学習塾の運営では授業のほかに、事務作業も並行して進めなければなりません。しかし、授業や生徒の情報をアナログな方法で管理すると、手間やミスが多くなるので「適切な運営ができていない」と言えます。
そこで、学習塾の運営でも「業務のデジタル化」のためにアプリが必要なのです。一方、「ITに詳しくないので、どのアプリやシステムを選べば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、学習塾の生徒管理に使えるアプリやシステム9選を中心に紹介します。
- 学習塾運営に役立つアプリを探しているが、どれが適切か分からない
- 生徒や講師の情報管理が複雑で困っている
- さまざまなアプリを検討しているが、まずは無料で始めたい
という担当者の方がこの記事を参考にすると、生徒や講師、スタッフの情報を適切に管理できる最適なアプリが見つかります。
目次
- 1 学習塾向けアプリ・システムを選ぶ3つのポイント
- 2 【無料あり】学習塾の運営を効率化するアプリ・システム9選
- 3 学習塾向けのアプリ・システムを導入する3つのメリット
- 4 学習塾運営にて管理を効率化すべき情報3選
- 5 学習塾の運営を効率化するアプリ・システムまとめ
学習塾向けアプリ・システムを選ぶ3つのポイント
ここでは、学習塾向けアプリ・システムを選ぶポイントを解説します。塾のアプリを選定するときは、以下のポイントを必ず押さえましょう。
（1）必要な機能に過不足がないか
まずは、「必要な機能に過不足がないか」を確認します。
機能が多すぎてもITリテラシーがないメンバーは使いこなせず、少なすぎても機能不足で再度ツール・運用の変更をしなければならないからです。
たとえば、生徒の保護者ごとにレッスンの進捗を報告するために必要な「受講管理」にて、受講情報の書き方を統一できる「テンプレート」機能はマッチしています。しかし、豊富なデザイン機能のように、情報を残すことと本質的には結びつかない機能は不要なのです。
学習塾の規模や形態によって必要な機能は異なりますが、「必要な機能に過不足がないツールか」の確認は必須です。
（2）情報を一元管理できるか
次に、「情報を一元管理できるツールか」も選定ポイントです。
すべての情報をひとつのツールで管理すれば、必要な情報を見つけやすくなるので手間がかかりません。結果として、業務をスムーズに進められ、事務作業にかかる負担を減らせるのです。
なかには、生徒カルテから指導報告書などあらゆる情報を一元管理できる「Stock」のようなツールを導入し、必要な情報をすぐに見つけられる仕組みを整えるのが重要です。
（3）誰でも簡単に使えるか
最後に、アプリは「誰でも簡単に使える」ものを選ぶべきです。
多機能なツールは使い方が複雑なので、講師やスタッフが使いこなせない恐れがあります。また、ツールが活用されなければ、導入にかかったコストが無駄になってしまうため、確実に塾内で運用できるシンプルなツールが必要なのです。
そこで、誰でも簡単に使えるツールを導入すれば、ITリテラシーの低い従業員でも使いこなせます。とくに、直感的に操作できるツールであれば、一人ひとりに使い方をレクチャーする必要がないので教育コストも抑えられるのです。
【無料あり】学習塾の運営を効率化するアプリ・システム9選
以下では、学習塾の運営を効率化するアプリ・システム9選を紹介します。
学習塾ではあらゆる情報を正確に共有する必要があります。一方、口頭や紙の連絡では、伝達漏れや資料の紛失が起きるので、重要な情報を確実に共有できる仕組みが必須です。
なかには、チャットアプリを導入する学習塾もありますが、共有したことがすべて流れてしまうため、あとから必要な情報をすぐに探し出せません。したがって、学習塾では「生徒情報をはじめとした、誰でもあらゆる情報を管理できるツール」が必須なのです。
結論、自社が導入すべきアプリは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも生徒情報を流さずに保存でき、必要な情報をすぐに見つけられる「Stock」一択です。また、実際にStockを導入した学習塾では、生徒の情報共有が簡単になっただけでなく、保護者の満足度まで向上しています。
Stockは、直感的に操作できるほどシンプルなので、導入後に使われない心配もありません。また、「テンプレート」を使えば体裁を統一させられるほか、「メッセージ」で話題が混ざらずにやりとりもできるので、学習塾運営がStockひとつで効率化するのです。
【Stock】学習塾の生徒管理がストレスなくできるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【wagaco】学習塾の管理者と保護者をつなぐ生徒管理アプリ
＜wagacoの特徴＞
- さまざまな機能が搭載されている
指導報告書作成やスケジュール管理などのあらゆる業務に対応しています。
＜wagacoの注意点＞
- 月額料金に加えて保守管理費がかかる
月額料金に加えて、保守管理費10,000円がかかります。
＜wagacoの料金体系＞
- 初期費用：無料
- 月額利用料：4,980円/月～（※別途、保守管理費10,000円が発生します。）
