システム開発の場面で関係者間の認識をすり合わせるためには「仕様書」の作成が必須です。そして、仕様書をすぐに書き始めたり、項目の抜け漏れを無くしたりするのに役立つのがテンプレートです。
一方、「どのようなテンプレートを使うべきか分からない」「無料のテンプレートを探す暇がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excel・Wordの仕様書テンプレート4選を中心にご紹介します。
- 仕様書の書き方が分からない
- 仕様書の構成を考える時間を省きたい
- テンプレートの内容では過不足がある
という方はこの記事を参考にすると、抜け漏れのない仕様書を作成し、関係者間でスムーズに共有する方法が分かります。
目次
仕様書とは
以下では、仕様書の目的と仕様書の3つの種類を解説します。「そもそも、仕様書についてイメージできていない」という方は必見です。
仕様書の目的
仕様書の目的は「製品やサービスの開発において、関係者の間に認識の齟齬を生まないこと」です。そのため、仕様書には製品やサービスが満たすべき条件や機能が明確に示されています。
仮に、仕様書がないまま開発を進めた場合は「開発者間で機能のすり合わせができておらず、何度も仕様を変更する」といった手間がかかりかねません。したがって、開発をスムーズに進めるためにも、仕様書の作成が必須なのです。
仕様書の種類
仕様書には、主に以下の3つの種類があります。
- 要件仕様書
- 機能仕様書
- 技術仕様書
要件仕様書とは「ホーム画面を作ってほしい」のように、プロジェクトに求められることをまとめた書類です。作成者はプロジェクトの依頼者で、製品やサービスが満たすべき内容などを記載します。
機能仕様書とは、開発する製品やサービスの動作についてまとめた書類です。作成者はプロジェクトマネージャーやテクニカルディレクターで、要件仕様書のニーズへ対応するためにどのような機能を設けるのかを記載します。
技術仕様書とは機能を開発する手法をまとめた書類です。作成者はシステムエンジニアなどで、機能仕様書に記載された機能をどのように開発するのかまとめます。
以上のように、仕様書には3つの種類があります。それぞれの仕様書を分かりやすく作成するためには、画像や図を使ったり、5W1Hに沿って過不足なく情報を記載したりしなければなりません。
＜Excel＞仕様書のテンプレート
以下では、Excelを使った仕様書のテンプレートを3つご紹介します。「自社に合ったテンプレートを探し出す時間がない」という方は必見です。
基本設計書のExcelテンプレート
こちらは基本設計書のなかでも「画面レイアウト」に特化したExcelテンプレートです。
上部には「画面名、システム名、作成日、更新日」といった基本的な項目があらかじめ設けられているため、情報を抜け漏れなく伝達できます。
詳細設計書のExcelテンプレート
こちらは、詳細設計書のExcelテンプレートです。
主に、処理の流れや概要を記載する用途を想定したテンプレートになっており、フローチャート図と言葉での説明を照らし合わせながら確認できるのが特徴です。
システム構築マニュアルのExcelテンプレート
こちらは、システム構築マニュアルのExcelテンプレートです。
このテンプレートにOSの設定や各種アプリケーションのインストールの仕方、登録の手順などをメモしておけば、システム構築のときにはスムーズに作業を進められます。
＜Word＞仕様書（要件定義書）のテンプレート
こちらは、仕様書（要件定義書）のWordテンプレートです。
あらかじめ「目次」に記載すべき項目が書き並べられているため、すぐに書き始められるのが特徴です。また、機能要求は表で分かりやすく記載できます。
ExcelやWordで仕様書を作るデメリットとは
ExcelやWordで仕様書を作るデメリットは以下の2点です。
- アクセス性が悪い
- 共有に手間がかかる
必要なときに目的の書類を見つけられない点がデメリットです。たとえば、多階層に分けて仕様書を保管している場合、何度もクリックして探す必要があります。
ExcelやWordのファイルを共有するには、メールやチャットアプリなどで送信する手間がかかります。また、「どのファイルが最新か分からない」といった状況になりやすいのもデメリットです。
以上のデメリットを解消するには、WordやExcelのファイル管理から脱却しましょう。たとえば、仕様書の作成、閲覧、共有がひとつで完結する「Stock」を使えば、仕様書のやりとりがスムーズにできないストレスが解消します。
Stockは「ノート」で仕様書を作成し、ノートに紐づく「メッセージ」でメンバーとやりとりできます。また、ノートを整理する「フォルダ」は最大で2階層までなので、どこに何の仕様書があるのか直感的に分かるのが特徴です。
最も簡単に仕様書を共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Excel・Wordの仕様書テンプレートまとめ
これまで、Excel・Wordの仕様書テンプレートやデメリットを中心にご紹介しました。
ExcelやWordで仕様書を作ると、ファイルを開くまでどこに何の仕様書があるのか分かりづらくなります。その結果、「必要な仕様書を探して何度もクリックする」という手間が発生しかねません。
また、複数人で共有するときに、メールやチャットアプリを利用しなければならないのもデメリットです。以上のように、面倒なWordやExcelファイルの管理から脱却するには「仕様書の作成から閲覧、共有までひとつで完結するツール」を利用しましょう。
たとえば、今回ご紹介した「Stock」は、仕様書の作成から共有までに必要な機能が過不足なく備わっているツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、仕様書のやりとりや管理からストレスを取り除きましょう。
