スケジュール表を作成することは、業務の優先順位を可視化し、抜け漏れを防ぐために有効な手段です。しかし、工事予定や作業内容の変更が多い現場では、表を作るだけでなく、変更後の予定を関係者全員に正しく共有し続けられるかが重要なのです。
実際、「Excelで見やすいスケジュール表を作る方法が分からない」「予定変更があるたびに表を修正して共有するのが大変」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelでスケジュール表を作成できるテンプレート7選・自社の運用にExcelが適しているかを見極める判断基準を中心にご紹介します。
この記事を参考にすると、自社の予定変更の頻度や管理人数に合わせてExcelを使い続けるべきか、ほかの方法に切り替えるべきかを判断できるようになります。
目次
Excelでスケジュール表を作る方法
Excelでスケジュール表を作る方法として、「自作」と「テンプレート活用」の2種類に分類できます。以下に違いを整理しました。
| 作成方法 | メリット | 注意点 | 向いているケース |
|---|---|---|---|
| 自作する | 自社の業務や管理したい内容に合わせて、項目やデザインを自由に設定できる | 作成する人のExcelスキルによって、見やすさや作成時間に差が出る場合がある | 管理したい項目や形式が決まっており、自社に合わせて細かくカスタマイズしたい場合 |
| テンプレートを使う | 項目に情報を入力するだけで、見やすいスケジュール表を簡単に作成できる | 基本となる形式は決まっているため、用途によっては項目などを追加・調整する必要がある | 作成に時間をかけず、すぐにスケジュール表を使い始めたい場合や、Excel操作に自信がない場合 |
Excelのスケジュール表は、自作する方法とテンプレートを使う方法があり、目的やExcelスキルに合わせて選ぶことが大切です。とくに、手間をかけずに見やすいスケジュール表を作りたい場合は、テンプレートを活用しましょう。
【無料DL】Excelで使える予定表テンプレート7選
以下ではExcelで使える無料の予定表テンプレート7選をご紹介します。形式のバリエーションが豊富なので、自社の用途に応じて適したテンプレートを見つけましょう。
業務スケジュール管理表
こちらは、Microsoft社が提供する業務管理のスケジュール表です。1日、月間、年間といったように複数枚のテンプレートが付いており、期間別のスケジュールを立てることができます。
そのため、目標から逆算した詳細なスケジュールを設定することが可能なのです。
Microsoft｜業務スケジュールを管理できるフォーマットの詳細はこちら
月間カレンダー型スケジュール表
こちらは、Microsoft社が提供する１ヶ月ごとのカレンダーです。カレンダー形式での予定管理なので、「いつ何の予定があるのか」「締め切りはいつなのか」が視覚的にもわかりやすいです。
詳細なスケジュールよりも、大まかに月ごとの予定を把握したい方向けです。
Microsoft｜カレンダー形式の月間予定表のサンプルの詳細はこちら
タイムチャート型タスク管理表
こちらは、Microsoft社が提供するガントチャート形式のシンプルなタスク管理表です。すべてのタスクやタスクの期日、現時点での進捗状況が一目で確認できるため、優先順位がはっきりします。
結果、タスクの抜け漏れだけでなく、タスクの遅延防止にもつながります。
Microsoft｜日程調整に最適なタイムチャート形式のタスク管理表の詳細はこちら
社員スケジュール管理表
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供するスケジュール管理表です。この雛形は、タスクを大分類、中分類、小分類と細分化し、企業が大きな目標を達成するための計画書であるアクションプランを立てることができます。
また、担当者や年間スケジュールも把握し、社員一人一人の予定を確認しながらタスクを振り分けることができるため、効率的な目標の達成を可能にします。
[文書]テンプレートの無料ダウンロード｜社員のスケジュール管理表の雛形はこちら
年間スケジュール表
