業界・職種を問わず、仕事の抜け漏れを防ぐためには「タスク管理」が必要です。また、昨今では業務のデジタル化が進んでいる背景から、スマホのアプリでタスク管理をする企業も増えています。
一方、スマホでタスク管理できるアプリは多様なので「どれが自社に最適なのか分からない」方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スマホでタスク管理できるおすすめのアプリと選定ポイントを中心にご紹介します。
- アプリで効率的にタスク管理をしたい
- アプリを比較するにあたり、適切な選定ポイントが分からない
- スマホでも簡単にタスク管理できるアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、スマホ利用に最適なアプリの選定基準が分かるほか、自社にマッチしたタスク管理アプリも見つかります。
タスクとは
タスクは「スマホのタスク」と「仕事のタスク」の2つに分けられます。そこで、以下ではそれぞれの意味を詳細に解説します。
スマホのタスクとは
スマホのタスクとは、スマホで起動しているアプリを指します。スマホのタスクに関連する用語は以下の3つです。
- マルチタスク
- タスク切り替え
- タスクキル
アプリを一覧表示します（下図参照）。タスク切り替えやタスクキルができます。
起動中のアプリを簡単に切り替えます。アプリ一覧から探し出す必要はありません。
起動中のアプリを終了します。定期的にタスクを削除すれば、バッテリーの消費が抑えられます。
また、下図は社用スマホとして広く導入されているiPhoneで、タスクを表示する方法（マルチタスク）です。機種によって操作方法が異なるため、タスクが表示されない場合は参考にしましょう。
※Androidには画面下側に「タスクボタン」があるのでタップしましょう。しかし、タスクボタンがない機種もあるので、詳細は取扱説明書の確認が必要です。
＜iPhoneX以前の場合＞
上図のように、iPhoneX以前の端末では、ホームボタンを2回連続で押すとタスク（アプリ）が表示されます。また、画面を左右にスライドして任意のタスクをタップすればタスクを切り替えられるほか、上部にスライドすればタスクを終了できます。
＜iPhoneX以降の場合＞
上図のように、iPhoneX以降の端末を使っている場合は、画面下部から中央にスライドするとタスク（アプリ）が表示されます。また、タスク切り替えやタスクキルの方法はiPhoneX以前の機種と同様です。
仕事のタスクとは
仕事で使われる「タスク」は細かく分解した作業を指します。
タスクを一つひとつ処理すれば円滑に業務が進むだけでなく、期日の厳守にもつながります。一方、タスクは各社員の業務量に合わせて割り振る必要があり、進捗状況も把握しなければなりません。
このように、納期遅れなどのトラブルを起こさないためにも、チームの仕事には確実なタスク管理が求められるのです。とくに、昨今ではデジタル化の影響により、スマホアプリを使ってタスクを管理する企業も増えています。
スマホでタスク管理する3つのメリット
スマホでタスク管理するメリットを正しく理解すれば「どのように社内展開させるべきか」のイメージが明確になります。そこで以下では、スマホでタスク管理する3つのメリットをご紹介します。
（1）Wi-Fiがない環境でも利用できる
PCとは異なり、Wi-Fiがない環境でも利用できます。
PCはインターネットがない環境では使えないので、社外でタスクを確認したいときに不便です。一方、通信会社と契約しているスマホは、Wi-Fiがない環境でもモバイル通信でタスク管理アプリを利用できます。
このように、スマホがあれば時間や場所を問わずタスク管理できるのです。そのため、移動中や出張先であっても仕事をストップさせる心配がありません。
（2）フリック入力でタスク管理できる
スマホはフリックで文字入力ができます。
スマホはPCよりも日常的に使うため、キーボード入力よりもフリック入力の方が使いやすいと感じる人も多いです。また、スマホは簡単に操作できるように設計されているので、PCよりも直感的に使いこなせるメリットもあります。
このように、スマホのフリック入力に慣れている場合には、スマホのアプリを使えば入力の負担を大きく省けるのです。
（3）仕事に集中しやすくなる
最後に、仕事に集中しやすくなるメリットもあります。
