今日では業務のデジタル化が進む一方、”紙”を使ってタスク管理をしている企業も多いです。しかし、紙の場合は人によって管理手法が異なるので、ルールを統一しなければトラブルの原因にもなってしまいます。
とはいえ、なかには「紙でのタスク管理をしているが、適切な手法が分からず非効率になっている」と悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、紙のタスク管理におけるテクニック5選や、メリット、デメリットを中心にご紹介します。
- 紙でタスク管理しているが効率的な方法が分からない
- ノートやメモ帳で気軽にタスク管理する方法が知りたい
- 結局タスク管理には紙とアプリのどちらを使うべきか迷っている
という方はこの記事を参考にすると、紙のタスク管理における効果的なテクニックが分かり、これまでの煩雑な管理体制から脱却できるようになります。
目次
タスク管理の上手い人が実践！紙を使った5つの書き方テクニック
以下では、紙のタスク管理が上手い人が実践しているテクニックを5つご紹介します。”仕事がデキる人”になるためにも、以下の方法を押さえましょう。
（1）すべてのタスクを書き出す
はじめに、1枚の紙にすべてのタスクを書き出しましょう。
タスクを実際に書き出せばやるべき内容が可視化するので、抜け漏れのリスクが大きく軽減されます。また、書き出す際は以下の項目を深掘りします。
- いつまでに完了させるか
- タスクの決裁者は誰か
- 何を基準に完了とするか
上記の項目を意識すれば、逆算思考によってより効率よくタスクを進められるのです。
（2）「時間管理のマトリックス」で優先度を決める
次に、「時間管理のマトリクス」でタスクの優先度を決めます。
すべてのタスクに同等のコストはかけられないので、処理する順番を決める必要があります。具体的には、下図のような縦軸に重要性、横軸に緊急性をとった「時間管理のマトリクス」でタスクを4つに分類します。
上図の分類のうち、とくに”重要かつ緊急”は業務の根幹に関わる重要なタスクなので、最優先でリソースを割きましょう。
（3）「担当する必要のないタスク」を見つける
次に、担当する必要のないタスクを探しましょう。
不要なタスクに多くの時間をかけてしまうと、ほかの重要な業務にあてるリソースが圧迫する恐れがあります。したがって、限られた時間・労力を有効活用するためにも”やらないタスク”を決めるべきなのです。
以上の点を意識すれば「期日直前まで重要度の高いタスクが終わっていなかった」となる心配もありません。
（4）タスクの開始日時を設定する
タスクには期限だけでなく開始日時も設定しましょう。
タスクの開始日時を決めておけば、仮にマルチタスク（複数のタスクを並行して抱えている）の状態でもやり忘れを防げます。また、”〇日の〇時までに始める”と分かっていると、直前のタスクが無駄に長引く心配もありません。
したがって、スケジュール通りにタスクを進めるためにも、開始日時は忘れずに設定すべきなのです。
（5）ToDoリストを作成する
最後に、タスクが整理できたらToDoリストを作成します。
ToDoリストは、タスクのステータス（対応中 or 完了）が一目で分かるようにする方法です。そのため、未完了のタスクにもスムーズに着手できるのです。
また、タスクの全体像を掴めるため、作業ペースも調整しやすくなります。
【脱アナログ】タスク管理を最も効率化するデジタルアプリ
以下では、タスク管理を最も効率化するデジタルアプリをご紹介します。
紙でのタスク管理は記入・修正に手間がかかったり、共有がスムーズにできなかったりとビジネスにおいて致命的な課題があります。一方、時間や場所を問わずにタスクを共有・管理できる「デジタルアプリ」であれば、紙のデメリットがすべて解消されるのです。
しかし、アナログな方法でのタスク管理に慣れていれば、多機能なアプリでは適切に使いこなせない可能性があります。そのため、「必要な機能に過不足がないアプリ」でなければなりません。
結論、導入すべきタスク管理アプリは、非IT企業の65歳が説明なしで使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockには仕事のあらゆる情報を蓄積できる「ノート」があり、ノートに紐づく「メッセージ」で円滑なやりとりも図れます。また、ノートには「タスク」も紐づいているため、情報が混ざらずにタスク管理できる点が紙との大きな違いです。