こちらは、Microsoft社が提供する年間スケジュール表です。シンプルなデザインで、カレンダーやスケジュール表、予定管理などさまざまな用途で利用できます。
予定を一目で把握できるため、チームや部署内でのスケジュール共有にも役立ち、プロジェクト管理や業務の効率化に便利です。
タイムスケジュール表
こちらは、ビズ研が提供するタイムスケジュール表です。1日の業務を1時間単位で管理できます。
携わる業務が多い場合でも、時間ごとにスケジュールを管理できるので、タスク忘れやミスの防止につながります。
営業計画表
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する営業計画表です。
営業計画表を作成することで、営業計画を社内で共有しやすくなり、営業活動の効率化が可能になります。また、営業計画表でデータをまとめておくことで、その後の検証や改善などに活用することができます。
[文書]テンプレートの無料ダウンロード｜シンプルで使いやすい営業計画表
Excelでスケジュール管理を続けるべき？判断基準を比較
ここでは、Excelでスケジュール管理を続けるべきかの判断基準を解説します。自社のスケジュール管理にExcelが適しているか判断したい方は、以下の項目を確認しましょう。
予定変更の頻度が少ないか
まずは、スケジュールの変更がどの程度発生するかを確認しましょう。
たとえば、建設業のように天候や現場の進捗、人員変更などによって予定が頻繁に変わる業種では、変更のたびにExcelを修正し、メールやチャットで再共有する手間が発生します。一方、予定変更が少ない職場であれば、Excelでの更新作業も最小限で済むため、大きな負担にはなりません。
したがって、予定変更が多い場合はExcel以外の管理方法も検討し、少ない場合はExcelでの運用を続けても問題ないと判断できます。
スケジュールを共有する人数が多すぎないか
次に、スケジュールを共有する人数が多すぎないかを確認しましょう。
たとえば、現場監督や職人、事務担当など多くの関係者がスケジュールを確認する場合、誰がどのバージョンを見ているのかが分かりません。最新版をメールで送る運用では古いファイルがそのまま残ってしまい、情報の行き違いが発生するのです。
そのため、少人数で管理する場合はExcel、チームでスケジュールを共有する場合は、別の管理方法を検討すべきと判断できます。
スケジュールを更新する人が決まっているか
最後に、スケジュールを更新する担当者が決まっているかを確認しましょう。
更新担当者が一人に決まっていれば、Excelでも更新する人を明確にしたうえで管理できます。一方、複数人がそれぞれExcelを編集すると、どのファイルに最新の予定が反映されているのか分からなくなり、情報の食い違いが否めません。
したがって、更新担当者が固定されているかどうかを基準に、Excelでの管理を続けるかを判断しましょう。
Excel管理で起こりやすい3つの問題
Excelでスケジュールを管理する場合、予定の変更や共有を繰り返すうちに、以下のような問題が起こりやすくなります。
- 予定表を修正・再共有する必要がある
現場の進捗が変わるたびにExcelファイルを開いて日付や担当者を書き換え、修正後のファイルをメールやチャットで関係者全員に送り直す作業が発生します。
- どのファイルが最新版か分からなくなる
「工程表最終.xlsx」「工程表最終_修正版.xlsx」のように似たファイル名が増え、担当者ごとに異なるバージョンを見て作業してしまうケースが起こります。
- 変更内容や関連情報が分散する
予定の変更理由や現場からの連絡は、Excel本体ではなくメールやチャット、口頭でのやり取りに残るため、後から経緯を確認しようとしても情報がまとまっていません。
Excelは手軽にスケジュールを作成・管理できる一方、予定変更や共有の回数が増えると、修正や最新版の確認に手間がかかります。そのため、Excelで表を作り直すのではなく、スケジュール管理に適したツールを活用することが重要なのです。
Excelで作成した予定表をシンプルに管理する方法
以下では、Excelで作成した予定表をシンプルに管理する方法をご紹介します。