スマホを活用すればPCの画面を切り替えずに、手元で簡単にタスク管理できます。したがって、「タスクを入力・修正するためにPCの業務をストップさせる手間」が解消され、集中して業務に取り組めるのです。
このように、スマホでタスク管理をすれば、仕事のしやすさが格段に上がります。
【無料から使える】スマホでのタスク管理に最適なアプリ
以下では、スマホでのタスク管理に最適なアプリをご紹介します。
スマホ向けのタスク管理アプリは、社外で使用する場面もあるため充実したセキュリティが必須条件です。たとえば、クレジットカード決済にも使われる暗号化方式で漏えいを防いだり、2段階認証で不正アクセスから情報を守ったりする機能があります。
加えて、チーム全員がストレスなくアプリを使いこなすには「デバイスを問わず直感的に操作できるか」も判断しなければなりません。このようなアプリであれば、一から使い方を教える手間も省けます。
結論、自社が選定すべきなのは、非IT企業の65歳の社員でも、即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を残せるほか、ノートに紐づいた「タスク」で仕事の抜け漏れを防ぎます。また、ノートには「メッセージ」も紐づけられるため、PCやスマホを問わず、スムーズにタスクに関するやりとりができるのです。
スマホからでも効率よくタスクを管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスク管理アプリの選定ポイント3選
タスク管理アプリは多様であり、適切な選定には時間がかかります。そこで以下では、自社に合うタスク管理アプリを絞りこむための選定ポイントを解説します。
（1）マルチデバイス対応か
はじめに、マルチデバイス対応であるかを確認しましょう。
マルチデバイス対応とは「異なる端末間で、同一の情報を閲覧・編集できる仕様」を指します。つまり、時間・場所を問わずに情報へアクセスできるのです。
このように、マルチデバイス対応のアプリでは「通勤中にスマホで編集した内容を会社のPCで確認する」使い方もできます。ただし、デバイス間で使える機能や操作感に差があると、社員が使いづらさを感じるので、端末を問わずに使いやすいかも確認すべきです。
（2）タスクと情報を紐づけられるか
次に、タスクと情報を紐づけて管理できるかを確認しましょう。
タスクを処理するときには、タスクの詳細や書類、各種データなどの「関連情報」が不可欠です。しかし、社内サーバーやストレージアプリにファイル形式で保存すると、タスクと情報を紐づけられず、都度ファイルを開く手間もかかってしまいます。
一方、タスクと情報を紐づけられる「Stock」を使うと、資料を探し出す時間が省けるだけでなく、複数のアプリを併用する必要がないのでコストも削減できます。
（3）誰でも簡単に使いこなせるか
最後に、誰でも簡単に使いこなせるかを確認しましょう。
とくに、非IT企業の場合は、誰でも簡単に使えるタスク管理アプリでなければ業務スピードが下がってしまいます。そして、次第に社員が使わなくなり「無駄な月額料金だけを払い続ける状態」になるのです。
このようなケースにならないためにも、必要な機能に過不足がないタスク管理アプリを選ぶべきです。
スマホのタスクの概要とおすすめアプリまとめ
これまで、スマホのタスクの概要とおすすめのアプリを中心にご紹介しました。
スマホのタスクは、仕事におけるタスクとは意味が異なるので、ビジネスシーンでは使い分ける必要があります。また、昨今ではスマホのアプリを使い、効率的に仕事のタスクを管理する企業も増えています。
スマホのタスク管理アプリを使えば、時間や場所を問わずタスクを確認できたり、情報が探しやすくなったりするメリットがあります。ただし、メリットを得るためにも”マルチデバイス対応か”や”タスクと情報を紐づけられるか”は必ず確認しましょう。
さらに、アプリの操作が複雑であれば、ITに慣れていないメンバーが正しく使いこなせない恐れもあるのです。したがって、Stockのように、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使えるシンプルなアプリが求められます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」をスマホにインストールし、チームのタスク管理を効率化しましょう。