非IT企業の65歳でも使いこなせるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
紙でタスク管理するメリット3選
ここでは、紙でタスク管理をするメリットを3つご紹介します。デジタル化が進む今日ですが、紙には以下のような利便性もあるのです。
（1）記憶に残りやすい
まずは、紙のタスク管理のメリットとして記憶に残りやすいことがあります。
手書きで文字を書くのは、頭を整理したり記憶に定着させたりするのに効果的です。また、紙であれば誰でも柔軟にレイアウトを決められるのも利点と言えます。
また、手書きをすれば脳の前頭前野が刺激されることからも、より記憶に残りやすい方法だとされています。
（2）タスクを誤削除する心配がない
紙のタスク管理をすれば、内容を誤削除する心配がありません。
紙に書き込めば紛失しない限りタスクが消える事態を避けられます。一方、デジタルでは意図しない操作ミスにより、タスクが完全に削除されることもごく稀に起こります。
以上のように、紙では手元で確実にタスクを確認できるメリットがあるのです。
（3）タスクを一覧で確認できる
紙でタスク管理をすると、タスク全体の把握が簡単です。
紙の性質上、ページ全体を一度に見られるので、どこに何が書いてあるのかがすぐに分かります。また、整理さえすれば管理場所が分からなくなる心配もないのです。
以上のようにタスク全体を見渡せる「一覧性」があれば、タスクの変更や調整も直感的にできます。
紙でタスク管理するデメリット3選
ここでは、紙でタスクを管理するデメリットを3つご紹介します。紙には利便性もある一方で、アナログがゆえに以下の点で不便です。
（1）管理に手間がかかる
まずは、紙のタスク管理は手間がかかるデメリットがあります。
たとえば、タスクの内容・期限・依頼者などは都度書き込まなければなりません。また、修正する際にも多くの時間がかかってしまいます。
タスク管理の目的のひとつに”業務の効率化”がありますが、タスク管理自体に手間がかかってしまうのは本末転倒です。
（2）紛失のリスクがある
次に、紙は紛失のリスクがあるため、仕事のタスク管理には不向きです。
具体的には、ノートやメモ帳は常に持ち歩く必要があり、紛失や盗難のリスクが常に伴います。また、万が一タスクのメモを失くした場合は再度書き直す手間もかかるのです。
一方、デジタルであればより多くの情報を残せるうえ、セキュリティ対策も充実しているので安全にタスク管理できます。
（3）スムーズに情報共有できない
紙のタスク管理には、スムーズに情報共有できないデメリットもあります。
タスクを共有すればチームの正確な進捗状況が分かります。しかし、紙では瞬時にチームへ共有するのが難しいので、タスクが遅れていてもスムーズな対応ができない場合もあるのです。
以上のような状態を防ぐためにも、チームでのタスク管理にはあらゆる情報をスピーディに蓄積・共有できる「デジタルアプリ」が求められます。とくに、非IT企業の65歳でも使える「Stock」であれば、操作を教える手間がかかりません。
紙でタスク管理するテクニックまとめ
これまで、紙でのタスク管理におけるテクニック5選やメリット、デメリットを中心にご紹介しました。
適切なタスク管理をするには、タスクを洗い出したうえで優先順位を付けるのが大切です。また、紙であれば誰でも直感的にタスク管理できる一方、アナログな手法のために管理や共有に時間がかかるデメリットもあるのです。
そこで、仕事の情報をすべて集約する”デジタルアプリ”を使うと、時間や場所にとらわれず紙よりも効率的なタスク管理ができます。ただし、多機能なアプリでは操作ミスを招きかねないので「必要な機能に過不足がないシンプルなアプリ」が必須です。
結論、選定すべきアプリは、非IT企業の65歳でも説明なしで使いこなせる「Stock」一択になります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内のタスク管理をデジタル化し、効率よく仕事をこなしましょう。
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