タスク管理をする方法のひとつに「Googleスプレッドシート」があります。GoogleスプレッドシートはExcel（エクセル）と同じ表計算ツールであり、多くの企業で利用されているのも特徴です。
一方、Googleスプレッドシートは自社でカスタマイズしなければならないため、適切なタスク管理表を作れるか不安のある方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Googleスプレッドシートでタスク管理する方法やメリットを中心にご紹介します。
- 仕事の抜け漏れを減らすためにタスク管理表を作りたい
- Excelのタスク管理は工数が多いので早急に移行したい
- 自社でも簡単にタスク管理できる方法が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、Googleスプレッドシートでタスク管理するイメージを掴めるようになるほか、より簡単にタスクを管理する方法も分かります。
目次
タスク管理とは
タスク管理とは「タスク（やるべき仕事）の進捗に問題はないか」「タスクに抜け漏れがないか」を管理することです。
タスク管理をすれば業務全体が可視化されるので、担当者ごとに振り分けられたタスクの進捗を把握でき、課題の早期発見につながります。また、社員は「次にやるべきこと」が明確になり、無駄な作業を省きながら効率よく業務を進められます。
このように、タスク管理は業務を円滑に進行するために必須です。したがって、適切なタスク管理ができていないチームは早急に取り組む必要があるのです。
Googleスプレッドシートでタスク管理する3つのメリット
ここからは、Googleスプレッドシートでタスク管理をする3つのメリットをご紹介します。以下を周知しておけば、スプレッドシートの導入後もスムーズに運用へ乗せられるようになります。
（1）チームでタスクを共有できる
チームでタスクを共有できることが、メリットのひとつです。
Excelを使ったタスク管理では、情報を更新するたびにファイルを保存し、メールやチャットツールで共有する必要がありました。しかし、Googleスプレッドシートであれば、情報がリアルタイムに更新されるため、現在の進捗状況をすぐに確認可能なのです。
結果として、進捗状況に遅れがある場合も素早く対応でき、業務負担の調整がスムーズになります。このように、チームでタスクを共有しやすく、トラブルへの対応スピードが早くなることがメリットです。
（2）アドオン機能で簡単にタスク管理ができる
アドオン機能を使い、簡単にタスク管理ができることもメリットです。
Googleスプレッドシートには、外部ツールと連携できる「アドオン」機能があります。アドオン機能を使えば、プロジェクトの進捗状況を一目で把握可能な「ガントチャート」も簡単に作れるようになるのです。
このように、アドオン機能によってタスク管理における負担を軽減できることも、Googleスプレッドシートを使うメリットです。
（3）テンプレートが使える
タスク管理表のテンプレートが使えることも、メリットだと言えます。
Googleスプレッドシートには、公式のテンプレートが豊富に用意されているため、はじめからタスク管理表を作る手間を省けます。また、テンプレートに独自の項目を簡単に追加できるので、自社に適したテンプレートも効率よく作れるのです。
このように、豊富に用意されたテンプレートを使い、体裁の整ったタスク管理表を簡単に作れることがメリットです。
Googleスプレッドシートでタスク管理をする3つの方法
ここからは、Googleスプレッドシートのテンプレートを使ってタスク管理をする方法をご紹介します。
スプレッドシートにテンプレートを追加するには、Googleスプレッドシートにアクセスして下図の画面右上から[テンプレートギャラリー]を選択しましょう。
方法1｜ToDoリスト
はじめに、ToDoリストを使ったタスク管理の方法をご紹介します。
Googleスプレッドシートに用意された「ToDoリスト」のテンプレートを使えば、ToDoリスト形式でタスクを管理できます。
ToDoリストはタスクを一覧表示し、チェックボックスで進捗を管理します。また、フィルタ機能によって任意の順番に並び替えられるため、タスクの優先度に合わせて見やすく管理できるのです。
方法2｜スケジュール
次に、スケジュールを使ったタスク管理の方法をご紹介します。
テンプレートギャラリーから「スケジュール」のテンプレートを選択すれば、スケジュールを使ってタスクを管理できます。
スケジュールでは縦軸で1日、横軸で1週間の予定を管理します。週始めの日付を変更すれば、すべての日付と曜日が自動更新されるので便利です。
方法3｜ガントチャート
最後に、ガントチャートを使ったタスク管理の方法もあります。
テンプレートギャラリーから「ガントチャート」のテンプレートを選択し、項目を入力すれば、ガントチャートを使ったタスク管理が簡単にできます。
ガントチャートでは、プロジェクト単位でタスクの進捗を管理します。タスクの開始日や終了日を変更すれば、タスクの期間が自動更新されるので手入力する必要がありません。
タスク管理で使えるGoogleスプレッドシートの機能
ここからは、Googleスプレッドシートの便利な機能を3つご紹介します。以下の機能を使えば、より効率的にタスク管理ができるようになります。
（1）プルダウン機能
プルダウン機能とは、あらかじめ設定した入力項目を一覧表示できる機能です。
たとえば、下図のようにタスクの担当者を入力したい場合、プルダウンで選択肢を一覧表示すればクリックするだけで入力が完了します。