【TechnoSMS】スクール管理に役立つ機能が充実のシステム
＜TechnoSMSの特徴＞
- 情報を一元管理できる
- 豊富な機能性が魅力
学習塾に必要な機能が揃っており、あらゆる情報を一元管理できます。
備品管理機能など便利な機能もついており、多様なニーズに応えられます。
＜TechnoSMSの注意点＞
- 導入コストが予算を上回るケースがある
多機能システムのため高価格帯であり、予算に合わない恐れがあります。
＜TechnoSMSの料金体系＞
- 詳細な料金は問い合わせが必要です。
【MyClass】多機能が魅力のスクール管理システム
＜MyClassの特徴＞
- 学習塾に必要な機能が揃っている
- 各種スクールへの導入実績がある
生徒管理からスケジュール管理まで、幅広い業務に活用できるシステムです。
学校からカルチャースクールまで、幅広く導入されています。
＜MyClassの注意点＞
- 導入のハードルが高い
初期費用として110,000円かかるほか、月額費用も44,000円/月～であり、導入のハードルがやや高めです。
＜MyClassの料金体系＞
- 初期費用：110,000円
- ベーシック：44,000円/月〜
- プレミアム：66,000円/月〜
【スクの助】データベースをつくれる生徒管理システム
＜スクの助の特徴＞
- 出欠管理に加えて振替管理もできる
- 活動記録に写真を添付できる
レッスンの出欠管理に加えて振替管理にも対応しており、簡単に日程を変更できます。
活動記録と写真をまとめて管理できます。また、写真を添付して活動記録を保護者に送信するのも可能です。
＜スクの助の注意点＞
- 無料で使えるプランがない
トライアル期間として30日間は無料で利用できますが、その後は有料プランでの契約が必要な点に注意が必要です。
＜スクの助の料金体系＞
- 初期費用：0円
- 月額利用料：1,480円/月
- 生徒追加：100円/生徒/月（11名以上から）
【DEKITA】レッスン管理・受講管理ができる無料システム
＜DEKITAの特徴＞
- 欠席・振替・予約の連絡を24時間受け付ける機能がある
- LINE連携ができる
生徒は自身でレッスンの日時を変更できるので、スタッフのレッスン管理の負担を軽減できます。
お知らせはLINEでも通知されるので、連絡の見逃しを防止できます。
＜DEKITAの注意点＞
- スマートフォンアプリが提供されていない
アプリがないためスマートフォンの場合はブラウザ版を利用しなければならず、小さな画面では使いづらい点に注意が必要です。
＜DEKITAの料金体系＞
- ベーシック：0円
- スタンダード：3,300円/月
- ビジネス：5,500円/月
- パートナー：0円（ネット決済で100,000円以上を利用している場合)
【ジョブカン勤怠管理】スタッフの勤怠管理が簡単にできるアプリ
＜ジョブカン勤怠管理の特徴＞
- 多種多様な打刻方法がある
- スマートフォンからシフト申請ができる
ICカードやGPSで打刻できるので、打刻の負担が解消されます。
PCに加えてスマートフォンからもシフト申請ができるため、スタッフの負担軽減につながります。
＜ジョブカン勤怠管理の注意点＞
- 使いこなせない可能性がある
ジョブカンにはさまざまな機能が搭載されているので、ITに詳しくないスタッフは使いこなせない恐れがあります。
＜ジョブカン勤怠管理の料金体系＞
「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理（単独利用不可）」の4つのプランを自由に組み合わせて運用できます。
- 無料プラン（すべてのプランを利用できるが、機能制限がある）：無料
- プラン1（利用機能が1つ）：200円/ユーザー/月
- プラン2（利用機能が2つ）：300円/ユーザー/月
- プラン3（利用機能が3つ）：400円/ユーザー/月
- プラン4（利用機能が4つ）：500円/ユーザー/月
【CAST】スタッフのシフト管理が簡単にできるアプリ
＜CASTの特徴＞
- シフトを自動で収集する機能がある
- スタッフが不足している日を把握しやすい
シフトの収集から調整までを自動化できるので、シフト管理の手間がなくなります。
シフトを一覧で見られるので、スタッフが不足している日をすぐに認識できます。
＜CASTの注意点＞
- 利用には一定のITリテラシーが必要となる
シフト作成から人件費管理までさまざまな業務に対応しているツールのため、利用には一定のITリテラシーが必要です。
＜CASTの料金体系＞
- 複数のプランがあり、詳細な金額は問い合わせが必要です。
【らくらく連絡網】保護者への連絡を容易にするアプリ
＜らくらく連絡網の特徴＞
- 目的に応じてメールを使い分けられる
日程調整や出欠確認など、さまざまな用途で利用できます。
＜らくらく連絡網の注意点＞
- メールに広告が入る
無料版はメール内に広告が入るため、煩わしく感じる可能性があります。
＜らくらく連絡網の料金体系＞
基本的に無料で利用できますが、広告を非表示にしたい場合は有料プランへの加入が必要です。以下では、有料プランの料金体系を紹介します。
- メンバー数1〜100名：5,500円/月