Excelでスケジュール表を作成した後、適切に管理できない場合、古いスケジュール表を見たまま作業が進み、予定の認識違いにつながります。また、変更が発生するたびに担当者が表を修正・共有しなければならず、スケジュール管理の負担も増加するのです。
しかし、「最新版」「更新日」などの運用ルールを決めても、メールやチャットでファイルを送る運用では、過去に送ったファイルが各自に残ってしまい、変更後の予定を関係者全員に確実に伝えることはできません。
そのため、Excelファイルを何度も修正・再共有するのではなく、予定や変更内容を一つの場所に集約し、関係者が常に最新の情報を確認できる環境を整えることが重要です。こうした条件に当てはまるのが、簡単な操作でスケジュール表を作成し、リアルタイムで共有して管理までできるツール「Stock」です。
Stockなら、非IT企業の社員でも使いやすいシンプルな操作性のもと、「ノート」にスケジュールを共有し、ノートに紐づけてメッセージを残すことができます。そのため、変更内容や関連情報を含めた業務のスケジュールを1ツールで管理できるのです。
スケジュール表の作成・共有・管理が1つでできるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
特集｜Excelで業務スケジュール表を作るコツ
ここでは、Excelで業務スケジュール表を作るコツをご紹介します。実際に、ガントチャート形式で見やすいスケジュール表を作成しているため、参考にしましょう。
（1）関数を活用して自動化する
スケジュール表をより便利にするため、Excel関数を活用することが1つ目のコツです。
たとえば、IF関数を使えば、タスクが完了したときに「完了」と表示したり、期限が迫ったタスクに自動で警告マークをつけたりできます。また、COUNTIF関数を使うことで、特定の条件に合致するセルの数をカウントし、担当者ごとの完了タスク数を自動で計算することも可能です。
このように、関数を使うことでタスクの進捗状況の更新や集計といった作業を自動化できるのです。
（2）条件付き書式を活用する
2つ目のコツとして、条件付き書式を活用することが挙げられます。条件付き書式を活用することで、ガントチャート形式で見やすいスケジュール表が簡単に作れるので、ここでは手順を画像に合わせて説明します。
SETP1｜作業内容、開始日、終了日、そして日付などの基本的な項目を記入します。そして、下図のように、F6からV9までの範囲を選択します。
STEP2｜ツールバーの[ホーム]タブから[条件付き書式]を選択し、[新しいルール]をクリックします。表示された新しいウィンドウで「ルールの種類」を[数式を使用して、書式設定するセルを決定]に設定します。
STEP3｜「次の数式を満たす場合に値を書式設定」の欄に、「=AND(F$4>=$D6,F$4<=$E6)」という数式を入力します。この数式は「日付が開始日以降、かつ終了日以前である場合に書式を適用する」という意味です。
STEP4｜最後に、右下の[書式]ボタンをクリックしてセルの書式設定を開きます。[塗りつぶし]タブから好きな色を選び、[OK]を押します。
以上の操作で、各タスクの開始日から終了日までが自動で色付けされた、ガントチャート形式の業務スケジュール表が完成します。
わかりやすいスケジュール表の作り方まとめ
これまで、Excelで使える予定表テンプレート7選・自社の運用にExcelが適しているかを見極める判断基準を中心にご紹介しました。
Excelでは、テンプレートを利用することでスケジュール表を簡単に作成できる一方で、共有しにくいことや属人化が問題点です。また、作成したスケジュール表を適切に管理できなければ、必要なファイルを探すだけで時間がかかってしまう恐れも否めません。
そこで、作成したスケジュール表をリアルタイムで共有し、管理までできるツールを導入しましょう。また、スケジュールに関する情報をやりとりできる「メッセージ」機能が搭載されたツールがおすすめです。
なかでも、スケジュール管理に最適なのはスケジュール表を簡単に作成・共有・管理でき、業務に関するやりとりまで一元化できるツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、変更後の予定を関係者全員に確実に伝え、古いスケジュール表を見られない状態にしましょう。