プルダウン機能の設定方法は以下の通りです。
- プルダウンを適用したい範囲を選択する
- 画面上側の[データ]をクリックする
- [データの入力規則]をクリックする
- [リストを直接指定]を選択する
- 選択肢に表示したい内容をコンマ（,）区切りで入力する
- 最後に[保存]をクリックする
以上でプルダウン機能の設定は完了です。
（2）チェックボックス機能
チェックボックス機能とは、クリックでチェックが付けられる枠を作成する機能です。
たとえば、下図のようにタスク一覧にチェックボックスを配置すれば、完了済みタスクにチェックを付けて管理できます。
チェックボックス機能の設定方法は以下の通りです。
- チェックボックスを適用したい範囲を選択する
- 画面上側の[挿入]をクリックする
- [チェックボックス]をクリックする
以上でチェックボックス機能の設定は完了です。
（3）フィルタ機能
フィルタ機能とは、不規則に並んだセルを任意の順番に並び替えたり抽出したりする機能です。
たとえば、下図のようにタスクの重要度にフィルタを適用すれば、優先すべきタスクが一目で把握できます。
フィルタ機能の設定方法は以下の通りです。
- フィルタを適用したい範囲を選択する
- 画面右上の[フィルタマーク]をクリックする
以上でフィルタ機能の設定は完了です。目的に応じて任意のフィルタを使いましょう。
Googleスプレッドシートでタスク管理するときの注意点5つ
ここからは、Googleスプレッドシートでタスクを管理するときの注意点をご紹介します。以下を確認しておかなければ、適切にタスクを管理することが難しくなってしまうので注意しましょう。
- スマホで閲覧・編集するのが難しい
- タスクの処理漏れが起こりやすい
- 円滑なコミュニケーションが難しい
- ファイル管理が面倒
- 共有リンクの管理が面倒
GoogleスプレッドシートはPC向けなので、スマホの小さな画面では使いづらく、セルを削除するなど誤操作の恐れがあります。
タスク管理表に期限を記載しても、通知機能がないため何度もシートを開いて確認したり、期限を別途管理したりする必要があります。
Googleスプレッドシートではコメントのやりとりができますが、コメントの通知はメールになるため見逃しやすく、円滑なやりとりには不向きです。
GoogleスプレッドシートはGoogleドライブに保存されます。しかし、フォルダが増えるとアクセス性が悪くなるうえ、都度探し出して開かなければならず面倒です。
Googleスプレッドシートはリンクを発行するだけで共有できます。しかし、情報漏洩のリスクがあるうえ、ネット回線がない場所ではリンクを開けません。
このように、Googleスプレッドシートにはプロジェクトの遅れにつながる注意点もあります。そのため、ビジネス利用する場合には「Stock」のように、スプレッドシートのデメリットを補えるツールを同時に使うべきなのです。
【管理が簡単】Googleスプレッドシートとの併用に最適なツール
以下では、Googleスプレッドシートとの併用に最適なツールをご紹介します。
Googleスプレッドシートではガントチャートなどの視覚的なタスク管理が簡単にできる一方、通知機能がないのでタスクの処理漏れが起きる恐れもあります。また、共有リンク（URL）をチャットツールに送ると、ほかの情報に埋もれてしまうのもデメリットです。
したがって、”通知機能があるだけでなく、共有リンクを一か所に蓄積するツール”が必要なのです。このようなツールがあれば、Googleスプレッドシートの情報をすぐに確かめられるため、タスク管理がよりスムーズになります。
ただし、全社員が適切に使いこなすには「誰でも直感的にタスク管理できるツール」でなければなりません。結論、自社のタスク管理には、非IT企業の65歳以上の社員が即日で使えるほどシンプルな「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」ではテキストはもちろん、Googleスプレッドシートの共有リンクも流さず残せます。また、ノートには「タスク」と「メッセージ」が紐づいているので、話題が入り乱れる心配がありません。
非IT企業の65歳以上の社員でも簡単にタスク管理ができる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Googleスプレッドシートでタスク管理する方法と無料テンプレートまとめ
ここまで、Googleスプレッドシートでタスク管理するメリットや方法を中心にご紹介しました。
Googleスプレッドシートには、タスク管理に役立つToDoリストやガントチャートなどのテンプレートが備わっており、表を一から作る手間が省けます。一方、スプレッドシートには通知機能がないため、タスクの処理漏れが起きる可能性もあるのです。
また、Googleスプレッドシートの共有リンクをチャットツールで送ると、情報が埋もれてすぐに探し出せません。したがって、スプレッドシートでタスク管理をする場合「適切にタスクを管理でき、リンクも簡単に蓄積可能なツール」と併用するのが最適です。
結論、スプレッドシートでのタスク管理には、情報管理の機能に過不足がなく、非IT企業の65歳以上の社員でも説明なしで使えるStockが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」をGoogleスプレッドシートと併用し、簡単かつ確実にタスク管理できる環境を作りましょう。
