標を達成するための業務全般を指します。具体的には、目標達成に向けて一つひとつのタスクをチームで分担して処理するイメージです。
スケジュールとプロジェクトは、いずれもタスクを土台に成り立っています。そのため、タスク・ToDoを適切に管理すれば、ビジネス全体に良い影響があるのです。
4ステップ｜誰でも簡単に実践できるタスク・ToDo管理のコツ
以下では、誰でも簡単に実践できるタスク・ToDo管理のコツを3つご紹介します。タスク・ToDoを効率よく管理したい方は必見です。
（1）タスクをすべて洗い出す
はじめに、タスクをすべて洗い出しましょう。
プロジェクト開始時点ですべてのタスクを洗い出しておかなければ、作業の全体像が掴めずスケジュールも作成しづらくなります。また、期限直前にタスクのやり忘れに気付く恐れもあるのです。
したがって、混乱を防ぐためにも詳細にタスクを洗い出すのが重要です。このように、タスクの洗い出しをすれば、業務のイメージやスケジュールの見積りもしやすくなります。
（2）タスクの優先順位を決める
次に、タスクの優先順位を決めます。優先順位は下図のような「時間管理のマトリクス」で判断しましょう。
上図のように、時間管理のマトリクスではタスクを”重要度”と”緊急度”の2軸で4パターンに分類します。また、基本的な優先順位は1→2→3→4となるので、優先度に応じたリソース配分が重要です。
（3）タスク・ToDoリストを作成する
タスクに優先順位を付けたら、タスク・ToDoリストを作成しましょう。
リストを作成すれば次にすべき作業が一目で分かるので、よりタスク・ToDoの抜け漏れを防ぎやすくなります。しかし、紙では記入に時間がかかり、Excelでは都度ファイルを開いて確認しなければならない点に注意が必要です。
したがって、タスク・ToDoリストを作成・管理する場合は、時間や場所を問わず簡単に情報へアクセスできる「アプリ」を使いましょう。
（4）直感的に使いこなせるアプリを活用する
最後に、直感的に使いこなせるアプリを活用しましょう。
アプリであればデバイスを問わずタスク・ToDoリストを手軽に作成でき、リアルタイムの進捗共有も可能です。ただし、多機能なアプリでは操作が複雑なので、上手く使いこなせない恐れがあるのです。
したがって、アプリを社内へ浸透させるには「タスク管理に必要な機能を過不足なく備えているか」を判断しなければなりません。たとえば、非IT企業の65歳以上の社員が即日で使いこなせる「Stock」であれば、過不足のない機能でタスクを簡単に管理できます。
【無料から使える】タスク・ToDo管理に最適なアプリ
以下では、タスク・ToDo管理に最適なアプリをご紹介します。
タスク・ToDoを効率的に管理するには、素早く情報を共有・確認できる「アプリ」が必須です。また、アプリであれば紙やWord、Excelと異なり、管理場所が分からなくなる心配もありません。
ただし、多機能なアプリはITに詳しくない社員が使いづらく、社内に浸透しない恐れもあります。したがって、アプリの選定時には”すべての社員にとって使いやすいか”も重要な条件となるのです。
結論、タスク・ToDoを管理するには、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に残した情報は、すぐに任意のメンバーへ共有されます。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」で、テーマが混ざらずに、タスク管理やチーム内でのやりとりも簡単になります。
ITに詳しくない65歳の社員でも簡単に使えるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
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栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスクとToDoの違いや管理のコツまとめ
ここまで、タスクとToDoの違いや管理のコツを中心にご紹介しました。
タスクとToDoには”明確な期限があるか”の違いがあり、意味を正しく認識していなければ、業務上のミスにつながる可能性もあります。また、明確な期限がないToDoも「やるべきこと」に変わりはないので、適切な管理が求められるのです。
したがって、業務の抜け漏れを防ぐには、タスクとToDo両方を確実に管理できるアプリが必要です。アプリを使えば、時間や場所を問わずに仕事の進捗を確かめられます。
ただし、操作が難しいアプリは社内に浸透しない恐れもあるため「ITに詳しくなくても簡単に使えるアプリ」を選びましょう。結論、必要な機能に過不足がなく、直感的にタスク・Todo管理できる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用し、タスク・ToDoの抜け漏れを防ぎましょう。