- メンバー数101〜300名：11,000円/月
- メンバー数301〜500名：16,500円/月
- メンバー数501〜1,000名：33,000円/月
- メンバー数1,000名～：要問い合わせ
学習塾向けのアプリ・システムを導入する3つのメリット
ここでは、学習塾向けのアプリ・システムを導入する3つのメリットを紹介します。アプリの導入で得られる効果が全社でわかっていれば、ツールもスピーディに浸透します。
（1）運営状況を可視化できる
1つ目は、アプリ・システムの導入で、学習塾の運営状況を可視化できるメリットです。
講師のシフトや受講人数を紙やExcelで管理すると、急に講師が欠勤になったり、受講する生徒数が増減したりするといった「予定の変更」への対応が難しくなってしまいます。
一方、アプリを導入すれば、各日の講師数や受講人数を簡単に把握でき、急な予定変更にも臨機応変に対応可能になるのです。そのため、塾の運営状況を「見える化」するには、アプリ・システムを使うのがおすすめです。
（2）情報をすぐに見つけられる
2つ目は、アプリ・システムを導入すると、必要な情報をすぐに見つけられるようになります。
塾の情報をExcelやWordで管理する場合、ファイルを開く手間がかかります。しかし、アプリであれば、検索機能やフォルダ機能を使って必要な情報へ瞬時にアクセスでき、情報を探す手間をなくせるのです。
とくに、必要な情報をすぐに見つけるには、強力な検索機能を持つ「Stock」のような情報共有ツールを導入して、業務がはかどる仕組みを整えなければなりません。
（3）情報共有が簡単になる
3つ目は、アプリ・システムの導入により、情報共有が簡単になります。
紙や口頭などのアナログな情報共有では、緊急の情報があっても、スタッフが出勤するまで伝えられません。また、LINEを使って連絡する方法もありますが、チャットツールのため情報が流れてしまい、重要な情報を見逃す恐れがあります。
そこで、PCに加えてスマートフォンでも使えるアプリを導入すれば、時間や場所を問わず連絡できるようになるのです。
学習塾運営にて管理を効率化すべき情報3選
学習塾運営ではさまざまな管理業務をする必要があります。そのなかでも、アプリを使って効率化すべき3つの管理情報を紹介します。
（1）生徒カルテの管理
1つ目は、生徒の個人情報や成績情報などをまとめた「カルテ」を、アプリでデータベース化して管理すべきです。
プライバシーに関する情報を紙で管理してしまっては、資料の紛失リスクが高まります。また、生徒数の増加とともに管理が煩雑になり、紙ではすぐに目的の資料を見つけられないデメリットもあるのです。
そのため、生徒情報のカルテは、アプリでの管理に切り替えたうえで、情報にアクセスしやすいように「フォルダ」で階層化するのが大切です。たとえば、クラス単位に分けて情報を蓄積すれば、特定の生徒の情報をすぐに見つけられるようになります。
（2）スタッフ・講師の管理
2つ目に、スタッフと講師のシフトはアプリで管理するのが重要です。
スタッフや講師のシフトを紙やExcelで管理している場合、急な欠勤のときにシフト表を改めてつくらなければならず、手間がかかります。
しかし、アプリでシフトを管理すれば、シフト表の更新も簡単なため、常に最新の出勤状況を可視化できます。したがって、「出勤日なのに伝達ミスで従業員が出社していない」などの問題を未然に防ぎ、塾の運営を円滑に進められるのです。
また、スタッフや講師のシフト管理は、PCに加えてアプリでも可能なので、常に最新の情報を共有できる「Stock」などのアプリで管理し、塾の運営を効率化しましょう。
（3）保護者対応の管理
3つ目に、クレーム対応や面談記録など、保護者対応の記録をアプリで管理すべきです。
とくに、面談やクレームの対応記録をアプリ内に蓄積しておけば、保護者対応マニュアルとして横展開できます。また、面談ごとに記録を残しておけば、面談を重ねるごとに情報を蓄積できるので、生徒へのより良い指導につながるのです。
そのため、保護者対応の記録はアプリで保存し、過去の情報を使える仕組みを整えるのが重要です。
学習塾の運営を効率化するアプリ・システムまとめ
ここまで、学習塾の生徒管理に使えるシステム・アプリ9選を中心に紹介しました。学習塾向けアプリの選び方は、以下の3つです。
- 学習塾を運営するうえで、必要な機能に過不足がないこと
- 必要な情報にすぐにアクセスするために、情報を一元管理できること
- すべての従業員が使いこなせるほど、シンプルで簡単な操作性であること
上記3つの条件を満たすアプリであれば、導入から運用がスムーズにいきます。とくに、3つ目の「誰でも簡単に使えること」は大前提です。多機能なアプリは従業員が使いこなせないので、デジタルに詳しくなくても使いこなせるアプリが必須なのです。
結論、自社が導入すべきアプリは非IT企業の65歳の方でも、簡単に学習塾の情報を管理・共有できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、学習塾の情報管理を効率化しましょう。
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